Haaron Gonzalez : Productividad

Documentando Granjas SharePoint con SharePoint Documentation Toolkit

Haaron Gonzalez — Sun, 21 Oct 2012 20:20:00 GMT

Hoy quiero comentar sobre una herramienta que todo consultor o empresa que ofrece servicios SharePoint debería de tener. Sucede que con cada nuevo cliente y/o proyecto tenemos que conocer la granja donde potencialmente estaremos soportando o instalando nuestros desarrollos, en ese sentido hay que ser muy cuidadosos de no impactar configuración existente y sobre todo de tener el conocimiento de la configuración para asegurar que los movimientos que haremos no impacten a otros y si así fuese el caso, saber cómo estaba configurado antes. En el pasado he tenido la experiencia de conocer una empresa que se metió en graves problemas por no haber sido lo suficientemente cuidadosos de documentar la configuración de la granja de producción antes de implementar algunos paquetes de solución con desarrollo personalizado en la granja de cliente, termino siendo un desastre.

Así mismo, empresas que han invertido millones en su plataforma de colaboración basada en SharePoint también deben de mantenerse al día y conocer la configuración que se tiene implementada. Recuerden que cuando tenemos un entorno productivo y somos una empresa grande es muy probable que tengamos más de una granja, más de un ambiente, con múltiples servidores probablemente balanceados que deberán todos contar con el mismo nivel de configuración y de paquetes de actualización, desde la perspectiva SharePoint todos sabemos que nuestros Web Front Ends deben de estar idénticos en cuanto a configuración se refiere y claro esto se vuelve un reto mantenerlos al día.

Es aquí donde SharePoint Documentation Toolkit de Acceletario, LTD entra a la escena. SPDocKit es una herramienta de documentación que asiste a los administradores y consultores SharePoint en conocer, comparar y rastrear los cambios de configuración de granjas SharePoint 2007 y 2010 en tan solo 3 clics, permitiendo sin duda un conocimiento mucho más detallado de la configuración en minutos.

Características:

Genera documentación de granjas SharePoint: Simplemente instalando y/o ejecutando en cualquieras de los servidores de una granja SharePoint 2010 o 2007 puedes generar un documento de Word o PFD al vuelo tras revisar los aspectos de configuración que tú mismo seleccionas para depositarlos en tablas y textos dentro del documento. Es muy extensa toda la configuración que se puede documentar y sin duda presenta una radiografía con la que puedes entender en qué estado de configuración está tu granja.
Explora la configuración de tus granjas: La interface visual de Documentation Toolkit ofrece una vista de árbol con la cual puedes explorar mediante nodos y vistas los distintos elementos de configuración que tienes en tu granja permitiendo consultar en el momento y totalmente en línea la información.
Documenta contraseñas y llaves de producto: Existe distintas modalidades de uso de este producto y uno de ellos nos permite contar con un acceso total a la información de nuestra implementación. Entre ellas contraseñas y claves de producto, podemos configurar una base de datos SQL para almacenar el estado de las configuraciones y mantener con el tiempo esa información.
Comparación de la configuración entre granjas: Valida los cambios de configuración que pueden existir en los servidores entre granjas SharePoint. La opción de comparación te muestra las diferencias.

Aqui un video de demostracion:

Originalmente publicado en msmvps.com

Maratón de WebCasts sobre SharePoint 2013

Haaron Gonzalez — Wed, 10 Oct 2012 19:50:00 GMT

by @agilleran

Exactamente, hoy en dia empresas que han invertido en SharePoint 2003, 2007 y que porfin exploran 2010 seguro se estan preguntando, ya viene 2013 cuando apenas he estabilizado 2010. ¿Cual es la propuesta de valor que 2013 aporta?, ¿cuales son las nuevas funcionalidades que podrian interesarme?, ¿como justifico ante dirección asignar recursos a 2013 si mucho nos ha costado estabilizar 2010?, ¿cual seria una estrategia viable y sin tanto costo para usar 2013?, ¿que necesidades podrian justificar la inversion?

En fin, estas son algunas de las interrogantes que estaremos tratando de responder en mi platica Consideraciones para justificar la inversión en SharePoint 2013 que estare presentando en este maratón.

Los espero

Invitacion original tomada de aqui:

Para celebrar la eminente llegada de SharePoint 2013, los grupos de usuarios de SharePoint de habla hispana os proponemos el evento de los eventos: una maratón de webcasts sobre la nueva versión de nuestro servidor favorito. Por eso, el próximo 29 de noviembre durante más de 12 horas veremos muchas de las nuevas características y capacidades de SharePoint 2013 de la mano de los MVPs de habla hispana de la especialidad: Gustavo Vélez, Andres Rojas, Juan Carlos González, David Martos, Mario Cortés, Daniel Seara, Juan Andrés Valenzuela, Fabián Imaz, Ricardo Muñoz, Haarón González, Manolo Herrera.

Datos de interés:

Audiencia: Information Workers, analistas en plataforma SharePoint y Office, Desarrolladores, Jefes de Proyecto, IT Pros.
Fecha: Jueves 29 de noviembre.
Duración de cada sesión: aproximadamente 90 minuitos.

Horarios de las sesiones programadas

Detalle sesiones

Aplicaciones para SharePoint 2013

Descripción: Siguiendo con el modelo de distribución de software utilizado para Windows 8 y Windows Mobile, SharePoint 2013 implementa un nuevo concepto para creación e instalación de funcionalidad para el servidor: Aplicaciones. La charla explora las diferentes formas de hosting y los tipos de Aplicaciones que se pueden utilizar en SharePoint 2013. También se discutirá la arquitectura y programación del nuevo modelo, así como sus aspectos de seguridad, escalabilidad y retos que implica la nueva tecnología.
Horario: 15:00 – 16:00 (GMT +1)
Ponente: Gustavo Velez, es Ingeniero Mecánico y Electrónico y MVP de SharePoint Server; trabaja en el diseño e implementación de sistemas de IT basados en tecnologías de Microsoft, especialmente SharePoint, para Avanade (http://www.avanade.com ), una compañía multinacional de IT. Propietario del sitio especializado en información sobre SharePoint en español http://www.gavd.net.
URL Evento: https://msevents.microsoft.com/CUI/EventDetail.aspx?EventID=1032531911&Culture=es-ES&community=0

Novedades en publishing en SharePoint 2013

Descripción: SharePoint también se usa para sitios web públicos, así que acerquémonos a las novedades que nos trae esta nueva versión, en la que pasaremos por la navegación administrada, por el nuevo Web Part de búsqueda de contenido y muchas cosas más.
Horario: 16:00 - 17:00 (GMT + 1)
Ponente: Alberto Diaz trabaja como Responsable de Proyectos de Colaboración, Inteligencia de Negocio y Movilidad en General de Software. Sus relación con SharePoint nace en la versión 2.0 y desde entonces siempre ha estado relacionado con el producto, hasta que se convirtió en su actividad principal con SharePoint 2007. Coordinador de TenerifeDev, un grupo de usuarios de .NET en Tenerife y MVP de SharePoint Server desde el año 2011.
URL Evento:https://msevents.microsoft.com/CUI/EventDetail.aspx?EventID=1032532035&Culture=es-ES&community=0

SharePoint 2013 – Novedades en Aplicaciones de Servicio

Descripción: Con este webcast se pretende mostrar el modelo de arquitectura para las aplicaciones de servicios en SharePoint 2013 (Introducción al modelo y comparación de los cambios con las versiones previas de SharePoint). Adicionalmente dar una breve introducción a las aplicaciones de servicios individuales en SharePoint 2013: ¿Cuales han sido los cambios? ¿Qué es lo nuevo?
Horario: 17:00 – 18:00 (GMT+1)
Ponente: Andrés Rojas trabaja como Arquitecto de infraestructura para SharePoint & como CEO en la empresa Tecnología y Servicios de Información (empresa Colombiana de consultoría en herramientas de Microsoft y desarrollo de Software para SharePoint y Project Server http://www.tsi.com.co ). Ha trabajado con la plataforma SharePoint desde el año 2002 y Project Server desde sus inicios. Actualmente lidera el desarrollo de una plataforma de administración de Salud Animal sobre SharePoint 2010 que provee a clínicas veterinarias de todo el seguimiento de mascotas vía GPS, medicina prepagada, imágenes medicas diagnosticas y urgencias medicas. Adicionalmente, lidera un proyecto de integración de SharePoint, Project Server & Microsoft Dynamics para una compañía en los Estados Unidos. Director de la comunidad de SharePoint de Colombia (http://www.sharecol.com ), recién nombrado como MVP de SharePoint Server. Su blog http://arojaspa.blogspot.com
URL Evento: https://msevents.microsoft.com/CUI/EventDetail.aspx?EventID=1032532038&Culture=es-ES&community=0

SharePoint 2013 – Integración de datos de negocio con BCS

Descripción: Uno de los pilares de SharePoint 2013 es el de “Composites” que incluye todos aquellos elementos y productos de la plataforma para facilitar la integración de datos de negocio. Entre los mismos se encuentra la Aplicación de Servicio BCS que facilita el consumo de datos vitales de una organización en SharePoint. Veremos algunas de las novedades de SharePoint 2013 en este área como el soporte de BCS en Aplicaciones, el soporte de manejadores de eventos y alertas en listas externas, etc.
Horario: 18:00 – 19:00 (GMT +1)
Ponente: Juan Carlos González, Arquitecto de Soluciones en el CIIN de Cantabria, uno de los Microsoft Innovation Centers de España. Ingeniero de Telecomunicaciones por la Universidad de Valladolid, cuenta con más de 9 años de experiencia en tecnologías y plataformas de Microsoft diversas (SQL Server, Visual Studio, .NET Framework, etc.), aunque su trabajo diario gira en torno a SharePoint. Juan Carlos es MVP de SharePoint desde el año 2008, coordinador del grupo de usuarios .NET de Cantabria (Nuberos.Net, www.nuberos.es) y co-fundador del Grupo de Usuarios de SharePoint de España (SUGES, www.suges.es) y del Grupo de Usuarios de Cloud Computing de España (CLOUDES).
Twitter: @jcgm1978
URL Evento:https://msevents.microsoft.com/CUI/EventDetail.aspx?EventID=1032532040&Culture=es-ES&community=0

SharePoint 2013 - Novedades en el apartado social

Descripción: Durante una hora, David nos hará una introducción sobre qué novedades incorpora SharePoint 2013 en lo que a capacidades sociales se refiere, e incluirá algunas demostraciones para ilustrarlas.
Horario: 19:00 - 20:00 (GMT + 1)
Ponente: David Martos trabaja como Arquitecto de Software en Spenta Consulting y ha estado trabajando con la plataforma SharePoint desde 2004. Actualmente lidera el desarrollo de Beezy (www.gobeezy.com) un producto construido sobre SharePoint 2010 para dotarlo de mejores capacidades sociales que las que incorpora por defecto. Cofundador del Grupo de Usuarios de SharePoint de Catalunya, es MVP de SharePoint Server desde 2010.
URL Evento: https://msevents.microsoft.com/CUI/EventDetail.aspx?EventID=1032532051&Culture=es-ES&community=0

Novedades en Office 365 Wave 15

Descripción: Veremos todas las novedades que incorporará la nueva actualización e Office365 en la que se incorporarán muchas de las novedades y mejoras de SharePoint 2013.
Horario: 20:00 – 21:00 (GMT +1)
Ponente: Mario Cortés Flores, MVP de Office 365 y SharePoint Team Lead en Plain Concepts. Es coautor del libro “SharePoint 2010 de principio a fin” y coordinador de SUGES. Escribe habitualmente en su blog http://geeks.ms/blogs/mcortes
URL Evento: https://msevents.microsoft.com/CUI/EventDetail.aspx?EventID=1032532053&Culture=es-ES&community=0

SharePoint 2013, SQL Server 2012 y las bases de datos

Descripción: SharePoint 2013 y SQL Server 2012, o al revés. Ambos servidores están profundamente relacionados y es por ello que no se puede administrar adecuadamente uno sin saber algo del otro. Veremos buenas prácticas del manejo de bases de datos, así como que cambios hay en las bases de datos de SharePoint y que opciones aporta SQL Server 2012 que mejoran la versatilidad de SharePoint.
Horario: 21:00 – 22:00 (GMT +1).
Ponente: Daniel A. Seara es un experimentado desarrollador de software. Tiene más de 20 años como consultor de desarrollo, instructor técnico y desarrollador. Trabajó como consultor de software en una amplia gama de empresas en Argentina y Perú. Le solicitaron de los servicios de consultoría de Microsoft Perú para ayudar a las 5 más grandes empresas de en su ruta de migración al desarrollo de .NET. Daniel fue Director Regional de la Argentina durante 4 años y fue el primer Director Regional Global nominado para dos años. Fue un MVP de Visual Basic durante más de 10 años, y actualmente es MVP de SharePoint Server, así como el fundador y el "Decano" de la Universidad. NET, el sitio más visitado en lengua española para aprender .NET. También fue el administrador del programa Desarrollador Cinco Estrellas I (Five Star Developer), uno de los más exitosos proyectos de formación en América Latina. Actualmente responsable del área de Formación, también está a cargo de los proyectos relacionados con colaboración y búsquedas.
URL Evento: https://msevents.microsoft.com/CUI/EventDetail.aspx?EventID=1032532055&Culture=es-ES&community=0

Administración y Topologías de Búsqueda en SharePoint 2013.

