SharePoint 2007 tenía muchas capacidades dentro de la gestión de documentos. Las bibliotecas de documentos permitían a los usuarios hacer check-in/check-out, control de versiones, permisos a nivel de elemento de lista, procesos empresariales con flujos de trabajos, papelera de reciclaje, etc. Con SharePoint 2010 se han ampliado estas funcionalidades consiguiendo mejorar sustancialmente el producto. Vamos a hacer un recorrido por alguna de ellas.
Document ID
Todos los elementos de lista tienen una columna ID que es un autonumérico. Este ID es único a nivel de lista y no a nivel de colección de sitios. Document ID nos permite activar a nivel de colección de sitios la capacidad de identificar nuestros documentos con un ID único para esta colección. Con esta funcionalidad, se nos activa un servicio que nos permite obtener cualquier documento utilizando su ID, mediante la url (/DocIdRedir.aspx?ID=uniquedocid).
Cuando activamos la característica podemos configurar el identificador común para cada documento (esto nos permitirá tener ids de documentos únicos por cada colección de sitios) y el ámbito de búsqueda de los mismos.
Ahora, cada vez que creemos o subamos un documento a una biblioteca de esta colección de sitios, automáticamente se le asigna un identificador único y es accesible a través de la página DocIdRedir.aspx.
Document Sets
Los Document Sets, o conjuntos de documentos, son una característica que nos permite tener un tipo de contenido especial con la capacidad de agrupar diversos tipos de documentos en un conjunto.
Por ejemplo, para elaborar una oferta en una empresa se necesitan varios documentos, el word con la oferta, el excel con la hoja de costes, el project con la planificación, etc. Document Sets nos permite tener un tipo de contenido que cree estos documentos a partir de una plantilla específica y los mantenga agrupados y asociados mediante información común. Al permanecer agrupados, podemos aplicar flujos de trabajo al conjunto de documentos, control de versiones, etc.
Vamos a crearnos un nuevo tipo de contenido utilizando Document Sets. Lo primero que tenemos que hacer es activar la característica Conjunto de Documentos a nivel de colección de sitio.
A continuación, nos creamos una biblioteca de documentos y activamos la opción de administración de los tipos de contenido. Una vez que podemos administrar los tipos de contenido, agregamos el tipo de contenido Conjunto de documentos.
Ahora tenemos en nuestra biblioteca un tipo de contenido de Document Sets, si vamos a la configuración del tipo de contenido, podemos seleccionar los documentos que van a formar parte del conjunto, las columnas compartidas, la página de bienvenida, etc.
Rating, Tag/Notes
Sin necesidad de hacer un check-out de un documento, podemos clasificarlo, etiquetarlo o agregarle anotaciones. Para clasificarlo tenemos que activar la configuración en las opciones de la lista. Esto nos incluirá una nueva columna que, utilizando las estrellitas, nos permite clasificar el documento.
Etiquetar y anotar añade una nueva funcionalidad de colaboración en nuestros documentos.
Content Organizer
La organización de contenidos nos permite definir reglas basadas en los metadatos de los documentos. Cuando activamos la característica, se crea una biblioteca de documentos, llamada Biblioteca Temporal, que es la que se encarga de recibir los documentos y moverlos en función de las reglas definidas.
En las Reglas del organizador de contenido podemos definir los filtros que se tienen que aplicar y la biblioteca de documentos de destino para los documentos que se suban a esta biblioteca. Estos filtros se basan en los tipos de contenido de los documentos y las propiedades que este tiene.
Cuando cargamos un documento, nos advierte que, en función de las reglas definidas, será movido a otra biblioteca una vez que sean recopiladas todas las propiedades necesarias.
Estas son algunas de las nuevas posibilidades que vienen para la gestión de documentos en SharePoint 2010. Junto con estas podemos incluir la nueva capacidad de gestión de metadatos, las Office Web Apps, la rediseñada funcionalidad de gestión de registros, etc.
Si ya con SharePoint 2007 las empresas podían mantener una muy buena gestión documental, con esta nueva versión se amplían las capacidades y seguimos teniendo uno de los mejores productos con muchas funcionalidades y capacidades.
Saludos a todos…