Generar una hoja Excel de selección de datos con celdas basadas en rangos - Jorge Serrano - MVP Visual Developer - Visual Basic

Generar una hoja Excel de selección de datos con celdas basadas en rangos

Introducción

Excel nos permite realizar multitud de cosas que muchas de ellas pasan desapercibidas.

En esta entrada quiero mostrar como a partir de una hoja Excel sencilla llevar la gestión de diferentes situaciones que nos puedan pasar en la vida real.

En muchas ocasiones, nuestra mente desarrolladora informática nos lleva a pensar en resolver los diferentes problemas con una aplicación informática, con su base de datos, su interfaz de usuario, sus validaciones, etc., pero a veces hay que ser más prácticos, o bien, el tiempo nos come en exceso y hay que sacar algo que aunque carente de ciertos detalles estéticos, nos resuelva un determinado problema.

Imaginemos por lo tanto la sencilla situación de tener que gestionar la entrada de incidencias dentro de nuestra pequeña empresa de 10 personas. No podemos dedicar tiempo a desarrollar una aplicación, pero en menos de 5 minutos, estaremos listos para trabajar en nuestra operativa diaria. Ya vendrán tiempos mejores en los que hagamos una aplicación acorde a nuestras necesidades, o ya llegará el momento en el que tengamos tiempo libre para buscar en Internet la existencia de una aplicación que nos facilite este tipo de situaciones.

Por donde empezar

Lo primero de todo... ejecutar Excel (obvio).

Una vez que Excel lo tenemos delante de nuestros ojos, iremos a la Hoja2 por poner un ejemplo y escribiremos allí los datos que siendo repetitivos, queremos que el responsable del departamento pueda seleccionar de forma rápida, como un comboBox.

Para ello, he creado dos columnas de datos donde he creído conveniente. Para organizar esos datos de forma visual, he indicado en la columna superior el tipo de dato al que se refiere.

La siguiente imagen aclara esto mucho mejor:

Creando los rangos de datos

Esta parte es muy importante hacerla bien.

Simplemente hay que seleccionar los datos que queremos que formen parte de una determinada selección (datos que serán mostrados posteriormente en un control tipo comboBox en Excel).

Como hemos definido dos conjuntos de datos, hemos seleccionado uno de ellos en primer lugar.

Nos hemos posicionado en la parte superior izquierda de los datos de la hoja Excel y hemos indicado un nombre de rango (el que hayamos querido ponerle, y que en mi caso lo he hecho coincidir con el título de los datos, pero no es necesario que sea así).

Una vez que hemos escrito el nombre del rango, pulsaremos la tecla Return.

Haremos lo mismo con el segundo conjunto de datos indicándole un nombre diferente como es obvio.

Forma rápida de validar nuestros rangos

Una forma rápida y sencilla de validar nuestros rangos es pulsar la tecla F3.

Sin embargo, existe otra forma más extendida y adecuada no sólo para mostrar los rangos, sino también para modificar los datos de esos rangos en el caso de que deseemos agregar datos, etc., aunque ojo con hacer esto con frecuencia porque podemos encontrarnos con problemas en la hoja Excel en la que se estén vinculando los datos a los rangos.

Para acceder a esta ventana, pulsaremos la combinación de teclas Ctrl+F3.

Vinculando la hoja de datos a los rangos

Ya estamos preparados para preparar la hoja Excel para posteriormente introducir datos en ella.

Para ello, iremos a la Hoja1 de nuestro Excel y nos inventaremos una fila de cabecera debajo de la cual irá el resto de datos.

Por ejemplo, he querido crear una fila de datos que contenga:

Id, Fecha, Prioridad, Tarea, Asignado a.

Nos situaremos justo debajo de Prioridad.

Una vez hecho esto, iremos a la solapa Datos y atenderemos a la opción Validación de datos.

Al hacer clic sobre la opción de Validación de datos, aparecerá una ventana dentro de la cuál y situándonos en la solapa Configuración, indicaremos como Criterio de validación, Lista, y como Origen, el nombre del rango que queremos usar, que en este caso es =Prioridad (importante el = delante del nombre del rango).

Nos situaremos en la hoja Excel debajo del título de la columna Asignado a y repetiremos la misma acción, seleccionando en este caso como rango, =Equipo.

Nuestra hoja Excel tendrá entonces un aspecto similar al que se indica a continuación.

El único inconveniente o mejor dicho molestia, es que para poder introducir datos en las columnas en la que hemos utilizado la lista de selección (comboBox), deberemos copiar un elemento que disponga de ese vínculo con el rango y copiarla en la celda o celdas inferiores para que pueda mostrar la lista de selección.

Es decir, una vez que hemos vinculado la lista de prioridades por ejemplo, deberemos copiar esa celda en la celda o celdas que hay por debajo de esta. Es una tarea que podemos hacer sobre todas las celdas de la columna la primera vez que usamos la Excel y así tendremos todas las celdas preparadas.

Espero que os haya sido de utilidad.

Published 19/10/2011 9:00 por Jorge Serrano
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Comentarios

Wednesday, October 19, 2011 3:01 PM por Javier Torrecilla

# re: Generar una hoja Excel de selección de datos con celdas basadas en rangos

Gran Tip Jorge, es algo que siempre se me olvida como hacer :S