22/4/2008 17:41 El Bruno

[Off-Topic] Reuniones without guidance: una inutil forma de perder el tiempo

Buenas,

hoy toca cambio de tema, pero

¿quien no ha sufrido las clásicas reuniones sin una agenda que terminan convirtiendose en un caos, una gran discusión o una pérdida de tiempo?

Este mal, el de las reuniones mal organizadas, es algo que veo en muchas empresas. Lamentablemente, además del tiempo mal invertido de una o más personas en este tipo de reuniones, existen personajes cuya única función consiste en sumarse y participar. Por lo general, cuando comenzamos a acostumbrarnos a esta dinámica de trabajo, empezamos a trabajar en un círculo vicioso que no nos lleva a ningún lado.

Yo no soy un experto en el tema de la coordinación de equipos de trabajo, ni tampoco en sociología y mucho menos en otros temas menos trascendentales como por ejemplo, la capacidad de reproducción de la cucaracha macho durante el mes de abril, pero tengo un pequeño truco que me ayuda a que las reuniones se conviertan en una actividad más productiva. Los pasos que sigo son los siguientes:

  • Antes de la reunión, trato de que la persona que organizó la reunión o los participantes me digan la agenda o los temas a tratar en la misma.
  • Durante la reunión, participó pasivamente tomando notas de los aspectos relacionados con la agenda.
  • Luego de la reunión, envío una pequeña acta con lo hablado en la reunión y las conclusiones si es que existen a los participantes.

Como por lo general en las reuniones mal organizadas, no se saca nada en claro; cuando existe una pequeña acta de reunión y TODOS los participantes de la reunión deben firmar la misma; un acta sin contenido asusta. El siguiente paso es reunirse nuevamente para tratar de cerrar los temas que han quedado pendientes, y luego de la siguiente acta y tal vez después de 2 o 3 reuniones, podamos dar por cerrados los temas de la reunión. Esta dinámica de trabajo ayuda a ser más efectivos, porque nadie quiere asumir que ha invertido 10 horas de su tiempo para definir que un campo fecha se almacenará en un field string.

Otro punto importante es que el acta que se genera, tiene que tener un formato al estilo telegrama. Si se crean actas de 45 páginas, nadie las leerá; pero en cambio, si se crea un acta como este post, con 3 bullets y 2 conclusiones, la lectura es más amena.

Una vez más, sobre este tema hay mucho escrito, pero un poco de sentido común puede servir para dar un primer paso para ser más efectivos.

 

Saludos @ Marron

El Bruno

 

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# re: [Off-Topic] Reuniones without guidance: una inutil forma de perder el tiempo

Tuesday, April 22, 2008 8:40 PM by Lucas Ontivero

Es tal cual! En el libro "El principio de Dilbert", Scott Adams cuenta hasta los tipos de personajes que asisten a este tipo de reuniones y como el tema de la reunión parece ser solamante "Divagar" (hablar de cualquier cosa menos de trabajo) y la reunión se extiende y se extiende sin que uno pueda sacar nada en positivo. Me pasó muchas veces por lo que me siento identificado con el tema.

Cosas que me han pasado:

- Nos juntamos porque habiamos quedado en reunirnos aunque ya no tiene mucho sentido.

- Llegar y perder media hora entre prender la computadora, loguearse y ver por qué el proyector no enciende.

- Esperar 20 min a un jefe que despues llama para decir que no va a llegar a tirempo (clavando a 7 u 8 que se reunieron)

- Un par de compañeros se demoran tanto que otros salen a buscarlos de manera que cuando llegan otros salen a buscar a los que salieron a buscar a los recien llegados. La reunión no empieza nunca.

- Alguien vuelve de vacaciones muy bronceado en pleno invierno y todo el mundo le pregunta "que tal te fue?", "Que bronceado!!!", etc. Lo mismo pasa cuando alguna compañera fue mamá, tia, abuela, madrina, o lo que sea. Lo importante es divagar!

- Juntarse  para una reunión con parte del equipo en otro pais y que no funcione skype.

- Juntarse y esperar al organizador porque todavia no sale de la reunión anterior y despues de reunirse con nosotros tiene otra reunión que también va a atrasar.

Bue, 1000 cosas más.

Saludos