Indexación de archivos y uso de IFilters en SharePoint

Siguiendo con el tema de las búsquedas en SharePoint vamos a ver como indexamos los archivos .rar (o cualquier otro tipo de contenido) para que aparezcan en el resultado de nuestras búsquedas. Para ello es necesario utilizar los IFilters específicos de cada tipo de archivo, en nuestro caso el que vamos a utilizar es este. Los IFilters son unos plugins que se utilizan para realizar la indexación de Windows (Windows Indexing Service) y que permiten “entender” el contenido y las propiedades de los distintos archivos con los que trabajamos. De forma que SharePoint se beneficia del uso de estos plugins para obtener unos resultados mucho más precisos en las búsquedas.

Una vez descargado el IFilter correspondiente, lo instalamos. A continuación abrimos la central de Administración de SharePoint. Dentro de los Servicios Compartidos (Shared Services), vamos al apartado Búsqueda > Configuración de Búsquedas > Tipos de archivo > Nuevo tipo de archivo. Y añadimos la extensión rar

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Para que los nuevos tipos de archivos aparezcan en los resultados de nuestras búsquedas, es necesario parar y volver a iniciar las búsquedas. Esto último lo hacemos a través de la consola de comandos, ejecutando:

net stop spsearch

net start spsearch

Y además, es bastante aconsejable realiza un nuevo rastreo total mediante los siguientes comandos:

stsadm –o spsearch –action fullcrawlstart

stsadm –o spsearch –action fullcrawlstop

Ya que sino las modificaciones no se verán hasta que se realice el próximo rastreo incremental que tengamos programado.

Como se puede ver en la siguiente imagen, al realizar la búsqueda del archivo .rar, la indexación se ha realizado de manera correcta, ya que nuestro archivo aparece en las búsquedas, y con su icono correspondiente. 

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Si queremos añadir cualquier otro tipo de archivos y que estos aparezcan dentro de nuestras búsquedas, aquí podemos ver una lista de las fuentes donde podemos encontrar todos los IFilters que se pueden usar.

Obtener informes de uso de un sitio SharePoint

Para poder obtener informes sobre el uso de nuestro sito SharePoint es necesario habilitar previamente  el registro de uso de Windows SharePoint Services y el procesamiento del análisis de uso de Office SharePoint. Para ello vamos a la central de Administración y en la pestaña Operaciones > Crear registros e informes > Procesamiento del análisis de uso habilitamos ambas características, indicando: el número de archivos de registro que se desean crear, así como las horas en las que se realizará el procesamiento del análisis de uso.

Una vez hecho esto debemos activar la característica de nuestra colección de sitios. Para ello dentro de nuestro portal vamos a Acciones del sitio > Configuración del sitio > Administración de la colección de sitios > Características de la colección de sitios, y activamos la opción Crear informes. De esta manera ya esta configurado todo lo necesario para poder generar dichos informes. ¿Pero donde los podemos ver? Pues es muy sencillo, lo único que tenemos que hacer es ir dentro de nuestro sito a Acciones del sitio > Configuración del sitio > Administración de la colección de sitios > Informes de uso de la colección de sitios. Y veremos lo siguiente:

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Sin embargo, a parte de esta información podemos obtener otro tipo de informes de uso de nuestro sitio mediante una URL oculta. Dicha URL es la siguiente: http://{nombre del portal}/_layouts/usageDetails.aspx. A través de ella podemos obtener informes sobre las páginas visitadas, los usuarios, el sistema operativo utilizado, explorador de acceso o la URL de referencia.

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Sin embargo en muchas ocasiones este tipo de estadísticas no son todo lo especificas que nos gustaría. Por ejemplo a nivel de usuario, no nos dan información sobre el tiempo de estancia en un sito o el volumen de los contenidos visitados en cada estancia…etc

Para obtener este tipo de información existen otro tipo de aplicaciones, pero de pago. ¡¡Algún PERO tenía que tener!!. Un ejemplo bastante interesante es MapiLab.

Configurar SharePoint para ver iconos de archivos (.rar, pdf…)

Hoy vamos ver un tema sencillo pero interesante, cómo configurar SharePoint para ver iconos de archivos que no pertenecen a aplicaciones Microsoft.

SharePoint reconoce los iconos de los formato propios de Microsoft pero si trabajamos con otro tipo de archivos como pueden ser pdfs o winrars en lugar de ver el tipo (icono), vemos una especie de página en blanco.

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Para poder ver el tipo de archivo con el que estamos trabajando, debemos añadir los iconos de los mismos para que el propio sistema los asocie. Para ello lo que hacemos es descargar el icono de la aplicación (tamaño 16×16) que llamamos icrar.gif, y lo añadimos en la ruta : C:Program FilesCommon FilesMicrosoft Sharedweb server extensions12TEMPLATEIMAGES.

A continuación debemos modificar el documento DOCICON.xml que es el que se encarga de mapear las distintas extensiones de formato con sus iconos correspondientes, y que ese encuentra en la ruta C:Program FilesCommon FilesMicrosoft Sharedweb server extensions12TEMPLATEXML. Bajo la etiqueta <ByExtension> añadimos <Mapping Key="rar" Value="icrar.gif"/>

Por último debemos reiniciar el iis para que que se actualicen las modificaciones. Abrimos la consola de comandos y ejecutamos iisreset.

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Este mismo procedimiento se seguirá para añadir cualquier otro tipo de archivos.

Hasta este punto todo correcto. Pero ¿que pasa si realizamos una búsqueda de este tipo de archivos? Estos no aparecen en los resultados ya que los nuevos formatos introducidos no se encuentra definidos en las propiedades de la búsqueda, ni tampoco se encuentran indexados para su rastreo.

En otro momento veremos como se implementa esta última parte.