Office 365: ¿Qué hay en la caja? Parte 3: Microsoft Sharepoint Online

Mauricio Grimberg — Mon, 30 Apr 2012 13:21:00 GMT

Microsoft SharePoint Online es un servicio de Microsoft Office 365 para empresas de todos los tamaños.

Su primer objetivo es proporcionar a los empleados una solución de clase empresarial para la creación de sitios destinados a compartir documentos e información con colegas y clientes.

La riqueza de este servicio me obliga a 2 cuestiones:

A demorar en escribir este post
A su longitud (he decidido mantener la estructura de una herramienta de 365 por parte, luego iré por Exchange Online)
Como estoy utilizando las descripciones de servicio de Microsoft están notas serán susceptibles de ser modificadas a medida que estas cambien.

Trabajar juntos con eficacia

Comparta documentos de equipo y realice un seguimiento de hitos de proceso y modificaciones para mantener a todos sincronizados.

El servicio de SharePoint Online permite a los grupos trabajar juntos para compartir fácilmente información crítica de negocio en sitios web.

Colegas y clientes pueden acceder a los documentos que necesitan desde cualquier lugar.

Con los documentos y la información administrada en un solo lugar, todo el mundo tiene acceso a la última versión, es aquello de “una única verdad”, la posibilidad de centralizar de un modo adecuado la documentación (aprovechando el entorno web, la seguridad, la búsqueda, los flujos y el versionado de Sharepoint).

Así que… ¿Qué tipos de sitios nos proporciona Sharepoint Online?

My Sites

Sitios de individuos que les permiten compartir y gestionar documentos personales e información personal. Simplemente cree su sitio personal en instantes.

Acceder y gestionar documentos importantes de su PC, el teléfono o el navegador.
Seguimiento de actualizaciones de sus colegas y sus actividades más recientes mediante notas y feeds.
Proteger el contenido personal (su documentación publicada) y controlar quién puede leer, editar y acceder a archivos.
Las mejoras en Mi Sitio y perfiles de usuario ayudarán a utilizarlos para compartir el conocimiento en su área de especialidad con sus colegas.
La adición de intereses y responsabilidades a los perfiles facilita a los colegas el encontrarse uno al otro a través de fuentes de noticias, hacer y responder preguntas y de otras maneras.

Team Sites

Mantener a los equipos en sincronización y gestionar proyectos importantes.

Administrar y compartir documentos importantes para ayudar a los equipos trabajar juntos de manera eficiente.
Proporcionar seguimiento de hitos clave de proyecto y horarios mediante calendarios compartidos.
Crear, editar y revisar documentos y propuestas en tiempo real.
Gestionar notas importantes de eventos y calendarios de entrega de proyectos.
Compartir documentos e información fácilmente con los socios comerciales de confianza.
Habilitar o comunicación en tiempo real con colegas directamente desde dentro de SharePoint (Linc).
Aplicar estilos y diseño mediante creación de temas personalizados y de marca.

Intranet Sites

Mantener a los empleados al día con las últimas noticias de la empresa y su información.

Acceso clave a la información del negocio (incluyendo políticas y procedimientos, guías de formación e informes de gastos).
Búsqueda de documentos importantes y de gente, con facilidad.
Compartir ideas y buscar la opinión de la empresa por medio de foros de discusión y encuestas de la comunidad.
Difundir la actualidad de la empresas a los empleados mediante blogs.

Public Website

Puede generar un sitio público sin conocimientos de diseño gráfico mediante configuración (No es mi característica preferida, a fuer de ser sincero, pero si se dispone de conocimientos un poco avanzados puede aprovecharse muy bien esta característica de muchísimo mejor manera).

Custom Sites

Finalmente: esto es Sharepoint con mucha de su flexibilidad para ser extendido a las necesidades de la compañía.

Construya lo que necesite mediante diseño, configuración y/o programación.

SharePoint Online ayuda a las organizaciones responder a estos desafíos al proporcionar una solución flexible basada en web con herramientas y servicios para ayudar a los trabajadores de la información a disponer de la misma y trabajar fácilmente con los demás.

Co-authoring

Al mismo tiempo más de una persona puede editar un documento o diapositivas en una biblioteca de documentos de Sharepoint Online.

Por ejemplo, para revisar un documento, los usuarios pueden enviar un enlace a un documento en una biblioteca de Sharepoint Online, y todos los revisores pueden proporcionar sus comentarios y modificaciones en el documento de forma simultánea.

Nada de documentos adjuntos ni directorios compartidos ni versiones duplicadas y multiplicadas entre usuarios.

Siempre una “única versión de la verdad” apoyada en la importantísima infraestructura documental de Sharepoint Online.

