Haaron Gonzalez : Proceso

Cuestionario inicial de oportunidad SharePoint

Haaron Gonzalez — Mon, 04 Feb 2013 23:37:00 GMT

Uno de los principales problemas del mundo del desarrollo de soluciones en SharePoint con los que me he encontrado desde el año 2003 es justamente como dimensionar un proyecto, como entender la realidad en la que nuestros clientes se encuentran y buscar visualizar las expectativas para solucionar su problema, en ese sentido he escrito algunos post que dan un norte de cómo manejar esta situación:

Sin embargo, el día de hoy quiero compartir un formulario que normalmente utilizo al inicio de cualquier oportunidad. Este formulario me permite identificar de forma inicial la problemática que el cliente cree tener, la solución que el cliente visualiza, un diagnóstico inicial del estado de la tecnología y sobre todo un poco de contexto para determinar si mis servicios serán de valor aquí mediante el entendimiento de la necesidad. Quería compartirlo con la comunidad como una herramienta general que puedes usar tanto como para SharePoint o cualquier otro producto que dé una solución de negocio.

Aqui lo puedes decargar:

Originalmente publicado en msmvps.com

Consejos para crear una Práctica de Colaboración o Centro de Excelencia SharePoint

Haaron Gonzalez — Mon, 13 Aug 2012 12:34:00 GMT

No sé si te ha pasado pero de pronto el negocio o la empresa de TI donde trabajas han decidido invertir en SharePoint y crear toda una estrategia comercial para ofrecer al mercado soluciones de colaboración. Sin duda SharePoint ha sido uno de los productos con una tasa de crecimiento sin precedentes en Microsoft y junto con la situación económica mundial muchas empresas que ya lo tenían incluido en sus planes de licenciante deciden ponerlo en producción. Y ahí se encuentra tu empresa recibiendo nuevas oportunidades en torno a este producto, desde la perspectiva comercial vez dinero pasar frente a ti y por no tener una práctica especializada o centro de excelencia en SharePoint dejas oportunidades que podrían representar un porcentaje interesante de margen anual. Sin duda ese y otros más serían los argumentos que justifiquen crear una práctica de colaboración.

El tema es que ahí estas tu mi estimado lector, recibiendo nuevas oportunidades por parte de los clientes de la empresa donde trabajas, tratando de estimar y cotizar instalaciones, desarrollos y migraciones sobre SharePoint con la poca o mucha experiencia que te precede. Identificas la necesidad de contar con un experto o en estos días le llaman arquitecto SharePoint que te apoye y de certeza/confianza a los números que estas poniendo sobre la mesa así como el acercamiento de solución, así mismo y desde ya visualizas que cotización tras cotización se deja ver en el horizonte la necesidad de contar con los recursos que puedan ejecutar estos esfuerzos de venta que se han venido concretando con el tiempo. La interrogante que surge en las reuniones comerciales es “y si se cierran al menos dos de estos proyectos, ¿cómo le vamos a hacer?” no falta quien responda, pues traemos a más personas, contratamos a nuevas gente como si los profesionales SharePoint estuviesen esperando la oportunidad de trabajo. La realidad es que el mercado no se está dando abasto y encontrar consultores, programadores y administradores SharePoint calificados es muy difícil hoy en día.

Ante este escenario real de negocio a continuación algunas consideraciones o consejos para crear una práctica de colaboración y/o centro de excelencia SharePoint.

Conviértete en un Partner de Microsoft y adquiere la competencia de portales

La subsidiaria local de Microsoft puede aportar valor de muchas formas, las más comunes:

Te puede generar negocio formando parte del ecosistema de socios

Microsoft cuenta con toda una estructura jerárquica de primer nivel para gestionar nuevas y/o existentes oportunidades que se puedan dar durante el ciclo de licenciamiento que se tiene con la mayoría de las empresas de los sectores empresarial y gubernamental. Por mencionar un ejemplo, para un cliente estratégico que está a punto de renovar su contrato de licenciamiento es de vital importancia apalancar los productos Microsoft y esto lo puede hacer mediante proyectos, pruebas de concepto y/o acuerdos de negocio, en ese sentido el socio de negocio (Partner) especializado en alguna competencia en particular es quien termina siendo integrado en la relación para atender y ejecutar con éxito cualquiera de estas estrategias. Así mismo como parte de los contratos de licenciamiento se tienen contratos de soporte donde eventualmente se requiere del apoyo del socio para atender a su cuenta en resolver problemas específicos para su cliente. En sí, mediante las certificaciones de la gente y los casos de éxito que vas logrando van consolidando la competencia en la que clasificas, existen diversas competencias y para cada una de ellas existen cuentas estratégicas. Tu trabajo es ejecutar bien cada proyecto, asegurar que esta registrado de acuerdo a tu competencia y adquirir puntos para poder aparecer en el radar de socios de negocios que Microsoft internamente utiliza para integrarte en alguna oportunidad. También, Microsoft cuenta con un equipo para ofrecer servicios de consultoría (MCS – Microsoft Consulting Services) donde eventualmente contratan a socios para la ejecución de algún proyecto que esta área pudiese haber vendido. En este sentido, MCS cuenta con los consultores que gestionan y entienden la necesidad del cliente, definen una estrategia de solución y mediante el socio de negocio ejecutan las tareas específicas del proyecto. En resumen seguro existen muchas más alternativas para que Microsoft sea tu cliente y te lleve a construir proyectos importantes que contribuyan de forma directa al margen. Personalmente los proyectos a los que Microsoft te puede llevar pueden ser muy importantes para tu desarrollo profesional y para el crecimiento de tu empresa.

