Groups Live vs Google Groups

En ocasiones nos vemos con la necesidad de disponer de herramientas de colaboración para un uso puntual entre un grupo de personas fuera del ámbito laboral o bien para un uso personal. Tanto Groups Live como Google Groups nos ofrecen estas herramientas de colaboración y comunicación de forma gratuita y desde un entorno Web.

Al hilo de otros post como Google Sites vs SharePoint Online en esta ocasión me gustaría hacer descripción de las funcionalidades que nos ofrecen Groups Live y Google Groups para en el final realizar una comparativa.

Con esto no pretendo convencer a nadie simplemente que antes de elegir una opción al menos sepamos que hay otras cosas.

Modificación: se han corregido los nombres en la tabla comparativa

 

 

Groups Live

Los grupos de Windows Live proporcionan una serie de herramientas para el trabajo colaborativo de pequeños grupos, entre sus cualidades podemos destacar:

  • Espacio de almacenamiento para compartir ficheros basado en SkyDrive
  • Office Web apps para colaborar en línea
  • Lista de distribución
  • Calendario compartido
  • Búsquedas sobre los documentos del grupo mediante bing
  • Utiliza Https
  • Comunicación instantánea con los miembros

Lo primero que nos encontramos al crear el grupo en Live es una página de resumen del grupo desde la que podremos acceder a las distintas secciones como: trabajar con documentos, información reciente, invitar usuarios, ver el calendario compartido, ver o enviar mensajes al grupo y las opciones de administración del grupo.

 

En la parte de almacenamiento de ficheros disponemos de las capacidades de SkyDrive:

  • 5GB de espacio para el grupo.
  • Office Web apps: Word, Excel, PowerPoint y OneNote.
  • Integración con las Office de escritorio.
  • Colaboración sobre el mismo documento de varios usuarios usuarios.
  • Historial de versiones.
  • Etiquetado/Comentarios sobre documentos.
  • Anclado de documentos en la página de inicio del grupo.
  • Sincronización de documentos locales mediante Live Mesh.

Otra de las formas de colaboración es mediante la comunicación vía listas de distribución mediante Hotmail.

Las invitaciones al grupo se puede configurar de forma automática o manual, además de disponer de ciertas funcionalidades de gestión de los miembros. En principio no hay ningún límite de número de miembros, pero tampoco he encontrado ninguna información al respecto.

Desde la funcionalidad de calendario podríamos crear citas, reuniones, asignar tareas,… la típica funcionalidad de un calendario de Outlook e incluso podemos sincronizar el calendario con nuestro cliente Outlook.

 

Se podría resumir que Groups Live está muy enfocado al trabajo colaborativo con documentos y calendarios, que además se complementa muy bien con las herramientas de productividad de Microsoft.

 

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Google Groups

Google Groups nos ofrece unas características similares a las de Groups live como pueden ser:

  • Página centralizada del grupo.
  • Lista de distribución.
  • Posibilidad de compartir documentos.
  • Posibilidad de compartir calendarios.
  • Edición en línea de documentos mediante Google Docs.
  • Búsqueda sobre el grupo basado en Google
  • Catalogación del grupo en base a categorías
  • RSS

 

Una de las cosas que me ha gustado de Google Groups es la posibilidad de catalogar el grupo para que otros usuarios puedan encontrarlo desde Google en un directorio de grupos. Esto sin duda para grupos abiertos ofrece una opción para darse a conocer (aunque esta funcionalidad puede que la supere Facebook).

