He visto por ahí bastantes confusiones y problemas con el mapeado de datos entre entidades en Microsoft CRM 3.0. Así que me he decidido a aportar mi granito de arena para intentar aclarar dudas.
Concepto de Mapeado
Lo primero, es entender con claridad el concepto de Mapeado de Datos en CRM 3.0, ya que es muy fácil perderse o confundirse. Esta funcionalidad permite que cuando creemos un registro, desde el contexto de un registro relacionado con él, algunos de los campos del nuevo registro aparezcan ya cubiertos con valores extraídos del registro relacionado. Así, por ejemplo, si creamos un nuevo contacto desde una cuenta podemos ver como los campos de la dirección aparecen ya cubiertos con los datos de dirección de la cuenta.
Sin embargo, debe quedarnos muy claro, que esto solo es una ayuda para facilitar la creación de nuevos registros por parte de los usuarios, y nada más. De hecho no estamos obligados a aceptar los valores mapeados, en el mismo momento de la creación del registro podemos cambiarlos si no son adecuados. Además hay que tener en mente que no se establece ningún tipo de relación, ni de sincronización entre los campos mapeados. Una vez creado el registro, si los campos origen del mapeado son modificados, estos cambios no son propagados al registro. Por ejemplo, si modificamos la dirección de una cuenta, las direcciones de los contactos asociados no son modificadas.
Tiene que quedar muy claro, que el mapeado simplemente permite establecer unos valores por defecto dinámicamente en función del contexto en el que creamos el registro. Y que si no creamos el objeto desde un contexto con un mapeado definido, no se va a aplicar ningún mapeado. Por ejemplo, si creamos un contacto directamente, si ser desde una ficha de una cuenta, los campos de dirección no tendrán ningún valor mapeado por que no tenemos ningún contexto padre.
Definir Mapeados en CRM 3.0
En Microsoft CRM 3.0 los mapeados están asociados a las relaciones entre entidades. De hecho en la versión 3.0 la “única” (ya veremos por que entre comillas) forma de llegar a la herramienta de edición de mapeados es a través de las relaciones entre entidades. Así, para poder crear un mapeado entre campos entre dos entidades debemos dirigirnos a personalización de entidades, acceder a una de las dos entidades implicadas en la relación, ver las relaciones de esa entidad, elegir la relación sobre la que queremos crear/modificar un mapeado y dentro de ella seleccionar asignaciones. Una vez ahí podremos ver la lista de mapeados (asignaciones) existentes.
Si queremos crear uno nuevo, no tenemos más que pulsar el en Nuevo. Se nos abrirá una nueva ventana en la que aparecen los campos disponibles de ambas entidades, y en la que tendremos que seleccionar cual será el campo origen y cual el destino.
Como veis la edición de mapeados depende totalmente de las relaciones, y en principio no hay forma de definir mapeados sin ser desde ahí.
Pero… Faltan mapeados, por ejemplo ¿Dónde están los mapeados entre campos de los productos de oferta y los productos de pedido? ¿Qué pasa si queremos modificar esos mapeados? Como veis, a la herramienta de mapeados a través de las relaciones le falta algo. Pero no os preocupéis que ese algo está ahí, solo que los chicos del CRM lo han ocultado un poco en esta versión. En la próxima entrega os contaré como hacer otros mapeados.
Actualización: Podéis ver la información de los mapeados "ocultos" entre, por ejemplo, productos de oferta y productos de pedido; En este artículo de la Knowledge Base 914921
Saludos,
Marco Amoedo Martínez
