OneDrive for Business. Compartir documentos evitando que sean descargados

Leyendo el post del amigo José Manuel, sobre cómo crear enlaces de descarga directa para archivos en Google Drive o OneDrive, en el que comentaba que echaba en falta la posibilidad de compartir un documento evitando que nadie lo descargue, que se puede visualizar en el sitio pero que no se pueda imprimir ni descargar. Me acordé que en Office 365 eso tendría que ser posible.

OneDrive for Business (al igual que SharePoint Online), que es la versión profesional de OneDrive (o el SkyDrive de toda la vida), sí que permite administrar los ficheros, en su versión para Grandes Empresas, mediante el uso de Windows Azure Active Directory Rights Management y permitir que un fichero se visualice en Office Web pero no pueda ser descargado, eso sí, hablamos de ficheros que puedan ser administrados y visualizados en Office Web.

Veamos como activarlo y configurarlo.

Nos vamos a panel de administración de Office 365, a la sección de “configuración del servicio”, y pulsamos en la pestaña de “gestión de derechos”

 

Administramos el servicio y, en caso de que sea necesario, lo Activamos para que empiece a gestionar los documentos de nuestro Office 365.

 

Una vez que activamos el servicio, accedemos al panel de administración de SharePoint y configuramos que use el servicio de IRM que hemos activado.

 

Proteger los documentos frente a descargas

Una vez activado y configurado en SharePoint, podemos proteger los documentos de cualquier biblioteca de documentos o de nuestro SkyDrive Pro (o OneDrive for Business), accediendo a la página de “Information Rights Management (IRM)” de la configuración de la biblioteca.

 

Tan simple como activar la limitación de descarga de la biblioteca y repasar el resto de opciones que nos pueden ser útiles, por ejemplo, para que los usuarios no puedan subir documentos que no admitan IRM, bloquear la impresión, etc.

 

Con esto configurado, ya podemos compartir documentos controlando que no puedan ser descargas y que sólo se visualicen en Office Web, una razón más para no usar servicios gratuitos de almacenamiento en la nube y pasarte a una opción profesional como puede ser Office 365, SharePoint Online y OneDrive for Business.

 

Saludos a todos…

SharePoint 2013. Mostrar elementos de listas en la búsqueda de usuarios anónimos

El Servicio de Búsqueda de SharePoint indexa el contenido siempre atendiendo al contexto de seguridad del usuario, esto es, si un usuario no tiene permisos en un elemento de lista o documento, no podrá obtener ese resultado en una búsqueda. Cuando hablamos de usuarios anónimos, se cumple perfectamente esta regla y nos permite tener contenido público y contenido privado sin mucho esfuerzo.

Cuando creamos una lista o biblioteca de documentos, los usuarios anónimos heredan los permisos de seguridad del sitio y se les concede permisos de “Ver elementos” en la biblioteca.

 

Esta configuración de seguridad permite que los usuarios anónimos puedan acceder directamente a los documentos, mediante la URL de acceso, por ejemplo: http://www.compartimoss.com/BannerHome/banner_compartimoss.jpg, sin embargo, el rastreador del servicio de búsqueda no puede indexarlo ya que los usuarios anónimos no tienen acceso a la página que contiene las columnas o metadatos del documento.

Por motivos de seguridad, los usuarios anónimos no tienen acceso a los formularios de las listas porque se encuentra habilitada la característica “ViewFormPagesLockDown”. Si la desactivamos, cosa que os recomiendo salvo contadas excepciones, pondrías a disposición de los usuarios anónimos estos documentos y formularios de listas.

La solución es bastante simple, romper la herencia de permisos de esta biblioteca y asignarle el nivel de permiso “Ver páginas de aplicaciones” a los usuarios anónimos.

$web = get-spweb “http://www.compartimos.com/banners”

$list = $web.Lists[“Banners“]

$list.BreakRoleInheritance($true)

$list.AnonymousPermMask = $list.AnonymousPermMask -bor ([int][Microsoft.SharePoint.SPBasePermissions]::ViewFormPages)

$list.Update()

 

Para comprobar que funciona, esperamos a que el buscador rastree el contenido o ejecutamos un rastreo manual, en una página añadimos un Web Part de Consulta de Contenido o Content Search Web Part, definimos la consulta de búsqueda, por ejemplo, URL:http://www.compartimoss.com/banners y publicamos. Recuerda comprobar sin autenticarte para asegurarte que eres un usuario anónimo y que obtienes un resultado tal como la imagen siguiente.

 

Básicamente, habilitamos el acceso a los formularios sólo para aquellas listas o bibliotecas que lo requieran y no para todo el sitio, con lo que reducimos la posible superficie de ataque en nuestra web.

 

Saludos a todos…

Webcast. Charla con los expertos: Todo lo que siempre quisiste saber sobre SharePoint, pero no te atreviste a preguntar

Un año más empezamos reuniendo a los expertos de la comunidad de SharePoint y los ponemos a vuestra disposición para que nos bombardeen a preguntas. ¿Te atreves a preguntar aquello que siempre quisiste saber sobre SharePoint y nunca lo has preguntado?

 

Entre los participantes en la charla contaremos con algunos de los mayores conocedores de la plataforma SharePoint como:

  • Gustavo Vélez
  • Juan Carlos González
  • Fabián Imaz
  • Alberto Díaz
  • David Martos
  • Miguel Tabera
  • Mario Cortes
  • Edin Kapic
  • Gerardo Reyes
  • Ricardo Muñoz
  • Juan Manuel Herrera
  • Juan Andrés Valenzuela
  • Haarón González
  • Juan Pablo Pussacq
  • Andrés Rojas
  • Vielka Rojas
  • Adrian Díaz
  • David Sánchez
  • Santiago Porras

Será el jueves 13 de febrero a las 15:00 (GMT) y os podéis registrar en el siguiente enlace.

Después del 2013 viene el 2014, y no es porque lo diga yo

Se ha acabado el 2013 y lo hemos llenado de horas y horas de trabajo y tiempo libre, que es más o menos las dos cosas a las que nos dedicamos como personas. Para empezar el año nuevo, he recibido mi cuarto reconocimiento como MVP en SharePoint Server, en un año muy duro, con mucho trabajo y que no podría conseguirlo sin Miriam, mi esposa, la que me soporta día a día sentado delante del portátil o del Tablet y que se merece todo este reconocimiento porque un año más lo hemos logrado.

 

Un reconocimiento que tampoco sería posible sin la ayuda de grandes amigos (Santiago Porras, Juan Carlos Gonzalez, Fabian Imaz, Gustavo Velez), o sin el trabajo que realizamos todos en General de Software, TenerifeDev, SUGES, CompartiMOSS o Comunidad Office 365. Gracias a todos por vuestro aporte.

También gracias a vosotros por leer este blog y por seguirme en un 2013 lleno de artículos, Webcast, conferencias y publicaciones, que os resumo:

Webcast

CompartiMOSS

  • Número 14. Empezamos hablando sobre el nuevo Design Manager de SharePoint 2013
  • Número 15, nos adentramos en el nuevo CSOM de SharePoint para Windows Phone
  • Número 16, os presentamos la Iberian SharePoint Conference
  • Número 17, funcionalidades tenemos para Records Management en SharePoint 2013
  • Número 18, convertimos documentos de Word en SharePoint 2013

TenerifeDev

Artículos destacados

Espero poder seguir con esta evolución y superar un año más las expectativas o retos del 2013.

 

Saludos a todos y feliz año!