Ayer, leyendo el blog del equipo de Microsoft Dynamics CRM, encontré un post sobre la poco conocida capacidad que tiene el CRM para permitir modificar varios registros a la vez. La verdad, es que para mi esta capacidad era una total desconocida, y eso que en más de una ocasión la he echado de menos.
La causa del desconocimiento de esta funcionalidad puede estar provocada por su “ocultación” y la confusión a la que da lugar su nombre. Para acceder a ella tenemos que seleccionar editar, en el menú “más acciones” de la vista de grid de la entidad que queramos editar. Como veis no es que este muy a la vista, ni tampoco que su nombre permita entrever la capacidad de edición múltiple que tiene. De hecho, en el propio Blog del equipo del CRM le achacan la falta de conocimiento de esta funcionalidad a esto.
Para utilizarla tenemos que seleccionar el conjunto de registros sobre los que vamos a realizar la modificación, y luego pulsar la opción editar en el menú “más acciones”.
Esta funcionalidad se encuentra disponible para varias entidades del CRM, como casos, cuentas, contactos, oportunidad, productos, listas de marketing, clientes potenciales…). Cuando accedamos a esta opción nos aparecerá un formulario de edición del tipo de la entidad seleccionada con todos los campos en blanco, en este formulario modificaremos sólo aquellos campos que deseemos editar en conjunto para todos los registros, los que queden en blanco no sufrirán modificación ninguna. Además, al acceder a este formulario veremos cómo hay campos inhabilitados y sobre los que no podremos hacer una edición múltiple, como por ejemplo el propietario en los contactos.
¿Cuándo puede ser útil? Pues muy fácil, imaginad que una empresa cliente cambia su ubicación o su teléfono y tenemos que modificar esos datos en todos los contactos de esa cuenta. Vamos a la vista de contactos, hacemos una búsqueda avanzada para filtrar los contactos de esa cuenta, los seleccionamos todos y utilizamos la edición múltiple para modificar los datos de ubicación y teléfono.
¿Os habéis encontrado alguna vez con la necesidad de editar múltiples registros?¿Ya conocías esta funcionalidad? ¿Nos sorprenderá el equipo del CRM con más funcionalidades ocultas?
Un Saludo,
Marco Amoedo Martínez
Hola,
yo también vi ese post ayer. Me hizo gracia la excusa que pone Ilana por la razón de ocultarlo, pero pienso que tiene razón, porque mucha gente entraria solo a editar con el botón edit si estubiera más a la vista…
PD: me parece muy bien que pongas esos articulos en castellano ^^, una gran ayuda!!!
Sergio G