Haaron Gonzalez : Management

Cuales son los temas estratégicos de tu empresa y como capitalizar el conocimiento de la gente con SharePoint 2010

Haaron Gonzalez — Mon, 09 Apr 2012 19:46:00 GMT

Antecedentes

En este post veremos que funcionalidades pre construidas existen en el producto SharePoint 2010 para permitir a la empresas concretar y fortalecer su estrategia de administración del conocimiento.

Introducción

Cuando la información crece de manera exponencial siempre pensamos en clasificarla de forma racional y lógica. En el pasado era común encontrar en las oficinas enormes casilleros con millones de documentos clasificados probablemente por orden alfabético. Hoy en día con el uso de los sistemas informáticos y de la paquetería de software para oficina el tema del almacenamiento y clasificación física de la información se ha delegado al área de informática, es justo decir que toda la clasificación que hoy generamos se reduce a carpetas dentro de nuestra computadora de escritorio, en especial “Mis Documentos”.

En algunos casos el departamento de informática aprovisiona carpetas públicas en la red en donde podemos copiar nuestra información y de alguna manera respaldar sobre un almacenamiento distinto al nuestro los documentos que generamos.

Sin embargo, por ser digital entonces ya no existen límites físicos que nos impidan clasificar, organizar, accede, asegurar y proteger la información de nuestra empresa de forma innovadora que responda a las necesidades de negocio. En ese sentido es bien sabido que SharePoint nos ofrece repositorios de almacenamiento con funcionalidad pre construido para facilitar el trabajo, en otras palabras, subir documentos a una biblioteca de documentos SharePoint nos permite manejar versiones de los documentos, suscribirse a alertas de correo electrónico para saber cuándo y por quien estos documentos han sido modificados, aplicar permisos de acceso y una serie de capacidades adicionales más que fortalecen al trabajador con mejores herramientas.

Volviendo al tema de la clasificación y con relación a SharePoint contamos con la posibilidad de crear carpetas dentro de las bibliotecas de documentos como la primera alternativa de clasificación la cual resulta muy conveniente para equipos de trabajo que utilizan sitios SharePoint para colaborar y comunicarse mejor.

Sin embargo, en una escala mayor a nivel empresarial y en un contexto mucho más corporativo la clasificación de documentos mediante el uso de carpetas no es una estrategia conveniente para capitalizar el conocimiento de toda la gente. Todo el trabajo de oficina que las personas realizan en una empresa está alineado a estrategias que obedecen a una visión de negocio por lo tanto el contenido que estos generan deberían de clasificarse o etiquetase de una manera más robusta y formal a fin de poder encontrar y relacionar no nada más la información sino el conocimiento de manera más rápida y ágil. Es por ello que actualmente es una necesidad imperante para los directores de TI el poder clasificar el contenido empresarial de una manera que represente y consolide el capital intelectual de la organización para lograr una administración del conocimiento que represente para los empleados y la empresa una ventaja competitiva.

Servicio de Administración de Metadatos, el Servicio de Perfiles de Usuario y el Servicio de Búsquedas

En la edición estándar y empresarial de SharePoint Server 2010 se cuenta con una aplicación de servicio llamada Servicio de Administración de Metadatos el cual ofrece un motor de gestión de etiquetas y términos de carácter general que los empleados usan para clasificar el conocimiento expresado en documentos y archivos de oficina. En conjunto con la aplicación de servicio de Perfiles de Usuario estos términos y etiquetas se comporten de forma relacionada para proveer información contextual y específica para cada etiqueta.

En el siguiente ejemplo vemos a un usuario clasificando documentos y haciendo uso de las opciones de SharePoint para etiquetar documentos en una biblioteca de documentos.

En la siguiente imagen vemos una página de perfil de la etiqueta. En esta página del perfil podemos ver lo siguiente:

Que otros documentos han sido etiquetados con la misma etiquetas
Que personas se han declarado como expertos en esa etiqueta o tema para recibir preguntas sobre el mismo
Pizarra de notas sobre el tema en cuestión
Enlace para seguir o suscribirse a esta etiqueta
Enlace para buscar a las personas que también se han suscrito a la etiqueta

La integración que se tiene con el Perfil de usuarios permite conectar la funcionalidad de las etiquetas con la funcionalidad del perfil. En conjunto como organización se puede contar con toda una propuesta de gestión de contenido donde las personas son los principales actores que de forma vibrante y completamente transparente capitalizan el conocimiento.

