Haaron Gonzalez : Information Worker

Cuales son los temas estratégicos de tu empresa y como capitalizar el conocimiento de la gente con SharePoint 2010

Haaron Gonzalez — Mon, 09 Apr 2012 19:46:00 GMT

Antecedentes

En este post veremos que funcionalidades pre construidas existen en el producto SharePoint 2010 para permitir a la empresas concretar y fortalecer su estrategia de administración del conocimiento.

Introducción

Cuando la información crece de manera exponencial siempre pensamos en clasificarla de forma racional y lógica. En el pasado era común encontrar en las oficinas enormes casilleros con millones de documentos clasificados probablemente por orden alfabético. Hoy en día con el uso de los sistemas informáticos y de la paquetería de software para oficina el tema del almacenamiento y clasificación física de la información se ha delegado al área de informática, es justo decir que toda la clasificación que hoy generamos se reduce a carpetas dentro de nuestra computadora de escritorio, en especial “Mis Documentos”.

En algunos casos el departamento de informática aprovisiona carpetas públicas en la red en donde podemos copiar nuestra información y de alguna manera respaldar sobre un almacenamiento distinto al nuestro los documentos que generamos.

Sin embargo, por ser digital entonces ya no existen límites físicos que nos impidan clasificar, organizar, accede, asegurar y proteger la información de nuestra empresa de forma innovadora que responda a las necesidades de negocio. En ese sentido es bien sabido que SharePoint nos ofrece repositorios de almacenamiento con funcionalidad pre construido para facilitar el trabajo, en otras palabras, subir documentos a una biblioteca de documentos SharePoint nos permite manejar versiones de los documentos, suscribirse a alertas de correo electrónico para saber cuándo y por quien estos documentos han sido modificados, aplicar permisos de acceso y una serie de capacidades adicionales más que fortalecen al trabajador con mejores herramientas.

Volviendo al tema de la clasificación y con relación a SharePoint contamos con la posibilidad de crear carpetas dentro de las bibliotecas de documentos como la primera alternativa de clasificación la cual resulta muy conveniente para equipos de trabajo que utilizan sitios SharePoint para colaborar y comunicarse mejor.

Sin embargo, en una escala mayor a nivel empresarial y en un contexto mucho más corporativo la clasificación de documentos mediante el uso de carpetas no es una estrategia conveniente para capitalizar el conocimiento de toda la gente. Todo el trabajo de oficina que las personas realizan en una empresa está alineado a estrategias que obedecen a una visión de negocio por lo tanto el contenido que estos generan deberían de clasificarse o etiquetase de una manera más robusta y formal a fin de poder encontrar y relacionar no nada más la información sino el conocimiento de manera más rápida y ágil. Es por ello que actualmente es una necesidad imperante para los directores de TI el poder clasificar el contenido empresarial de una manera que represente y consolide el capital intelectual de la organización para lograr una administración del conocimiento que represente para los empleados y la empresa una ventaja competitiva.

Servicio de Administración de Metadatos, el Servicio de Perfiles de Usuario y el Servicio de Búsquedas

En la edición estándar y empresarial de SharePoint Server 2010 se cuenta con una aplicación de servicio llamada Servicio de Administración de Metadatos el cual ofrece un motor de gestión de etiquetas y términos de carácter general que los empleados usan para clasificar el conocimiento expresado en documentos y archivos de oficina. En conjunto con la aplicación de servicio de Perfiles de Usuario estos términos y etiquetas se comporten de forma relacionada para proveer información contextual y específica para cada etiqueta.

En el siguiente ejemplo vemos a un usuario clasificando documentos y haciendo uso de las opciones de SharePoint para etiquetar documentos en una biblioteca de documentos.

En la siguiente imagen vemos una página de perfil de la etiqueta. En esta página del perfil podemos ver lo siguiente:

Que otros documentos han sido etiquetados con la misma etiquetas
Que personas se han declarado como expertos en esa etiqueta o tema para recibir preguntas sobre el mismo
Pizarra de notas sobre el tema en cuestión
Enlace para seguir o suscribirse a esta etiqueta
Enlace para buscar a las personas que también se han suscrito a la etiqueta

La integración que se tiene con el Perfil de usuarios permite conectar la funcionalidad de las etiquetas con la funcionalidad del perfil. En conjunto como organización se puede contar con toda una propuesta de gestión de contenido donde las personas son los principales actores que de forma vibrante y completamente transparente capitalizan el conocimiento.

En la siguiente imagen vemos como la opción de “Add to Ask Me About in Profile” de la página de perfil de la etiqueta se termina mostrando en la sección de “Ask Me About” en la página del perfil del usuario.

Así mismo y como parte de la integración mencionada anteriormente se tiene la opción del Newsfeed como una alternativa para suscribirnos al contenido y etiquetas que más nos interesa para estar al tanto de aquellas actividades y operaciones que suceden en el portal.

Es improtante mencionar que tambien el Social Connector de Outlook 2010 muestra la informacion del Newsfeed.

En el enlace de My Interest el usuario puede elegir de un grupo de categorías que eventos le interesa rastrear desde esta opción de suscripción.

Podríamos comparar esta opción como un timeline corporativo que nos permite estar siguiendo tanto personas como etiquetas o temas estratégicos de la organización.

Por otro lado, el motor de búsquedas de SharePoint también juega un papel muy importante en la administración del conocimiento ya que muestra los temas o etiquetas como panel de refinamiento de los resultados de las búsquedas permitiendo segmentar y encontrar la información de manera mucho mas sencilla.

En la siguiente imagen vemos los distintos paneles de refinamiento de los resultados de las búsquedas y entre ellos el de las etiquetas.

Admnistración del Conocimiento en Sitios de Colaboración

Ahora bien, ya dentro de un sitio de colaboración para un proyecto o equipo por ejemplo, los usuarios pueden contar con un mapa de etiquetas con el cual fácilmente puedan navegar y contactar a los usuarios expertos.

También las bibliotecas de documentos que cuentan con contenido etiquetado pueden exponer en un menú de filtrado todas las etiquetas para ofrecer un mecanismo mejorado de consulta de la documentación.

Esta imagen ha sido tomoada de http://www.endusersharepoint.com/EUSP2010/2010/04/14/10-ways-sharepoint-2010-improves-findability/

El cliente de Office no podia quedarse atras y el sistema de etiquetas tambien se pone a disposicion en los productos que nuestros usuarios usan dia con dia, por un lado tenemos el panel de informacion del documento en donde vemos el seleccionador de etiquetas.

En la opción de Backstage View de cualquier cliente de Office tambien tiene integración con el Manage Metadata Service.