Sin embargo otra de las cosas que no me ha gustado nada, es la forma en la que se comparten los documentos y calendarios, ya que a diferencie de Groups Live no hay un sitio único de almacenamiento de documentos, sino que cada miembro del grupo desde su sección de documentos debe compartir al resto el documento de forma manual. Esto implica que para muchos documentos se haga un poco más pesado e incluso puede inducir a errores, además de que el documento ocupa espacio en la cuenta del usuario que aloja el documento en lugar de disponer un espacio para el grupo como hace Groups Live. Cómo compartir un documento con una lista de distribución

Otra de las cosas que no me gusta es la limitación en cuanto a volumen de documentos, ya que Google Docs tiene un límite de 1GB por usuario y 2MB para documentos Word :& Límites de tamaño en Google Docs

 

 

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Comparativa

Como resumen del post os dejo una comparación por las características que considero más importantes:

Característica

Google Groups

Groups Live

Funciones del grupo

Url de grupo

Lista de distribución

Calendario compartido

Resumen de novedades

Mensajes al grupo

Integración con herramientas Office en modo Offline

No

RSS

No

Búsquedas sobre el grupo

Catalogación del grupo

No

Funciones de colaboración con documentos

Almacenamiento de documentos

Edición en línea

Colaboración con documentos

Estructura por carpetas

Histórico de documentos

No

Catalogación de documentos

No

Volumen de datos

1Gb por miembro

5GB para el grupo + 25GB por miembro

Tamaño máximo por fichero

2MB docs, 20MB Excel, 10MB PPT

100MB

Anclado de documentos

No

Seguridad

Invitar a miembros

Control de miembros

Control de permisos a nivel de documentos

Sí (pero depende del miembro que comparte el documento)

Control de permisos a nivel de listas de distribución

Https

No

Vídeo evento Arsys, Microsoft y VMware, catálogo de servicios en la nube

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El pasado 3 de Noviembre desde CLOUDES conseguimos juntar en un mismo escenario a Arsys, Microsoft y VMWare para que nos hablaran acerca de sus servicios en la nube.

Descargar vídeo del evento

 

Como ponentes participaron:

Juanjo García Cabrera – Director grandes cuentas en Arsys.
Juanjo Carmena – Windows Azure Sales, Western Europe. 
Carlos Sen – Especialista en soluciones Cloud de VMWare.

 

De la mano de Arsys pudimos conocer Cloud Builder:

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Microsoft nos enseño su idea y servicios para el Cloud en IAAS, PAAS y SAAS con Azure y SQLAzure:

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Desde VmWare nos enseñaron sus posibilidades y capacidades para nubes públicas, privadas e híbridas:

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Descargar vídeo del evento

Además os dejo un enlace de otro vídeo sobre Implicaciones legales del Cloud Computing

Gracias a todos por participar.

Community Day 2011 & Office365

Este fin de semana nos encontramos en el Community Day los MVP’s de España, las comunidades de usuarios y los MSP’s. Sin duda un buen momento para hablar con amigos y conocer nuevas cosas.

Este año participé en una charla sobre Office365 que hice junto con Alberto Díaz y Andre Lague, donde vimos un Overview de Office365, SharePoint Online y Andre nos expuso un caso real de migración de BPOS Dedicated a Office365 Dedicated.

 

Descargar presentación Office365

Robocopy y PowerShell

Es común que el día a día nos impida realizar backups con herramientas potentes ya sea por que requieren de configuración, desconocimiento,…

Mediante el comando Robocopy podremos realizar una copia de nuestros ficheros desde una carpeta a otra sin mucha complejidad, el siguiente comando por ejemplo nos copiará todos los ficheros y carpetas alojados en “D:MiCarpetaOrigen” en la carpeta “F:MiCarpetaDestino” controlando además si hay diferencias y que los ficheros no estén bloqueados.

robocopy D:MiCarpetaOrigen F:MiCarpetaDestino /COPYALL /E /R:0 /xo

Pero como siempre nos gusta hacerlo un poco más complejo, a continuación os dejo un ejemplo de cómo utilizar Powershell para realizar una copia de varias carpetas distintas al mismo tiempo, solo tenéis que indicar vuestros directorios de origen en la variable $arSourceFolders y los directorios destino en la variable $arDestinationFolders.