En la siguiente imagen vemos como la opción de “Add to Ask Me About in Profile” de la página de perfil de la etiqueta se termina mostrando en la sección de “Ask Me About” en la página del perfil del usuario.

Así mismo y como parte de la integración mencionada anteriormente se tiene la opción del Newsfeed como una alternativa para suscribirnos al contenido y etiquetas que más nos interesa para estar al tanto de aquellas actividades y operaciones que suceden en el portal.

Es improtante mencionar que tambien el Social Connector de Outlook 2010 muestra la informacion del Newsfeed.

En el enlace de My Interest el usuario puede elegir de un grupo de categorías que eventos le interesa rastrear desde esta opción de suscripción.

Podríamos comparar esta opción como un timeline corporativo que nos permite estar siguiendo tanto personas como etiquetas o temas estratégicos de la organización.

Por otro lado, el motor de búsquedas de SharePoint también juega un papel muy importante en la administración del conocimiento ya que muestra los temas o etiquetas como panel de refinamiento de los resultados de las búsquedas permitiendo segmentar y encontrar la información de manera mucho mas sencilla.

En la siguiente imagen vemos los distintos paneles de refinamiento de los resultados de las búsquedas y entre ellos el de las etiquetas.

Admnistración del Conocimiento en Sitios de Colaboración

Ahora bien, ya dentro de un sitio de colaboración para un proyecto o equipo por ejemplo, los usuarios pueden contar con un mapa de etiquetas con el cual fácilmente puedan navegar y contactar a los usuarios expertos.

También las bibliotecas de documentos que cuentan con contenido etiquetado pueden exponer en un menú de filtrado todas las etiquetas para ofrecer un mecanismo mejorado de consulta de la documentación.

Esta imagen ha sido tomoada de http://www.endusersharepoint.com/EUSP2010/2010/04/14/10-ways-sharepoint-2010-improves-findability/

El cliente de Office no podia quedarse atras y el sistema de etiquetas tambien se pone a disposicion en los productos que nuestros usuarios usan dia con dia, por un lado tenemos el panel de informacion del documento en donde vemos el seleccionador de etiquetas.

En la opción de Backstage View de cualquier cliente de Office tambien tiene integración con el Manage Metadata Service.

En resumen

En SharePoint 2010 se tiene funcionalidades disponiblse para establecer una estrategia de administración del conocimiento usando cualquier edición del producto estándar o enterprise. Sinceramente, siento que para una organización donde Knowledge Management es una imperante necesidad, el servicio de Perfiles de Usuario, Servicio de Administración de Metadatos y Servicio de Búsquedas son una alternativa muy valiosa hoy en día para hacer del conocimiento una ventaja competitiva. Todas estas aplicaciones de servicio requieren de planeación por separado para su configuración y aprovisionamiento acorde a las necesidades y objetivos de la empresa; y muy importante su puesta en marcha para fomentar un cambio cultural en la forma de trabajo y asegurar que los usuarios finales utilicen y participen en el proecso para capitalizar el conocimiento empresarial y hacer frente con exito a la competititvidad.

Haaron González

Originalmente publicado en msmvps.com

Facilitando el descubrimiento con SEO Toolkit

Haaron Gonzalez — Tue, 27 Sep 2011 20:23:00 GMT

Para todos aquellos que construimos soluciones para Internet es necesario contemplar como agregar metadatos a nuestras páginas para que buscadores o servicios de búsqueda permitan encontrarlas, indexarlas y potencialmente arrojarlas como resultados.

Sin embargo, no solamente llenar de metadatos los encabezados de nuestras páginas es suficiente para permitir a servicios de búsqueda encontrar y rastrear el contenido. Es necesario asegurar que nuestro sitio web cuenta con enlaces propiamente vinculados a otros sitios, contenido ligero y accesible, código HTML bien formado que cumple con los estándares, entre otros elementos y referencias importantes de revisar.

SEO Toolkit es una herramienta que nos permite optimizar nuestros sitios web para un mejor decrubrimiento por parte de servicios y motores de busqueda. SEO Toolkit analiza nuestros sitios y recomienda posibles mejoras que podemos realizar y así facilitar a los servicios de búsqueda el encontrar nuestro contenido. Podríamos pensar que SEO Toolkit es un agente analizador que identifica como optimizar nuestros sitios para facilitar su descubrimiento en internet.

Esta es una herramienta de Microsoft por lo tanto se instala sobre IIS 7.0 y hace uso de SQL Server 2008 para recopilar y almacenar el resultado de los análisis. Así mismo este componente se integra a IIS 7 y permite acceder a reportes, reglas, validaciones y sugerencias para mejorar nuestro portal.