En resumen

En SharePoint 2010 se tiene funcionalidades disponiblse para establecer una estrategia de administración del conocimiento usando cualquier edición del producto estándar o enterprise. Sinceramente, siento que para una organización donde Knowledge Management es una imperante necesidad, el servicio de Perfiles de Usuario, Servicio de Administración de Metadatos y Servicio de Búsquedas son una alternativa muy valiosa hoy en día para hacer del conocimiento una ventaja competitiva. Todas estas aplicaciones de servicio requieren de planeación por separado para su configuración y aprovisionamiento acorde a las necesidades y objetivos de la empresa; y muy importante su puesta en marcha para fomentar un cambio cultural en la forma de trabajo y asegurar que los usuarios finales utilicen y participen en el proecso para capitalizar el conocimiento empresarial y hacer frente con exito a la competititvidad.

Haaron González

Originalmente publicado en msmvps.com

La productividad por las nubes

Haaron Gonzalez — Wed, 11 May 2011 05:14:00 GMT

Microsoft Office 365 lleva la productividad al alcance de empresas de todos los tamaños, mediante el modelo de software como servicio, combina el poder de cómputo de “Office cliente” y de internet “Office en la nube” para fortalecer la colaboración y comunicación organizacional.

Si eres una organización que necesita apoyarse de la informática para mejorar procesos donde actualmente te encuentras limitado, Office 365 es una opción viable.
Si deseas invertir en informática mas no quieres incurrir a los costos asociados por poseer la propiedad de hardware y de software por temas de licenciamiento o depreciación, Office 365 es para ti.
Si requieres que trabajadores del conocimiento accedan a la información de tu empresa de forma segura, cualquier hora, en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo, Office 365 es para ti.

En un modelo de software como servicio, Office 365 renta el uso de un conjunto de productos de la familia Office instalables y accesibles vía web que configurados e interconectados entre sí, ofrecen una propuesta sólida y robusta para fortalecer la productividad de los empleados mediante la colaboración y comunicación.

Los productos de Office 365 son:


	La herramienta de productividad líder en la industria, totalmente conectado y accesible, permitiendo a los empleados trabajar desde su equipo local Office o desde internet mediante Office Web Apps
	Gestor de correo electrónico, calendarios y contactos conectados, accesible a través de los servicios de la nube, permitiendo a los empleados comunicarse desde cualquier parte entre ellos y con terceros usando su equipo local o Office Web Access.
	La herramienta de colaboración que pone a los documentos de tu empresa en el centro de todo, permitiendo a los empleados compartir, colaborar y consolidar el conocimiento expresado en documentos, presentaciones, hojas de cálculo entre otros.
	Experiencias de mensajería instantánea, presencia virtual, reuniones en línea y conferencias de audio y video que eliminan barreras geográficas en el trabajo y acercan a las personas.

Los beneficios de Office 365 son:

Acceso a correo electrónico, documentos, contactos y calendario desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo
Seguir trabajando con Office y con los programas que los usuarios conocen.
Esquema de costo predecible y flexible con modelos de uso por licencia o pago fijo.
No gestión técnica que asegure la disponibilidad, escalabilidad, seguridad, redundancia y restauración del servicio y los datos ante cualquier eventualidad

Actualmente Office 365 se encuentra en versión Beta.

Originalmente publicado en msmvps.com

Maestro Detalle con Listas Externas en SharePoint 2010

Haaron Gonzalez — Wed, 09 Jun 2010 04:22:00 GMT

Aunque ya teníamos disponible en SharePoint 2007 la funcionalidad para crear maestro detalle mediante conexiones entre WebParts hoy quiero mostrar cómo crear un maestro detalle con listas externas en SharePoint 2010.

Aqui el video con mayor resolucion:

Originalmente publicado en msmvps.com

Consideraciones para acercamos al tomador de decisiones de un proyecto SharePoint

Haaron Gonzalez — Fri, 07 May 2010 17:13:00 GMT

Hoy quiero platicar de algo un tanto distinto de lo que acostumbro publicar en mi blog. Para aquellas personas que son consultores SharePoint o ingenieros de Pre Venta de soluciones de colaboración en algún momento del ciclo de vida de venta se requiere de nuestra intervención para identificar las necesidades de negocio y dimensionamiento técnico necesario para poder plasmar en una propuesta comercial nuestro alcance técnico y enfoque humano que será necesario constituir para auxiliar a nuestro cliente.

Sin duda, existen muchas formas de hacer el acercamiento sin embargo aquí dejo algunas de las preguntas que acostumbro hacer cuando estoy en reunión con el cliente final, esto no es una guía simplemente es lo que he probado con el tiempo.