Te ayuda con recursos de asesoría y capacitación para todos los roles de una práctica SharePoint

El sistema de socios cuenta con todo un repositorio web de recursos de apoyo. Para cada tecnología y/o competencia se tiene contenido para diversas audiencias como mercadotécnica y ventas en distintos formatos como libros, guías, cuestionarios, iniciativas e incluso asesoría directa con gente de Microsoft. También, cada subsidiaria local cuenta con un área dedicada a los socios de negocio los cuales constantemente te están invitando y motivando para crecer en tu competencia. Si te haces socio puedes dar acceso a cada persona certificada de tu empresa para que ellos mismos naveguen y accedan a los recursos mencionados. El sistema de socios cuenta también con toda una plataforma de capacitación continua que te permite tomar cursos en línea para todos los roles de una práctica SharePoint como lo son ventas, arquitectura, desarrollo y administración, estos cursos cuentan con examen y diploma de tal forma que puedes medir el avance adquirido en el conocimiento. En mi opinión muchos socios de negocio ignoran el contenido y las ventajas que este portal aporta a la empresa, quizás sea que es demasiado contenido, sin embargo, en mi experiencia, cuando he tenido que capacitar a vendedores o apoyo en mercadotecnia el sitio de socios me ha ofrecido una alternativa con la que he podido solventar mi carencia.

Implementa una plataforma de capacitación continua

Tan solo imagina que de pronto estas en el mejor de los problemas que una empresa pueda tener, tienes proyectos cerrados y no cuentas con el personal para ejecutarlos. Una plataforma de capacitación continuar podrá asegurar que al contratar a nuevos elementos para la práctica estos se alinean a las competencias y habilidades que has logrado consolidar. Una plataforma de capacitación continua es esencial para poder establecer un punto inicial de partida para los nuevos empleados. Puedes desarrollar tú el contenido, montarlo en algún lugar, clasificarlos y actualizarlo con el tiempo. También puedes comprar contenido de terceros que sin duda aportan cierto nivel de calidad. Se que es muy caro pero los eventos como Microsoft Teched, SharePoint Conference, Professional Developer Conference, Ignite, Build, DevConnections, entre otros son un recurso invaluable. Mira si de plano no puedes mandar a tus ingenieros a estos eventos al menos compra el contenido digital que en ocasiones ponen a la venta y súbelo a tu portal de capacitación continua, básicamente ponlo a disposición de la gente. En estos eventos se da lugar a que los profesionales mas experimentados de SharePoint se junten en un mismo lugar y compartan conferencias basadas en experiencias de la vida real, en los temas mas comunes y valiosos del producto, así que, cuando llegues a tener una necesidad para la cual tu ingeniero no tiene mucha experiencia, podría sin problema acceder a estas conferencias, buscar al consultor o al tema en cuestión, tomar la conferencia virtualmente y al terminar tener una idea mucho mas clara por donde proceder. A continuación algunas de las empresas que ofrecen cursos de capacitación virtual en SharePoint:

Invierte en la certificación de los ingenieros

Que vale más, ¿el papel o el saber? Sin duda un tema a discusión y polémico es el de las certificaciones. Quienes no están certificados dicen que no lo necesitan, quienes si están certificados lo presumen todo el tiempo, claro hay sus excepciones. En mi opinión apoyar a certificarse si debería ser parte de los objetivos de una práctica de colaboración o centro de excelencia, me ha tocado empresas que prefieren no apoyar por miedo a que se les valla el recurso, también me ha tocado empresas que te da un bono por certificarte y además te pagan el examen en caso de haber sido aprobado.

Certificarse debería ser una meta personal-profesional

Yo creo que el certificarse debe de ser una iniciativa y/o reto personal-profesional que te permita al menos en papel diferenciarte de los demás. Sabemos todos que a la hora de la hora frente a los problemas técnicos/interpersonales de un proyecto por más certificado que uno este se requiere de la astucia, sensibilidad e intuición que ningún examen de certificación podrá dar. Sin embargo, el certificarse no es algo sencillo, requiere de experiencia y de disciplina de estudio en temas técnicos con un nivel de profundidad alto. La certificación establece un marco de referencia de que tan bien conoces técnicamente algún producto y/o tecnología sobre todo que sabes por donde enfrentar técnicamente algún escenario de negocio. Estar certificado inicialmente te podrá producir un orgullo especial el cual considero sano para tu autoestima laboral y también es natural como parte de la madurez profesional. La mayoría de las empresas sienten una afinidad inexplicable por personal certificado, así que si te conviene jugar estas cartas. Adicional, tus certificados emitidos por alguna empresa internacional como Prometric o Microsoft siempre seran bien vistos por los agentes aduanales encargados de evaluar si te dan o no una visa temporal de trabajo en estados unidos :).

Certificarse ayuda en posicionar mejor con los clientes

En la mayoría de las empresas grandes con las que he trabajado hay dos palabras que siempre salen a la luz y creo que tienen una preferencia y/o afinidad intima. “Mejores Practicas” y “Certificados”. Es evidente que mencionar que tienes personal certificado en X o Y producto produce una aceptación mayor con el interlocutor y mientras mas sea el numero de tecnologías como personas certificadas, mas memorable es la reacción/impresión. Simplemente es importante desde la perspectiva de negocio poder dejar ver la realidad que se tiene en cuanto al talento y al nivel de la gente, poder concretar o respaldarlo mediante certificados es aun más impactante desde la perspectiva comercial. Por lo tanto, apoya, difunde, fomenta y contempla el desarrollo y certificación de las personas, ya que son estas las que en realidad harán realidad tus metas como empresa y merecen ser reconocidos y respaldados. Es natural que como parte del nivel de madurez profesional de las personas busquen certificarse y mantenerse certificados por lo tanto les conviene a ellos y te conviene a ti durante el tiempo que los tengas.