SharePoint Workspace 2010 y SharePoint Workplace para dispositivos móviles

Los usuarios pueden rápidamente ver, añadir, editar y eliminar documentos de la biblioteca de SharePoint Online o elementos de lista mientras están fuera de línea.

La sincronización bidireccional entre el ordenador del usuario y otras de la red, es decir, las actualizaciones de datos y documentos en la computadora a través de la red son automáticos mientras están conectados.

Sólo los cambios, no todo el documento, son llevados a través del cable para la sincronización y actualización rápida.

El contenido se sincroniza automáticamente cuando las personas entran en línea.

Compartir información con otros de manera más eficiente con los wikis mejorados, sitios de equipo, bibliotecas de documentos y calendarios

Facilidad de publicación mediante páginas wiki empresariales y vínculos al wiki.

Inserción y formato de contenido directamente en la página mediante el nuevo editor de texto enriquecido.

Busque imágenes o fotos en su computadora local o en la red e insértelos en su sitio sin salir de la página en que se encuentra.

Ahora se pueden seleccionar varios elementos en una lista y hacer clic en un botón para realizar la misma acción en todos a la vez. (Por ejemplo, check in o check out a varios documentos).

Fácilmente añada eventos al calendario haciendo clic en una fecha e ingresando los detalles para el evento sin salir de la agenda.

Arrastrar y soltar elementos dentro de un calendario.

Encontrar y ayudar a otros a encontrar información interesante y conocimientos

Las nuevas características incluyen newsfeeds, tagging social y ratings, por lo que es más fácil hacer seguimiento de las actividades de sus colegas, así como compartir contenido relevante.

Búsqueda de una persona por experiencia para encontrar alguien que tenga las habilidades que responden a vuestras necesidades.

Utilice la búsqueda del nombre fonético para encontrar nombres que suenan similares.

Posibilidades colaborativas claves:

Construir completamente sitios de intranet para toda la empresa.
Compartir información de forma más segura con colegas y socios de negocios.
Mantener control granular de sitios, documentos y listas mediante permisos de usuario y grupos
Cargar los documentos a las bibliotecas en línea, compartir documentos con otros, y gestionar la cantidad de documentos que se utilizan.
Mostrar los calendarios de proyectos para realizar un seguimiento de los hitos y la disponibilidad de recursos.
Mostrar avisos y alertas en respuesta a sucesos.
Publicar blogs y canales RSS, o proporcionar una lista de enlaces a otros blogs, foros y recursos.
Mantener una lista de nombres de contactos e información.
Creación de la navegación de los sitios de SharePoint Online que mejor satisfaga las necesidades de su organización.
Proporcionar enlaces a otros sitios web importantes.
Creación de sitios web especializados, espacios de trabajo de documentos y reuniones de áreas de trabajo específicas para ayudar a gestionar proyectos o elementos de trabajo.

Colecciones de sitios

Una colección de sitios consiste en un sitio de nivel superior y sus subsitios.

SharePoint Online permite a los usuarios asignar su espacio de almacenamiento disponible en un máximo de 300 colecciones de sitios.

Las colecciones de sitios a menudo se basan en los límites departamentales.

Mis sitios (colección de sitios personales) no cuentan contra de este número total de colecciones.

Los sitios dentro de una colección comparten características comunes, tales como galerías de las plantillas, tipos de contenido, elementos web, y soluciones personalizadas.

Un subsitio puede heredar los permisos y la estructura de navegación de su sitio primario, o estos se pueden especificar y administrar de forma independiente.

Administración de SharePoint Online

Su organización delega un Administrador de SharePoint Online para gestionar sus servicios del producto. Usted puede seleccionar un individuo dentro de su organización o asignar un socio Microsoft para desempeñar esa función.

Usando el Centro de administración SharePoint Online, un componente del producto, el Administrador del mismo está capacitado para configurar y gestionar colecciones de sitios en SharePoint Online. Esto incluye la distribución de almacenamiento en aquel, la asignación de permisos y la habilitación de funciones. Una vez configuradas las colecciones de sitios, el Administrador de SharePoint Online dispone de la capacidad de delegar la propiedad de una colección a un propietario, quien a partir de ese momento puede a su vez crear subsitios y delegar propiedad a otro propietario de sitio.

Las tareas del Administrador del Servicio SharePoint Online incluyen lo siguiente:

· crear y eliminar colecciones de sitios

· otorgar el acceso a los administradores de sitios

· habilitar uso compartido externo

· ubicar y monitorear el almacenamiento de colecciones de sitios

· planificar sitios multilingües

· administrar perfiles de usuario y My Sites

· configurar Servicios de formularios InfoPath para la organización

· configurar y gestionar metadatos administrados.