Cuando creamos un nuevo análisis podemos configurar el sitio que queremos analizar, el número de enlaces que deseamos revisar, la autentificación que se deberá soportar y todo lo necesario para que la herramienta desempeñe una revisión de forma adecuada.

Los resultados obtenidos son muy valiosos ya que nos carga validaciones e incumplimientos que se realizaron. Por cada incumplimiento nos da un alto nivel de detalle entre ello la posible solución. Por fin ya no tendremos que recurrir a otras herramientas de análisis de sitios web.

Ya hacia falta una herramienta tan valiosa como esta, que bien que Microsoft identificó el hueco y nos proporciono una alternativa aceptable. Estoy seguro que SEO Toolkit aportará mucho valor para tus proyectos web.

Dejo el enlace del sitio para que proceda a evaluar e instalar.

Originalmente publicado en msmvps.com

Importando los eventos de un calendario compartido de Exchange a una lista de calendario de SharePoint 2010

Haaron Gonzalez — Mon, 08 Nov 2010 10:25:50 GMT

La semana pasada me pidieron que diera respuesta a la pregunta de como importar los eventos de un calendario compartido de exchange a SharePoint. Esta técnica requiere del uso de Outlook 2007 o 2010. Abrimos Outlook 2010 y nos vamos a ver las carpetas publicas de exchange y en este caso seleccionamos la de Shared Calendars y después el calendario que estamos interesados en importar.

Del Ribbon seleccione el botón de Change View y después seleccione la opción de vista de Lista.

Esto nos muestra todo el listado de eventos almacenados en el calendario de Exchange. Con semejante gracia y estilo procedemos a seleccionar todo el contenido con Ctrl-A y después Ctrl-C.

A continuación navegamos a SharePoint 2010 y nos ubicamos justo en el nuevo calendario donde depositaremos los eventos copiados en el portapapeles. Seleccionamos nuestra calendario y desde el menú contextual del Ribbon seleccionamos la opción de Calendar y después damos clic sobre el botón de Connect to Outlook.

Esto creara una conexión en nuestra instancia de Outloook 2010 la cual permite una sincronización bi direccional entre SharePoint y Outlook. Igual como lo hicimos en el calendario de exchange seleccionamos el

botón Change View y después elegimos ver por Lista.

Y solo pegamos con Cntrl-V, esto copia todos los elementos del calendario compartido de exchange al calendario de SharePoint 2010 conectado al Outlook. El resultado

Si deseas verlo en acción a continuación dejo el video del mismo ejemplo solo que esta en idioma ingles por razones de trabajo.

How to import exchange shared calendar events to SharePoint 2010 Calendar

Originalmente publicado en msmvps.com

Consideraciones para acercamos al tomador de decisiones de un proyecto SharePoint

Haaron Gonzalez — Fri, 07 May 2010 17:13:00 GMT

Hoy quiero platicar de algo un tanto distinto de lo que acostumbro publicar en mi blog. Para aquellas personas que son consultores SharePoint o ingenieros de Pre Venta de soluciones de colaboración en algún momento del ciclo de vida de venta se requiere de nuestra intervención para identificar las necesidades de negocio y dimensionamiento técnico necesario para poder plasmar en una propuesta comercial nuestro alcance técnico y enfoque humano que será necesario constituir para auxiliar a nuestro cliente.

Sin duda, existen muchas formas de hacer el acercamiento sin embargo aquí dejo algunas de las preguntas que acostumbro hacer cuando estoy en reunión con el cliente final, esto no es una guía simplemente es lo que he probado con el tiempo.