Educa a la gente de ventas y se claro con tu oferta SharePoint

En mi experiencia como consultor e ingeniero pre venta es aquí donde puedes experimentar el éxito y el fracaso a la velocidad de la luz. Llega la necesidad, haces una revisión del escenario, confirmas con el cliente su necesidad, validas tu escenario de solución, estimas en un plan de trabajo el tiempo que te llevara construirla, reflejas en una propuesta la solución, entregables, supuestos y sobre todo el presupuesto y/o costo, no falta el aguafiestas que levanta la mano y critica la propuesta, lo ignoras, entregas al cliente, justificas con las personal técnico del cliente, se cierra el proyecto y llega la orden de compra. En ese momento experimentas la gloria de haber sido capaz de vender un proyecto que puede pagar el sueldo anual de 3 personas en tan solo 3 meses de esfuerzo. De pronto, durante la ejecución del proyecto salta que no se visualizo bien que quería el cliente, que si cae o no cierto cambio de ultimo momento en el alcance del proyecto, que al mismo recurso lo tienes en 3 proyectos a la vez y apenas puede, casi casi que ya lo dejo la esposa, que se toman decisiones técnicas que abren riesgos importantes para el cliente, el aguafiestas tienes cara de te lo dije, en fin, visualizas que el proyecto saldrá sin ningún margen o peor aun que representara un gasto poder sacar la firma de liberación del mismo. Llega la frustración, las culpas y la pregunta ¿Qué hicimos mal? Y la respuesta “vender con esos tiempos”.

Establece un pipeline de venta y oportunidades

Como parte de las oportunidades SharePoint que van llegando con el tiempo se van apilando de una forma exponencial de tal forma que dar seguimiento puntual a los compromisos de venta que vas generando se vuelve un caos dejando una impresión de informalidad. Se le dice pipeline a un simple y sencillo mecanismo de seguimiento de las oportunidades. Crear un pipeline para la práctica de colaboración permitirá visualizar y tener en el radar de forma resumida todas las oportunidades de venta y compromisos adquiridos que se han establecido para su seguimiento apropiado. Quizás un CRM y/o sistema de gestión de oportunidades seria lo mas recomendable, lo importante es que lo tendrás para que puedas gestionar mejor, cumplir mejor y sobre todo visualizar de forma instantánea la importancia, el valor y lo estratégico que se esta convirtiendo tu practica para la empresa.

Busca automatizar el proceso de estimación

Es complejo pero para cierto tipo de proyectos SharePoint es posible. Contar con herramientas de estimación permitirá a los vendedores, arquitectos e ingenieros pre venta con una forma consistente de dimensionar proyectos lo cual puede mejorarse con el tiempo y quitar la dependencia a que solamente una persona con los conocimientos y experiencia pueda definirlo. Incluso Microsoft cuenta con frameworks de venta me parece que le llaman “Solution Acelerators” los cuales ya ofrecen un plan de trabajo, un alcance, un proceso y una estrategia de solución para escenarios muy específicos. Existe aceleradores de solución para proyectos de Search, Forms, Workflows, Portales, etc. Como parte del nivel de competencia que tienes como socio de Microsoft pueden tu gente inclusive ejecutar estos aceleradores de solución, el caso es de que el riego de estimar baja y es repetitivo la experiencia del proyecto. Hay empresas que usando metodologías mucho mas sofisticadas mediante sesiones de consultoría consultiva pueden asesorar para la construcción de herramientas de estimación. No es un esfuerzo fácil y sencillo de lograr, sin embargo es factible poder racionalizar la estimación.

Crea una presentación plantilla que muestre las capacidades SharePoint de tu empresa

Esto es esencial, tener una presentación de Power Point que describa la oferta SharePonit que como empresa tienes y promueva ante los clientes un mensaje consistente. En esta presentación regularmente se promueve el porque SharePoint es un producto tan importante para Microsoft y para las empresas que lo adoptan, se menciona tu enfoque de valor que ofreces como proveedor para el cliente en el producto particularmente y para terminar mencionar los tipos de servicios que ofreces, el equipo certificado que tienes “aquí es donde tiene impacto este tema” y los casos de éxito que has consolidado con el tiempo. Lo importante es que esta presentación sea la única que manejas para promover tus servicios, en ocasiones, el cliente a quien vas a presentar ya ofrece una serie de necesidades y ese sentido podrías personalizar la presentación solo para el cliente en cuestión incluyendo por cada necesidad que el ha puesto sobre la mesa, las características que el producto tiene para resolverlas.

Apóyate y aprende de consultores externos

Todos tenemos que aprender y perfeccionar con el tiempo lo que hemos aprendido para llegar a desarrollar una maestría en la habilidad. Los consultores externos y/o asesores a pesar de ser caros si pueden aportar valor fomentando en tu equipo valores, practicas y herramientas que permitan darle oxigeno el carbón y hacer que esos talentos que tienes bajo tu empresa puedan arder y alcanzar el nivel que necesitas para cumplir tus metas. Para cada problema, proyecto o reto tecnológico podrías apoyarte de un consultor externo para que de manera presencial o remota, aplique su filosofía de trabajo. La que yo utilizo y ha dado resultados para mis clientes es:

Análisis

En esta parte nos aseguramos de entender claramente el contexto técnico y de negocio que nos permita encontrar la mejor alternativa de solución. Una vez entendiendo todos los ángulos de un mismo problema procedemos a realizar una prueba de concepto para asegurar los pros y contras de nuestra alternativa y tomar una decisión.

Demostrar

Durante esta etapa reforzamos la capacitación de tus ingenieros a través de compartir las experiencias de campo que nuestros consultores han adquirido mediante la aplicación de las tecnologías y métodos en otras organizaciones. En un escenario concreto se presenta y de muestra la alternativa de decisión planteada.

Asesorar

Para asegurar la exitosa y correcta implementación de las técnicas y métodos sobre un proyecto en particular, trabajamos directamente con el personal responsable de la construcción de la solución, establecemos de manera conjunta el plan de trabajo, damos seguimiento a sus avances y retroalimentamos oportunamente sobre cualquier condición que pueda afectar el éxito del proyecto.

Auditar

Finalmente en esta etapa aseguramos la efectividad y eficiencia de la práctica de trabajo implementada a través de mecanismos de retroalimentación que permiten la identificación e implementación de oportunidades de mejora.