Para mayor información acerca de la administración de SharePoint Online, consulte los recursos siguientes:

· SharePoint Online Administration Resources Center

· SharePoint Online planning guide for Office 365 for enterprises

· SharePoint Online Administration Center Guide

Nota

SharePoint Online no soporta en la actualidad el uso de cliente de Windows PowerShell para administración del servicio,

Microsoft Office y SharePoint Online

Microsoft Office y SharePoint Online trabajan mejor juntos, mejor que nunca. Además de la colaboración y gestión de documentos, características que brillan cuando Microsoft Office se utiliza con SharePoint Online, nuevas capacidades permiten ahora la co-autoría: dos o más usuarios pueden editar simultáneamente el mismo documento.

Además, Office Web Apps le permitirá trabajar con documentos de Office directamente en un navegador cuando se está en el camino o en una PC compartida. En cualquier lugar que tenga acceso a Internet en su dispositivo móvil, el navegador, y el PC.

Sharepoint Online puede interactuar nativamente con las siguientes aplicaciones de escritorio:

Access 2010

Excel 2007 or 2010

InfoPath 2010

Outlook 2010 or 2007

PowerPoint 2010 or 2007

Project Professional 2010

SharePoint Designer 2010

SharePoint Workspace 2010

Microsoft Visio 2010

Microsoft OneNote 2010

Word 2010 or 2007

Microsoft Office 2010 junto con el nuevo sistema integrado de Office Web Apps ofrece la mejor experiencia de productividad con SharePoint Online, sin embargo, los usuarios también pueden utilizar la mayoría de los programas de Microsoft Office 2007 con SharePoint Online.

Tanto Office 2010 como Office Web Apps forman parte de planes en la plataforma.

Vista Backstage

Permite a los usuarios gestionar sus documentos y datos relacionados.

Pueden crear, guardar y enviar documentos, y más, inspeccionar los metadatos ocultos en los documentos o información personal; definir opciones, tales como encender o apagar las sugerencias de Autocompletar.

Co-autoría

Con las nuevas capacidades de co-autoría, varios usuarios pueden editar el mismo documento al mismo tiempo, incluso si están en lugares diferentes. Los usuarios inclusopueden comunicarse a medida que trabajan, directamente desde la aplicación de escritorio.

Outlook

Los usuarios pueden mantenerse al día sobre los cambios a documentos y elementos de lista en su sitio de SharePoint Online mediante la recepción de notificaciones de cambios como alertas y Really Simple Syndication (RSS).

Con Outlook 2010, los usuarios pueden ver o editar calendarios y listas de contactos que están almacenados en los sitios de SharePoint y crear y administrar sitios para organizar reuniones.

Juntos, Outlook 2010 y SharePoint Online permiten:

Acceso de Lectura / Escritura a elementos de SharePoint en línea tales como calendarios, tareas, contactos y discusiones.
Sincronización para el manejo desconectado de bibliotecas de documentos y listas.
Vistas Roll-up de calendarios y tareas a través de varias listas y sitios.
Visión unificada de las tareas personales y de SharePoint.

SharePoint Workspace

Los usuarios pueden sincronizar las bibliotecas de SharePoint en línea y listas de sus equipos con sólo unos clics. Ellos pueden fácilmente actualizar documentos y listasfuera de línea, y estar seguros de que todo se sincronizará automáticamente con el servidor cuando estén de nuevo en línea.

Navegadores habilitados

Apenas los usuarios configuran Office 365 en sus escritorios Internet Explorer (7,8 y 9) queda automáticamente configurado para trabajar con Sharepoint Online.

Con pequeñas limitaciones en algunas tareas pueden utilizarse :

Firefox 3
Safari 3.1.2 (con Macintosh OS X 10.5)
Chrome

Soporte para dispositivos móviles

Los sitios de SharePoint Online pueden mostrarse en dispositivos móviles de todo el mundo, del modo habitual o mediante la vista especializada para dispositivos.

Esta característica ayuda a las personas a mantenerse al día en proyectos de equipo y tareas cuando estén en camino.

Los sitios de SharePoint Online se pueden ver en los siguientes dispositivos móviles:

Windows Phone 7.5
Windows Mobile 6.1 + (Internet Explorer Mobile y Office Mobile 2010 para dispositivos 6.5.x))
Nokia S60 3.0 o posterior de la serie E y los dispositivos de la serie N
Apple iPhone 3.0 o posterior
BlackBerry 4.2 o posterior
Android 1.5 o posterior

Recuperación de items eliminados

Los usuarios de SharePoint en línea tienen una Papelera de reciclaje donde se almacena el contenido eliminado.