Descripción: Muchas organizaciones necesitan desplegar soluciones de colaboración y manejo documental. Clave para el éxito de estas soluciones son las capacidades de Búsqueda.
Hoy la arquitectura de servicio con una nueva estructura, nos da la posibilidad de generar soluciones de búsqueda más flexibles a compartir con las Aplicaciones Web (de Contenido). Aquí repasamos definiciones lógicas como los Orígenes de Rastreo y Definiciones de Query, Ámbitos, Reglas y Propiedades de Metadatos Administrados; como también los aspectos topológicos propios del Query y Rastreo del Servicio, que hoy nos permiten definir una Plataforma más Flexible y escalable, de acuerdo a las necesidades de cada organización. Además, descubriremos que pasa con las capacidades FAST que hoy se conjugan en la nueva versión de SharePoint Server.
Horario: 22:00 – 23:00 (GMT +1).
Ponente: Juan Andrés Valenzuela; Consultor en Tecnologías SharePoint en Datco Chile, es MVP desde el año 2008. Certificado desde 2007, ha trabajo con las tecnologías SharePoint desde su primera versión en el 2001. Ha centralizado su trabajo en Proyectos de Implementación de Servicios de Plataforma, sobretodo en la temáticas de Búsquedas Empresariales. Ha sido promotor en llevar los conocimientos de la tecnologías SharePoint a la aulas de pre-grado de Ingeniería en Duoc UC, aportando a la preparación de los futuros profesionales en este ámbito del desarrollo de carreras técnicas.
URL Evento: https://msevents.microsoft.com/CUI/EventDetail.aspx?EventID=1032532057&Culture=es-ES&community=0

Construcción de procesos de negocios en SharePoint 2013

Descripción: En esta sesión vamos a conocer las características que nos brinda SharePoint 2013 para la construcción de procesos de negocio dentro de la organización.
Horario: 23:00 – 24:00 (GMT +1).
Ponente: Fabián Imaz, MVP de SharePoint Server trabaja en el mundo del desarrollo de software desde hace más de 10 años, teniendo la suerte de trabajar en distintas arquitecturas y tecnologías Microsoft. Fabian pertenece a la firma Siderys, http://www.siderys.com , empresa de desarrollo de Software especializada en SharePoint 2007/2010 y en desarrollo de soluciones inteligentes. Desde los comienzos Fabian ha trabajado en distintitas comunidades como MOSSCA dónde es uno de los directores y CUMUY donde organiza y promueve eventos locales para la difusión de tecnología dentro de los miembros de la misma. Fabián es director de la carrera SharePoint 2010 en Microsoft Virtual Academy, http://www.mslatam.com/latam/technet/mva2/Home.aspx y cuenta con un sitio en CodePlex con varios desarrollos http://siderys.codeplex.com. Podéis contactar con Fabián a través de mi Twitter: @fabianimaz
URL Evento: https://msevents.microsoft.com/CUI/EventDetail.aspx?EventID=1032532061&Culture=es-ES&community=0

Nuevas características Para IT Pros en SharePoint 2013

Descripción: En esta charla conocerás las nuevas funcionalidades y características de SharePoint 15 para IT Pros, en el área de Infraestructura, arquitectura y administración de SharePoint 15, así mismo un delante de. los métodos de migración hacia esta nueva versión.
Horario: 24:00 – 1:00 (GMT +1)
Ponente: Ricardo Muñoz Monje, es Ingeniero en computación especialista en el área de tecnologías de información. Ha trabajado con tecnologías SharePoint por más de 8 años, implementando y desarrollando Intranets, Extranet y Portales corporativos en importantes empresas de la región. Adicionalmente es un experto certificado en herramientas EPM (Enterprise Project Management) y Project Server para el manejo de proyectos empresariales. Actualmente es Consultor en Tecnologías Microsoft en su Propia empresa LatinShare y uno de los cofundadores y administrador de la Comunidad de SharePoint Costa Rica (https://ug.culminis.com/sites/CRC-SPS/default.aspx) así como miembro del Speaker Group de Microsoft CA .Desde el año 2006 es Instructor de Cursos Microsoft en Centros Certificados Microsoft en Costa Rica y Chile. Desde 2009 ha sido MVP en SharePoint.
URL Evento: https://msevents.microsoft.com/CUI/EventDetail.aspx?EventID=1032532064&Culture=es-ES&community=0

Consideraciones para justificar la inversión en SharePoint 2013

Descripción: En esta sesión veremos que consideraciones deberíamos tomar en cuenta para justificar el uso de SharePoint 2013 en la empresa y la inversión en esfuerzo requerida para evaluar y medir el valor que el producto aporta a la empresa en distintas áreas. Conozca los costos subyacentes iniciales en la adopción de SharePoint 2013 y las múltiples alternativas/beneficios de enrolarse a programas de adopción temprana de Microsoft.
Horario: 01:00 – 02:00 (GMT +1)
Ponente: Haarón Gonzalez es un consultor / arquitecto / desarrollador e instructor SharePoint independiente especializado en tecnologías de Microsoft desde 1997. Ha formado equipos de trabajo para llevar a cabo con éxito proyectos de misión crítica y alto impacto relacionados con la adopción, construcción y puesta en marcha de soluciones de colaboración y comunicación bajo plataforma SharePoint 2003, 2007 y 2010. Haarón Gonzalez es un profesional certificado como Microsoft Certified Trainer, Microsoft Application Developer, Microsoft Technical Specialist en SharePoint y también reconocido como un MVP en ASP.NET desde 2004 y MVP SharePoint desde el año 2008.
URL Evento: https://msevents.microsoft.com/CUI/EventDetail.aspx?EventID=1032532067&Culture=es-ES&community=0
Twitter: @haarongonzalez

Desarrollo de Componentes de SharePoint sobre SharePoint Server 2013

Descripción: Que necesito para desarrollar componentes en SharePoint, Escenarios, lo nuevo, lo práctico, lo ágil y lo bueno.
Horario: 02:00 – 03:00 (GMT +1)
Ponente: Manolo Herrera, Guatemalteco de 41 años de edad con más de 18 años de experiencia en el desarrollo de soluciones. 6 años como MVP , 2 com MVP Client Application y 4 como SharePoint Server Developer. Socio fundador de Infoware Guatemala empresa certificada como Silver Partnet en Portales y Colaboración. Técnico Especialista Certificado en tecnologías de SharePoint.
URL Evento: https://msevents.microsoft.com/CUI/EventDetail.aspx?EventID=1032532069&Culture=es-ES&community=0

CSOM y la API REST para SharePoint 2013

Descripción: Overview de las mejoras y nuevas características del modelo de objetos del cliente , además de un recorrido por las mejoras en la API utilizando REST.
Horario: 03:00 – 04:00 (GMT +1)
Ponente: Gerardo Reyes Ortiz, Arquitecto SharePoint con más de 7 años, entusiasta Microsoft, blogger, twittero. MVP de SharePoint Server.
URL Evento: https://msevents.microsoft.com/CUI/EventDetail.aspx?EventID=1032532337&Culture=es-ES&community=0

Originalmente publicado en msmvps.com

Comunicando anuncios por correo electrónico con SharePoint Designer 2010

Haaron Gonzalez — Mon, 08 Oct 2012 00:50:00 GMT

El usuario final como siempre sorprendiedonos con nuevos escenarios, sucede que se busca hacer que en vez de mandar un correo electrónico con el enlace a un elemento de lista de anuncios como parte de la opcion de send link o de las alertas, que mejor en el correo electrónico viaje el texto del cuerpo del anuncio. Y sinceramente me pareció un escenario razonable el no querer enlaces en este específico tema de la lista de anuncios. Y bueno la solución para este ejemplo fue crear un flujo de trabajo de lista con una forma de iniciación para solicitarle al usuario capture el grupo o los usuarios a los que quiere hacer llegar vía correo electrónico el anuncio. Aprovecho para hacer mención de las caracteristicas de SharePoint Designer 2010.

Aquí el ejemplo:

Abrimos nuestro sitio con SharePoint Designer 2010 y seleccionamos la sección de Workflows para proceder a crear un flujo de trabajo de lista asociado a la lista de anuncios, como se muestra a continuación:

Nombramos el flujo de trabajo con los datos:

Name: Send Annoucement by Eamil
Description: Use this option to send anouncement by email

Una vez dentro del Workflow Designer entonces elegimos la opción de Initiation Form Parameters.

Usando el asistente de configuración de la forma de iniciación agregamos un campo de tipo persona dando clic en el botón Add, posteriormente especificamos el nombre del campo “Mail Receipients” una descripción y el tipo de campo, aquí tenemos que seleccionar el campo “Person of Group”, esto nos permite elegir a que grupos o usuarios mandaremos el correo electrónico. Posteriormente configuramos el campo especificando que muestre la cuenta, que permita capturar usuarios y grupos, que permita capturar más de un usuario o grupo y listo, damos clic en Finish y después Ok.

Posteriormente de la lista de acciones disponibles en el flujo elegimos el de Send Email.

Procedemos entonces a configurar la acción de Send Email dando clic en el enlace these users. Esto carga la ventana de configuración de la actividad permitiéndonos entonces definir lo siguiente:

Tomar a los destinatarios de los parámetros de iniciación del flujo para que a estos se les mande el correo electrónico
Tomar al título del anuncio para que este sea el título del correo
Tomar al cuerpo del anuncio para que este sea el cuerpo del correo electrónico

Tomar a los destinatarios de los parámetros de iniciación del flujo para que a estos se les mande el correo electrónico

Del cuadro de texto “To” o “Para” simplemente seleccionamos el icono de la libreta de direcciones para posteriormente elegir de la ventana de Selección de usuarios. En primer instancia la ventana de sección de usuarios nos permite elegir a cualquier usuario al que queramos mandarle el correo electrónico, de hecho esta ventana es rica en funcionalidad y ofrece opciones adicionales para obtener a los usuarios que nos interesa utiliza, por ejemplo personas o grupos del sitio, el usuario que creo el anuncio y la opción de Workflow lookup for users la cual nos permite buscar de diferentes fuentes de datos o del contexto del flujo de trabajo a los usuarios que necesitemos incluir. En este caso estoy mandando cargar de los parámetros y variables del flujo de trabajo “Workflow variables and parameters” a la variable “Mail recipients” que definimos en la forma de iniciación y además formatear el resultado para que nos regrese el correo electrónico separado por comas.

Sugiero que te des el tiempo de explorar la ventana de “Lookup for Person of Group” encontraras que es muy rica en funcionalidad y capaz de darte opciones muy útiles sin tener que recurrir a la programación.

Tomar al título del anuncio para que este sea el título del correo

De igual manera del campo “Subject” damos clic en el icono que muestra una función. En este caso se carga otro cuadro de dialogo con funcionalidad muy útil. Se llama Lookup for string y este nos permite elegir del elemento “recordemos que estamos en el contexto de un elemento de lista de anuncios” el campo Title.

Tomar al cuerpo del anuncio para que este sea el cuerpo del correo electrónico

En el caso de tomar el cuerpo del anuncio aquí usamos el botón “Add or Change Lookup” que se encuentra ubicado en la parte inferior de la ventana. Este botón también es “Lookup String” con el cual podemos hacer referencia dentro del cuerpo de correo electrónico al cuerpo del elemento del anuncio. Y con esto estaríamos cumpliendo con el requerimiento solicitado.

Podemos ver entonces que es sencillo incluir en el cuerpo del correo electrónico cualquier información que se encuentre dentro de una lista SharePoint.

Ya para terminar simplemente publicamos el flujo de trabajo

Este proceso compila en un archivo .xoml toda la configuración de nuestro flujo de trabajo expresada visualmente pero almacenada en forma declarativa. También he de mencionar que en las características iniciales del flujo de trabajo de manera pre determinada el flujo puede será invocado a manualmente por el usuario que estaría enviando el correo electrónico. Lo que no queremos es que se mande de forma automática cuando se da de alta o se edita algún anuncio, si ese fuese el caso, entonces el usar una forma de iniciación no sería la estrategia más adecuada, probablemente en vez de solicitar el llenado manual de los destinatarios, hacer que el flujo mande el correo usando el grupo de los integrantes del sitio o algún otro grupo creado manualmente para este proceso en particular.

Ya para terminar y facilitar el uso de este flujo de trabajo dentro de SharePoint Designer 2010 en la lista de anuncios existe la opción de Custom Action en la cual podemos crear un elemento del menú contextual de la lista que dispare la ejecución del flujo de trabajo recién creado, facilitando la experiencia de uso.

De la barra lateral de SharePonit Designer 2010 seleccionamos la opción de Lists and Libraries, posteriormente damos clic en nuestra lista de Announcements, esto nos lleva a la ventana de resumen de la configuración de nuestra lista y como se puede ver ahí se encuentra la sección de Custom Actions.

En el botón New damos clic y esto carga la ventana de configuración del Custom Action donde podemos especificar el título y descripción de nuestra acción así como también que va a suceder cuando alguien lo invoque, en este caso iniciar el flujo de trabajo previamente construido sobre el elemento actual.

En la parte inferior de esta ventana inclusive puedes configurar el icono que deseas usar para el esta acción y que será visto en el menú contextual. El resultado es que dentro de los elementos del menú contextual que un elemento de lista tiene aparece el custom action:

También en el Ribbon de la lista de anuncios existe la opción de agregar un botón más, se le llama Quick Step.