Originalmente publicado en msmvps.com

Cuales son los temas estratégicos de tu empresa y como capitalizar el conocimiento de la gente con SharePoint 2010

Haaron Gonzalez — Mon, 09 Apr 2012 19:46:00 GMT

Antecedentes

En este post veremos que funcionalidades pre construidas existen en el producto SharePoint 2010 para permitir a la empresas concretar y fortalecer su estrategia de administración del conocimiento.

Introducción

Cuando la información crece de manera exponencial siempre pensamos en clasificarla de forma racional y lógica. En el pasado era común encontrar en las oficinas enormes casilleros con millones de documentos clasificados probablemente por orden alfabético. Hoy en día con el uso de los sistemas informáticos y de la paquetería de software para oficina el tema del almacenamiento y clasificación física de la información se ha delegado al área de informática, es justo decir que toda la clasificación que hoy generamos se reduce a carpetas dentro de nuestra computadora de escritorio, en especial “Mis Documentos”.

En algunos casos el departamento de informática aprovisiona carpetas públicas en la red en donde podemos copiar nuestra información y de alguna manera respaldar sobre un almacenamiento distinto al nuestro los documentos que generamos.

Sin embargo, por ser digital entonces ya no existen límites físicos que nos impidan clasificar, organizar, accede, asegurar y proteger la información de nuestra empresa de forma innovadora que responda a las necesidades de negocio. En ese sentido es bien sabido que SharePoint nos ofrece repositorios de almacenamiento con funcionalidad pre construido para facilitar el trabajo, en otras palabras, subir documentos a una biblioteca de documentos SharePoint nos permite manejar versiones de los documentos, suscribirse a alertas de correo electrónico para saber cuándo y por quien estos documentos han sido modificados, aplicar permisos de acceso y una serie de capacidades adicionales más que fortalecen al trabajador con mejores herramientas.

Volviendo al tema de la clasificación y con relación a SharePoint contamos con la posibilidad de crear carpetas dentro de las bibliotecas de documentos como la primera alternativa de clasificación la cual resulta muy conveniente para equipos de trabajo que utilizan sitios SharePoint para colaborar y comunicarse mejor.

Sin embargo, en una escala mayor a nivel empresarial y en un contexto mucho más corporativo la clasificación de documentos mediante el uso de carpetas no es una estrategia conveniente para capitalizar el conocimiento de toda la gente. Todo el trabajo de oficina que las personas realizan en una empresa está alineado a estrategias que obedecen a una visión de negocio por lo tanto el contenido que estos generan deberían de clasificarse o etiquetase de una manera más robusta y formal a fin de poder encontrar y relacionar no nada más la información sino el conocimiento de manera más rápida y ágil. Es por ello que actualmente es una necesidad imperante para los directores de TI el poder clasificar el contenido empresarial de una manera que represente y consolide el capital intelectual de la organización para lograr una administración del conocimiento que represente para los empleados y la empresa una ventaja competitiva.

Servicio de Administración de Metadatos, el Servicio de Perfiles de Usuario y el Servicio de Búsquedas

En la edición estándar y empresarial de SharePoint Server 2010 se cuenta con una aplicación de servicio llamada Servicio de Administración de Metadatos el cual ofrece un motor de gestión de etiquetas y términos de carácter general que los empleados usan para clasificar el conocimiento expresado en documentos y archivos de oficina. En conjunto con la aplicación de servicio de Perfiles de Usuario estos términos y etiquetas se comporten de forma relacionada para proveer información contextual y específica para cada etiqueta.

En el siguiente ejemplo vemos a un usuario clasificando documentos y haciendo uso de las opciones de SharePoint para etiquetar documentos en una biblioteca de documentos.

En la siguiente imagen vemos una página de perfil de la etiqueta. En esta página del perfil podemos ver lo siguiente:

Que otros documentos han sido etiquetados con la misma etiquetas
Que personas se han declarado como expertos en esa etiqueta o tema para recibir preguntas sobre el mismo
Pizarra de notas sobre el tema en cuestión
Enlace para seguir o suscribirse a esta etiqueta
Enlace para buscar a las personas que también se han suscrito a la etiqueta

La integración que se tiene con el Perfil de usuarios permite conectar la funcionalidad de las etiquetas con la funcionalidad del perfil. En conjunto como organización se puede contar con toda una propuesta de gestión de contenido donde las personas son los principales actores que de forma vibrante y completamente transparente capitalizan el conocimiento.

En la siguiente imagen vemos como la opción de “Add to Ask Me About in Profile” de la página de perfil de la etiqueta se termina mostrando en la sección de “Ask Me About” en la página del perfil del usuario.

Así mismo y como parte de la integración mencionada anteriormente se tiene la opción del Newsfeed como una alternativa para suscribirnos al contenido y etiquetas que más nos interesa para estar al tanto de aquellas actividades y operaciones que suceden en el portal.

Es improtante mencionar que tambien el Social Connector de Outlook 2010 muestra la informacion del Newsfeed.

En el enlace de My Interest el usuario puede elegir de un grupo de categorías que eventos le interesa rastrear desde esta opción de suscripción.

Podríamos comparar esta opción como un timeline corporativo que nos permite estar siguiendo tanto personas como etiquetas o temas estratégicos de la organización.

Por otro lado, el motor de búsquedas de SharePoint también juega un papel muy importante en la administración del conocimiento ya que muestra los temas o etiquetas como panel de refinamiento de los resultados de las búsquedas permitiendo segmentar y encontrar la información de manera mucho mas sencilla.

En la siguiente imagen vemos los distintos paneles de refinamiento de los resultados de las búsquedas y entre ellos el de las etiquetas.

Admnistración del Conocimiento en Sitios de Colaboración

Ahora bien, ya dentro de un sitio de colaboración para un proyecto o equipo por ejemplo, los usuarios pueden contar con un mapa de etiquetas con el cual fácilmente puedan navegar y contactar a los usuarios expertos.