Cuál es el problema actual que desea resolver. La intención de esta pregunta es identificar que es lo que el cliente considera problema a resolver. La idea es ponernos en los zapatos del cliente y entender en primera instancia el problema en general y aquellas razones subyacentes que lo justifican. En ocasiones es importante preguntar él porque considera que con SharePoint podría obtener la solución.
Cuál es la situación deseada. Es importante identificar de manera preliminar la visión final que tiene el cliente de lo que considera puede ser la solución que podríamos plantear. Es muy importante separar el tema técnico del tema de negocio. Lo que hay que indagar aquí es desde el punto de vista de negocio cuales son los entregables, métricas y por qué no las fechas en las que el cliente desea verse avante respecto a la solución requerida. No hay que perder de vista lo que el cliente cree que necesita y que considera una situación ideal, al final del día, buscamos satisfacer y exceder las necesidades de nuestro cliente y quien mejor que nos pueda dar una visión de lo que se considera satisfactorio.
Cuál es la prioridad para la organización o departamento de implementar la solución. Es crítico desde el punto de vista comercial identificar que esta oportunidad tiene una alta probabilidad de concretarse. Así mismo desde el punto de vista dimensionamiento hay que tener en cuenta las implicaciones positivas y negativas de alinearnos a las fechas idóneas para el cliente y como estas tienen nos impactan.
Nombre de las áreas involucradas en la solución. En el afán de poder visualizar a quien estaría tocando nuestra solución es importante desde una primera etapa identificar que otras áreas de la organización infieren en el proceso que se busca automatizar. En cierta medida el valor que una solución aporta al negocio deja un precedente importante de evaluar. También nunca hay que dejar de ver si la solución que estamos entendiendo es de misión crítica para el negocio y/o de alto impacto. Por misión critica nos referimos a lo estratégico y operativo de la solución, lo crucial que esta es para el proceso y para el negocio. Por alto impacto, lo entendemos como el grado en que la gente estará expuesta a la solución y que tanto esta influirá en la cultura de la organización de forma positiva “cuando esta sea innovadora y funcional” y negativa “cuando esta falle”.
Un aproximado de usuarios finales que estarían usando la solución. En estos tiempos donde tenemos una gran necesidad de procesamiento de datos y donde ahora tenemos arquitectos de software es necesario dimensionar el posible nivel de demanda de procesamiento que la solución potencialmente requerirá con el objeto tener en cuenta y hacerle ver al cliente las implicaciones de hardware y de software que tendrá que contemplar como parte de la solución que estaremos planteando. El tema de la conectividad, trafico, disponibilidad, seguridad, escalabilidad, desempeño y crecimiento exponencial de los datos entre otros son aspectos que se tienen que contemplar desde la etapa comercial para poder establecer y acordar los supuestos para la optima implementación de nuestra solución. Además, cuando construimos una solución tenemos que anticiparnos y ver los costos aproximados de carga y mantenimiento a corto, mediano y largo plazo. Personalmente creo que un cliente aprecia el poder decirle como vemos a 2 o 4 años que se comportara nuestra solución.
Que esfuerzos se han realizado en el pasado para resolver el problema. Uno nunca sabe que cosas puedes encontrar y que ideas valiosas se pueden re utilizar de aquellos esfuerzos o experiencias pasadas respecto a la solución. En cierta forma hay que ser afines a la inversión en tiempo y dinero que nuestro cliente ha hecho en el pasado para poder re utilizar lo que se pueda en todos los sentidos cuando esto coadyuva y aporta. Así mismo, identificar si es posible con que otros proveedores o colegas han colaborado con la finalidad de encontrar alguna relación positiva o visualizar alguna amenaza potencial. En mi experiencia me he encontrado con empresas y colegas que recomiendan los servicios.
Actualmente en cuanto tiempo se realiza el proceso en cuestión y en cuanto tiempo seria lo óptimo. Sinceramente esta pregunta personalmente me parece importante. El poder detectar como opera hoy un proceso y cuantificarlo en tiempo, dinero o esfuerzo deja un indicador contra el cual podremos evaluarnos en el futuro para poder afirmar con datos concretos que fue un éxito nuestra intervención. Parte del orgullo del trabajo que hacemos se sustenta en el indicador. Proveedores de tecnología como Microsoft está siempre muy sensible a estos temas ya que dejan un antecedente favorable que en términos de mercadotécnica tiene un valor e impacto. Sin duda entender lo que considera éxito nuestro cliente nos dará la pauta de cómo proceder. Otro punto que en ocasiones he aplicado es acerca uno o dos años después justamente para ver indicadores y ahorros, en alguna ocasión en un proyecto fueron millones de pesos que se ahorraron en papel y el cambio cultural vino a elevar el nivel de calidad de los trabajadores del conocimiento. De verdad, este punto es un indicador estratégico.
Cuenta con plataforma Microsoft y porque la usa. Esta pregunta nos permite saber la postura de nuestro cliente respecto a las propuestas de Microsoft lo cual es importante ya que con esto podremos compartir libremente como algunas tecnologías y productos podrían integrarse para resolver distintas necesidades. Por ello, si la posición es a favor sabemos que podemos aportar mucho más, si la posición es neutral o no a favor nos mantenemos al margen y alerta para posicionar productos o tecnologías cuando sea pertinente o nos pregunten.
Cuenta con esquema de licenciamiento Microsoft. El tema de licenciamiento siempre ha sido algo crítico y delicado. Si nuestro cliente cuanto con algún acuerdo empresarial o esquema de licenciamiento buscamos nosotros tratar de utilizar donde haga sentido aquellos productos que se tengan licenciados como OCS, RMS, Exchange, Office, etc. Además, siempre es de vital importancia para el presupuesto de un proyecto el contemplar el licenciamiento desde una etapa temprana. En ciertas ocasiones cuando el esquema de licenciamiento esta por expirar aquí podría ser conveniente integrar a la subsidiaria local de Microsoft en el proceso para apalancar una renovación de contrato y por parte de Microsoft en ocasiones financiar nuestra solución. Todos ganamos.
Cuenta con directorio activo y que tanto representa su jerarquía organizacional. Para proyectos de colaboración con SharePoint el tema del uso de directorio activo toma relevancia ya que aporta parte del esquema de seguridad que podríamos manejar en nuestra solución. Además de la integración de otras tecnologías. En alguna ocasión un representante de ventas “account manager” de la subsidiaria local de Microsoft especializado en Information Worker me dijo, aportamos valor para este cliente solo si tiene directorio activo y Exchange.
Cuenta con equipo de desarrollo de software, en caso de que si, en que tecnología desarrollan. En el caso de nuestro cliente tenga algún programador o algún equipo de desarrollo es importante identificar que plataforma de desarrollo utilizan y ese sentido cual es su visión. La idea aquí es el poder alinear nuestra solución a desarrollar con el estándar o metodología de nuestro cliente en caso de existir, si no se cuenta, entonces involucrarlos y transferir nuestro proceso a ellos. Así mismo, dado el contexto del equipo de desarrollo en ocasiones conviene incluir en nuestra propuesta servicios u horas de capacitación técnica o transferencia de conocimiento para que el equipo de desarrollo de nuestro cliente pueda recibir y certificar nuestro trabajo. Además de que es parte de nuestra naturaleza influir o divulgar lo nuevo en tecnología de desarrollo Microsoft.
Que versión de Office System usan los usuarios finales. Office 2007 aporta una gran capacidad de conectividad con SharePoint 2007, la sincronización que actualmente se tiene es una fundación con la cual podemos construir soluciones personalizadas usando de capa de presentación los mismos productos cliente de la familia Office. Si nuestro nos indica que se usa Office 2000 y Office 2003, es importante tomar en cuenta en nuestro dimensionamiento y diseño general de nuestra solución este punto ya que Office 2003 no cuenta con tantas características de sincronización con SharePoint y hay que asegurarnos de comunicar a nuestro las expectativas y posibilidades de las tecnologías con las que cuenta. Uno nunca sabe y quizás seamos el detonador para actualizar los escritorios por nuevas versiones de Office.
Se cuenta con presupuesto. En mi experiencia dependiendo de la región en donde hagas negocio esta pregunta puede incomodar, así que toma en cuenta eso. Desde el punto de vista comercial es muy importante poder sentir al cliente en este tema. El saber que se cuenta con presupuesto asignado o que se está en pláticas de asignarlo nos da un alto nivel de probabilidad de cierre del proyecto y por ello podemos entonces empezar con un alto nivel de certeza a coordinar la logística y agenda de los consultores que estarán involucrados. Sin mencionar lo que representa financieramente.
Cuando se ve arrancando este proyecto. Esta pregunta también nos deja ver cómo y cuándo debemos empezar a coordinar con el área de operación de nuestra empresa la logística y asignación de recursos humanos, técnicos y físicos. Empezamos a ponerle fechas a nuestros planes generales de venta y hacer nuestra planeación de la operación.
Hay algún procedimiento requerido para darnos de alta como proveedor. Esta pregunta nos permite saber cómo podemos iniciar con el procedimiento de alta como proveedor para que el tema de las políticas de pago nos impacte tanto. No hay nada mejor que estar debidamente registrado y alineados con nuestro cliente para que al momento de cerrar los compromisos contractuales estemos preparados.

