SharePoint 2013 ofrece múltiples capacidades para gestión de contenidos web. Las características soportadas en la última versión están orientadas a dar agilidad en el proceso de publicación de contenidos principalmente para portal web públicos en Internet.
Una de las características ya existentes desde la versión 2007, pero que no es muy difundida, es el uso de los contenidos reutilizables. Un contenido reutilizable puede ser una tabla con un formato en particular, un pie de página o cabecera, o cualquier otra sección que pueda ser comúnmente insertada en los contenidos que deseamos publicar. Combinar esta capacidad con muchas otras mas como el uso de listas, versiones, aprobación y rechazo de contenidos, inserción de contenido multimedia, entre otras características, logramos aprovechar una robusta solución de web content Management.
A continuación detallo los pasos para habilitar y emplear esta funcionalidad:
1. Primero debemos habilitar la característica «Infraestructura de publicación de SharePoint Server» a nivel de colección de sitios.
2. A continuación debemos habilitar el Feature «Publicación de SharePoint Server» a nivel de sitio.
3. Luego debemos verificar que se haya creado la lista de Contenido reutilizable. En esta lista podremos crear todos los tipos de contenidos que deseemos reutilizar, pueden ser contenidos de texto como podrían ser contenidos HTML mucho más elaborados.
4. Luego debemos crear una columna en donde insertaremos y almacenaremos contenido reutilizable.
5. La columna debe ser del tipo Contenido HTML completo con formato y restricciones para publicación.
6. Posteriormente debemos agregar la columna de sitio a la lista desde donde almacenaremos el contenido reutilizable.
7. Verificamos que la columna se encuentre asociada a la lista correctamente.
8. Al posicionarlo sobre el tipo de columna, veremos que en el ribbon en la pestaña INSERTAR se habilitará el botón de Contenido reutilizable y podremos utilizar los contenidos que hayamos creado.
Y listo!