También las bibliotecas de documentos que cuentan con contenido etiquetado pueden exponer en un menú de filtrado todas las etiquetas para ofrecer un mecanismo mejorado de consulta de la documentación.

Esta imagen ha sido tomoada de http://www.endusersharepoint.com/EUSP2010/2010/04/14/10-ways-sharepoint-2010-improves-findability/

El cliente de Office no podia quedarse atras y el sistema de etiquetas tambien se pone a disposicion en los productos que nuestros usuarios usan dia con dia, por un lado tenemos el panel de informacion del documento en donde vemos el seleccionador de etiquetas.

En la opción de Backstage View de cualquier cliente de Office tambien tiene integración con el Manage Metadata Service.

En resumen

En SharePoint 2010 se tiene funcionalidades disponiblse para establecer una estrategia de administración del conocimiento usando cualquier edición del producto estándar o enterprise. Sinceramente, siento que para una organización donde Knowledge Management es una imperante necesidad, el servicio de Perfiles de Usuario, Servicio de Administración de Metadatos y Servicio de Búsquedas son una alternativa muy valiosa hoy en día para hacer del conocimiento una ventaja competitiva. Todas estas aplicaciones de servicio requieren de planeación por separado para su configuración y aprovisionamiento acorde a las necesidades y objetivos de la empresa; y muy importante su puesta en marcha para fomentar un cambio cultural en la forma de trabajo y asegurar que los usuarios finales utilicen y participen en el proecso para capitalizar el conocimiento empresarial y hacer frente con exito a la competititvidad.

Haaron González

Originalmente publicado en msmvps.com

Como entender las necesidades SharePoint de los amigos a los que no queremos hacer enojar

Haaron Gonzalez — Fri, 16 Dec 2011 17:38:00 GMT

Cuando implementamos SharePoint y éste empieza a tener auge en la empresa vemos que de pronto tienes a gerentes, ejecutivos o jefes de área de esos que no quieres hacer enojar, interesados en tener su sitio SharePoint para su departamento. He notado que algunos ejecutivos piensan que con solamente tener un sitio SharePoint dedicado mágicamente ya colaboran y están totalmente comunicados. La realidad es que un sitio de equipo SharePoint es tan efectivo como irrelevante si no dedicamos tiempo a definir qué características del producto serán utilizadas, aprovisionadas y debidamente configuradas especialmente para resolver alguna carencia de colaboración y/o comunicación. Por lo tanto, cuando entrevisto a estas personas para entender realmente qué necesitan independientemente de lo que quieren utilizo el siguiente enfoque para realmente identificar que problema de negocio se intenta resolver para lo cual consideren que un flamante sitio de equipo SharePoint es una alternativa de solución.

1.    Documento de Requerimientos de Negocio para Sitio de “area”
1.1.    Objetivo de Negocio / antecedentes de la solicitud
1.1.1.    Descripción del problema
1.1.2.    Prioridades
1.2.    Especificación (registrada por el dueño del negocio)
1.2.1.    Característica deseada 1
1.2.2.    Característica deseada 1
1.3.    Enfoque de aceptación por usuario final
1.4.    Plan de comunicación a usuarios finales

Por cada característica deseada pedimos que se capture un antecedente u observaciones que no tengan que ver con características de SharePoint sino de problemas o escenarios de negocio que se busquen tener o resolver. Por ejemplo, si el dueño del negocio nos dice que quiere un calendario o foro de discusión como una característica deseada, intento entender para que requieran ese calendario o foro, tratamos de ver cuál es el aspecto relacionado con la colaboración y/o comunicación que realmente está necesitando y para lo cual nuestro cliente considera que SharePoint sin duda es la herramienta ideal.

Al final este documento refleja las carencias, preocupaciones y sobre todo lo que realmente le duele o desea este ejecutivo preocupado por el empoderamiento de sus subordinados.

Como un consejo, durante la entrevista puedes ir llenando el documento con la información que estas recopilando, al finalizar comentas que mandaras un documento borrador para asegurar que realmente entendiste la necesidades y que solicitas una revisión y edición por parte del dueño de negocio integrando lo que considere necesario. Al terminar la sesión retocamos y editamos un poco mejor el documento quitando de momento aspectos relacionados con temas de SharePoint y orientando el texto a las necesidades y/o problemas de negocio lo mandas y esperas la retroalimentación del dueño de negocio.

Una vez teniendo, entonces inicias con la especificación técnica de solucion al problema y esto será otro post.

Saludos!

Originalmente publicado en msmvps.com

Facilitando el descubrimiento con SEO Toolkit

Haaron Gonzalez — Tue, 27 Sep 2011 20:23:00 GMT

Para todos aquellos que construimos soluciones para Internet es necesario contemplar como agregar metadatos a nuestras páginas para que buscadores o servicios de búsqueda permitan encontrarlas, indexarlas y potencialmente arrojarlas como resultados.

Sin embargo, no solamente llenar de metadatos los encabezados de nuestras páginas es suficiente para permitir a servicios de búsqueda encontrar y rastrear el contenido. Es necesario asegurar que nuestro sitio web cuenta con enlaces propiamente vinculados a otros sitios, contenido ligero y accesible, código HTML bien formado que cumple con los estándares, entre otros elementos y referencias importantes de revisar.

SEO Toolkit es una herramienta que nos permite optimizar nuestros sitios web para un mejor decrubrimiento por parte de servicios y motores de busqueda. SEO Toolkit analiza nuestros sitios y recomienda posibles mejoras que podemos realizar y así facilitar a los servicios de búsqueda el encontrar nuestro contenido. Podríamos pensar que SEO Toolkit es un agente analizador que identifica como optimizar nuestros sitios para facilitar su descubrimiento en internet.