Bueno, estas fueron algunas de las preguntas que se dan en los primeros acercamientos y que considero importante hacer durante algún proceso de visita con el cliente tomador de decisiones. Sin duda, hay muchas mas que seria valioso compartas en este espacio. Estas preguntas, NO son una guía sino lo que a mí bajo ciertos contextos de negocio me ha funcionado y hoy quiero compartir con la comunidad SharePoint.

Suerte y tu que preguntas haces?

Originalmente publicado en msmvps.com

Construyendo Flujos de Trabajo para SharePoint 2007

Haaron Gonzalez — Wed, 11 Jul 2007 21:20:00 GMT

06/08/07 12:00 P.M. Local
Creando Flujos de Trabajo en Sitio de SharePoint 2007
En esta sesión conoceremos la visión de Microsoft para construir flujos de trabajo sobre la plataforma SharePoint 2007 y qué herramientas tenemos disponibles para crear flujos de trabajo personalizados que nos permitan extender la funcionalidad para adecuarse a nuestros procesos y abarcar escenarios adicionales que antes era complicado contemplar.

13/08/07 12:00 P.M. Local
Soluciones SharePoint sin código con SharePoint Designer
Conoce qué es SharePoint Designer y cómo puedes utilizarlo para construir y personalizar aplicaciones SharePoint con un alto nivel de productividad y eficiencia. Qué opciones tenemos disponibles y cómo este nuevo producto nos permite ofrecer poderosos resultados rápidamente.

Content Types de Microsoft Windows SharePoint Services V3 y Office 2007

Haaron Gonzalez — Fri, 29 Dec 2006 09:59:00 GMT

Introducción
En la nueva versión de Windows SharePoint Services v3 contamos con un nuevo mecanismo para mejorar la administración del contenido de nuestra información digital. Content Types es un mecanismo que refuerza tanto del lado del cliente como del lado servidor el establecimiento de propiedades adicionales que describan el tipo de contenido que tenemos almacenado. En este articulo veremos el valor que este mecanismo ofrece para organizaciones que requieren controlar desde el principio la generación del contenido y que además se encuentren geográficamente distribuidas.

Problemáticas de hoy
En un sistema de administración de documentos, es muy común que para efectos de categorización y organización del contenido, hagamos uso de metadatos o propiedades adicionales que representen de mejor manera la información almacenada. En ambientes donde contamos con oficinas geográficamente distribuidas para una misma organización es común que la generación de contenido digital como archivos de documentos, presentaciones, proyectos, propuestas no se mantenga organizada o estructura acorde a una política de plantillas de contenido base generando con esto un descontrol en la forma de estructurar, ordenas y categorizar el contenido. Además es muy probable que cada oficina decida como organizar, almacenar y controlar la información que los empleados generan y desafortunadamente existen usuarios que con la intención de terminar rápidamente su trabajo, no le toman importancia al llenado de la información o metadatos que califiquen a un contenido para organizarlo mejor incluso hay usuario que en ocasiones capturando valores ficticios para terminar pronto y esto a la larga puede causar importantes inconsistencias de la información pero en el peor de los casos desorden en la forma que la gente trabaja, colabora y comparte información.

Que son los Content Types
En la nueva versión de Windows SharePoint Services V3 se maneja un nuevo enfoque para reforzar el llenado de estas propiedades o metadatos, esto se debe a que cuando se inicia la creación de un nuevo documento proveniente de una biblioteca de documentos, este viaja conteniendo todas las propiedades especificadas en la plantilla y ya sea que estemos en línea conectados en nuestra intranet o fuera de línea, el documento siempre los mantiene y solicitara el llenado de dichas propiedades reforzando con ello el establecimiento de una política organizacional para controlar el contenido digital generado por los empleados de la organización.

Estas propiedades son mostradas en un panel de propiedades llamado ”Property Editor” que se muestra en la parte superior del documento cada vez que el documento es cargado en Office este panel se abre con la intención de facilitar y reforzar la captura de la información.

Los tipos de contenido o “Content Types” son una colección de características o propiedades que representan y se comportan como un objeto de tipo plantilla que puede existir en un servidor Windows SharePoint Services V3 para su asociación/utilización en las bibliotecas de documentos y calificar así cualquier documento de cualquier sub sitio de una colección de sitios. Cuando tenemos una implementación de WSS V3 y contamos con una colección de sitios en donde por cada departamento, área o incluso oficina geográficamente distribuida habilitamos sub sitios y a su vez bibliotecas de documentos públicas, es muy común que se inicie una exorbitante, desmedida y descontrolada creación de documentos, estos pueden ser de cualquier tipo como manuales de entrenamiento, descripciones de puesto, documentos legales, presentaciones, propuestas, etc. y definitivamente nos conviene promover el uso de Content Types para re forzar el establecimiento de las propiedades que califiquen de una manera estructurada cada documento creado en toda la organización, permitiéndonos controlar desde el principio el orden en que el contenido se genera. Está demás decir que con base en esta estructura de propiedades podemos entonces realizar consultas de información cada vez más interesantes.

Puedes pensar en Content Types como:

Una mejora importante en la infraestructura SharePoint
Permite un manejo de datos heterogéneos para describir y clasificar nuestro contenido
Permite el rehúso campos o columnas de información a través de su agrupación y asociación
Su administración está basado en herencia permitiendo propagar modificaciones rápidamente
Es aplicable a elementos, documentos y carpetas
Refuerza validaciones basadas en esquemas y metadatos
Nos permite crear políticas de generación de contenido

Un ejemplo practico
Tenemos una colección de sitios de una empresa de servicios de consultoría en donde contamos con una biblioteca de documentos llamada propuesta y es el repositorio principal que los vendedores de esta organización utilizan para almacenar toda la información relacionada con el proceso de creación propuesta.

En WSS V3 bajo el contexto que estamos hablando tenemos dos conceptos importantes, Site Columns y Content Type Template.