 

# Backup with Robocopy and powershell by Mario Cortes
Write-host -foregroundcolor 'green' "Robocopy&PowerShell by Mario Cortes";

$arSourceFolders = ("D:MySourcePath1", "D:MySourcePath2");
$arDestinationFolders = ("F:MyDestinationPath1", "F:MyDestinationPath2");

if($arSourceFolders.Length -ne $arDestinationFolders.Length)
{
    Write-host -foregroundcolor 'red' "The numbers of folders have to similar";
}
else{
    for($i=0; $i -lt $arSourceFolders.Length; $i++)
    {
        Write-host -foregroundcolor 'green' "Process " $arSourceFolders[$i] " -> " $arDestinationFolders[$i] ;
        robocopy $arSourceFolders[$i] $arDestinationFolders[$i] /COPYALL /E /R:0 /xo
    }
}

Write-host -foregroundcolor 'green' "Done :)";
 

Os dejo el enlace al script Robocopy and PowerShell que podréis descargar desde Script Center donde encontraréis además una gran cantidad de script útiles para una gran variedad de propósitos.

I Love PowerShell.

Office y Windows Phone 7

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Una de los mayores atractivos de Windows Phone 7 es que tenemos el Office!!

Entre las funcionalidades disponibles se pueden destacar:

  • Disponemos de Office Mobile que contiene: Word, PowerPoint, Excel y OneNote, tanto para leer como para editar.
  • SharePoint WorkSpace Mobile, que nos permite acceder y navegar por las estructuras de SharePoint y Office365. Podemos crear un documento de Office, abrirlo desde un correo, descargarlo desde Internet Explorer o desde nuestro SharePoint.
  • Integración con el correo y SkyDrive.

Desde Windows Phone disponemos de una aplicación con el icono de Office desde la que tenemos acceso a las herramientas de colaboración:

  • En primer lugar nos encontramos con la posibilidad de crear notas con One Note, pudiendo enviarlas por mail o incluso sincronizarlas con SkyDrive.

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  • Desde la sección de documentos, podremos crear nuevos documentos Excel, Word o PowerPoint. El manejo de documentos de Word, Power Point y Excel es bastante buena aunque personalmente la edición se hace un poco difícil en una pantalla tan pequeña, pero al menos es posible.

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  • Con SharePoint WorkSpace Mobile podemos conectarnos a un SharePoint de nuestra empresa o en Office365. Podremos navegar por la estructura de listas y bibliotecas de nuestro site desde una interfaz sencilla y pensada para reducir el tráfico de datos.

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Más información:

Office 365 Mobility Solutions Service Description

Uso de Microsoft SharePoint Workspace Mobile

WorkSpace 2010 Resolver error de sincronización con Office365

Cuando trabajamos desde WorkSpace 2010 con un área de trabajo de SharePoint Online, en ocasiones nos encontraremos con que la carga de nuestros documentos se queda pendiente, aún incluso dando al botón “Cargar todo”. Para ver el estado de la sincronización abriremos el “Centro de Carga” que encontraremos como icono en la barra de tareas.

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Esto problema se debe a que WorkSpace no puede logarse con Office365 y necesitamos forzar el logon sobre Office365. Para hacerlo:

  • Abriremos el área de trabajo de WorkSpace 2010 y desde la pestaña “Resolver” seleccionaremos “Resolver error”.
  • Se abrirá entonces una ventana de login de Office 365 en la que introduciremos nuestro usuario con permisos en el site de SharePoint online.
  • Volveremos a la consola de Centro de carga y seleccionaremos de nuevo “Cargar todo”.

 

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Arsys, Microsoft y VMWare: servicios en la nube

Mañana Jueves 3 de noviembre a las 12am GMT +1, CLOUDES organiza un WebCast en el que Arsys, Microsoft y VMWare nos enseñarán sus servicios en la nube. La idea del evento es que conozcamos mejor los servicios disponibles en el mercado.

Sin duda es una gran oportunidad de conocer mejor las opciones que tenemos en la nube.

 

Ir a la página del evento

 

Ponentes:

Juanjo García Cabrera – Director grandes cuentas en Arsys.
Juanjo Carmena – Windows Azure Sales, Western Europe.
Alejandro Solana – Director técnico de VMWare.

 

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