SharePoint Services incluye varias posibilidades para gestionar el trabajo de personas alrededor del ciclo de vida de un documento. Resumiendo mucho, cuando compartimos y modificados documentos entre un grupo de personas, necesitamos:
- Un repositorio común
- Un sistema para controlar versiones de documentos
- Un sistema para aprobar documentos
- La capacidad de que los cambios de un usuario no sobreescriban los de otro
Todo esto está implementado en las librerías de documentos de Sharepoint Services, y es un elemento clave en las capacidades de su 'hermano mayor', Office SharePoint Server, para construir intranets, sitios de publicación web, etc.
En lo que sigue, usaremos los grupos predefinidos de seguridad de Sharepoint:
- Propietarios: pueden gestionar la configuración de un sitio
- Miembros: pueden añadir y editar documentos de un sitio
- Visitantes: pueden leer documentos
Por defecto, cuando creamos una librería de documentos, ninguna de estas opciones está activada. Tenemos que ir a la configuración de la librería, "configuración de versiones", para lo que tendremos que tener al menos permisos de "Propietario" dentro de la librería.
Las opciones disponibles son:
- Aprobación de contenido: Separa los documentos "aprobados" de los "pendientes". Un miembro puede añadir un nuevo documento, pero sus cambios quedarán en 'pendiente' hasta que un propietario los apruebe. Mientras tanto, los visitantes verán el documento aprobado o nada, si el documento se acaba de crear.
- Versiones Principales (1.0, 2.0...): cada vez que un miembro guarda una nueva copia, sharepoint almacena una nueva versión del documento, que queda archivada
- Versiones principales y secundarias (1.0, 1.1, 1.2, 2.0...): las versiones secundarias guardan fotos de un documento en el proceso de revisión. Cuando se guarda un documento, se puede elegir crear una versión principal o una secundaria
- Los documentos en versión secundaria aparecen con estado 'borrador'
- en ambos casos, es recomendable limitar el número de versiones que se almacenan, para evitar un consumo excesivo de disco. Esto hay que hacerlo librería a librería.
- Seguridad de borradores: controla quién puede ver las versiones secundarias de un documento. El autor y los propietarios siempre las pueden ver, pero se puede hacer que las vean otros miembros o los visitantes (no recomendable)
- Requerir desprotección: obliga a que se haga una desprotección obligatoria de un documento cuando se quiera modificar. De esta forma, se evita que otra persona sobrescriba cambios.
Todas las opciones pueden ser combinadas. En ese caso, el ciclo completo de edición de un documento sería:
Un miembro trata de editar un documento existente ya aprobado. WSS le avisa de que es necesario desprotegerlo. El icono del documento cambia para marcar este estado
Al guardar el documento, y salir de Word, se pregunta si se quiere proteger el documento. Si no se protege, el usuario continua con el control del mismo.
Si se protege, Word pregunta si se quiere crear una versión secundaria 1.1 o una principal 2.0. Mantendremos una versión secundaria 1.1, con el documento protegido
Los visitantes siguen viendo sólo la versión 1.0. Los miembros o propietarios ven que hay una versión en borrador del documento
Otra persona repite el proceso y realiza cambios, pero ahora quiere que se publique una versión 2.0
Como la librería requiere aprobación de contenidos, los visitantes siguen viendo la versión 1.0.
Un propietario aprueba la versión 2.0, y a partir de este momento, los visitantes pueden ya leer esta versión. Así queda el historial de versiones.
Comentarios:
- Propietarios y miembros pueden acceder al historial de versiones de un documento en el desplegable que aparece al pasar el ratón por un elemento. Desde aquí, se puede volver a una versión anterior. En el ejemplo de antes, si se recupera el estado 1.0, esta versión se convertiría en la 3.0.
- La desprotección se puede hacer en SharePoint o en una carpeta local "Borradores de Sharepoint". En Windows Vista, con el modo protegido de Internet Explorer, sólo es posible la primera opción (salvo que se meta el sitio WSS en la zona de Sitios de Confianza de IE)
- El proceso sería el mismo si se suben documentos con las opciones de carga manual, la ventaja de las aplicaciones Office es que entienden los mecanismos de Sharepoint y facilitan el trabajo
- La aprobación se podría automatizar con un workflow. En Sharepoint Services no hay ningún template de workflow para aprobación, por lo que sería necesario usar Sharepoint Designer o Visual Studio. En MOSS hay un completo workflow de aprobación con modos serie, paralelo, con quorum mínimo...
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