Se puede acceder a la misma para recuperar documentos eliminados y listas, si es necesario. Los elementos de la papelera de reciclaje se conservan durante 30 días. Los siguientes tipos de datos son capturados por la Papelera de reciclaje:

Colecciones de sitios
Sitios
Listas
Bibliotecas
Carpetas
Elementos de Listas
Documentos
Páginas de elementos Web

Las personalizaciones realizadas a través de Sharepoint Designer no pueden recuperarse vía la papelera.

Backup de datos

Los servicios de protección de datos en SharePoint Online tienen por objeto evitar su pérdida.

Las copias de seguridad se llevan a cabo cada 12 horas y son retenidas durante 14 días.

Continuidad del servicio

SharePoint Online está alojado en centros de datos gestionados por Microsoft que están diseñados para operar los servicios en línea de alta disponibilidad.

SharePoint Online ofrece un Acuerdo de Nivel de Servicio financiero respaldado por servicio (SLA) con una garantía del 99,9 por ciento de tiempo de actividad.

Los fallos de hardware, desastres naturales y errores humanos tienen el potencial de afectar la disponibilidad del servicio.

Para solucionar esto, SharePoint Online ofrece una gestión de continuidad de servicio, un proceso de gestión de riesgos para garantizar que la infraestructura de SharePoint Online es capaz de continuar el servicio, si ocurren sucesos inesperados.

La gestión de continuidad del servicio de SharePoint Online incluye previsiones para recuperarse rápidamente de estos eventos.

Dos indicadores comúnmente utilizados en la gestión de la continuidad del servicio para evaluar las soluciones de recuperación ante desastres son Recovery Time Objective (RTO), que es el momento entre un desastre del sistema y el momento en que el sistema está de nuevo operativo, y un Recovery Point Objective (RPO), es una representación en términos de tiempo de la posible pérdida de datos que se produjo como resultado de del evento inesperado y la recuperación.

1 hora RPO: Microsoft protege sus datos de SharePoint en línea y tiene una copia de los mismos que sea igual o inferior al de hace 1 hora.
6 horas RTO: Las organizaciones serán capaces de reanudar el servicio dentro de las 6 horas después de la interrupción del servicio en caso de desastre que incapacite a un centro de alojamiento de datos.

Puede obtener la información más reciente relacionada con un evento de corte de servicio entrando al Panel de Salud del Servicio en https://portal.microsoftonline.com/.

Filtrado de virus

Microsoft Forefront Security® para SharePoint se incluye con SharePoint Online para ayudar a proteger de virus el entorno de SharePoint On Line mientras se mantiene el tiempo de funcionamiento y se optimiza el rendimiento.
Forefront Security para SharePoint proporciona una protección completa para las bibliotecas de documentos de SharePoint utilizando múltiples motores de análisis y controles de contenido para ayudar a eliminar los documentos que contengan código malicioso.

Interfaz de usuario

La interfaz de usuario de SharePoint Online (UI) hace que sea más fácil para los usuarios finales crear las experiencias adecuadas para ser altamente productivos.

Las nuevas características incluyen:

Fluent UI y tecnología de Cinta

La interfaz de usuario de SharePoint Online incluye la cinta de opciones (Ribbon), que ofrece menús contextuales y personalizables para ayudar a los usuarios a completar tareas comunes y permite colaboración en la gestión de contenidos con mayor rapidez.

Sitios más fáciles de personalizar

Las características de Edición Web permiten a los propietarios del sitio editar rápidamente el texto de página y contenidos ricos directamente en el navegador.
Por ejemplo, los usuarios pueden ajustar el texto, añadir imágenes y vídeos, el estilo de un sitio con temas de Microsoft Office, añadir un componente de Microsoft Silverlight ™, o ajustar el diseño de la página.
La función de vista previa en vivo permite a los usuarios ver los cambios antes de guardarlos.

Capacidades de SharePoint Online

Communities
Composites
Content
Insights
Search
Sites

Communities

SharePoint Online ofrece grandes herramientas de Comunidades y una plataforma única de colaboración para gestionarlas.

Esto hace que sea más fácil para la gente compartir ideas y trabajar juntos de la manera en que quieren.

My Sites

Cree su propio sitio personal para compartir información personal y profesional.

Acceda y gestione documentos importantes de su PC, el teléfono o el navegador.

Siga sus actividades más recientes y actualizaciones de sus colegas usando notas y feeds de actividad.

Proteja el contenido personal y controle quién puede leer, editar y acceder a los archivos.