A dar clic se carga SharePoint Designer 2010 y una ventana de dialogo donde especificamos que sucederá cuando se le dé clic:

De igual manera podemos especificar que icono se utilizara para este botón, en mi caso, subí el icono a la librería de SiteAssets.

El resultado

El resultado es:

Agregamos un nuevo elemento:

Despues lo seleccionamos y damos clic sobre nuestro flamante boton en el Ribbon:

Esto carga la forma de iniciacion del flujo de trabajo y procedemos a especificar el usuario o grupo que recibira la informacion por correo electronico, en este caso elegi un grupo.

Y al dar clic en Start el flujo de trabajo se ejecuta y la accion de Send Email hace su trabajo. Es importante hacer mención que tambien con SharePoint Designer 2010 podemos editar la forma de iniciación generada por el flujo de trabajo para personalizar el texto de los botones de la forma y/o agregar algun icono o logotipo de la empresa.

El resultado es el correo en el Outlook:

Espero que al leer esta lineas encuentres que SharePoint Designer 2010 ha sido diseñado para rapidamente dar soluciones a necesidades de personalización que se requieran en SharePoint.

Saludos!

Originalmente publicado en msmvps.com

Consejos para crear una Práctica de Colaboración o Centro de Excelencia SharePoint

Haaron Gonzalez — Mon, 13 Aug 2012 12:34:00 GMT

No sé si te ha pasado pero de pronto el negocio o la empresa de TI donde trabajas han decidido invertir en SharePoint y crear toda una estrategia comercial para ofrecer al mercado soluciones de colaboración. Sin duda SharePoint ha sido uno de los productos con una tasa de crecimiento sin precedentes en Microsoft y junto con la situación económica mundial muchas empresas que ya lo tenían incluido en sus planes de licenciante deciden ponerlo en producción. Y ahí se encuentra tu empresa recibiendo nuevas oportunidades en torno a este producto, desde la perspectiva comercial vez dinero pasar frente a ti y por no tener una práctica especializada o centro de excelencia en SharePoint dejas oportunidades que podrían representar un porcentaje interesante de margen anual. Sin duda ese y otros más serían los argumentos que justifiquen crear una práctica de colaboración.

El tema es que ahí estas tu mi estimado lector, recibiendo nuevas oportunidades por parte de los clientes de la empresa donde trabajas, tratando de estimar y cotizar instalaciones, desarrollos y migraciones sobre SharePoint con la poca o mucha experiencia que te precede. Identificas la necesidad de contar con un experto o en estos días le llaman arquitecto SharePoint que te apoye y de certeza/confianza a los números que estas poniendo sobre la mesa así como el acercamiento de solución, así mismo y desde ya visualizas que cotización tras cotización se deja ver en el horizonte la necesidad de contar con los recursos que puedan ejecutar estos esfuerzos de venta que se han venido concretando con el tiempo. La interrogante que surge en las reuniones comerciales es “y si se cierran al menos dos de estos proyectos, ¿cómo le vamos a hacer?” no falta quien responda, pues traemos a más personas, contratamos a nuevas gente como si los profesionales SharePoint estuviesen esperando la oportunidad de trabajo. La realidad es que el mercado no se está dando abasto y encontrar consultores, programadores y administradores SharePoint calificados es muy difícil hoy en día.

Ante este escenario real de negocio a continuación algunas consideraciones o consejos para crear una práctica de colaboración y/o centro de excelencia SharePoint.

Conviértete en un Partner de Microsoft y adquiere la competencia de portales

La subsidiaria local de Microsoft puede aportar valor de muchas formas, las más comunes:

Te puede generar negocio formando parte del ecosistema de socios

Microsoft cuenta con toda una estructura jerárquica de primer nivel para gestionar nuevas y/o existentes oportunidades que se puedan dar durante el ciclo de licenciamiento que se tiene con la mayoría de las empresas de los sectores empresarial y gubernamental. Por mencionar un ejemplo, para un cliente estratégico que está a punto de renovar su contrato de licenciamiento es de vital importancia apalancar los productos Microsoft y esto lo puede hacer mediante proyectos, pruebas de concepto y/o acuerdos de negocio, en ese sentido el socio de negocio (Partner) especializado en alguna competencia en particular es quien termina siendo integrado en la relación para atender y ejecutar con éxito cualquiera de estas estrategias. Así mismo como parte de los contratos de licenciamiento se tienen contratos de soporte donde eventualmente se requiere del apoyo del socio para atender a su cuenta en resolver problemas específicos para su cliente. En sí, mediante las certificaciones de la gente y los casos de éxito que vas logrando van consolidando la competencia en la que clasificas, existen diversas competencias y para cada una de ellas existen cuentas estratégicas. Tu trabajo es ejecutar bien cada proyecto, asegurar que esta registrado de acuerdo a tu competencia y adquirir puntos para poder aparecer en el radar de socios de negocios que Microsoft internamente utiliza para integrarte en alguna oportunidad. También, Microsoft cuenta con un equipo para ofrecer servicios de consultoría (MCS – Microsoft Consulting Services) donde eventualmente contratan a socios para la ejecución de algún proyecto que esta área pudiese haber vendido. En este sentido, MCS cuenta con los consultores que gestionan y entienden la necesidad del cliente, definen una estrategia de solución y mediante el socio de negocio ejecutan las tareas específicas del proyecto. En resumen seguro existen muchas más alternativas para que Microsoft sea tu cliente y te lleve a construir proyectos importantes que contribuyan de forma directa al margen. Personalmente los proyectos a los que Microsoft te puede llevar pueden ser muy importantes para tu desarrollo profesional y para el crecimiento de tu empresa.

Te ayuda con recursos de asesoría y capacitación para todos los roles de una práctica SharePoint

El sistema de socios cuenta con todo un repositorio web de recursos de apoyo. Para cada tecnología y/o competencia se tiene contenido para diversas audiencias como mercadotécnica y ventas en distintos formatos como libros, guías, cuestionarios, iniciativas e incluso asesoría directa con gente de Microsoft. También, cada subsidiaria local cuenta con un área dedicada a los socios de negocio los cuales constantemente te están invitando y motivando para crecer en tu competencia. Si te haces socio puedes dar acceso a cada persona certificada de tu empresa para que ellos mismos naveguen y accedan a los recursos mencionados. El sistema de socios cuenta también con toda una plataforma de capacitación continua que te permite tomar cursos en línea para todos los roles de una práctica SharePoint como lo son ventas, arquitectura, desarrollo y administración, estos cursos cuentan con examen y diploma de tal forma que puedes medir el avance adquirido en el conocimiento. En mi opinión muchos socios de negocio ignoran el contenido y las ventajas que este portal aporta a la empresa, quizás sea que es demasiado contenido, sin embargo, en mi experiencia, cuando he tenido que capacitar a vendedores o apoyo en mercadotecnia el sitio de socios me ha ofrecido una alternativa con la que he podido solventar mi carencia.

Implementa una plataforma de capacitación continua

Tan solo imagina que de pronto estas en el mejor de los problemas que una empresa pueda tener, tienes proyectos cerrados y no cuentas con el personal para ejecutarlos. Una plataforma de capacitación continuar podrá asegurar que al contratar a nuevos elementos para la práctica estos se alinean a las competencias y habilidades que has logrado consolidar. Una plataforma de capacitación continua es esencial para poder establecer un punto inicial de partida para los nuevos empleados. Puedes desarrollar tú el contenido, montarlo en algún lugar, clasificarlos y actualizarlo con el tiempo. También puedes comprar contenido de terceros que sin duda aportan cierto nivel de calidad. Se que es muy caro pero los eventos como Microsoft Teched, SharePoint Conference, Professional Developer Conference, Ignite, Build, DevConnections, entre otros son un recurso invaluable. Mira si de plano no puedes mandar a tus ingenieros a estos eventos al menos compra el contenido digital que en ocasiones ponen a la venta y súbelo a tu portal de capacitación continua, básicamente ponlo a disposición de la gente. En estos eventos se da lugar a que los profesionales mas experimentados de SharePoint se junten en un mismo lugar y compartan conferencias basadas en experiencias de la vida real, en los temas mas comunes y valiosos del producto, así que, cuando llegues a tener una necesidad para la cual tu ingeniero no tiene mucha experiencia, podría sin problema acceder a estas conferencias, buscar al consultor o al tema en cuestión, tomar la conferencia virtualmente y al terminar tener una idea mucho mas clara por donde proceder. A continuación algunas de las empresas que ofrecen cursos de capacitación virtual en SharePoint:

Invierte en la certificación de los ingenieros

Que vale más, ¿el papel o el saber? Sin duda un tema a discusión y polémico es el de las certificaciones. Quienes no están certificados dicen que no lo necesitan, quienes si están certificados lo presumen todo el tiempo, claro hay sus excepciones. En mi opinión apoyar a certificarse si debería ser parte de los objetivos de una práctica de colaboración o centro de excelencia, me ha tocado empresas que prefieren no apoyar por miedo a que se les valla el recurso, también me ha tocado empresas que te da un bono por certificarte y además te pagan el examen en caso de haber sido aprobado.

Certificarse debería ser una meta personal-profesional

Yo creo que el certificarse debe de ser una iniciativa y/o reto personal-profesional que te permita al menos en papel diferenciarte de los demás. Sabemos todos que a la hora de la hora frente a los problemas técnicos/interpersonales de un proyecto por más certificado que uno este se requiere de la astucia, sensibilidad e intuición que ningún examen de certificación podrá dar. Sin embargo, el certificarse no es algo sencillo, requiere de experiencia y de disciplina de estudio en temas técnicos con un nivel de profundidad alto. La certificación establece un marco de referencia de que tan bien conoces técnicamente algún producto y/o tecnología sobre todo que sabes por donde enfrentar técnicamente algún escenario de negocio. Estar certificado inicialmente te podrá producir un orgullo especial el cual considero sano para tu autoestima laboral y también es natural como parte de la madurez profesional. La mayoría de las empresas sienten una afinidad inexplicable por personal certificado, así que si te conviene jugar estas cartas. Adicional, tus certificados emitidos por alguna empresa internacional como Prometric o Microsoft siempre seran bien vistos por los agentes aduanales encargados de evaluar si te dan o no una visa temporal de trabajo en estados unidos :).

Certificarse ayuda en posicionar mejor con los clientes

En la mayoría de las empresas grandes con las que he trabajado hay dos palabras que siempre salen a la luz y creo que tienen una preferencia y/o afinidad intima. “Mejores Practicas” y “Certificados”. Es evidente que mencionar que tienes personal certificado en X o Y producto produce una aceptación mayor con el interlocutor y mientras mas sea el numero de tecnologías como personas certificadas, mas memorable es la reacción/impresión. Simplemente es importante desde la perspectiva de negocio poder dejar ver la realidad que se tiene en cuanto al talento y al nivel de la gente, poder concretar o respaldarlo mediante certificados es aun más impactante desde la perspectiva comercial. Por lo tanto, apoya, difunde, fomenta y contempla el desarrollo y certificación de las personas, ya que son estas las que en realidad harán realidad tus metas como empresa y merecen ser reconocidos y respaldados. Es natural que como parte del nivel de madurez profesional de las personas busquen certificarse y mantenerse certificados por lo tanto les conviene a ellos y te conviene a ti durante el tiempo que los tengas.

Educa a la gente de ventas y se claro con tu oferta SharePoint

En mi experiencia como consultor e ingeniero pre venta es aquí donde puedes experimentar el éxito y el fracaso a la velocidad de la luz. Llega la necesidad, haces una revisión del escenario, confirmas con el cliente su necesidad, validas tu escenario de solución, estimas en un plan de trabajo el tiempo que te llevara construirla, reflejas en una propuesta la solución, entregables, supuestos y sobre todo el presupuesto y/o costo, no falta el aguafiestas que levanta la mano y critica la propuesta, lo ignoras, entregas al cliente, justificas con las personal técnico del cliente, se cierra el proyecto y llega la orden de compra. En ese momento experimentas la gloria de haber sido capaz de vender un proyecto que puede pagar el sueldo anual de 3 personas en tan solo 3 meses de esfuerzo. De pronto, durante la ejecución del proyecto salta que no se visualizo bien que quería el cliente, que si cae o no cierto cambio de ultimo momento en el alcance del proyecto, que al mismo recurso lo tienes en 3 proyectos a la vez y apenas puede, casi casi que ya lo dejo la esposa, que se toman decisiones técnicas que abren riesgos importantes para el cliente, el aguafiestas tienes cara de te lo dije, en fin, visualizas que el proyecto saldrá sin ningún margen o peor aun que representara un gasto poder sacar la firma de liberación del mismo. Llega la frustración, las culpas y la pregunta ¿Qué hicimos mal? Y la respuesta “vender con esos tiempos”.

Establece un pipeline de venta y oportunidades

Como parte de las oportunidades SharePoint que van llegando con el tiempo se van apilando de una forma exponencial de tal forma que dar seguimiento puntual a los compromisos de venta que vas generando se vuelve un caos dejando una impresión de informalidad. Se le dice pipeline a un simple y sencillo mecanismo de seguimiento de las oportunidades. Crear un pipeline para la práctica de colaboración permitirá visualizar y tener en el radar de forma resumida todas las oportunidades de venta y compromisos adquiridos que se han establecido para su seguimiento apropiado. Quizás un CRM y/o sistema de gestión de oportunidades seria lo mas recomendable, lo importante es que lo tendrás para que puedas gestionar mejor, cumplir mejor y sobre todo visualizar de forma instantánea la importancia, el valor y lo estratégico que se esta convirtiendo tu practica para la empresa.