Esta es una herramienta de Microsoft por lo tanto se instala sobre IIS 7.0 y hace uso de SQL Server 2008 para recopilar y almacenar el resultado de los análisis. Así mismo este componente se integra a IIS 7 y permite acceder a reportes, reglas, validaciones y sugerencias para mejorar nuestro portal.

Cuando creamos un nuevo análisis podemos configurar el sitio que queremos analizar, el número de enlaces que deseamos revisar, la autentificación que se deberá soportar y todo lo necesario para que la herramienta desempeñe una revisión de forma adecuada.

Los resultados obtenidos son muy valiosos ya que nos carga validaciones e incumplimientos que se realizaron. Por cada incumplimiento nos da un alto nivel de detalle entre ello la posible solución. Por fin ya no tendremos que recurrir a otras herramientas de análisis de sitios web.

Ya hacia falta una herramienta tan valiosa como esta, que bien que Microsoft identificó el hueco y nos proporciono una alternativa aceptable. Estoy seguro que SEO Toolkit aportará mucho valor para tus proyectos web.

Dejo el enlace del sitio para que proceda a evaluar e instalar.

Originalmente publicado en msmvps.com

Consideraciones para poner en marcha soluciones personalizadas SharePoint en ambientes de producción de nuestros clientes

Haaron Gonzalez — Sun, 10 Oct 2010 11:44:00 GMT

Seguramente como desarrollador puede que seas el responsable o miembro de un equipo de desarrollo encargado de realizar el análisis, diseñar, construcción, pruebas o implementar una solución de colaboración, por tal motivo quiero compartir algunos consejos relacionados con este tema ya que es muy sano para todos los involucrados delimitar los ámbitos de responsabilidad para asegurar que nuestro trabajo “que definitivamente coadyuva con el de otros” pueda fluir de manera elegante y contundente.

Inventario de soluciones: Es importante tener en cuenta aquellas otras soluciones de colaboración que se tengan implementadas en el ambiente de producción con la finalidad de asegurarnos que nuestra solución o sus pre-requisitos no infieran con las otras. Esto sucede por ejemplo cuando usamos las extensiones de AJAX más recientes y que desarrollos anteriores hagan uso de las extensiones de AJAX 1.0.
Validación de estado de ejecución de cada solución: Antes de tocar al servidor y una vez teniendo el inventario de soluciones, asegúrate de saber y dejar en claro con el cliente cuales de estas se encuentran en debida operación y cuáles no. Esto es para eliminar el riesgo de que te hagan responsable del fallo de alguna después de que estuviste en la granja. Toma una impresión de pantalla de la sección de Solution Management donde se pueda ver el estado de implementación actual de todos los WSP instalados.
No implementes en horas de oficina: parece hasta broma pero sucede que por falta de comunicación puedas pensar que la granja está vacía y que por eso te citaron a las 10:00 AM a implementar. Busca siempre una hora donde se sepa que usuarios no estarán utilizando los servicios de la granja y aconseja al cliente de realizar un comunicado oficial donde se especifique la ventana de tiempo requerida y la intermitencia del servicio. Recuerda que cuando implementamos hacemos IISRESET o modificaciones al web.config y esto causa un reciclaje que potencialmente puede transformarse en momentos de downtime o intermitencia del servicio.
Respaldo de los eventos del visor de eventos: Es esencial asegurarte de tener en cuenta que eventos tanto de información o de error están registrados previo a tu intervención, si encuentras alguno que sea importante de entender sugiero exponer al cliente el estatus y dar un par de sugerencias para mitigarlos previo a tu intervención. Es común encontrar errores relacionados con el rastreo de las búsquedas y con el tamaño de los logs. Antes, durante y después de tu intervención en la granja te recomiendo realizar múltiples respaldo de los elementos que se estén registrados en el visor de eventos con la finalidad de detectar posibles colisiones funcionales producto de la instalación de tus pre-requisitos o tu funcionalidad. También si quieres ser demasiado critico en este tema, se recomienda que durante cada paso de tu implementación te asegures de que las otras aplicaciones web siguen funcionando invocándolas directamente desde un navegador.
Revisar lo servidores de la granja y los servicios: Solicita un diagrama de la granja SharePoint, las organizaciones normalmente cuentan con la documentación o memoria técnica que algún proveedor realizo cuando implemento la granja de producción. Valídalo, valida que lo que está descrito en esa memoria técnica este físicamente configurado en producción y da a tu cliente evidencia de ello. Él lo agradecerá. Aquí es importante comentar que si detectas algún riesgo en la configuración lo menciones previo a tu intervención, por ejemplo, contar con el rol de Web Application en todos los servidores de la granja “index, search, sso” y que solamente se encuentren configurado 2 en el balanceador. Cuando haces despliegue de tu WSP estos estarán eternamente en estado de “Deploying” debido a que no pueden implementarse en los otros servidores que cuentan con el rol de Web Application que están fuera de los registrados en el balanceador. En la herramienta central de administración dentro de operations está la opción de Servers in farm, date el tiempo de analizar cuales servidores son Web Front End y que servicios se encuentran configurado. Insisto, toma una impresión de pantalla y si notas alguna inconsistencia de configuración comunícalo al cliente o a alguien que te pueda asesorar.
Siempre utilizar archivos “WSP”: Los archivos WSP que significan “Web Solution Package” son paquetes de despliegue de archivos y ensamblados que se ejecutaran dentro del contexto funcional de SharePoint. Estos paquetes cuentan con toda una serie de instrucciones fijas y precisas sobre donde ubicar los archivos y recursos que estamos instalando con la finalidad de poder retraerlos en algún momento dado sin perder absolutamente nada de funcionalidad o configuración. Así mismo, estos archivos los podemos utilizar para re instalar en alguna otra granja la misma funcionalidad sin tanto esfuerzo ya que estos se encargan de acomodar los archivos y recursos en el lugar esperado.
Ejecutar un respaldo de la granja en un servidor adicional: esta opción normalmente siempre está configurada para hacerse de manera incremental. Solo asegúrate de que el cliente cuente con un respaldo reciente de toda la granja y asegúrate de tener la certeza de ante cualquier eventualidad el cliente pueda recuperar el estado de su granja. No olvides copiar la carpeta 12.
Crea un plan de despliegue: define la estrategia de despliegue desde el punto de vista técnico y logística donde se pueda acordar con los distintos actores las actividades, tiempos y sobre todo los requisitos para poder ejecutarse. Mientras el cliente sepa que esperar y entienda todas las posibles consecuencias positivas y negativas estarás con la posibilidad de poder levantar la mano y solicitar lo que necesites con la certeza de que la solución fluirá pronto.
Ten un plan de desinstalación: Define la estrategia de rallback a la implementación en caso de algún fallo donde de plano no sepas que está pasando.
Manten un buen humor, respirar profundamente, ser muy cuidadoso, tomar en serio las cosas, ir generando manualmente una bitaccora de movimientos de instalacion, etc etc.