Cuál es el problema actual que desea resolver. La intención de esta pregunta es identificar que es lo que el cliente considera problema a resolver. La idea es ponernos en los zapatos del cliente y entender en primera instancia el problema en general y aquellas razones subyacentes que lo justifican. En ocasiones es importante preguntar él porque considera que con SharePoint podría obtener la solución.
Cuál es la situación deseada. Es importante identificar de manera preliminar la visión final que tiene el cliente de lo que considera puede ser la solución que podríamos plantear. Es muy importante separar el tema técnico del tema de negocio. Lo que hay que indagar aquí es desde el punto de vista de negocio cuales son los entregables, métricas y por qué no las fechas en las que el cliente desea verse avante respecto a la solución requerida. No hay que perder de vista lo que el cliente cree que necesita y que considera una situación ideal, al final del día, buscamos satisfacer y exceder las necesidades de nuestro cliente y quien mejor que nos pueda dar una visión de lo que se considera satisfactorio.
Cuál es la prioridad para la organización o departamento de implementar la solución. Es crítico desde el punto de vista comercial identificar que esta oportunidad tiene una alta probabilidad de concretarse. Así mismo desde el punto de vista dimensionamiento hay que tener en cuenta las implicaciones positivas y negativas de alinearnos a las fechas idóneas para el cliente y como estas tienen nos impactan.
Nombre de las áreas involucradas en la solución. En el afán de poder visualizar a quien estaría tocando nuestra solución es importante desde una primera etapa identificar que otras áreas de la organización infieren en el proceso que se busca automatizar. En cierta medida el valor que una solución aporta al negocio deja un precedente importante de evaluar. También nunca hay que dejar de ver si la solución que estamos entendiendo es de misión crítica para el negocio y/o de alto impacto. Por misión critica nos referimos a lo estratégico y operativo de la solución, lo crucial que esta es para el proceso y para el negocio. Por alto impacto, lo entendemos como el grado en que la gente estará expuesta a la solución y que tanto esta influirá en la cultura de la organización de forma positiva “cuando esta sea innovadora y funcional” y negativa “cuando esta falle”.
Un aproximado de usuarios finales que estarían usando la solución. En estos tiempos donde tenemos una gran necesidad de procesamiento de datos y donde ahora tenemos arquitectos de software es necesario dimensionar el posible nivel de demanda de procesamiento que la solución potencialmente requerirá con el objeto tener en cuenta y hacerle ver al cliente las implicaciones de hardware y de software que tendrá que contemplar como parte de la solución que estaremos planteando. El tema de la conectividad, trafico, disponibilidad, seguridad, escalabilidad, desempeño y crecimiento exponencial de los datos entre otros son aspectos que se tienen que contemplar desde la etapa comercial para poder establecer y acordar los supuestos para la optima implementación de nuestra solución. Además, cuando construimos una solución tenemos que anticiparnos y ver los costos aproximados de carga y mantenimiento a corto, mediano y largo plazo. Personalmente creo que un cliente aprecia el poder decirle como vemos a 2 o 4 años que se comportara nuestra solución.
Que esfuerzos se han realizado en el pasado para resolver el problema. Uno nunca sabe que cosas puedes encontrar y que ideas valiosas se pueden re utilizar de aquellos esfuerzos o experiencias pasadas respecto a la solución. En cierta forma hay que ser afines a la inversión en tiempo y dinero que nuestro cliente ha hecho en el pasado para poder re utilizar lo que se pueda en todos los sentidos cuando esto coadyuva y aporta. Así mismo, identificar si es posible con que otros proveedores o colegas han colaborado con la finalidad de encontrar alguna relación positiva o visualizar alguna amenaza potencial. En mi experiencia me he encontrado con empresas y colegas que recomiendan los servicios.
Actualmente en cuanto tiempo se realiza el proceso en cuestión y en cuanto tiempo seria lo óptimo. Sinceramente esta pregunta personalmente me parece importante. El poder detectar como opera hoy un proceso y cuantificarlo en tiempo, dinero o esfuerzo deja un indicador contra el cual podremos evaluarnos en el futuro para poder afirmar con datos concretos que fue un éxito nuestra intervención. Parte del orgullo del trabajo que hacemos se sustenta en el indicador. Proveedores de tecnología como Microsoft está siempre muy sensible a estos temas ya que dejan un antecedente favorable que en términos de mercadotécnica tiene un valor e impacto. Sin duda entender lo que considera éxito nuestro cliente nos dará la pauta de cómo proceder. Otro punto que en ocasiones he aplicado es acerca uno o dos años después justamente para ver indicadores y ahorros, en alguna ocasión en un proyecto fueron millones de pesos que se ahorraron en papel y el cambio cultural vino a elevar el nivel de calidad de los trabajadores del conocimiento. De verdad, este punto es un indicador estratégico.