Busca automatizar el proceso de estimación

Es complejo pero para cierto tipo de proyectos SharePoint es posible. Contar con herramientas de estimación permitirá a los vendedores, arquitectos e ingenieros pre venta con una forma consistente de dimensionar proyectos lo cual puede mejorarse con el tiempo y quitar la dependencia a que solamente una persona con los conocimientos y experiencia pueda definirlo. Incluso Microsoft cuenta con frameworks de venta me parece que le llaman “Solution Acelerators” los cuales ya ofrecen un plan de trabajo, un alcance, un proceso y una estrategia de solución para escenarios muy específicos. Existe aceleradores de solución para proyectos de Search, Forms, Workflows, Portales, etc. Como parte del nivel de competencia que tienes como socio de Microsoft pueden tu gente inclusive ejecutar estos aceleradores de solución, el caso es de que el riego de estimar baja y es repetitivo la experiencia del proyecto. Hay empresas que usando metodologías mucho mas sofisticadas mediante sesiones de consultoría consultiva pueden asesorar para la construcción de herramientas de estimación. No es un esfuerzo fácil y sencillo de lograr, sin embargo es factible poder racionalizar la estimación.

Crea una presentación plantilla que muestre las capacidades SharePoint de tu empresa

Esto es esencial, tener una presentación de Power Point que describa la oferta SharePonit que como empresa tienes y promueva ante los clientes un mensaje consistente. En esta presentación regularmente se promueve el porque SharePoint es un producto tan importante para Microsoft y para las empresas que lo adoptan, se menciona tu enfoque de valor que ofreces como proveedor para el cliente en el producto particularmente y para terminar mencionar los tipos de servicios que ofreces, el equipo certificado que tienes “aquí es donde tiene impacto este tema” y los casos de éxito que has consolidado con el tiempo. Lo importante es que esta presentación sea la única que manejas para promover tus servicios, en ocasiones, el cliente a quien vas a presentar ya ofrece una serie de necesidades y ese sentido podrías personalizar la presentación solo para el cliente en cuestión incluyendo por cada necesidad que el ha puesto sobre la mesa, las características que el producto tiene para resolverlas.

Apóyate y aprende de consultores externos

Todos tenemos que aprender y perfeccionar con el tiempo lo que hemos aprendido para llegar a desarrollar una maestría en la habilidad. Los consultores externos y/o asesores a pesar de ser caros si pueden aportar valor fomentando en tu equipo valores, practicas y herramientas que permitan darle oxigeno el carbón y hacer que esos talentos que tienes bajo tu empresa puedan arder y alcanzar el nivel que necesitas para cumplir tus metas. Para cada problema, proyecto o reto tecnológico podrías apoyarte de un consultor externo para que de manera presencial o remota, aplique su filosofía de trabajo. La que yo utilizo y ha dado resultados para mis clientes es:

Análisis

En esta parte nos aseguramos de entender claramente el contexto técnico y de negocio que nos permita encontrar la mejor alternativa de solución. Una vez entendiendo todos los ángulos de un mismo problema procedemos a realizar una prueba de concepto para asegurar los pros y contras de nuestra alternativa y tomar una decisión.

Demostrar

Durante esta etapa reforzamos la capacitación de tus ingenieros a través de compartir las experiencias de campo que nuestros consultores han adquirido mediante la aplicación de las tecnologías y métodos en otras organizaciones. En un escenario concreto se presenta y de muestra la alternativa de decisión planteada.

Asesorar

Para asegurar la exitosa y correcta implementación de las técnicas y métodos sobre un proyecto en particular, trabajamos directamente con el personal responsable de la construcción de la solución, establecemos de manera conjunta el plan de trabajo, damos seguimiento a sus avances y retroalimentamos oportunamente sobre cualquier condición que pueda afectar el éxito del proyecto.

Auditar

Finalmente en esta etapa aseguramos la efectividad y eficiencia de la práctica de trabajo implementada a través de mecanismos de retroalimentación que permiten la identificación e implementación de oportunidades de mejora.

Originalmente publicado en msmvps.com

Free Synergy JQuery Accordion WebPart

Haaron Gonzalez — Tue, 07 Aug 2012 12:08:00 GMT

La empresa Synergy ha publicado en su blog oficial algunos ejemplos de código sobre como han construido parte de la experiencia de usuario de su sitio web. Por ahí tienen un post sobre este webpart de acordeón que también pusieron a disposición para que programadores pudiéramos usar su código fuente.

El proceso de implementación sufre de algunas inconsistencias que decidí atacar creando una solución de Visual Studio 2010 para empaquetar todos los pre requisitos, imágenes, hojas de estilo, dependencias JQuery, tipos de contenido etc y así facilitar la utilización del WebPart de Acordeón.

https://skydrive.live.com/?cid=da602695c8d95b70&resid=DA602695C8D95B70!107&id=DA602695C8D95B70%21107#

Grabe un video donde explico que se hizo y como utilizarlo, espero que les sea de utilidad.

Originalmente publicado en msmvps.com

Cuales son los temas estratégicos de tu empresa y como capitalizar el conocimiento de la gente con SharePoint 2010

Haaron Gonzalez — Mon, 09 Apr 2012 19:46:00 GMT

Antecedentes

En este post veremos que funcionalidades pre construidas existen en el producto SharePoint 2010 para permitir a la empresas concretar y fortalecer su estrategia de administración del conocimiento.

Introducción

Cuando la información crece de manera exponencial siempre pensamos en clasificarla de forma racional y lógica. En el pasado era común encontrar en las oficinas enormes casilleros con millones de documentos clasificados probablemente por orden alfabético. Hoy en día con el uso de los sistemas informáticos y de la paquetería de software para oficina el tema del almacenamiento y clasificación física de la información se ha delegado al área de informática, es justo decir que toda la clasificación que hoy generamos se reduce a carpetas dentro de nuestra computadora de escritorio, en especial “Mis Documentos”.

En algunos casos el departamento de informática aprovisiona carpetas públicas en la red en donde podemos copiar nuestra información y de alguna manera respaldar sobre un almacenamiento distinto al nuestro los documentos que generamos.

Sin embargo, por ser digital entonces ya no existen límites físicos que nos impidan clasificar, organizar, accede, asegurar y proteger la información de nuestra empresa de forma innovadora que responda a las necesidades de negocio. En ese sentido es bien sabido que SharePoint nos ofrece repositorios de almacenamiento con funcionalidad pre construido para facilitar el trabajo, en otras palabras, subir documentos a una biblioteca de documentos SharePoint nos permite manejar versiones de los documentos, suscribirse a alertas de correo electrónico para saber cuándo y por quien estos documentos han sido modificados, aplicar permisos de acceso y una serie de capacidades adicionales más que fortalecen al trabajador con mejores herramientas.

Volviendo al tema de la clasificación y con relación a SharePoint contamos con la posibilidad de crear carpetas dentro de las bibliotecas de documentos como la primera alternativa de clasificación la cual resulta muy conveniente para equipos de trabajo que utilizan sitios SharePoint para colaborar y comunicarse mejor.

Sin embargo, en una escala mayor a nivel empresarial y en un contexto mucho más corporativo la clasificación de documentos mediante el uso de carpetas no es una estrategia conveniente para capitalizar el conocimiento de toda la gente. Todo el trabajo de oficina que las personas realizan en una empresa está alineado a estrategias que obedecen a una visión de negocio por lo tanto el contenido que estos generan deberían de clasificarse o etiquetase de una manera más robusta y formal a fin de poder encontrar y relacionar no nada más la información sino el conocimiento de manera más rápida y ágil. Es por ello que actualmente es una necesidad imperante para los directores de TI el poder clasificar el contenido empresarial de una manera que represente y consolide el capital intelectual de la organización para lograr una administración del conocimiento que represente para los empleados y la empresa una ventaja competitiva.

Servicio de Administración de Metadatos, el Servicio de Perfiles de Usuario y el Servicio de Búsquedas

En la edición estándar y empresarial de SharePoint Server 2010 se cuenta con una aplicación de servicio llamada Servicio de Administración de Metadatos el cual ofrece un motor de gestión de etiquetas y términos de carácter general que los empleados usan para clasificar el conocimiento expresado en documentos y archivos de oficina. En conjunto con la aplicación de servicio de Perfiles de Usuario estos términos y etiquetas se comporten de forma relacionada para proveer información contextual y específica para cada etiqueta.

En el siguiente ejemplo vemos a un usuario clasificando documentos y haciendo uso de las opciones de SharePoint para etiquetar documentos en una biblioteca de documentos.

En la siguiente imagen vemos una página de perfil de la etiqueta. En esta página del perfil podemos ver lo siguiente:

Que otros documentos han sido etiquetados con la misma etiquetas
Que personas se han declarado como expertos en esa etiqueta o tema para recibir preguntas sobre el mismo
Pizarra de notas sobre el tema en cuestión
Enlace para seguir o suscribirse a esta etiqueta
Enlace para buscar a las personas que también se han suscrito a la etiqueta

La integración que se tiene con el Perfil de usuarios permite conectar la funcionalidad de las etiquetas con la funcionalidad del perfil. En conjunto como organización se puede contar con toda una propuesta de gestión de contenido donde las personas son los principales actores que de forma vibrante y completamente transparente capitalizan el conocimiento.

En la siguiente imagen vemos como la opción de “Add to Ask Me About in Profile” de la página de perfil de la etiqueta se termina mostrando en la sección de “Ask Me About” en la página del perfil del usuario.

Así mismo y como parte de la integración mencionada anteriormente se tiene la opción del Newsfeed como una alternativa para suscribirnos al contenido y etiquetas que más nos interesa para estar al tanto de aquellas actividades y operaciones que suceden en el portal.

Es improtante mencionar que tambien el Social Connector de Outlook 2010 muestra la informacion del Newsfeed.

En el enlace de My Interest el usuario puede elegir de un grupo de categorías que eventos le interesa rastrear desde esta opción de suscripción.

Podríamos comparar esta opción como un timeline corporativo que nos permite estar siguiendo tanto personas como etiquetas o temas estratégicos de la organización.

Por otro lado, el motor de búsquedas de SharePoint también juega un papel muy importante en la administración del conocimiento ya que muestra los temas o etiquetas como panel de refinamiento de los resultados de las búsquedas permitiendo segmentar y encontrar la información de manera mucho mas sencilla.

En la siguiente imagen vemos los distintos paneles de refinamiento de los resultados de las búsquedas y entre ellos el de las etiquetas.

Admnistración del Conocimiento en Sitios de Colaboración

Ahora bien, ya dentro de un sitio de colaboración para un proyecto o equipo por ejemplo, los usuarios pueden contar con un mapa de etiquetas con el cual fácilmente puedan navegar y contactar a los usuarios expertos.

También las bibliotecas de documentos que cuentan con contenido etiquetado pueden exponer en un menú de filtrado todas las etiquetas para ofrecer un mecanismo mejorado de consulta de la documentación.

Esta imagen ha sido tomoada de http://www.endusersharepoint.com/EUSP2010/2010/04/14/10-ways-sharepoint-2010-improves-findability/

El cliente de Office no podia quedarse atras y el sistema de etiquetas tambien se pone a disposicion en los productos que nuestros usuarios usan dia con dia, por un lado tenemos el panel de informacion del documento en donde vemos el seleccionador de etiquetas.

En la opción de Backstage View de cualquier cliente de Office tambien tiene integración con el Manage Metadata Service.

En resumen

En SharePoint 2010 se tiene funcionalidades disponiblse para establecer una estrategia de administración del conocimiento usando cualquier edición del producto estándar o enterprise. Sinceramente, siento que para una organización donde Knowledge Management es una imperante necesidad, el servicio de Perfiles de Usuario, Servicio de Administración de Metadatos y Servicio de Búsquedas son una alternativa muy valiosa hoy en día para hacer del conocimiento una ventaja competitiva. Todas estas aplicaciones de servicio requieren de planeación por separado para su configuración y aprovisionamiento acorde a las necesidades y objetivos de la empresa; y muy importante su puesta en marcha para fomentar un cambio cultural en la forma de trabajo y asegurar que los usuarios finales utilicen y participen en el proecso para capitalizar el conocimiento empresarial y hacer frente con exito a la competititvidad.

Haaron González

Originalmente publicado en msmvps.com

Como entender las necesidades SharePoint de los amigos a los que no queremos hacer enojar

Haaron Gonzalez — Fri, 16 Dec 2011 17:38:00 GMT

Cuando implementamos SharePoint y éste empieza a tener auge en la empresa vemos que de pronto tienes a gerentes, ejecutivos o jefes de área de esos que no quieres hacer enojar, interesados en tener su sitio SharePoint para su departamento. He notado que algunos ejecutivos piensan que con solamente tener un sitio SharePoint dedicado mágicamente ya colaboran y están totalmente comunicados. La realidad es que un sitio de equipo SharePoint es tan efectivo como irrelevante si no dedicamos tiempo a definir qué características del producto serán utilizadas, aprovisionadas y debidamente configuradas especialmente para resolver alguna carencia de colaboración y/o comunicación. Por lo tanto, cuando entrevisto a estas personas para entender realmente qué necesitan independientemente de lo que quieren utilizo el siguiente enfoque para realmente identificar que problema de negocio se intenta resolver para lo cual consideren que un flamante sitio de equipo SharePoint es una alternativa de solución.