La página de perfil personal en Mis Sitios contiene información sobre los empleados, incluyendo biografías, posiciones de trabajo, ubicación, información de contacto, intereses, habilidades y experiencia en proyectos anteriores - haciendo fácil compartir la información personal y profesional (visible desde la búsqueda de personas).

Wikis y blogs

Consolide la información de toda la compañía en un repositorio centralizado, fácil de administrar.

La experiencia de edición de página permite incrustar contenido dinámico incluyendo interfaces ricas.

Además, el Wiki de la empresa aprovecha el Servicio de Metadatos Administrados para proporcionar categorización de las páginas.

La funcionalidad de Blog viene con una nueva interfaz de usuario, mejoras en la posibilidad de comentar, editar y gestionar contenidos.

El editor de texto enriquecido incluye la interfaz de usuario de Cinta y es sencillo de utilizar con archivos de imagen y formato enriquecido.

Marca de contenido (Tagging)

Tagging se extiende a múltiples tipos de contenidos y los usuarios finales pueden navegar, buscar, y realizar un seguimiento por etiquetas.

Calificaciones y comentarios impulsados por usuarios pueden aplicarse a piezas individuales de contenido.

Los usuarios pueden ayudar a incrementar el compartir de recursos en toda la empresa mediante el etiquetado de una página con un marcador social "me gusta".

Trabajando juntos

Las personas pueden trabajar juntas de la manera en que quieren hacerlo utilizando un conjunto completo de herramientas de colaboración, desde wikis a flujos de trabajo y desde sitios de grupo a marca de contenidos.

Una plataforma única y flexible hace que sea fácil de manejar estas herramientas y diseñar experiencias de colaboración adecuadas para las necesidades de cada negocio.

Composites

Los Composites son herramientas y componentes para la creación de soluciones de negocio “hágalo usted mismo” destinados a responder rápidamente a las necesidades del negocio.

Business Connectivity Services (BCS)

Permiten conexiones a fuentes de datos externas – tanto en modo de leer como de escribir – a través de endpoints de Servicios Web de Windows Communication Foundation (WCF).

Éstos son a menudo aplicaciones de línea de negocio (LOB) ubicadas detrás de su firewall, o están haciendo la transición a la nube, como Azure SQL.

Puede crear listas externas de SharePoint y columnas de datos; el servicio de BDC para los conectores de WCF y el servicio de almacenamiento seguro se particiona en el nivel de tenant en el Centro de Administración de SharePoint Online.

Para la gente de desarrollo recomiendo 2 posts (en inglés) imperdibles al respecto:

Leveraging Windows Azure WCF Services to Connect BCS with SharePoint Online

Connecting SQL Azure To SharePoint Online with BCS

Característica de Sandbox Solutions

SharePoint Online permite a los clientes instalar soluciones a medida sin control de Microsoft mediante una nueva característica llamada Soluciones de Espacio Aislado (Sandboxed), que se ejecutan al nivel de colección de sitios y utilizan un subconjunto del espacio de nombres Microsoft.SharePoint.

No todas las soluciones funcionan en la Sandbox, deben ser concebidas con tal destino, pero los clientes se beneficiarán con un "tiempo al mercado" más rápido de nuevas experiencias y aplicaciones.

Edición de bases de datos Access utilizando un explorador Web

Con esta función, las personas se hallan habilitadas para publicar bases de datos de Access en SharePoint y compartirlas con otros. La función de Servicios Access logra que los usuarios de SharePoint Online creen, editen y guarden bases de datos de Access mientras trabajan dentro de un explorador Web. Los usuarios están asimismo capacitados para publicar y compartir información entre equipos y crear y modificar bases de datos en donde no haya disponible un cliente de Access, o en donde lo requieran.

Diseño de flujo de trabajo personalizado con SharePoint Designer 2010

Los usuarios están habilitados para crear con rapidez soluciones sin código avanzadas, gracias a la Interfaz de usuario mejorada y las capacidades ampliadas de SharePoint Designer 2010. El Diseñador de flujo de trabajo de SharePoint Online se utiliza para crear reglas, que asocian condiciones y acciones con elementos de listas y bibliotecas de SharePoint Online. Los cambios de elementos en listas o bibliotecas originan acciones en el flujo de trabajo.

Creación de formularios utilizando InfoPath 2010

Los usuarios disponen de la capacidad de crear formularios enriquecidos para recopilar información con rapidez y de modo costo-efectivo y crear aplicaciones de SharePoint Online basadas en formularios, mediante InfoPath 2010. Esos formularios de explorador Web se administran en el servidor con mayor facilidad. Perfeccionar formularios existentes de bibliotecas y listas es ahora más fácil que nunca, mediante el clic en un botón. Se los diseña y configura en InfoPath 2010 y luego se publican los formularios basados en explorador nuevamente, en forma directa, en SharePoint Online.