Hay mas recomendaciones que podamos incluir en esta lista, vamos abriendo la discusion y por favor comparte las que en tu experiencia consideres pertinentes nos enriquecernos todos.

Originalmente publicado en msmvps.com

Consideraciones para acercamos al tomador de decisiones de un proyecto SharePoint

Haaron Gonzalez — Fri, 07 May 2010 17:13:00 GMT

Hoy quiero platicar de algo un tanto distinto de lo que acostumbro publicar en mi blog. Para aquellas personas que son consultores SharePoint o ingenieros de Pre Venta de soluciones de colaboración en algún momento del ciclo de vida de venta se requiere de nuestra intervención para identificar las necesidades de negocio y dimensionamiento técnico necesario para poder plasmar en una propuesta comercial nuestro alcance técnico y enfoque humano que será necesario constituir para auxiliar a nuestro cliente.

Sin duda, existen muchas formas de hacer el acercamiento sin embargo aquí dejo algunas de las preguntas que acostumbro hacer cuando estoy en reunión con el cliente final, esto no es una guía simplemente es lo que he probado con el tiempo.

Cuál es el problema actual que desea resolver. La intención de esta pregunta es identificar que es lo que el cliente considera problema a resolver. La idea es ponernos en los zapatos del cliente y entender en primera instancia el problema en general y aquellas razones subyacentes que lo justifican. En ocasiones es importante preguntar él porque considera que con SharePoint podría obtener la solución.
Cuál es la situación deseada. Es importante identificar de manera preliminar la visión final que tiene el cliente de lo que considera puede ser la solución que podríamos plantear. Es muy importante separar el tema técnico del tema de negocio. Lo que hay que indagar aquí es desde el punto de vista de negocio cuales son los entregables, métricas y por qué no las fechas en las que el cliente desea verse avante respecto a la solución requerida. No hay que perder de vista lo que el cliente cree que necesita y que considera una situación ideal, al final del día, buscamos satisfacer y exceder las necesidades de nuestro cliente y quien mejor que nos pueda dar una visión de lo que se considera satisfactorio.
Cuál es la prioridad para la organización o departamento de implementar la solución. Es crítico desde el punto de vista comercial identificar que esta oportunidad tiene una alta probabilidad de concretarse. Así mismo desde el punto de vista dimensionamiento hay que tener en cuenta las implicaciones positivas y negativas de alinearnos a las fechas idóneas para el cliente y como estas tienen nos impactan.
Nombre de las áreas involucradas en la solución. En el afán de poder visualizar a quien estaría tocando nuestra solución es importante desde una primera etapa identificar que otras áreas de la organización infieren en el proceso que se busca automatizar. En cierta medida el valor que una solución aporta al negocio deja un precedente importante de evaluar. También nunca hay que dejar de ver si la solución que estamos entendiendo es de misión crítica para el negocio y/o de alto impacto. Por misión critica nos referimos a lo estratégico y operativo de la solución, lo crucial que esta es para el proceso y para el negocio. Por alto impacto, lo entendemos como el grado en que la gente estará expuesta a la solución y que tanto esta influirá en la cultura de la organización de forma positiva “cuando esta sea innovadora y funcional” y negativa “cuando esta falle”.
Un aproximado de usuarios finales que estarían usando la solución. En estos tiempos donde tenemos una gran necesidad de procesamiento de datos y donde ahora tenemos arquitectos de software es necesario dimensionar el posible nivel de demanda de procesamiento que la solución potencialmente requerirá con el objeto tener en cuenta y hacerle ver al cliente las implicaciones de hardware y de software que tendrá que contemplar como parte de la solución que estaremos planteando. El tema de la conectividad, trafico, disponibilidad, seguridad, escalabilidad, desempeño y crecimiento exponencial de los datos entre otros son aspectos que se tienen que contemplar desde la etapa comercial para poder establecer y acordar los supuestos para la optima implementación de nuestra solución. Además, cuando construimos una solución tenemos que anticiparnos y ver los costos aproximados de carga y mantenimiento a corto, mediano y largo plazo. Personalmente creo que un cliente aprecia el poder decirle como vemos a 2 o 4 años que se comportara nuestra solución.
Que esfuerzos se han realizado en el pasado para resolver el problema. Uno nunca sabe que cosas puedes encontrar y que ideas valiosas se pueden re utilizar de aquellos esfuerzos o experiencias pasadas respecto a la solución. En cierta forma hay que ser afines a la inversión en tiempo y dinero que nuestro cliente ha hecho en el pasado para poder re utilizar lo que se pueda en todos los sentidos cuando esto coadyuva y aporta. Así mismo, identificar si es posible con que otros proveedores o colegas han colaborado con la finalidad de encontrar alguna relación positiva o visualizar alguna amenaza potencial. En mi experiencia me he encontrado con empresas y colegas que recomiendan los servicios.
Actualmente en cuanto tiempo se realiza el proceso en cuestión y en cuanto tiempo seria lo óptimo. Sinceramente esta pregunta personalmente me parece importante. El poder detectar como opera hoy un proceso y cuantificarlo en tiempo, dinero o esfuerzo deja un indicador contra el cual podremos evaluarnos en el futuro para poder afirmar con datos concretos que fue un éxito nuestra intervención. Parte del orgullo del trabajo que hacemos se sustenta en el indicador. Proveedores de tecnología como Microsoft está siempre muy sensible a estos temas ya que dejan un antecedente favorable que en términos de mercadotécnica tiene un valor e impacto. Sin duda entender lo que considera éxito nuestro cliente nos dará la pauta de cómo proceder. Otro punto que en ocasiones he aplicado es acerca uno o dos años después justamente para ver indicadores y ahorros, en alguna ocasión en un proyecto fueron millones de pesos que se ahorraron en papel y el cambio cultural vino a elevar el nivel de calidad de los trabajadores del conocimiento. De verdad, este punto es un indicador estratégico.