1.    Documento de Requerimientos de Negocio para Sitio de “area”
1.1.    Objetivo de Negocio / antecedentes de la solicitud
1.1.1.    Descripción del problema
1.1.2.    Prioridades
1.2.    Especificación (registrada por el dueño del negocio)
1.2.1.    Característica deseada 1
1.2.2.    Característica deseada 1
1.3.    Enfoque de aceptación por usuario final
1.4.    Plan de comunicación a usuarios finales

Por cada característica deseada pedimos que se capture un antecedente u observaciones que no tengan que ver con características de SharePoint sino de problemas o escenarios de negocio que se busquen tener o resolver. Por ejemplo, si el dueño del negocio nos dice que quiere un calendario o foro de discusión como una característica deseada, intento entender para que requieran ese calendario o foro, tratamos de ver cuál es el aspecto relacionado con la colaboración y/o comunicación que realmente está necesitando y para lo cual nuestro cliente considera que SharePoint sin duda es la herramienta ideal.

Al final este documento refleja las carencias, preocupaciones y sobre todo lo que realmente le duele o desea este ejecutivo preocupado por el empoderamiento de sus subordinados.

Como un consejo, durante la entrevista puedes ir llenando el documento con la información que estas recopilando, al finalizar comentas que mandaras un documento borrador para asegurar que realmente entendiste la necesidades y que solicitas una revisión y edición por parte del dueño de negocio integrando lo que considere necesario. Al terminar la sesión retocamos y editamos un poco mejor el documento quitando de momento aspectos relacionados con temas de SharePoint y orientando el texto a las necesidades y/o problemas de negocio lo mandas y esperas la retroalimentación del dueño de negocio.

Una vez teniendo, entonces inicias con la especificación técnica de solucion al problema y esto será otro post.

Saludos!

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Lista de Tareas de Proyecto en SharePoint 2010, ver para creer!

Haaron Gonzalez — Fri, 04 Nov 2011 18:35:00 GMT

Aquí una pequeña gema que estoy seguro a muchos les podría servir. Al soportar listas de tipo tareas de proyecto en SharePoint 2007 muchas empresas se embarcaron en utilizar esta funcionalidad como una alternativa ligera para administrar proyectos o iniciativas de envergadura moderada.

En SharePoint 2010 se mejoró drasticamente la funcionalidad de este tipo de lista y se agregó integración con el cliente de Microsoft Office Project así como otras características que ya hacía falta soportar.

Simplemente creamos una lista de tipo Project Task.

Y de forma inmediata podemos apreciar que se tiene una vista Gant mejorada ya que adicional a los datos normales de la lista de tarea como fecha de inicio, fecha de finalización, nombre de la tarea, etc. se agregaron predecesor permitiendo con esto soportar tareas anidadas que se asemejan mucho a los planes de trabajo que conocemos y utilizamos día a día.

La sincronización con el cliente de Project es bidireccional, permite la lectura y escritura de tareas. Simplemente damos clic en Open Schedule y esto carga el cliente de Project y realiza un proceso de sincronizacion.,

Al dar clic en Yes, Project obtiene desde SharePoint los metadatos y datos de la lista en cuestion y deposita el contenido en el cliente de project. Ahora si podemos utilizar la funcionalidad de gestion y calculo que el cliente de Project tiene.

Para sincronizar usamos el Backstage de office, simplemente seleccionamos File y en la interface que se muestra, vemos la opcion de sincronizar.

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Accediendo a documentos SharePoint desde explorador de Windows

Haaron Gonzalez — Thu, 20 Oct 2011 08:38:00 GMT

El día de hoy me contactó un colega para preguntar sobre cómo manejar la información de una biblioteca de documentos SharePoint 2010 desde una experiencia de usuario totalmente familiar que no requiera capacitación y/o dependencia al uso del mismo SharePoint como tal.

El escenario consiste en poner a disposición un conjunto de archivos a un grupo de personas que se encuentran geográficamente dispersos y que requieren colaborar en el consumo y edición de los mismos archivos. Claro que uno primeramente piensa en crear un sitio de equipo y mostrar las bondades pre fabricadas del producto, sin embargo, fue muy estricto en especificar que la experiencia de usuario debe de ser desde explorador de Windows ya que la manera en que trabajan estas personas es abrir un multiples de archivos relacionados de un software no convencional con simplemente seleccionarlos desde el explorador de windows, dar clic derecho y abrirlos.

La solución que pude ofrecer fue la de mapear una biblioteca de documentos de SharePoint 2010 hacia una unidad lógica dentro del disco duro para que así se pueda trabajar con los archivos sin necesidad de acceder al portal SharePoint desde un navegador y seguir respetando el requerimiento de seleccionar y abrir conjuntos de archivos.

Buscamos la biblioteca en cuestión y en el Tab Library del Ribbon elegimos la opción de Open with Explorer:

Esto carga una ventana de explorador de Windows con las carpetas y elementos de nuestra biblioteca de documentos. Seleccionamos y copiamos la dirección Url de la ventana de explorador de Windows y presionamos la tecla Alt para mostrar la barra de menú, damos clic sobre Tools y seleccionamos el sub menú Map Network drive para cargar la ventana de configuración de mapeo de un ruta de red.

Configuramos la unidad de red con la informacion de unidad y las credenciales necesarias para acceder.

Especificamos la unidad que se asignara a esta carpeta. En Folder pegamos nuestra dirección Url copiada desde el explorador de Windows. Damos clic en Finish, con esto se configura en nuestro explorador de Windows una nueva unidad de disco duro que de forma directa mapea el contenido de una biblioteca de documentos.

Cuando los usuarios acceden a su equipo simplemente cargan su explorador de Windows y tienen a su disposición los documentos de SharePoint.

Es posible renombrar la unidad con algo un poco mas descriptivo.

Asi mismo es posible crear un Group Policy Object para empujar a todos los usuarios del dominio la configuracion mencionada sin necesidad de que los mismos usuarios tenga que realizarla.

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Facilitando el descubrimiento con SEO Toolkit

Haaron Gonzalez — Tue, 27 Sep 2011 20:23:00 GMT

Para todos aquellos que construimos soluciones para Internet es necesario contemplar como agregar metadatos a nuestras páginas para que buscadores o servicios de búsqueda permitan encontrarlas, indexarlas y potencialmente arrojarlas como resultados.

Sin embargo, no solamente llenar de metadatos los encabezados de nuestras páginas es suficiente para permitir a servicios de búsqueda encontrar y rastrear el contenido. Es necesario asegurar que nuestro sitio web cuenta con enlaces propiamente vinculados a otros sitios, contenido ligero y accesible, código HTML bien formado que cumple con los estándares, entre otros elementos y referencias importantes de revisar.

SEO Toolkit es una herramienta que nos permite optimizar nuestros sitios web para un mejor decrubrimiento por parte de servicios y motores de busqueda. SEO Toolkit analiza nuestros sitios y recomienda posibles mejoras que podemos realizar y así facilitar a los servicios de búsqueda el encontrar nuestro contenido. Podríamos pensar que SEO Toolkit es un agente analizador que identifica como optimizar nuestros sitios para facilitar su descubrimiento en internet.

Esta es una herramienta de Microsoft por lo tanto se instala sobre IIS 7.0 y hace uso de SQL Server 2008 para recopilar y almacenar el resultado de los análisis. Así mismo este componente se integra a IIS 7 y permite acceder a reportes, reglas, validaciones y sugerencias para mejorar nuestro portal.

Cuando creamos un nuevo análisis podemos configurar el sitio que queremos analizar, el número de enlaces que deseamos revisar, la autentificación que se deberá soportar y todo lo necesario para que la herramienta desempeñe una revisión de forma adecuada.

Los resultados obtenidos son muy valiosos ya que nos carga validaciones e incumplimientos que se realizaron. Por cada incumplimiento nos da un alto nivel de detalle entre ello la posible solución. Por fin ya no tendremos que recurrir a otras herramientas de análisis de sitios web.

Ya hacia falta una herramienta tan valiosa como esta, que bien que Microsoft identificó el hueco y nos proporciono una alternativa aceptable. Estoy seguro que SEO Toolkit aportará mucho valor para tus proyectos web.

Dejo el enlace del sitio para que proceda a evaluar e instalar.

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La productividad por las nubes

Haaron Gonzalez — Wed, 11 May 2011 05:14:00 GMT

Microsoft Office 365 lleva la productividad al alcance de empresas de todos los tamaños, mediante el modelo de software como servicio, combina el poder de cómputo de “Office cliente” y de internet “Office en la nube” para fortalecer la colaboración y comunicación organizacional.

Si eres una organización que necesita apoyarse de la informática para mejorar procesos donde actualmente te encuentras limitado, Office 365 es una opción viable.
Si deseas invertir en informática mas no quieres incurrir a los costos asociados por poseer la propiedad de hardware y de software por temas de licenciamiento o depreciación, Office 365 es para ti.
Si requieres que trabajadores del conocimiento accedan a la información de tu empresa de forma segura, cualquier hora, en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo, Office 365 es para ti.

En un modelo de software como servicio, Office 365 renta el uso de un conjunto de productos de la familia Office instalables y accesibles vía web que configurados e interconectados entre sí, ofrecen una propuesta sólida y robusta para fortalecer la productividad de los empleados mediante la colaboración y comunicación.

Los productos de Office 365 son:


	La herramienta de productividad líder en la industria, totalmente conectado y accesible, permitiendo a los empleados trabajar desde su equipo local Office o desde internet mediante Office Web Apps
	Gestor de correo electrónico, calendarios y contactos conectados, accesible a través de los servicios de la nube, permitiendo a los empleados comunicarse desde cualquier parte entre ellos y con terceros usando su equipo local o Office Web Access.
	La herramienta de colaboración que pone a los documentos de tu empresa en el centro de todo, permitiendo a los empleados compartir, colaborar y consolidar el conocimiento expresado en documentos, presentaciones, hojas de cálculo entre otros.
	Experiencias de mensajería instantánea, presencia virtual, reuniones en línea y conferencias de audio y video que eliminan barreras geográficas en el trabajo y acercan a las personas.

Los beneficios de Office 365 son:

Acceso a correo electrónico, documentos, contactos y calendario desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo
Seguir trabajando con Office y con los programas que los usuarios conocen.
Esquema de costo predecible y flexible con modelos de uso por licencia o pago fijo.
No gestión técnica que asegure la disponibilidad, escalabilidad, seguridad, redundancia y restauración del servicio y los datos ante cualquier eventualidad

Actualmente Office 365 se encuentra en versión Beta.

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Microsoft adquiere a Skype

Haaron Gonzalez — Tue, 10 May 2011 12:40:00 GMT

Hoy nos despertamos con la noticia de que Microsoft adquiere a Skype para fortalecer su plataforma de comunicación.

Skype cuenta con millones de usuarios y su servicio de comunicación instantánea por internet es el mas utilizado en el mundo.

Combined companies will benefit consumers, businesses and increase market opportunity

http://www.microsoft.com/Presspass/press/2011/may11/05-10CorpNewsPR.mspx

Más tarde en rueda de prensa se presentaran los detalles de esta adquisición, aquí podrás ver http://www.microsoft.com/Presspass/presskits/corpnews/ .

Personalmente a mí me gustaría:

Programar aplicaciones Skype con .NET
Hacer una llamada Skype con solo dar clic a la presencia de un usuario en un portal SharePoint
Integrar Skype con Silverlight
Etc.

Como reflexión:

Hay que tener sensibilidad al contexto de negocio que motiva a cualquier empresa a tomar decisiones que de primera mano parecieran contradictorias.
Si no te gusta la adquisición entonces has tu propia empresa.
¿a caso no ves oportunidades?

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Configurando y trabajando con el idioma español del .NET Framework 4

Haaron Gonzalez — Fri, 21 Jan 2011 10:08:00 GMT

Desde el punto de vista de programador cuando construimos una aplicación ASP.NET usando el motor de ejecución .NET Framework instalado en el idioma inglés, vemos que los mensajes auto generados por el motor de ejecución estan en inglés. Mensajes como las descripciones de los controles de validación, mensajes de un control de tipo LogIn, los títulos de las acciones de un GridView que soporta edición o eliminación, los títulos de los opciones de un control de tipo calendario e innumerables ejemplos más.

Control LogIn con la configuración predeterminada en ingles

Control GridView con la configuración predeterminada en ingles

Para resolver este tema de la auto generación de mensajes en el idioma que requerimos, necesitamos configurar las características de Globalización en el web.config y también necesitamos ejecutar la instalación del paquete de idioma del .NET Framework en español. Esta demás mencionar que podemos mejorar nuestra productividad respecto a la edición manual de tanto mensaje.

Lo que haremos es descargar el paquete de Idioma en español del .NET Framework, en este caso descargaremos el paquete de idioma en español del .NET Framework 4 de aquí. Ojo, este paquete no contiene los ensamblados o el motor de ejecución del .NET Framework sino más bien los mensajes en español de los controles, errores y elementos internos del motor de ejecución.

Toma las consideraciones pertinentes en caso de utilizar esta alternativa, ya que tendrás que llevarte a tus servidores de producción el mismo instalador de paquete de idioma que estés usando para continuar con estos beneficios.