Content

Facilita la administración de contenidos, logrando que los usuarios configuren medidas de cumplimiento normativo “tras bambalinas”- con funciones como tipos de documento, directivas de retención y clasificación automática de contenido - que luego el personal trabaja con naturalidad en Microsoft Office.

Edición de documentos basada en explorador con Office Web Apps

Las Microsoft Office Web Apps, colaboran con los usuarios en obtener más resultados desde casi cualquier parte, en casi cualquier momento.

Estos convenientes acompañantes online de Microsoft Word, Excel, PowerPoint y OneNote^®, ofrecen a los usuarios un camino fácil para acceder, ver y editar documentos en forma directa desde su explorador Web cuando disponen de conexión a Internet.

Las Word Web App, Excel Web App, PowerPoint Web App y OneNote Web App habilitan a los usuarios para, en forma simultánea, compartir y trabajar en documentos publicados en sitios SharePoint Online y bibliotecas de documentos.

Las Office Web Apps están preconfiguradas e integradas en el servicio desde el día uno. Para mayor información acerca de las Office Web Apps, una vista general de cada app en Office Web Apps – App by App Overview (http://office.microsoft.com/en-us/web-apps/office-web-apps-overview-FX101825723.aspx).

Administración de metadatos

La navegación dirigida por metadatos facilita el descubrimiento de información en listas y bibliotecas extensas.

Se han introducido motivadores para el etiquetado de usuario y se ofrecen sugerencias anticipatorias de metadatos apropiados, basadas en ubicación y contexto. Los campos de metadatos se integran en los documentos.

La administración de metadatos brinda múltiples taxonomías y folksonomías desde su servicio Term Store a nivel de inquilino en el nivel de inquilino, que puede ser consumido en el nivel de colección de sitios.

La utilización de taxonomías estándar está perfectamente habilitada.

Administración de conjuntos de documentos

Los conjuntos de documentos son un elemento que permite que los usuarios almacenen, trabajen y exporten múltiples archivos como una entidad única.

Las directivas, etiquetado y plantillas se aplican a cualquier conjunto de documentos que se haya creado.

ID únicos de documento

Con el objetivo de desacoplar la identificación de un archivo con su ubicación se brinda el servicio de ID único de documento, que mejora la administración y el seguimiento de la información mediante la asignación a cada pieza de contenido de un identificador único, capaz de ser leído por las personas, haciendo más fácil la ubicación aún en el caso de que el contenido haya sido movido de su lugar original.

Insights

Insights de SharePoint Online brinda a todos un acceso procesado y formateado - de diferentes modos - a la información de bases de datos y hojas de cálculo almacenadas en SharePoint Online, para facilitarles el significado de la información que necesitan a fin de tomar decisiones correctas.

Visualización de datos

Los usuarios pueden hacer el seguimiento y ver las estadísticas de negocios y proyectos importantes.

Pueden también exhibir indicadores de estado a partir de datos en listas de SharePoint, información introducida de manera manual y libros de Excel almacenados dentro de bibliotecas de documentos.

Los Servicios de Excel permiten llamadas basadas en REST a datos de back-end almacenados en listas de SharePoint Online y documentos de Excel almacenados en bibliotecas de documentos de SharePoint Online.

Compartir y ver diagramas Visio

Con los Servicios Visio los usuarios comparten y ven dibujos Web de Visio.

Los dibujos Web de Visio (archivos .vdw), pueden ser procesados mediante Servicios Visio y vistos en un explorador Web.

El servicio también habilita a que los dibujos Web de Visio 2010 conectados a datos se refresquen y actualicen, para mostrar instantáneas de un flujo de trabajo en acción y su estado actual.

Búsqueda

Mediante la búsqueda de SharePoint Online, los usuarios hallan contenidos y personas con mayor rapidez.

Ésta atraviesa el desorden y colabora para que los usuarios encuentren lo que necesitan a través de las colecciones de sitios.

Una combinación única de relevancia, refinación e indicaciones sociales colabora para que las personas hallen la información y contactos que necesitan a fin de lograr la realización de sus trabajos.

Búsqueda contextual

La búsqueda ha sido mejorada para ofrecer navegación interactiva que toma en cuenta el contexto de usuario, con el objeto de guiar a las personas mediante mayores capacidades de relevancia y filtrado, para que refinen sus búsquedas y encuentren con más rapidez el contenido que están buscando.

Búsqueda fonética

El motor de búsqueda de personas y habilidades de SharePoint 2010 utiliza coincidencia fonética y expansión de alias para colaborar con los usuarios en el hallazgo por primera vez de las personas adecuadas.