Cuenta con plataforma Microsoft y porque la usa. Esta pregunta nos permite saber la postura de nuestro cliente respecto a las propuestas de Microsoft lo cual es importante ya que con esto podremos compartir libremente como algunas tecnologías y productos podrían integrarse para resolver distintas necesidades. Por ello, si la posición es a favor sabemos que podemos aportar mucho más, si la posición es neutral o no a favor nos mantenemos al margen y alerta para posicionar productos o tecnologías cuando sea pertinente o nos pregunten.
Cuenta con esquema de licenciamiento Microsoft. El tema de licenciamiento siempre ha sido algo crítico y delicado. Si nuestro cliente cuanto con algún acuerdo empresarial o esquema de licenciamiento buscamos nosotros tratar de utilizar donde haga sentido aquellos productos que se tengan licenciados como OCS, RMS, Exchange, Office, etc. Además, siempre es de vital importancia para el presupuesto de un proyecto el contemplar el licenciamiento desde una etapa temprana. En ciertas ocasiones cuando el esquema de licenciamiento esta por expirar aquí podría ser conveniente integrar a la subsidiaria local de Microsoft en el proceso para apalancar una renovación de contrato y por parte de Microsoft en ocasiones financiar nuestra solución. Todos ganamos.
Cuenta con directorio activo y que tanto representa su jerarquía organizacional. Para proyectos de colaboración con SharePoint el tema del uso de directorio activo toma relevancia ya que aporta parte del esquema de seguridad que podríamos manejar en nuestra solución. Además de la integración de otras tecnologías. En alguna ocasión un representante de ventas “account manager” de la subsidiaria local de Microsoft especializado en Information Worker me dijo, aportamos valor para este cliente solo si tiene directorio activo y Exchange.
Cuenta con equipo de desarrollo de software, en caso de que si, en que tecnología desarrollan. En el caso de nuestro cliente tenga algún programador o algún equipo de desarrollo es importante identificar que plataforma de desarrollo utilizan y ese sentido cual es su visión. La idea aquí es el poder alinear nuestra solución a desarrollar con el estándar o metodología de nuestro cliente en caso de existir, si no se cuenta, entonces involucrarlos y transferir nuestro proceso a ellos. Así mismo, dado el contexto del equipo de desarrollo en ocasiones conviene incluir en nuestra propuesta servicios u horas de capacitación técnica o transferencia de conocimiento para que el equipo de desarrollo de nuestro cliente pueda recibir y certificar nuestro trabajo. Además de que es parte de nuestra naturaleza influir o divulgar lo nuevo en tecnología de desarrollo Microsoft.
Que versión de Office System usan los usuarios finales. Office 2007 aporta una gran capacidad de conectividad con SharePoint 2007, la sincronización que actualmente se tiene es una fundación con la cual podemos construir soluciones personalizadas usando de capa de presentación los mismos productos cliente de la familia Office. Si nuestro nos indica que se usa Office 2000 y Office 2003, es importante tomar en cuenta en nuestro dimensionamiento y diseño general de nuestra solución este punto ya que Office 2003 no cuenta con tantas características de sincronización con SharePoint y hay que asegurarnos de comunicar a nuestro las expectativas y posibilidades de las tecnologías con las que cuenta. Uno nunca sabe y quizás seamos el detonador para actualizar los escritorios por nuevas versiones de Office.
Se cuenta con presupuesto. En mi experiencia dependiendo de la región en donde hagas negocio esta pregunta puede incomodar, así que toma en cuenta eso. Desde el punto de vista comercial es muy importante poder sentir al cliente en este tema. El saber que se cuenta con presupuesto asignado o que se está en pláticas de asignarlo nos da un alto nivel de probabilidad de cierre del proyecto y por ello podemos entonces empezar con un alto nivel de certeza a coordinar la logística y agenda de los consultores que estarán involucrados. Sin mencionar lo que representa financieramente.
Cuando se ve arrancando este proyecto. Esta pregunta también nos deja ver cómo y cuándo debemos empezar a coordinar con el área de operación de nuestra empresa la logística y asignación de recursos humanos, técnicos y físicos. Empezamos a ponerle fechas a nuestros planes generales de venta y hacer nuestra planeación de la operación.
Hay algún procedimiento requerido para darnos de alta como proveedor. Esta pregunta nos permite saber cómo podemos iniciar con el procedimiento de alta como proveedor para que el tema de las políticas de pago nos impacte tanto. No hay nada mejor que estar debidamente registrado y alineados con nuestro cliente para que al momento de cerrar los compromisos contractuales estemos preparados.

Bueno, estas fueron algunas de las preguntas que se dan en los primeros acercamientos y que considero importante hacer durante algún proceso de visita con el cliente tomador de decisiones. Sin duda, hay muchas mas que seria valioso compartas en este espacio. Estas preguntas, NO son una guía sino lo que a mí bajo ciertos contextos de negocio me ha funcionado y hoy quiero compartir con la comunidad SharePoint.

Suerte y tu que preguntas haces?

Originalmente publicado en msmvps.com