Una vez que tengas instalado el paquete de idioma en español del .NET Framework 4.0, lo que falta es implementar la configuración a nivel Globalización y Localización. Globalización y localización en el contexto de.NET se refiere a especificar en nuestro aplicativo las características de idioma y manejo de datos de tipo moneda, calendarios y formatos de fecha correspondientes, esta configuración puede aplicarse en distintos niveles, a nivel global “toda la aplicación” o a nivel página “solo una página” o a nivel programático “comúnmente usado para cálculos monetarios o de fechas en ciertas porciones de nuestra aplicación”.

Vamos a configurar a nivel global la globalización de nuestra aplicación web. Accedemos al archivo web.config de nuestro aplicativo y agregamos la siguiente línea:

Esto sobre escribe cualquier configuración relacionada con el idioma en nuestra aplicación web especificando que usaremos las características del idioma español y en particular moneda en pesos. Por ejemplo si usamos es-ES también estaríamos usando idioma español solo que con moneda de en euros. También podemos usar la palabra auto dentro de estos atributos para especificar que la configuración de la localización provenga de las opciones de configuración del idioma establecidas en el navegador de internet del usuario que esté haciendo la petición a la aplicación.

Ahora sí, cualquier control con el que arrastremos sobre nuestro paginas ASP.NET en tiempo de ejecución tendrán su descripción totalmente en español.

Control LogIn con la configuración del idioma en español

Control GridView con la configuración del idioma en español

Suerte!

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Consideraciones para poner en marcha soluciones personalizadas SharePoint en ambientes de producción de nuestros clientes

Haaron Gonzalez — Sun, 10 Oct 2010 11:44:00 GMT

Seguramente como desarrollador puede que seas el responsable o miembro de un equipo de desarrollo encargado de realizar el análisis, diseñar, construcción, pruebas o implementar una solución de colaboración, por tal motivo quiero compartir algunos consejos relacionados con este tema ya que es muy sano para todos los involucrados delimitar los ámbitos de responsabilidad para asegurar que nuestro trabajo “que definitivamente coadyuva con el de otros” pueda fluir de manera elegante y contundente.

Inventario de soluciones: Es importante tener en cuenta aquellas otras soluciones de colaboración que se tengan implementadas en el ambiente de producción con la finalidad de asegurarnos que nuestra solución o sus pre-requisitos no infieran con las otras. Esto sucede por ejemplo cuando usamos las extensiones de AJAX más recientes y que desarrollos anteriores hagan uso de las extensiones de AJAX 1.0.
Validación de estado de ejecución de cada solución: Antes de tocar al servidor y una vez teniendo el inventario de soluciones, asegúrate de saber y dejar en claro con el cliente cuales de estas se encuentran en debida operación y cuáles no. Esto es para eliminar el riesgo de que te hagan responsable del fallo de alguna después de que estuviste en la granja. Toma una impresión de pantalla de la sección de Solution Management donde se pueda ver el estado de implementación actual de todos los WSP instalados.
No implementes en horas de oficina: parece hasta broma pero sucede que por falta de comunicación puedas pensar que la granja está vacía y que por eso te citaron a las 10:00 AM a implementar. Busca siempre una hora donde se sepa que usuarios no estarán utilizando los servicios de la granja y aconseja al cliente de realizar un comunicado oficial donde se especifique la ventana de tiempo requerida y la intermitencia del servicio. Recuerda que cuando implementamos hacemos IISRESET o modificaciones al web.config y esto causa un reciclaje que potencialmente puede transformarse en momentos de downtime o intermitencia del servicio.
Respaldo de los eventos del visor de eventos: Es esencial asegurarte de tener en cuenta que eventos tanto de información o de error están registrados previo a tu intervención, si encuentras alguno que sea importante de entender sugiero exponer al cliente el estatus y dar un par de sugerencias para mitigarlos previo a tu intervención. Es común encontrar errores relacionados con el rastreo de las búsquedas y con el tamaño de los logs. Antes, durante y después de tu intervención en la granja te recomiendo realizar múltiples respaldo de los elementos que se estén registrados en el visor de eventos con la finalidad de detectar posibles colisiones funcionales producto de la instalación de tus pre-requisitos o tu funcionalidad. También si quieres ser demasiado critico en este tema, se recomienda que durante cada paso de tu implementación te asegures de que las otras aplicaciones web siguen funcionando invocándolas directamente desde un navegador.
Revisar lo servidores de la granja y los servicios: Solicita un diagrama de la granja SharePoint, las organizaciones normalmente cuentan con la documentación o memoria técnica que algún proveedor realizo cuando implemento la granja de producción. Valídalo, valida que lo que está descrito en esa memoria técnica este físicamente configurado en producción y da a tu cliente evidencia de ello. Él lo agradecerá. Aquí es importante comentar que si detectas algún riesgo en la configuración lo menciones previo a tu intervención, por ejemplo, contar con el rol de Web Application en todos los servidores de la granja “index, search, sso” y que solamente se encuentren configurado 2 en el balanceador. Cuando haces despliegue de tu WSP estos estarán eternamente en estado de “Deploying” debido a que no pueden implementarse en los otros servidores que cuentan con el rol de Web Application que están fuera de los registrados en el balanceador. En la herramienta central de administración dentro de operations está la opción de Servers in farm, date el tiempo de analizar cuales servidores son Web Front End y que servicios se encuentran configurado. Insisto, toma una impresión de pantalla y si notas alguna inconsistencia de configuración comunícalo al cliente o a alguien que te pueda asesorar.
Siempre utilizar archivos “WSP”: Los archivos WSP que significan “Web Solution Package” son paquetes de despliegue de archivos y ensamblados que se ejecutaran dentro del contexto funcional de SharePoint. Estos paquetes cuentan con toda una serie de instrucciones fijas y precisas sobre donde ubicar los archivos y recursos que estamos instalando con la finalidad de poder retraerlos en algún momento dado sin perder absolutamente nada de funcionalidad o configuración. Así mismo, estos archivos los podemos utilizar para re instalar en alguna otra granja la misma funcionalidad sin tanto esfuerzo ya que estos se encargan de acomodar los archivos y recursos en el lugar esperado.
Ejecutar un respaldo de la granja en un servidor adicional: esta opción normalmente siempre está configurada para hacerse de manera incremental. Solo asegúrate de que el cliente cuente con un respaldo reciente de toda la granja y asegúrate de tener la certeza de ante cualquier eventualidad el cliente pueda recuperar el estado de su granja. No olvides copiar la carpeta 12.
Crea un plan de despliegue: define la estrategia de despliegue desde el punto de vista técnico y logística donde se pueda acordar con los distintos actores las actividades, tiempos y sobre todo los requisitos para poder ejecutarse. Mientras el cliente sepa que esperar y entienda todas las posibles consecuencias positivas y negativas estarás con la posibilidad de poder levantar la mano y solicitar lo que necesites con la certeza de que la solución fluirá pronto.
Ten un plan de desinstalación: Define la estrategia de rallback a la implementación en caso de algún fallo donde de plano no sepas que está pasando.
Manten un buen humor, respirar profundamente, ser muy cuidadoso, tomar en serio las cosas, ir generando manualmente una bitaccora de movimientos de instalacion, etc etc.

Hay mas recomendaciones que podamos incluir en esta lista, vamos abriendo la discusion y por favor comparte las que en tu experiencia consideres pertinentes nos enriquecernos todos.

Originalmente publicado en msmvps.com

Introducción a Business Connectivity Services

Haaron Gonzalez — Sun, 06 Jun 2010 20:22:00 GMT

En Office SharePoint Server 2007 se llamaba Business Data Catalog (BDC) y ahora en SharePoint 2010 se llama Business Connectivity Services (BCS) la estrategia para lograr la interoperabilidad o integración de SharePoint con otras fuentes de datos externas. Sucede que cuando utilizamos SharePoint como nuestra intranet tarde o temprano se requiere exponer información de otras aplicaciones en algún sitio o portal y BDC ahora BCS es la respuesta para habilitar ese y otros escenarios más como:

Capacidades de lectura y escritura en fuentes de datos externas como bases de datos o aplicaciones de linea de negocio
Capacidades de interoperabilidad con servicio WCF (Windows Communication Foundation)
Capacidades de lado cliente para soporta escenario fuera de línea
Capacidades de extender mediante un API
Capacidades de relacionar datos estructurados con no estructurados

He compilado un muy breve e introductorio video donde se demuestra como en tan solo 8 minutos podemos experimentar a grandes rasgos lo que BCS aporta fuera de la caja.

Introducción a Business Connectivity Services

Aqui dejo también el video en formato WMV con mayor resolucion.

Originalmente publicado en msmvps.com

Consideraciones para acercamos al tomador de decisiones de un proyecto SharePoint

Haaron Gonzalez — Fri, 07 May 2010 17:13:00 GMT

Hoy quiero platicar de algo un tanto distinto de lo que acostumbro publicar en mi blog. Para aquellas personas que son consultores SharePoint o ingenieros de Pre Venta de soluciones de colaboración en algún momento del ciclo de vida de venta se requiere de nuestra intervención para identificar las necesidades de negocio y dimensionamiento técnico necesario para poder plasmar en una propuesta comercial nuestro alcance técnico y enfoque humano que será necesario constituir para auxiliar a nuestro cliente.

Sin duda, existen muchas formas de hacer el acercamiento sin embargo aquí dejo algunas de las preguntas que acostumbro hacer cuando estoy en reunión con el cliente final, esto no es una guía simplemente es lo que he probado con el tiempo.