Búsqueda de personas y habilidades

Mediante esta función, las organizaciones pueden capturar conocimientos que no se hallan en documentos, operando sobre los aspectos sociales de la búsqueda y posibilitando que los usuarios etiqueten contenidos, refinen perfiles y encuentren los resultados de búsqueda que son relevantes para propietarios y revisores. Mientras las personas y los activos clave de las organizaciones se encuentren entre ellos con mayor rapidez y facilidad, más grande será su capacidad de compartir ideas y habilidades para resolver problemas, mejorar procesos y promover a innovación.

Vista en explorador

Inicia una experiencia Web interactiva con documentos desde la página de resultados de búsqueda, sin abrir una aplicación cliente de Office, mediante el uso de las Office Web Apps.

Notas

· Es posible que los documentos cargados recientemente no se muestren de inmediato en los resultados de búsqueda. Esto podría ser debido al intervalo para el cual se ha configurado el rastreador de búsqueda. Una vez que el contenido haya sido hallado, aparecerá en los resultados de búsqueda.

· SharePoint Online no posee instalado en el servicio el PDF iFilter. Los documentos PDF y los contenidos con los archivos PDF serán seleccionados e incluidos en el Índice principal de búsqueda.

Sitios

Los sitios SharePoint Online proveen una infraestructura única para todos los sitios Web comerciales.

Los usuarios están habilitados para compartir documentos con los colegas, administrar proyectos con los socios y publicar información de manera externa o interna en forma completamente segura.

Plantillas

Las plantillas preconfiguradas agilizan la creación, personalización e implementación de portales divisionales, sitios de portal de intranet de alcance a nivel de toda la organización y sitios Web corporativos.

SharePoint 2010 brinda además plantillas estándar de sitios de colaboración: Sitio del equipo, Área de trabajo de documento, Sitio en blanco, Blog, Wiki, Área de reuniones (cinco tipos de áreas de trabajo) y más.

Listas de SharePoint

Las listas son la base del almacenamiento de datos en SharePoint Online.

Poseen vistas integradas para la clasificación y la formación de listas de datos, así como formularios integrados para la creación y la edición de los datos.

Se puede otorgar permisos a otros usuarios, a fin de que vean y/o editen una lista y las listas pueden ser relacionadas con otras listas.

Interfaz del usuario multilingüe (MUI)

Esta función brinda soporte out-of-the-box para experiencias multilingües. La experiencia SharePoint no sólo es multilingüe en áreas tales como la Interfaz de usuario del listón, menúes y navegación de sitios, sino que, además, los propietarios pueden configurar campos dentro de listas para soportar múltiples idiomas.

Administración de permisos

Con esta función, los usuarios aprovechan la ventaja que ofrece la capacidad de crear niveles personalizados de permiso, que contienen sólo los permisos específicos que necesitan.

5. Calendarios: la función Calendarios brinda una vista de calendario enriquecida y soporte para eventos recurrentes y eventos cotidianos los usuarios están habilitados para sincronizar con Outlook 2010 sus calendarios, contactos y tareas de SharePoint Online y luego verlos offline

6. Alertas y notificaciones: se puede enviar a los usuarios de SharePoint alertas de correo electrónico y notificaciones de flujos de trabajo, cuando los documentos u otros elementos han sido cambiados o añadidos a un sitio SharePoint Online no soporta por el momento correo electrónico entrante para bibliotecas de documentos, paneles de discusión, calendarios o listas.

7. Modo compartido externo: las capacidades de modo compartido externo en SharePoint Online habilitan a una compañía para invitar con facilidad a usuarios externos para ver, compartir y colaborar en sus sitios. Una vez que el Administrador de SharePoint Online autoriza el modo compartido externo, un administrador de colección de sitios puede activarlo para el sitio que administra y luego invitar a los usuarios externos para colaborar en sitios, listas y bibliotecas. El usuario externo dispone de derechos de acceso sólo a la colección de sitios a la cual ha sido invitado. Además, cada cliente de Office 265 obtendrá de forma libre 50 Licencias de acceso de socio (PAL) y más adelante en este año, los clientes que adquieran nuestras ofertas para empresas podrán comprar PAL adicionales, en paquetes de 50 unidades, según lo requieran.

Nota

Cuando el servicio se encuentre disponible en general, Microsoft dará soporte a los usuarios externos invitados que ingresen al mismo mediante un inicio de sesión con ID de Servicios Microsoft Online. Más adelante en este año, (tercer trimestre de 2011), volveremos a ofrecer soporte para todos los ID Windows Live, incluyendo Hotmail. Como parte de servicios futuros, introduciremos soporte para ID de EASI (correo electrónico como inicio de sesión). Esto brinda un camino sencillo para que los usuarios externos invitados utilicen (cualquier) dirección existente de correo electrónico para iniciar sesión en sitios SharePoint.

