17/11/2008 10:32 Lucas Ontivero

[Productividad] Parálisis por Emails

spamEl correo electrónico es una de las herramientas más importantes de trabajo, todos tenemos un cliente de correo que chequeamos varias veces al día ya sea en nuestro trabajo o en nuestros hogares. Es tanto un medio de comunicación como un sistema para recibir alertas y recordatorios, todos los sistemas se comunican con nosotros mediante correo electrónico, "se te ha asignado un nuevo ticket", "quedan 3 días para renovar las licencias", "inscríbete para el curso de seguridad", "tienen una reunión en media hora", y otros muchos mensajes nos ordenan y recuerdan las tareas que debemos realizar.

Esto crea tal dependencia que en mi primer empleo, en que desarrollaba un CRM, verifiqué una hipótesis muy lógica: cuando no hay correo electrónico el trabajo simplemente no se realiza.

Es claro, el costo de recorrer todos los sistemas con el fin de verificar si tengo algo que hacer con ellos es enorme, las reuniones simplemente desaparecen, la comunicación con los equipos de otros países vuelve a ser como a principios de siglo. Que el servicio de correo no esté disponible hace que la gente se comporte como si le hubiesen cortado la electricidad, no trabajan y no porque no tengan voluntad sino porque el sistema motor se ha apagado.

Por lo tanto, uno puede hacer el siguiente razonamiento: email=bueno => (no email)=(no bueno). La verdad es algo distinta, existe otro tipo de parálisis que se presenta por exceso de email y eso me sucede todos los días. Lo explico.

En mi trabajo recibo entre 20 y 30 email diarios (algo menos los sábados y los domingos), cuando no estoy vinculado a ningún proyecto, número que ha llegado a ascender hasta los 60 emails en mi ante último proyecto. Esto representa algo así como un mail cada 8 minutos.
Pero de donde salen tantos emails!? Son emails institucionales del estilo:

  • no hay aire acondicionado en el 7mo piso.
  • el server unixXXXX será retirado.
  • conflictos políticos en Bolivia, estén alerta si necesitan viajar
  • nuevos productos
  • nuevas políticas
  • nuevos managers o cambios de posiciones
  • posiciones abiertas
  • cumpleaños
  • millones de marketing
  • opciones de compra de acciones
  • ventanas de mantenimientos
  • reuniones
  • trainings
  • que cargues las horas
  • que el equipo de ayuda a la comunidad no sé que cosa quiere
  • las invitaciones a las revisiones de proyectos
  • los blogs de los managers a los que uno está forzado a sindicarse
  • miles de recursos humanos
  • las subastas internas
  • cambios en la obra social
  • y millones de etcéteras que asombrarían hasta a los xmen.

Ahora, cuando estoy en un proyecto, a estos se le suman varios tipos de emails más por lo que la interrupción es constante y la única manera de poder trabajar es no abriendo el outlook. Esto, que a priori resulta una solución, se convierte en una pesadilla al día siguiente en donde uno puede encontrarse con una cantidad de correo verdaderamente apabullante. Por lo que muchos optan por perder algunas horas creando toda clase de filtros, digo algunas horas porque la variedad de fuentes es enorme. Otra cosa espantosa es que a medida que transcurre uno por distintos proyectos, va haciéndose merecedor de nuevos emails que no dejan de llegar una vez que se abandona ese proyecto, por esta razón la creación de filtros no se hace solo una vez.

Pero esta tampoco es una solución muy feliz, es demasiado común reunirse a conversar y que la mitad de los participantes no tengan ni la menor idea de lo que se está hablando simplemente porque "todos esos mail van directo a la papelera". Otro efecto interesante es el de "sí, lo vi pero no lo leí bien", esto no es de gente floja sino que se produce un hábito de leerlos a medias o entre lineas.

Si bien los generadores de mail son en su inmensa mayoría las herramientas de desarrollo, recursos humanos, marketing, los managers de todos los niveles y las áreas de soporte, algunos lideres de proyectos también tienen su lugarcito en esta locura, claro que estos emails suelen estar mucho más relacionados al proyecto que el resto, pero aún así son email que no siempre se leen como debieran, cosa que produce el enojo de muchos productores.

El tema es que muchas personas parecen llevarse bastante bien con esta situación mientras que otras realmente lo sufren. Por lo general uno puede distinguir entre los productores de este spam y los receptores, los productores ya los mencioné pero de entre los receptores, que en principio somos todos, quiero resaltar a los desarrolladores. El problema es que si bien los desarrolladores solemos ser quejumbrosos por naturaleza, esta vez tenemos una justa razón para hacerlos: necesitamos concentrarnos! Es como tratar de resolver una ecuación diferencial en una habitación plagada de mosquitos hambrientos.

Hay una frasecita que escucho casi a diario cuando se aborda este tema: "es que, en algún momento tenemos que trabajar". Comparto. Esto es confesión de improductividad por emails.

Lucas Ontivero.

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# re: [Productividad] Parálisis por Emails

Tuesday, March 10, 2009 1:19 AM by Noelia Ontivero

Hola Lucas! Me pasa exactamente lo que describes, ni hablar al regreso de las vacaciones o de un dia libre!!

Aprovecho para invitarte a que conozcas mi blog: Dr. Jur.

http://doctorjur.blogspot.com/

Un Beso!