Site Column Templates son columnas que podemos crear a nivel colección de sitio y que por esa razón pueden ser reutilizadas en cualquier sub sitio en diversas bibliotecas de documentos. Estas columnas las puedes entender como una columna plantilla que en cualquier momento la puedes integrar a cualquier biblioteca de documentos para poder asociar información adicional. En este ejemplo hemos creado tres columnas de tipo Site Column Templates como se ve a continuación:

Dos de estas columnas son de tipo Lookup lo cual nos permite hacer que su valor provengan de cualquier lista personalizada creada en este sitio, de tal forma que la columna Cliente representa una lista de clientes que tengo registrados en una lista personalizada de sharepoint y que por crear una columna que provenga de esta lista entonces podremos usar esta columna como un cuadro desplegable que nos permita seleccionar cualquier cliente de esta lista. La lista de clientes la presento a continuación:

Los Content Type Templates simplemente son grupos de Site Columns que podemos asociar a cualquier objeto de sharepoint como a una biblioteca de documentos o a un flujo de trabajo. Esta capacidad realmente nos permite estandarizar el contenido que las personas generan. Veamos a detalle uno de los tres Content Templates que tengo creados.

El Content Template ”Documento Propuesta” hereda de otro Content Template llamado “Document” que contiene una propiedad básica llamada “Title”. En otras palabras nuestro “Documento Propuesta” contendrá nuestras columnas y el campo “Title”.

Como vemos tenemos que nuestro Content Template “Documento Propuesta” tiene una lista de columnas asociadas a él. Al seleccionar una columna podemos especificar reglas adicionales como columna requerida u opcional como vemos a continuación:

En las propiedades avanzadas “Advanced Settings” de nuestro Content Template podemos especificar una plantilla de archivo para que una determinada biblioteca de documentos nos permita utilizar dicha plantilla cuando deseamos crear un nuevo documento de este tipo, en este caso un nuevo documento de tipo Word 2007 ya que tenemos una plantilla *.dotx.

Contamos con una interesante opción llamada “Document Information Panel Settings” que nos permite especificar qué tipo de panel de propiedades queremos utilizar.

Como vemos, podemos utilizar la plantilla predeterminada para aplicaciones de Microsoft Office en la opción “Use the template for Microsoft Office applications” la cual genera un panel de propiedades base y se presenta en cualquier producto de la familia office. Sin embargo podemos utilizar un formulario InfoPath para extender la funcionalidad de este panel de propiedades y enriquecer su funcionalidad, reglas e incluso presentación visual, como lo vemos a continuación:

Entonces, podemos especificar una plantilla base con el contenido genérico que deseamos tener para crear nuestro contenido, pero, además, podemos asociarle un panel de propiedades basado en nuestro Content Template para extender drásticamente las propiedades que representen o identifiquen a nuestro documento. Funcionalidad interesante ya que con InfoPath podemos programar o configurar reglas, validaciones, vistas adicionales de los datos, consultas, etc. etc.

Ahora, podemos crear Content Template que heredan el contenido de otros Content Templates así que he decido crear un nuevo Content Template llamado “Documento de Presentación” que hereda las columnas de nuestro Content Template “Documento de Propuesta” y claro podemos sobre escribir algunas de sus propiedades de configuración.

Modificaremos las propiedades “Advanced Settings” para asociarle una plantilla de presentación de tipo *.potx en otras palabras una plantilla de presentación Power Point y en la sección de “Document Information Panel Settings” especificaremos el mismo formulario InfoPath para manipulación de las propiedades del documento.

Ya para terminar, lo que vamos a hacer a continuación es asociar estos dos Content Types a nuestra biblioteca de documentos llamada “Propuestas” de tal manera que esta misma biblioteca nos servirá para crear y almacenar contenido de tipo Word y Power Point que aparte de utilizar una plantilla para cada tipo de contenido también contienen las propiedades especificadas en nuestro formulario InfoPath para reforzar la captura de información adicional del lado del cliente y del lado servidor.

El resultado que tenemos producto de configurar Content Types en nuestra biblioteca de documentos es el siguiente:

Así es, toda una biblioteca de documento con dos tipos de contenido habilitados, cada uno de ellos con su propia plantilla base y además ambos utilizando el mismo panel de propiedades.

Es cuestión tan solo de configurar nuestros nuevos Content Templates para soportar los paquetes adicionales de la familia Office, claro todos con una propia plantilla de documento especializada y compartiendo el mismo panel de propiedades:

Es importante mencionar de nuevo que nuestro panel de propiedades funciona también del lado del servidor como lo muestro a continuación:

Ya teniendo estas propiedades de cada archivo podemos crear vistas personalizadas que nos permitan mostrar la información de una forma interesante y valiosa para la organización. A continuación vemos a nuestra biblioteca de documentos de “Propuestas” agrupada por el Proyecto y Cliente ofreciéndonos rápidamente identificar nuestro contenido generado.

Si por alguna razón deseamos guardar nuestro contenido desde el lado del cliente con Office 2007 sin especificar las propiedades que son requeridas no nos permitirá agregarlos:

Yéndonos un paso más allá vamos a guardar como plantilla a nuestra biblioteca de documentos “Propuestas” con la intención de crear sub sitios y reutilizar toda esta funcionalidad configurada. Así que en las propiedades de nuestra biblioteca de documento solamente guardamos como plantilla nuestra biblioteca en la opción “Save document library as a template” y ya con esto tendremos disponible esta plantilla de biblioteca de documentos en cualquier sub sitio de nuestra colección de sitios.

O también es factible crear una plantilla de sitio para distribuir nuestra estructura de sitio incluyendo esta biblioteca de documentos para “propuestas”.

Ya con nuestra estructura de sitio establecida podemos crear sitios que respetan las reglas y la funcionalidad del sitio base heredándola a nuestros sub sitios. De verdad que es muy poderosa esta capacidad ya que ahora tengo tres sub sitios con la misma funcionalidad de nuestra biblioteca de documentos de propuestas y de esta manera puedo mantener y reforzar el control de todo el contenido digital generado por la fuerza de ventas de toda la organización y los más interesante es que esta empresa tiene tres oficinas regionales distribuidas geográficamente y con esta funcionalidad en WSS v3 hemos habilitando el uso de las plantillas oficiales establecidas para establecer una política de contenido para el proceso de creación de propuestas de toda esta organización.

Firma digital en documentos Office 2007

Haaron Gonzalez — Thu, 28 Dec 2006 16:42:00 GMT

Introducción
Es un cambio radical el pensar que es factible darle valor y autenticidad a documentos electrónicos a través de la firma digital. Imagina como drásticamente pudiesen agilizar un proceso dándole validez legal al flujo y contenido digital de la información de un sistema. En este articulo hablaremos sobre como la familia de Office 2007 en sus productos Microsoft Word 2007, Microsoft Excel 2007 y Microsoft Power Point 2007 integra el uso de firmas digitales ofreciendo nuevas e interesantes capacidades al respecto.

