Access 2007 añade dos nuevas vistas a los informes. Además de la “Vista diseño” y “Vista preli
minar”, ya conocidas, ahora ten
emos “Vista presentación” y “Vista informes”.
Podemos pasar de una a otra sencillamente eligiendo la que queramos bien en el menú “Ver” de la cinta de opciones, bien en el menú contextual.
También tenemos esas posibilidades de apertura desd
e VBA
Vista informes
En una primera ojeada parece una “Vista preliminar” un poco rara. No hay saltos de página, ni la cinta de opciones muestra la pestaña de Vista preliminar; ha desaparecido el zoom y no parece que haya manera de imprimir directamente; además, si pinchas con el ratón, el cursor se
posiciona en un registro como si fuera un formulario. ¿Qué utilidad tiene esto?
En mucho sentidos, esta vista se comporta como si fuera un formulario con todos los campos bloqueados; no podemos editar ni añadir, pero podemos ordenar, buscar, filtrar… sin necesidad de más herramientas que las que tenemos en la cinta de opciones o en el menú contextual
En los listados de la base de datos de ejemplo NorthWind se pueden ver cosas interesantes usando la “Vista Informes”. Moviendo el cursor sobre algunos campos, se muestra el signo de admiración de las “etiquetas inteligentes” y, pulsando sobre él, se muestra el menú contextual correspondien
te a esa etiqueta.
Añadir una etiqueta inteligente es tan fácil como elegir en un desplegable en la propiedad ”Etiquetas inteligentes” del control que queramos.
El resultado es de lo más lucido en el ejemplo de NorthWind, sin embargo, se trata de etiquetas inteligentes pero no adivinas, así que, para que puedan hacer cosas como “Agregar a contactos”, es necesario cambiar unas cuantas propiedades de la definición de la tabla, indicando qué campo se corresponde con qué campo de Outloolk. Aunque no es tan difícil; está todo explicado en el Access Team Bblog.
Más sencillo y más interesante desde mi punto de vista es usar el evento clic, o doble clic, del control del informe para abrir un formulario filtrado por ese registro. Sí, sí, abrir un formulario con un clic en un informe, no al revés ;-)
Los controles de los informes tienen ahora eventos. No tantos como los de los formularios, pues falta todo lo relacionado con la edición, pero sí disponemos de unos cuantos.
En uno de estos eventos podemos lanzar un formulario filtrado por el valor del registro actual, exactamente igual que lo haríamos desde un formulario. Si usamos el asistente para este fin, en vez de crearnos un procedimiento, como ocurría en versiones anteriores, ahora nos crea una macro incrustada (lo mismo que en los formularios) pero si queremos seguir haciéndolo escribiendo con VBA, no hay ningún problema, todo sigue funcionando igual.
Estas funcionalidades de la Vista Informes la vi hace tiempo en el ejemplo de NorthWind, pero no les encontraba utilidad, al fin y al cabo eso se puede hacer con un formulario. Sin embargo, hace poco he tenido que repasar un informe que había emitido y, en vez de hacer para lo mismo un nuevo formulario, me fue muy pasar a esta vista y poder filtrar, ordenar, saltar al formulario, refrescar..
Vista presentación
Con la vista presentación podemos estar diseñando el informe al tiempo que vemos una representación de los datos.
En el video de “Office Online” Demo: Use control layouts on forms and reports , que es una demostración impresionante de las nuevas posibilidades de diseño de los informes de Access 2007, se utiliza precisamente esta vista.
Cuando creamos un informe automáticamente por el procedimiento de seleccionar la tabla en el panel de exploración y pinchar en la cinta de opciones en Crear->Informe, es la vista que se muestra.
Podemos estar usando todas las herramientas de diseño al tiempo que vemos el resultado final. Parecerá una nimiedad, pero, por ejemplo, resulta comodísimo tener a la vista los márgenes mientras cambiamos el ancho o la disposición de los controles.
Las ventajas se entienden a simple vista, es sólo cuestión de ensayar un poco.