Cuál es el problema actual que desea resolver. La intención de esta pregunta es identificar que es lo que el cliente considera problema a resolver. La idea es ponernos en los zapatos del cliente y entender en primera instancia el problema en general y aquellas razones subyacentes que lo justifican. En ocasiones es importante preguntar él porque considera que con SharePoint podría obtener la solución.
Cuál es la situación deseada. Es importante identificar de manera preliminar la visión final que tiene el cliente de lo que considera puede ser la solución que podríamos plantear. Es muy importante separar el tema técnico del tema de negocio. Lo que hay que indagar aquí es desde el punto de vista de negocio cuales son los entregables, métricas y por qué no las fechas en las que el cliente desea verse avante respecto a la solución requerida. No hay que perder de vista lo que el cliente cree que necesita y que considera una situación ideal, al final del día, buscamos satisfacer y exceder las necesidades de nuestro cliente y quien mejor que nos pueda dar una visión de lo que se considera satisfactorio.
Cuál es la prioridad para la organización o departamento de implementar la solución. Es crítico desde el punto de vista comercial identificar que esta oportunidad tiene una alta probabilidad de concretarse. Así mismo desde el punto de vista dimensionamiento hay que tener en cuenta las implicaciones positivas y negativas de alinearnos a las fechas idóneas para el cliente y como estas tienen nos impactan.
Nombre de las áreas involucradas en la solución. En el afán de poder visualizar a quien estaría tocando nuestra solución es importante desde una primera etapa identificar que otras áreas de la organización infieren en el proceso que se busca automatizar. En cierta medida el valor que una solución aporta al negocio deja un precedente importante de evaluar. También nunca hay que dejar de ver si la solución que estamos entendiendo es de misión crítica para el negocio y/o de alto impacto. Por misión critica nos referimos a lo estratégico y operativo de la solución, lo crucial que esta es para el proceso y para el negocio. Por alto impacto, lo entendemos como el grado en que la gente estará expuesta a la solución y que tanto esta influirá en la cultura de la organización de forma positiva “cuando esta sea innovadora y funcional” y negativa “cuando esta falle”.
Un aproximado de usuarios finales que estarían usando la solución. En estos tiempos donde tenemos una gran necesidad de procesamiento de datos y donde ahora tenemos arquitectos de software es necesario dimensionar el posible nivel de demanda de procesamiento que la solución potencialmente requerirá con el objeto tener en cuenta y hacerle ver al cliente las implicaciones de hardware y de software que tendrá que contemplar como parte de la solución que estaremos planteando. El tema de la conectividad, trafico, disponibilidad, seguridad, escalabilidad, desempeño y crecimiento exponencial de los datos entre otros son aspectos que se tienen que contemplar desde la etapa comercial para poder establecer y acordar los supuestos para la optima implementación de nuestra solución. Además, cuando construimos una solución tenemos que anticiparnos y ver los costos aproximados de carga y mantenimiento a corto, mediano y largo plazo. Personalmente creo que un cliente aprecia el poder decirle como vemos a 2 o 4 años que se comportara nuestra solución.
Que esfuerzos se han realizado en el pasado para resolver el problema. Uno nunca sabe que cosas puedes encontrar y que ideas valiosas se pueden re utilizar de aquellos esfuerzos o experiencias pasadas respecto a la solución. En cierta forma hay que ser afines a la inversión en tiempo y dinero que nuestro cliente ha hecho en el pasado para poder re utilizar lo que se pueda en todos los sentidos cuando esto coadyuva y aporta. Así mismo, identificar si es posible con que otros proveedores o colegas han colaborado con la finalidad de encontrar alguna relación positiva o visualizar alguna amenaza potencial. En mi experiencia me he encontrado con empresas y colegas que recomiendan los servicios.
Actualmente en cuanto tiempo se realiza el proceso en cuestión y en cuanto tiempo seria lo óptimo. Sinceramente esta pregunta personalmente me parece importante. El poder detectar como opera hoy un proceso y cuantificarlo en tiempo, dinero o esfuerzo deja un indicador contra el cual podremos evaluarnos en el futuro para poder afirmar con datos concretos que fue un éxito nuestra intervención. Parte del orgullo del trabajo que hacemos se sustenta en el indicador. Proveedores de tecnología como Microsoft está siempre muy sensible a estos temas ya que dejan un antecedente favorable que en términos de mercadotécnica tiene un valor e impacto. Sin duda entender lo que considera éxito nuestro cliente nos dará la pauta de cómo proceder. Otro punto que en ocasiones he aplicado es acerca uno o dos años después justamente para ver indicadores y ahorros, en alguna ocasión en un proyecto fueron millones de pesos que se ahorraron en papel y el cambio cultural vino a elevar el nivel de calidad de los trabajadores del conocimiento. De verdad, este punto es un indicador estratégico.
Cuenta con plataforma Microsoft y porque la usa. Esta pregunta nos permite saber la postura de nuestro cliente respecto a las propuestas de Microsoft lo cual es importante ya que con esto podremos compartir libremente como algunas tecnologías y productos podrían integrarse para resolver distintas necesidades. Por ello, si la posición es a favor sabemos que podemos aportar mucho más, si la posición es neutral o no a favor nos mantenemos al margen y alerta para posicionar productos o tecnologías cuando sea pertinente o nos pregunten.
Cuenta con esquema de licenciamiento Microsoft. El tema de licenciamiento siempre ha sido algo crítico y delicado. Si nuestro cliente cuanto con algún acuerdo empresarial o esquema de licenciamiento buscamos nosotros tratar de utilizar donde haga sentido aquellos productos que se tengan licenciados como OCS, RMS, Exchange, Office, etc. Además, siempre es de vital importancia para el presupuesto de un proyecto el contemplar el licenciamiento desde una etapa temprana. En ciertas ocasiones cuando el esquema de licenciamiento esta por expirar aquí podría ser conveniente integrar a la subsidiaria local de Microsoft en el proceso para apalancar una renovación de contrato y por parte de Microsoft en ocasiones financiar nuestra solución. Todos ganamos.
Cuenta con directorio activo y que tanto representa su jerarquía organizacional. Para proyectos de colaboración con SharePoint el tema del uso de directorio activo toma relevancia ya que aporta parte del esquema de seguridad que podríamos manejar en nuestra solución. Además de la integración de otras tecnologías. En alguna ocasión un representante de ventas “account manager” de la subsidiaria local de Microsoft especializado en Information Worker me dijo, aportamos valor para este cliente solo si tiene directorio activo y Exchange.
Cuenta con equipo de desarrollo de software, en caso de que si, en que tecnología desarrollan. En el caso de nuestro cliente tenga algún programador o algún equipo de desarrollo es importante identificar que plataforma de desarrollo utilizan y ese sentido cual es su visión. La idea aquí es el poder alinear nuestra solución a desarrollar con el estándar o metodología de nuestro cliente en caso de existir, si no se cuenta, entonces involucrarlos y transferir nuestro proceso a ellos. Así mismo, dado el contexto del equipo de desarrollo en ocasiones conviene incluir en nuestra propuesta servicios u horas de capacitación técnica o transferencia de conocimiento para que el equipo de desarrollo de nuestro cliente pueda recibir y certificar nuestro trabajo. Además de que es parte de nuestra naturaleza influir o divulgar lo nuevo en tecnología de desarrollo Microsoft.
Que versión de Office System usan los usuarios finales. Office 2007 aporta una gran capacidad de conectividad con SharePoint 2007, la sincronización que actualmente se tiene es una fundación con la cual podemos construir soluciones personalizadas usando de capa de presentación los mismos productos cliente de la familia Office. Si nuestro nos indica que se usa Office 2000 y Office 2003, es importante tomar en cuenta en nuestro dimensionamiento y diseño general de nuestra solución este punto ya que Office 2003 no cuenta con tantas características de sincronización con SharePoint y hay que asegurarnos de comunicar a nuestro las expectativas y posibilidades de las tecnologías con las que cuenta. Uno nunca sabe y quizás seamos el detonador para actualizar los escritorios por nuevas versiones de Office.
Se cuenta con presupuesto. En mi experiencia dependiendo de la región en donde hagas negocio esta pregunta puede incomodar, así que toma en cuenta eso. Desde el punto de vista comercial es muy importante poder sentir al cliente en este tema. El saber que se cuenta con presupuesto asignado o que se está en pláticas de asignarlo nos da un alto nivel de probabilidad de cierre del proyecto y por ello podemos entonces empezar con un alto nivel de certeza a coordinar la logística y agenda de los consultores que estarán involucrados. Sin mencionar lo que representa financieramente.
Cuando se ve arrancando este proyecto. Esta pregunta también nos deja ver cómo y cuándo debemos empezar a coordinar con el área de operación de nuestra empresa la logística y asignación de recursos humanos, técnicos y físicos. Empezamos a ponerle fechas a nuestros planes generales de venta y hacer nuestra planeación de la operación.
Hay algún procedimiento requerido para darnos de alta como proveedor. Esta pregunta nos permite saber cómo podemos iniciar con el procedimiento de alta como proveedor para que el tema de las políticas de pago nos impacte tanto. No hay nada mejor que estar debidamente registrado y alineados con nuestro cliente para que al momento de cerrar los compromisos contractuales estemos preparados.

Bueno, estas fueron algunas de las preguntas que se dan en los primeros acercamientos y que considero importante hacer durante algún proceso de visita con el cliente tomador de decisiones. Sin duda, hay muchas mas que seria valioso compartas en este espacio. Estas preguntas, NO son una guía sino lo que a mí bajo ciertos contextos de negocio me ha funcionado y hoy quiero compartir con la comunidad SharePoint.

Suerte y tu que preguntas haces?

Originalmente publicado en msmvps.com

Plantilla de ASP.NET AJAX 1.0 para Visual Studio 2008

Haaron Gonzalez — Sun, 23 Dec 2007 17:56:29 GMT

Todo mundo feliz y contento con la liberación de la versión 2008 de Visual Studio. Vemos un bonche de nuevas características y mejoras que indudablemente pensamos incluir en algún nuevo proyecto. Sin embargo, estoy seguro que hay proyectos que seguimos construyendo sobre Visual Studio 2005 con las características especificas de la versión 2.0 del .NET Framework. Entonces de repente nos encontramos en la encrucijada de si queremos desarrollar sobre Visual Studio 2008 o seguimos con Visual Studio 2005 hasta terminar algun proyecto en particular. En sí, una ayudadita que podemos encontrar al respecto es la plantilla de proyecto ASP.NET AJAX 1.0 para Visual Studio 2008 que nos permite seguir desarrollando nuestras aplicaciones web ASP.NET 2.0 que hacen uso de las extensiones 1.0 de AJAX sobre Visual Studio 2008.

Esta plantilla hace referencia a tipos del .NET Framework 2.0 así como a los elementos de las extensiones de ASP.NET AJAX 1.0 desde Visual Studio 2008 y nos da la libertad de seguir trabajando usando la nueva version del producto.

Saludos!

Persistiendo el VIEWSTATE del lado servidor en ASP.NET 2.0

Haaron Gonzalez — Mon, 05 Feb 2007 03:52:00 GMT

Parte de la magia que ofrece ASP.NET es precisamente la capacidad de persistir los datos que son capturados n un formulario entre peticiones al servidor. Para los que hemos programado desde la versión ASP 3.0 sabemos que cuando mandábamos al servidor un determinado formulario mediante un postback nuestros valores se perdían en el proceso y teníamos que recurrir a técnicas para persistir nuestra información. ASP.NET en definitiva se encargó de lo mismo de manera predeterminado y transparente utilizando el VIEWSTATE. El VIEWSTATE es un campo escondido que almacena los valores que nuestros controles tienen para persistencia entre postbacks logrando mantener los mismos valores capturados entre idas y vueltas al servidor.

Pero como en todo, esta técnica tiene sus pros y contras. Entre las contras encontramos que el tamaño del campo escondido VIEWSTATE en ocasiones es sumamente extenso y para cierto tipo de escenarios nos es la mejor opción tener páginas web que transmiten demasiado contenido por la red. En escenarios donde los usuarios de nuestra aplicación accederán a ella a y través de módems de 56k simplemente no es recomendable pasar el VIEWSTATE.

Veamos un ejemplo:

Un simple GridView que soporta paginado y ordenado veamos el VIEWSTATE que genera:

Prácticamente nuestra página mide lo siguiente:

Sin embargo veamos una técnica en donde podemos hacer que el manejo del VIEWSTATE se realice del lado del servidor permitiendo reducir drásticamente el tamaño de nuestra página y por consecuencia mejorar su acceso.

Y su tamaño es:

Cabe mencionar que esta técnica utiliza el objeto session para almacenar el VIEWSTATE de una página en particular. Si configuramos que la session se persista en SQL Server entonces tendremos una técnica lo suficientemente robusta para incrementar la velocidad de nuestras páginas.

Descarga: http://geeks.ms/files/folders/9811/download.aspx

Enjoy!

Content Types de Microsoft Windows SharePoint Services V3 y Office 2007

Haaron Gonzalez — Fri, 29 Dec 2006 09:59:00 GMT

Introducción
En la nueva versión de Windows SharePoint Services v3 contamos con un nuevo mecanismo para mejorar la administración del contenido de nuestra información digital. Content Types es un mecanismo que refuerza tanto del lado del cliente como del lado servidor el establecimiento de propiedades adicionales que describan el tipo de contenido que tenemos almacenado. En este articulo veremos el valor que este mecanismo ofrece para organizaciones que requieren controlar desde el principio la generación del contenido y que además se encuentren geográficamente distribuidas.

Problemáticas de hoy
En un sistema de administración de documentos, es muy común que para efectos de categorización y organización del contenido, hagamos uso de metadatos o propiedades adicionales que representen de mejor manera la información almacenada. En ambientes donde contamos con oficinas geográficamente distribuidas para una misma organización es común que la generación de contenido digital como archivos de documentos, presentaciones, proyectos, propuestas no se mantenga organizada o estructura acorde a una política de plantillas de contenido base generando con esto un descontrol en la forma de estructurar, ordenas y categorizar el contenido. Además es muy probable que cada oficina decida como organizar, almacenar y controlar la información que los empleados generan y desafortunadamente existen usuarios que con la intención de terminar rápidamente su trabajo, no le toman importancia al llenado de la información o metadatos que califiquen a un contenido para organizarlo mejor incluso hay usuario que en ocasiones capturando valores ficticios para terminar pronto y esto a la larga puede causar importantes inconsistencias de la información pero en el peor de los casos desorden en la forma que la gente trabaja, colabora y comparte información.

Que son los Content Types
En la nueva versión de Windows SharePoint Services V3 se maneja un nuevo enfoque para reforzar el llenado de estas propiedades o metadatos, esto se debe a que cuando se inicia la creación de un nuevo documento proveniente de una biblioteca de documentos, este viaja conteniendo todas las propiedades especificadas en la plantilla y ya sea que estemos en línea conectados en nuestra intranet o fuera de línea, el documento siempre los mantiene y solicitara el llenado de dichas propiedades reforzando con ello el establecimiento de una política organizacional para controlar el contenido digital generado por los empleados de la organización.

Estas propiedades son mostradas en un panel de propiedades llamado ”Property Editor” que se muestra en la parte superior del documento cada vez que el documento es cargado en Office este panel se abre con la intención de facilitar y reforzar la captura de la información.

Los tipos de contenido o “Content Types” son una colección de características o propiedades que representan y se comportan como un objeto de tipo plantilla que puede existir en un servidor Windows SharePoint Services V3 para su asociación/utilización en las bibliotecas de documentos y calificar así cualquier documento de cualquier sub sitio de una colección de sitios. Cuando tenemos una implementación de WSS V3 y contamos con una colección de sitios en donde por cada departamento, área o incluso oficina geográficamente distribuida habilitamos sub sitios y a su vez bibliotecas de documentos públicas, es muy común que se inicie una exorbitante, desmedida y descontrolada creación de documentos, estos pueden ser de cualquier tipo como manuales de entrenamiento, descripciones de puesto, documentos legales, presentaciones, propuestas, etc. y definitivamente nos conviene promover el uso de Content Types para re forzar el establecimiento de las propiedades que califiquen de una manera estructurada cada documento creado en toda la organización, permitiéndonos controlar desde el principio el orden en que el contenido se genera. Está demás decir que con base en esta estructura de propiedades podemos entonces realizar consultas de información cada vez más interesantes.

Puedes pensar en Content Types como:

Una mejora importante en la infraestructura SharePoint
Permite un manejo de datos heterogéneos para describir y clasificar nuestro contenido
Permite el rehúso campos o columnas de información a través de su agrupación y asociación
Su administración está basado en herencia permitiendo propagar modificaciones rápidamente
Es aplicable a elementos, documentos y carpetas
Refuerza validaciones basadas en esquemas y metadatos
Nos permite crear políticas de generación de contenido

Un ejemplo practico
Tenemos una colección de sitios de una empresa de servicios de consultoría en donde contamos con una biblioteca de documentos llamada propuesta y es el repositorio principal que los vendedores de esta organización utilizan para almacenar toda la información relacionada con el proceso de creación propuesta.

En WSS V3 bajo el contexto que estamos hablando tenemos dos conceptos importantes, Site Columns y Content Type Template.