Problemática de negocio
He tenido la oportunidad de experimentar procesos legales donde una serie de entidades geográficamente distribuidas tienen que colaborar en tiempo real para integrar todo un expediente a través de dictámenes, estudios y oficios. La mayoría de estos procesos fluyen de forma manual y su validez legal está sustentada con el uso de firmas físicas y sellos oficiales emitidos por instituciones. Imagina entonces como las tecnologías de información pudiesen mantener todo ese respaldo legal pero de manera digital, estoy seguro que tendríamos un avance importante en la rapidez y eficiencia. Aquí es donde entra el concepto de firma digital. Ahora, no es nuevo el concepto, pero hasta ahora y debido a su naturaleza ha sido complejo materializarlo ya que para darle validez legal a la firma digital se requiere modificar la ley y además el cambio cultural de lo que significa firmar digitalmente por su naturaleza no es del todo aceptado. Hoy con la familia de productos de Office 2007 este concepto tomara vuelo y gran relevancia en la industria y esperamos impulse esta tendencia en nuestro país, pero sobre todo, mejore dramáticamente a cualquier entidad que lo implemente.

¿Qué es una firma digital?
El concepto de firma digital se refiere a que un documento electrónico lo puedes firmar digitalmente tal como firmas un documento impreso. La firma digital la utilizamos para autentificar información digital, al decir autentificar hablamos del proceso que verifica que realmente eres quien dices ser y gracias a ello podemos confirmar el origen y la integridad de la información. Las firmas digitales nos permiten garantizar la:

Autenticidad: que la persona que firma es quien dice ser.
Integridad: que el contenido no se ha cambiado y manipulado desde que se firmo digitalmente.
Evidencia: ayuda a probar el origen del contenido firmado. Por “evidencia” me refiero al hecho de que una persona que firmo ya no puede negar que él lo hizo o deslindarse de esa responsabilidad.

Entonces, simplemente imagina estas capacidades para mejorar tus procesos. Verdaderamente valioso.

Veamos un ejemplo
Veamos un ejemplo, en un sistema de calidad como ISO 9000 cada documento generado requiere de la firma de las personas que revisan, aprueban y autorizan una versión controlada de un documento. Uno de los principales documentos de esta norma y que disparan su arranque es el documento de Objetivos de Calidad. Este documento resume en si el compromiso con la calidad del equipo gerencial por esa razón requiere ser firmado por ellos.

En este caso Microsoft Word 2007 contiene un nuevo objeto llamado Línea de Firma. Este objeto inserta una línea de firma que especifique el nombre de la persona que firma un documento. Este objeto usa el certificado digital para emitido por una autoridad certificadora. Enel Ribbon “Insertar” seleccionamos la opción “Linea de Firma” ubicado en la sección “Texto”.

Lo que haremos a continuación es agregar tres líneas de firma en las celdas de la tabla. Al dar clic sobre la opción nos aparece el siguiente cuadro de dialogo:

Al capturar esta información nuestro documento tendrá una línea de firma configurada.

Agregamos dos líneas de firma en las celdas adicionales y realizamos el proceso de firmado del documento. Solo damos clic derecho sobre la línea de firma y nos aparecerá el menú contextual con la opción de Firmar.

Al seleccionar esta opción nos aparece otro cuadro de dialogo que nos permitirá hacer varias cosas interesantes.

Podemos cambiar la firma digital que vamos a utilizar para firmar el documento. Simplemente seleccionamos el botón Cambiar y nos aparecerá el cuadro de dialogo de Windows que muestra las firmas instaladas en nuestro equipo.

Podemos consultar la información de nuestro certificado para ver qué entidad certificadora lo emitió y algunos metadatos adicionales como la fecha de vencimiento.

Además podemos seleccionar una imagen para representar nuestra firma.

Al dar clic en el botón firmar se crea y asocia la primer firma en el documento:

Se notifica que la firma ha sido agregada correctamente al documento. Además se da una advertencia adicional como vemos a continuación:

Justo al aceptar este cuadro de dialogo, Microsoft Word 2007 se encarga de mostrar un panel de propiedades con la información de las firmas que faltan de realizarse y las que ya se efectuaron:

Al cerrar el documento y volverlo a cargar Microsoft Word 2007 se encarga de verificar todas las firmas del documento.

Cabe mencionar que todas las opciones de Word 2007 se bloquean impidiendo que se modifique el contenido. Cada persona encargada de plasmar su firma deberá acceder al mismo documento y utilizando su certificado digital podrá realizar el proceso de autentificación y es por ello que entonces podrá firmar.

Aparece la fecha de cuando se firmó el documento y en este caso las personas que faltan de firmar. Con este sencillo ejemplo vemos cómo integrar firmas digitales. En cualquier momento puedes enviar por correo electrónico este documento solicitando que la persona correspondiente. La información de las firmas viaja con el documento.

Para habilitar este tipo de funcionalidad requerimos contar con diversas tecnologías de la familia Microsoft pero resumiendo necesitamos levantar uno de los servicios de Windows Server 2003 y manejar el concepto de PKI (Public Key Infrastructure) lo cual nos permite el intercambio de información con seguridad reforzada sobre Internet, extranet y aplicaciones.

Si quires conocer como Windows Server 2003 y Windows XP puede implementar estos conceptos te recomiendo que veas este articulo llamado PKI Enhancements in Windows XP Professional and Windows Server 2003. Windows Server 2003 cuenta con el servicio llamado “Certificate Authority” el cual es un emisor de certificados digitales integrado en el sistema operativo que en conjunto con el servidor tu dominio puedes emitir para cada usuario en especifico un certificado digital el cual él puede utilizar para firmar documentos y ejecutar otras operaciones que necesiten reforzar la seguridad del intercambio de información.

Así como tu cuentas con una credencial de plástico que representa tu identidad y que otras instituciones la reconocen como una credencial oficial, en el mundo de las autoridades de certificados existe el concepto de relaciones de confianza donde un emisor de certificados puede reconocer y confiar en certificados de otras instituciones. Dado esto, imagínate el mundo de soluciones que puedes habilitar. Cabe mencionar que sobre la versión de Office System 2003 ya podemos contar con estas capacidades también.

Sabemos también que una de las tendencias del software es la adopción y uso de la identidad digital, lo que en la actualidad tenemos ha sido un considerable esfuerzo del cual organizaciones especialmente gobiernos se han beneficiado drásticamente al agilizar procesos mediante el uso de certificados digitales y tecnologías que los soportan. En la nueva versión del sistema operativo Windows “Windows Vista” y del servidor “Windows Longhorn Server” contamos con una propuesta que indudablemente se alinea al concepto de la firma digital, hablo de “CardSpace” y te dejo el link http://cardspace.netfx3.com/.