Cuenta con plataforma Microsoft y porque la usa. Esta pregunta nos permite saber la postura de nuestro cliente respecto a las propuestas de Microsoft lo cual es importante ya que con esto podremos compartir libremente como algunas tecnologías y productos podrían integrarse para resolver distintas necesidades. Por ello, si la posición es a favor sabemos que podemos aportar mucho más, si la posición es neutral o no a favor nos mantenemos al margen y alerta para posicionar productos o tecnologías cuando sea pertinente o nos pregunten.
Cuenta con esquema de licenciamiento Microsoft. El tema de licenciamiento siempre ha sido algo crítico y delicado. Si nuestro cliente cuanto con algún acuerdo empresarial o esquema de licenciamiento buscamos nosotros tratar de utilizar donde haga sentido aquellos productos que se tengan licenciados como OCS, RMS, Exchange, Office, etc. Además, siempre es de vital importancia para el presupuesto de un proyecto el contemplar el licenciamiento desde una etapa temprana. En ciertas ocasiones cuando el esquema de licenciamiento esta por expirar aquí podría ser conveniente integrar a la subsidiaria local de Microsoft en el proceso para apalancar una renovación de contrato y por parte de Microsoft en ocasiones financiar nuestra solución. Todos ganamos.
Cuenta con directorio activo y que tanto representa su jerarquía organizacional. Para proyectos de colaboración con SharePoint el tema del uso de directorio activo toma relevancia ya que aporta parte del esquema de seguridad que podríamos manejar en nuestra solución. Además de la integración de otras tecnologías. En alguna ocasión un representante de ventas “account manager” de la subsidiaria local de Microsoft especializado en Information Worker me dijo, aportamos valor para este cliente solo si tiene directorio activo y Exchange.
Cuenta con equipo de desarrollo de software, en caso de que si, en que tecnología desarrollan. En el caso de nuestro cliente tenga algún programador o algún equipo de desarrollo es importante identificar que plataforma de desarrollo utilizan y ese sentido cual es su visión. La idea aquí es el poder alinear nuestra solución a desarrollar con el estándar o metodología de nuestro cliente en caso de existir, si no se cuenta, entonces involucrarlos y transferir nuestro proceso a ellos. Así mismo, dado el contexto del equipo de desarrollo en ocasiones conviene incluir en nuestra propuesta servicios u horas de capacitación técnica o transferencia de conocimiento para que el equipo de desarrollo de nuestro cliente pueda recibir y certificar nuestro trabajo. Además de que es parte de nuestra naturaleza influir o divulgar lo nuevo en tecnología de desarrollo Microsoft.
Que versión de Office System usan los usuarios finales. Office 2007 aporta una gran capacidad de conectividad con SharePoint 2007, la sincronización que actualmente se tiene es una fundación con la cual podemos construir soluciones personalizadas usando de capa de presentación los mismos productos cliente de la familia Office. Si nuestro nos indica que se usa Office 2000 y Office 2003, es importante tomar en cuenta en nuestro dimensionamiento y diseño general de nuestra solución este punto ya que Office 2003 no cuenta con tantas características de sincronización con SharePoint y hay que asegurarnos de comunicar a nuestro las expectativas y posibilidades de las tecnologías con las que cuenta. Uno nunca sabe y quizás seamos el detonador para actualizar los escritorios por nuevas versiones de Office.
Se cuenta con presupuesto. En mi experiencia dependiendo de la región en donde hagas negocio esta pregunta puede incomodar, así que toma en cuenta eso. Desde el punto de vista comercial es muy importante poder sentir al cliente en este tema. El saber que se cuenta con presupuesto asignado o que se está en pláticas de asignarlo nos da un alto nivel de probabilidad de cierre del proyecto y por ello podemos entonces empezar con un alto nivel de certeza a coordinar la logística y agenda de los consultores que estarán involucrados. Sin mencionar lo que representa financieramente.
Cuando se ve arrancando este proyecto. Esta pregunta también nos deja ver cómo y cuándo debemos empezar a coordinar con el área de operación de nuestra empresa la logística y asignación de recursos humanos, técnicos y físicos. Empezamos a ponerle fechas a nuestros planes generales de venta y hacer nuestra planeación de la operación.
Hay algún procedimiento requerido para darnos de alta como proveedor. Esta pregunta nos permite saber cómo podemos iniciar con el procedimiento de alta como proveedor para que el tema de las políticas de pago nos impacte tanto. No hay nada mejor que estar debidamente registrado y alineados con nuestro cliente para que al momento de cerrar los compromisos contractuales estemos preparados.

Bueno, estas fueron algunas de las preguntas que se dan en los primeros acercamientos y que considero importante hacer durante algún proceso de visita con el cliente tomador de decisiones. Sin duda, hay muchas mas que seria valioso compartas en este espacio. Estas preguntas, NO son una guía sino lo que a mí bajo ciertos contextos de negocio me ha funcionado y hoy quiero compartir con la comunidad SharePoint.

Suerte y tu que preguntas haces?

Originalmente publicado en msmvps.com