Site Column Templates son columnas que podemos crear a nivel colección de sitio y que por esa razón pueden ser reutilizadas en cualquier sub sitio en diversas bibliotecas de documentos. Estas columnas las puedes entender como una columna plantilla que en cualquier momento la puedes integrar a cualquier biblioteca de documentos para poder asociar información adicional. En este ejemplo hemos creado tres columnas de tipo Site Column Templates como se ve a continuación:

Dos de estas columnas son de tipo Lookup lo cual nos permite hacer que su valor provengan de cualquier lista personalizada creada en este sitio, de tal forma que la columna Cliente representa una lista de clientes que tengo registrados en una lista personalizada de sharepoint y que por crear una columna que provenga de esta lista entonces podremos usar esta columna como un cuadro desplegable que nos permita seleccionar cualquier cliente de esta lista. La lista de clientes la presento a continuación:

Los Content Type Templates simplemente son grupos de Site Columns que podemos asociar a cualquier objeto de sharepoint como a una biblioteca de documentos o a un flujo de trabajo. Esta capacidad realmente nos permite estandarizar el contenido que las personas generan. Veamos a detalle uno de los tres Content Templates que tengo creados.

El Content Template ”Documento Propuesta” hereda de otro Content Template llamado “Document” que contiene una propiedad básica llamada “Title”. En otras palabras nuestro “Documento Propuesta” contendrá nuestras columnas y el campo “Title”.

Como vemos tenemos que nuestro Content Template “Documento Propuesta” tiene una lista de columnas asociadas a él. Al seleccionar una columna podemos especificar reglas adicionales como columna requerida u opcional como vemos a continuación:

En las propiedades avanzadas “Advanced Settings” de nuestro Content Template podemos especificar una plantilla de archivo para que una determinada biblioteca de documentos nos permita utilizar dicha plantilla cuando deseamos crear un nuevo documento de este tipo, en este caso un nuevo documento de tipo Word 2007 ya que tenemos una plantilla *.dotx.

Contamos con una interesante opción llamada “Document Information Panel Settings” que nos permite especificar qué tipo de panel de propiedades queremos utilizar.

Como vemos, podemos utilizar la plantilla predeterminada para aplicaciones de Microsoft Office en la opción “Use the template for Microsoft Office applications” la cual genera un panel de propiedades base y se presenta en cualquier producto de la familia office. Sin embargo podemos utilizar un formulario InfoPath para extender la funcionalidad de este panel de propiedades y enriquecer su funcionalidad, reglas e incluso presentación visual, como lo vemos a continuación:

Entonces, podemos especificar una plantilla base con el contenido genérico que deseamos tener para crear nuestro contenido, pero, además, podemos asociarle un panel de propiedades basado en nuestro Content Template para extender drásticamente las propiedades que representen o identifiquen a nuestro documento. Funcionalidad interesante ya que con InfoPath podemos programar o configurar reglas, validaciones, vistas adicionales de los datos, consultas, etc. etc.

Ahora, podemos crear Content Template que heredan el contenido de otros Content Templates así que he decido crear un nuevo Content Template llamado “Documento de Presentación” que hereda las columnas de nuestro Content Template “Documento de Propuesta” y claro podemos sobre escribir algunas de sus propiedades de configuración.

Modificaremos las propiedades “Advanced Settings” para asociarle una plantilla de presentación de tipo *.potx en otras palabras una plantilla de presentación Power Point y en la sección de “Document Information Panel Settings” especificaremos el mismo formulario InfoPath para manipulación de las propiedades del documento.

Ya para terminar, lo que vamos a hacer a continuación es asociar estos dos Content Types a nuestra biblioteca de documentos llamada “Propuestas” de tal manera que esta misma biblioteca nos servirá para crear y almacenar contenido de tipo Word y Power Point que aparte de utilizar una plantilla para cada tipo de contenido también contienen las propiedades especificadas en nuestro formulario InfoPath para reforzar la captura de información adicional del lado del cliente y del lado servidor.

El resultado que tenemos producto de configurar Content Types en nuestra biblioteca de documentos es el siguiente:

Así es, toda una biblioteca de documento con dos tipos de contenido habilitados, cada uno de ellos con su propia plantilla base y además ambos utilizando el mismo panel de propiedades.

Es cuestión tan solo de configurar nuestros nuevos Content Templates para soportar los paquetes adicionales de la familia Office, claro todos con una propia plantilla de documento especializada y compartiendo el mismo panel de propiedades:

Es importante mencionar de nuevo que nuestro panel de propiedades funciona también del lado del servidor como lo muestro a continuación:

Ya teniendo estas propiedades de cada archivo podemos crear vistas personalizadas que nos permitan mostrar la información de una forma interesante y valiosa para la organización. A continuación vemos a nuestra biblioteca de documentos de “Propuestas” agrupada por el Proyecto y Cliente ofreciéndonos rápidamente identificar nuestro contenido generado.

Si por alguna razón deseamos guardar nuestro contenido desde el lado del cliente con Office 2007 sin especificar las propiedades que son requeridas no nos permitirá agregarlos:

Yéndonos un paso más allá vamos a guardar como plantilla a nuestra biblioteca de documentos “Propuestas” con la intención de crear sub sitios y reutilizar toda esta funcionalidad configurada. Así que en las propiedades de nuestra biblioteca de documento solamente guardamos como plantilla nuestra biblioteca en la opción “Save document library as a template” y ya con esto tendremos disponible esta plantilla de biblioteca de documentos en cualquier sub sitio de nuestra colección de sitios.

O también es factible crear una plantilla de sitio para distribuir nuestra estructura de sitio incluyendo esta biblioteca de documentos para “propuestas”.

Ya con nuestra estructura de sitio establecida podemos crear sitios que respetan las reglas y la funcionalidad del sitio base heredándola a nuestros sub sitios. De verdad que es muy poderosa esta capacidad ya que ahora tengo tres sub sitios con la misma funcionalidad de nuestra biblioteca de documentos de propuestas y de esta manera puedo mantener y reforzar el control de todo el contenido digital generado por la fuerza de ventas de toda la organización y los más interesante es que esta empresa tiene tres oficinas regionales distribuidas geográficamente y con esta funcionalidad en WSS v3 hemos habilitando el uso de las plantillas oficiales establecidas para establecer una política de contenido para el proceso de creación de propuestas de toda esta organización.

Firma digital en documentos Office 2007

Haaron Gonzalez — Thu, 28 Dec 2006 16:42:00 GMT

Introducción
Es un cambio radical el pensar que es factible darle valor y autenticidad a documentos electrónicos a través de la firma digital. Imagina como drásticamente pudiesen agilizar un proceso dándole validez legal al flujo y contenido digital de la información de un sistema. En este articulo hablaremos sobre como la familia de Office 2007 en sus productos Microsoft Word 2007, Microsoft Excel 2007 y Microsoft Power Point 2007 integra el uso de firmas digitales ofreciendo nuevas e interesantes capacidades al respecto.

Problemática de negocio
He tenido la oportunidad de experimentar procesos legales donde una serie de entidades geográficamente distribuidas tienen que colaborar en tiempo real para integrar todo un expediente a través de dictámenes, estudios y oficios. La mayoría de estos procesos fluyen de forma manual y su validez legal está sustentada con el uso de firmas físicas y sellos oficiales emitidos por instituciones. Imagina entonces como las tecnologías de información pudiesen mantener todo ese respaldo legal pero de manera digital, estoy seguro que tendríamos un avance importante en la rapidez y eficiencia. Aquí es donde entra el concepto de firma digital. Ahora, no es nuevo el concepto, pero hasta ahora y debido a su naturaleza ha sido complejo materializarlo ya que para darle validez legal a la firma digital se requiere modificar la ley y además el cambio cultural de lo que significa firmar digitalmente por su naturaleza no es del todo aceptado. Hoy con la familia de productos de Office 2007 este concepto tomara vuelo y gran relevancia en la industria y esperamos impulse esta tendencia en nuestro país, pero sobre todo, mejore dramáticamente a cualquier entidad que lo implemente.

¿Qué es una firma digital?
El concepto de firma digital se refiere a que un documento electrónico lo puedes firmar digitalmente tal como firmas un documento impreso. La firma digital la utilizamos para autentificar información digital, al decir autentificar hablamos del proceso que verifica que realmente eres quien dices ser y gracias a ello podemos confirmar el origen y la integridad de la información. Las firmas digitales nos permiten garantizar la:

Autenticidad: que la persona que firma es quien dice ser.
Integridad: que el contenido no se ha cambiado y manipulado desde que se firmo digitalmente.
Evidencia: ayuda a probar el origen del contenido firmado. Por “evidencia” me refiero al hecho de que una persona que firmo ya no puede negar que él lo hizo o deslindarse de esa responsabilidad.

Entonces, simplemente imagina estas capacidades para mejorar tus procesos. Verdaderamente valioso.

Veamos un ejemplo
Veamos un ejemplo, en un sistema de calidad como ISO 9000 cada documento generado requiere de la firma de las personas que revisan, aprueban y autorizan una versión controlada de un documento. Uno de los principales documentos de esta norma y que disparan su arranque es el documento de Objetivos de Calidad. Este documento resume en si el compromiso con la calidad del equipo gerencial por esa razón requiere ser firmado por ellos.

En este caso Microsoft Word 2007 contiene un nuevo objeto llamado Línea de Firma. Este objeto inserta una línea de firma que especifique el nombre de la persona que firma un documento. Este objeto usa el certificado digital para emitido por una autoridad certificadora. Enel Ribbon “Insertar” seleccionamos la opción “Linea de Firma” ubicado en la sección “Texto”.

Lo que haremos a continuación es agregar tres líneas de firma en las celdas de la tabla. Al dar clic sobre la opción nos aparece el siguiente cuadro de dialogo:

Al capturar esta información nuestro documento tendrá una línea de firma configurada.

Agregamos dos líneas de firma en las celdas adicionales y realizamos el proceso de firmado del documento. Solo damos clic derecho sobre la línea de firma y nos aparecerá el menú contextual con la opción de Firmar.

Al seleccionar esta opción nos aparece otro cuadro de dialogo que nos permitirá hacer varias cosas interesantes.

Podemos cambiar la firma digital que vamos a utilizar para firmar el documento. Simplemente seleccionamos el botón Cambiar y nos aparecerá el cuadro de dialogo de Windows que muestra las firmas instaladas en nuestro equipo.

Podemos consultar la información de nuestro certificado para ver qué entidad certificadora lo emitió y algunos metadatos adicionales como la fecha de vencimiento.

Además podemos seleccionar una imagen para representar nuestra firma.

Al dar clic en el botón firmar se crea y asocia la primer firma en el documento:

Se notifica que la firma ha sido agregada correctamente al documento. Además se da una advertencia adicional como vemos a continuación:

Justo al aceptar este cuadro de dialogo, Microsoft Word 2007 se encarga de mostrar un panel de propiedades con la información de las firmas que faltan de realizarse y las que ya se efectuaron:

Al cerrar el documento y volverlo a cargar Microsoft Word 2007 se encarga de verificar todas las firmas del documento.

Cabe mencionar que todas las opciones de Word 2007 se bloquean impidiendo que se modifique el contenido. Cada persona encargada de plasmar su firma deberá acceder al mismo documento y utilizando su certificado digital podrá realizar el proceso de autentificación y es por ello que entonces podrá firmar.

Aparece la fecha de cuando se firmó el documento y en este caso las personas que faltan de firmar. Con este sencillo ejemplo vemos cómo integrar firmas digitales. En cualquier momento puedes enviar por correo electrónico este documento solicitando que la persona correspondiente. La información de las firmas viaja con el documento.

Para habilitar este tipo de funcionalidad requerimos contar con diversas tecnologías de la familia Microsoft pero resumiendo necesitamos levantar uno de los servicios de Windows Server 2003 y manejar el concepto de PKI (Public Key Infrastructure) lo cual nos permite el intercambio de información con seguridad reforzada sobre Internet, extranet y aplicaciones.

Si quires conocer como Windows Server 2003 y Windows XP puede implementar estos conceptos te recomiendo que veas este articulo llamado PKI Enhancements in Windows XP Professional and Windows Server 2003. Windows Server 2003 cuenta con el servicio llamado “Certificate Authority” el cual es un emisor de certificados digitales integrado en el sistema operativo que en conjunto con el servidor tu dominio puedes emitir para cada usuario en especifico un certificado digital el cual él puede utilizar para firmar documentos y ejecutar otras operaciones que necesiten reforzar la seguridad del intercambio de información.

Así como tu cuentas con una credencial de plástico que representa tu identidad y que otras instituciones la reconocen como una credencial oficial, en el mundo de las autoridades de certificados existe el concepto de relaciones de confianza donde un emisor de certificados puede reconocer y confiar en certificados de otras instituciones. Dado esto, imagínate el mundo de soluciones que puedes habilitar. Cabe mencionar que sobre la versión de Office System 2003 ya podemos contar con estas capacidades también.

Sabemos también que una de las tendencias del software es la adopción y uso de la identidad digital, lo que en la actualidad tenemos ha sido un considerable esfuerzo del cual organizaciones especialmente gobiernos se han beneficiado drásticamente al agilizar procesos mediante el uso de certificados digitales y tecnologías que los soportan. En la nueva versión del sistema operativo Windows “Windows Vista” y del servidor “Windows Longhorn Server” contamos con una propuesta que indudablemente se alinea al concepto de la firma digital, hablo de “CardSpace” y te dejo el link http://cardspace.netfx3.com/.