Formatos Electronicos con InfoPath 2007 y Forms Services de MOSS 2007

Haaron Gonzalez — Thu, 28 Dec 2006 16:39:00 GMT

Parece que no, pero sí que lo es. Seguro te preguntaras de qué estoy hablando pero en un segundo lo sabrás. Todas las organizaciones que tú y yo conocemos hacen uso de formatos en papel para solicitar el llenado de información. Lo vivimos todos los días en todas partes. En el banco cuando solicitamos un crédito, en la recepción cuando nos registramos en las oficinas del cliente, en la universidad cuando solicitamos alguna asignatura o en cualquier oficina de gobierno donde requerimos atención o solicitar algún servicio. Seguramente contralores o jefes de departamentos financieros de cualquier institución nos podrán decir el costo total anual que el papel representa para una organización.

Claro, el papel sigue siendo un documento que para ciertos procesos tiene una validez legal, hablo de contratos, cheques, dictámenes y comprobantes. Sin embargo, en organizaciones, empresas y gobiernos, existen procesos que a pesar de no tener un impacto de misión crítica para la organización, al año, estos demandan y consumen grandes cantidades de papel que terminan almacenados en un espacio físico donde clasificarlos, buscarlos y encontrarlos a veces no es de lo más sencillo.

El concepto de digitalizar información ha venido a revolucionar la forma en que se captura la misma, hoy en día, para algunos procesos hacemos uso de sistemas de información y páginas dinámicas en Internet para realizar la captura de datos y consolidar la información de manera electrónica. Desafortunadamente el costo de evaluar, diseñar, desarrollar, implementar y operar este tipo de soluciones es potencialmente costoso y la mayoría de las veces exponencialmente más caro.

Introducción a Microsoft Office InfoPath

Microsoft Office InfoPath es un producto de software que facilita la captura de información de manera electrónica, auxilia a los equipos y organizaciones en la creación e implementación de formularios dinámicos que conectan a las personas con tus aplicaciones internas o de línea de negocio y a procesos empresariales con la finalidad de recolectar de manera clara y eficiente la información, utilizando los estándares o metadatos definidos acorde a tus requerimientos. En otras palabras combinar la versatilidad de un software de tipo procesador de palabras con la estructura definida en cualquier formato, nos da la posibilidad de habilitar el uso de formatos electrónicos que su información pueda fácilmente integrarse a otros sistemas, procesos empresariales automatizados o escenarios de colaboración. El formato nativo con el que InfoPath trabaja es XML de tal manera que cualquier formato que diseñas y del cual recolectes información lo tendrás disponible en formato XML para su sencilla distribución y conexión con cualquier otra aplicación de negocio que soporte comunicación vía servicios web y soporte XML.

Desarrolla y administra soluciones de manera más fácil: InfoPath ofrece todo un ambiente de desarrollo robusto para crear y adaptar rápidamente formularios de captura de información. Cabe mencionar que no estamos hablando de un cambio radical en cuanto a lenguajes de programación, sino más bien hablamos de todo un ambiente de desarrollo enfocado en facilitar la creación de formularios de captura que permita a tu organización un cierto nivel de flexibilidad para construir rápidamente soluciones que te permitan recopilar información de cualquier tipo y en algunos casos integrarla a tus procesos o sistemas, como consecuencia tu organización tendrá una tecnología que le permitirá ser más flexible a la hora de responder con agilidad a los cambios que el entorno demanda.
Conecta personas, información y sistemas: InfoPath ofrece soporte para habilitar escenarios de integración y comunicación con sistemas mediante el uso de servicios Web, ofreciendo la capacidad de obtener de otras fuentes de datos información para reforzar la integridad de los datos y también para integrar en los sistemas actuales nueva información recopilada.
Captura información de manera flexible y clara: InfoPath provee de una experiencia de captura muy similar a la de Microsoft Word con el valor adicional de mantener una estructura de datos para la captura que puede contener validaciones de datos, comparaciones, filtrados, eventos, conexiones, búsquedas, etc. sin tener que escribir una sola línea de código de programación.

Debido a que InfoPath es un producto de la suite de Office encontramos un conjunto de funcionalidad adicional que nos permite enriquecer y facilitar la integración de tecnologías adicionales de la plataforma Microsoft. Por ejemplo en la nueva versión de InfoPath 2007 actualmente Beta encontramos una mayor integración con los mismos productos de la familia Office 2007 como el “Document Information Panel” (ver este post) de Word, Power Point o Excel, el llenado y envío de formularios utilizando Outlook 2007. Productos SharePoint Server 2003, 2007 Beta, Windows Rights Management Services (ver este post) , Firma Digital con Windows Certificate Autority (ver este post) por ejemplo nos permiten extender funcionalidad y construir una solución rápidamente integrando poderosas capacidades existentes en los productos adicionales de la plataforma Microsoft.

Veamos un ejemplo práctico

No hace mucho me encontré con un escenario donde se requería levantar un inventario de equipo de una organización con más de 300 empleados de oficina. La forma que tuvieron de atacar esta necesidad fue crear un formato electrónico en Excel solicitando la información que se requería. Se imprimieron una gran cantidad de juegos y se repartieron entre un equipo de 10 personas el trabajo para ir físicamente con cada usuario y llenar el formato a mano. Una vez realizado el inventario, procedieron a contar ahora si como acaba de suceder en México “voto por voto, casilla por casilla”, me refiero a que realizaron un conteo manual de la información recolectada y generaron los reportes necesarios para poder tener información veraz. El problema es que el proceso duro aproximadamente 6 horas.

En el siguiente ejemplo veamos como con InfoPath 2007 Beta y algunas tecnologías adicionales de la plataforma Microsoft podemos mejorar drásticamente el tiempo de este proceso.

En pantalla vemos la superficie de diseño de InfoPath en donde contamos con una serie de controles y objetos que podemos integrar a nuestro formulario. En este caso tengo controles de tipo cuadros de texto, cajas de selección de datos, tabla de campos repetitiva y campos de tipo expresión los cuales son cálculos que solamente muestran el resultado de un cálculo.

Pero veamos que otras tareas de diseño podemos realizar con InfoPath.

Tenemos una gran variedad de elementos que nos permiten diseñar y construir formularios muy completos. Contamos con las siguientes secciones:

Diseño: prácticamente nos ofrece plantillas de tablas para organizar nuestro contenido dentro de un formulario.
Controles: un catalogo de controles que podemos utilizar para capturar información. Los que mas utilizamos son la caja de texto, el campo de lista desplegable, tenemos el control de archivo (nos permite incluir cualquier archivo dentro de nuestro formulario), etc.
Orígenes de datos: aquí es donde podemos ver reflejada la estructura de datos que nuestro formulario InfoPath va almacenando. Esta estructura se puede integrar por cada control que vamos incluyendo en nuestro formulario sin embargo también podemos generar nuestro origen de datos basado en algún origen de datos como una tabla o un servicio web.
Vistas: tenemos la noción de múltiples vistas para visualizar la información, puedes ver a infopath como un contenedor de vistas en donde cada vista es una hoja de tu formato.
Verificador de diseño: es una herramienta útil porque verifica problemas de diseño de nuestra estructura de datos, nos puede informar y validar que nuestra estructura se encuentra bien ordenada y que no existan campos repetidos en ella, entre otro tipo de verificaciones.
Publicar plantilla de formulario: Esta es una opción que nos permite o hacer una especie de “Submmit” a mecanismos de recepción como bibliotecas de formulario en SharePoint, Bandejas de correo electrónico, servicios web, etc.

Si vemos de nuevo nuestro formulario diseñado identificaremos controles de tipo cuadros de texto, listas desplegables, imágenes, expresiones y tablas.

Cada uno de estos controles cuenta con una extensa ventana de propiedades que podemos manualmente utilizar para definir comportamientos adicionales o validaciones requeridas. Esta ventana de propiedades varia por el tipo de control seleccionado.

Como podemos ver para un control de tipo lista desplegable de datos podemos especificar la información manualmente o podemos conectarnos a un origen de datos externo para poder buscar valores que provengan de listas de sharepoint, tablas de una base de datos o algún método de un servicio web. Tenemos la oportunidad de asociar reglas de validación para configurar el comportamiento de nuestro control.

Contamos también con la noción de reglas que son bloques de funcionalidad que podemos configurar dependiendo de condiciones que se puedan cumplir, esta funcionalidad son acciones muy concretas que pueden dispararse cuando nuestra regla se cumpla:

Claro que contamos con mucha funcionalidad adicional que podemos configurar, lo importante aquí es que tratamos de omitir al máximo el escribir código. Solamente en escenarios muy concretos nos vemos en la necesidad de programar sobre InfoPath, la buena noticia es que podemos hacerlo con C# o Visual Basic .NET dándonos la ventaja de integrar todo el poder de la Plataforma .NET en nuestros formularios InfoPath.

Continuando con nuestro ejemplo InfoPath en acción:

Dado el formulario diseñado veamos como podemos utilizar el cliente de InfoPath para proveer un formulario al usuario con la finalidad de recopilar información de un equipo, supongamos que deseamos hacer un inventario de equipo computacional en toda la empresa, este formulario nos permitirá solicitarle al usuario dicha información.

InfoPath trabaja de la mano con SharePoint v2, v3 para que fácilmente pueda ser desplegado por toda la organización.

Automáticamente se cargará una instancia del formulario InfoPath. Solicitando la captura de la información de inventario de equipo. Cabe mencionar que hay algunos campos que muestran un asterisco rojo haciendo notar que esos son campos requeridos para poder procesar el formulario. Adicional tenemos por ahí un cuadro de lista desplegable con la finalidad de seleccionar de la lista un departamento. La información de esta lista puede provenir de bases de datos externas, servicios web remotos, archivos xml o listas de SharePoint.

Al terminar de guardar la información entonces nuestro formulario se publica automáticamente sobre la biblioteca de formularios correspondiente. Y creando las vistas pertinentes podemos contar con una visualización interesante de la información.

Otra funcionalidad interesante es que así como cualquier otro documento de la familia office lo podemos trabajar fuera de línea, lo mismo sucede con InfoPath. Por esta razón es que se dice que InfoPath nos permite construir aplicaciones Cliente Inteligente. Imagina que tienes un complejo formulario de captura para el registro de una solicitud de crédito. Puedes durante el día llevarte una solicitud y estarla llenando en cualquier momento, cuando regresas a la oficina y te conectas a la red, entonces podrás subir tu formulario de nuevo a la biblioteca de formularios de SharePoint.

Veamos el formato base en XML producto del llenado de un formulario que se encuentra fuera de línea almacenado en mi escritorio. Cabe mencionar que InfoPath cuenta con una gran variedad de controles que podemos utilizar para habilitar una mejor captura y que a su vez, InfoPath se encarga de transformar lo capturado para registrarlo en su correspondiente nodo XML.

Las ventajas de este modelo es que podemos llevarnos almacenado localmente nuestro formulario InfoPath y trabajar totalmente desconectado de la red corporativa. Claro que para poder habilitar este escenario el único requisito es contar con el paquete instalado InfoPath 2003 de la familia Office System 2003. Sin embargo, en la nueva versión de SharePoint Portal Server llamada Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS2007) tenemos el concepto de Form Services.

Form Services

Form Services es un servicio de procesado y dibujado de formularios InfoPath para permitir a un navegador de Internet ser el contenedor de formularios InfoPath y utilizar toda su funcionalidad. Microsoft esta consiente que no todo mundo cuenta con InfoPath por esa razón creo la versión del lado de servidor de InfoPath. Form Services viene gratuito dentro de MOSS2007. Solamente configuramos dentro de nuestras configuración avanzada de nuestra biblioteca de formularios la opción de ver sobre el navegador nuestro formulario InfoPath:

Veamos la diferencia cuando selecciono de la biblioteca de formularios que deseamos crear un nuevo formulario:

Justo después de cargar se presenta sobre nuestro navegador nuestro formulario InfoPath:

Nosotros trabajamos con el tal como lo hacemos con el paquete de office. Claro que hay funcionalidad que actualmente se queda corta, sin embargo para captura de información de texto este escenario puede ser muy factible.

Firma Digital de un Formulario InfoPath

Una de las funcionalidades interesantes de InfoPath es la posibilidad de agregar firmas digitales. El mismo concepto descrito a este post te puede dar la noción de cómo en InfoPath podemos habilitar firmado digital, flujos de trabajo con firmas digitales, etc.

Resumen

Con la plataforma de colaboración de Microsoft podemos construir soluciones rápidamente y basadas en los productos que ya tenemos implementados en nuestra organización. El éxito radica en como combinamos las capacidades de la plataforma. InfoPath es una posibilidad muy interesante para hacer frente con éxito a escenarios de captura, validación y recopilación de información de una manera abierta y productiva.

Information Worker Sales Tool

Haaron Gonzalez — Tue, 12 Dec 2006 17:12:02 GMT

Justamente ahorita que tenemos liberados prácticamente toda una nueva plataforma de colaboración es cuando nos preguntamos las diferencias entre los productos anteriores y los nuevos. Además para los que nos dedicamos a mostrar el valor de negocio de estas tecnologías nos surgen dudas adicionales como aspectos de migración, costos y que soluciones de negocio resuelve una determinada tecnología.

El Information Worker Sales Tool es una herramienta que nos han puesto a los Partners de Microsoft para apoyarnos en el entendimiento de las potencialidades del producto y de las posibilidades de adquisición. Vale la pena descargarla y utilizarla como recurso contextual y de venta, contiene escenarios de solución, especificaciones, requerimientos, paquetes de licenciamiento en fin una buena base de contenido de venta.

Enjoy!