8. Sitio simple, dedicado al público: diseñado para las pequeñas empresas y los profesionales, con el fin de llevar sus negocios al mercado mediante un sitio Web simple y profesional, dedicado al público. Este sitio, ha sido pensado para que sitios Web de marca, simples, para bajo tráfico, exhiban información comercial, ubicación, mapas, direcciones e información de contacto. El sitio es administrado por medio de una nueva herramienta llamada Diseñador de sitio para personalización, construida mediante plantillas Web simples, out of the box. Los clientes de Office 365 están habilitados para crear sólo un sitio simple dirigido al público, por arrendamiento. Una vez creado, estarán habilitados para aplicar una URL mnemónica, como http://www.contoso.com, que han obtenido por fuera de Office 365.

9. Personalizaciones con SharePoint Designer 2010: SharePoint Designer 2010 brinda herramientas para la personalización enriquecida de sitios SharePoint sin la necesidad de realizar ningún código. Asimismo, en SharePoint Designer 2010 se hallan disponibles herramientas de generación de informes, integración de datos y plantillas de aplicaciones.

Notas

· Copia de seguridad y recuperación no es ya una función ofertada en SharePoint Designer 2010

· SharePoint Online soporta sólo SharePoint Designer 2010

· SharePoint Designer 2010 no puede ser utilizado para editar el sitio simple dedicado al público Dicho sitio sólo puede ser editado con la herramienta integrada en Site Designer.

Desarrollo y extensibilidad personalizados

Con Office 365, los desarrolladores están capacitados para cargar código personalizado en su entorno SharePoint Online, mediante la nueva función Sandboxed Solution heredada de SharePoint 2010, más el uso de Silverlight y el modelo de objeto de cliente. Las mejoras de SharePoint Designer brindan también la capacidad de personalizar las aplicaciones de SharePoint Online.

SharePoint Online ofrece a los desarrolladores un marco potente y flexible para personalizar y desarrollar soluciones para el uso en el entorno Office 365. Las funciones y patrones de desarrollo que usted utiliza en el trabajo de desarrollo para SharePoint Online son un subconjunto de aquellas disponibles para la misma actividad en SharePoint 2010 en base local.

Estrategias de personalización y desarrollo

Las siguientes estrategias de personalización se hallan disponibles para los desarrolladores de SharePoint Online:

Configuración mediante el uso del explorador

Las personalizaciones que usted puede realizar mediante el uso de la interfaz de usuario SharePoint Online en su explorador por ejemplo, puede editar diseños de página, añadir y personalizar los elementos Web predeterminados, añadir widgets livianos de Microsoft Silverlight a una página o integrar código jQuery en un elemento Web de Editor de contenido como las configuraciones en el explorador son desarrolladas de manera primaria por los usuarios finales, se encuentran fuera del ámbito de este artículo Para obtener mayor información para las empresas, consulte la SharePoint Online Planning Guide for Office 365 Beta for Enterprises. para obtener mayor información para las grandes empresas, consulte SharePoint Online Planning Guide for Office 365 Beta for Small Businesses.

Personalización mediante el uso de SharePoint Designer

Microsoft SharePoint Designer 2010 es un programa de diseño Web y de aplicaciones, que usted puede utilizar para diseñar, crear y personalizar sus sitios Web dentro de SharePoint Online Con SharePoint Designer 2010, usted está capacitado para crear páginas Web enriquecidas de datos, desarrollar soluciones potentes habilitadas para flujo de trabajo sin código y diseñar la apariencia y el comportamiento (look and feel), de su sitio. Las personalizaciones que usted desarrolle en SharePoint Designer son en general declarativas y aptas por lo tanto para emplear del lado del cliente.

Desarrollo de soluciones de SharePoint Online que contienen código personalizado

Para habilitar soluciones más complejas en el aspecto técnico, SharePoint Online brinda a los desarrolladores modelos de objeto de servidor y cliente Microsoft Visual Studio 2010 provee una gama de plantillas especializadas para la creación de soluciones Sandbox que contienen una variedad de elementos de SharePoint, como definiciones de sitios y listas, flujos de trabajo, elementos Web, receptores de evento y tipos de contenido, para incluir en sus soluciones SharePoint.

Para mayor información acerca de capacidades de personalización, visite el SharePoint Online Developer Resource Center en MSDN.

Tipos de archivo bloqueados

Para proteger los equipos de código potencialmente dañino SharePoint Online impide que ciertos tipos de archivos se carguen o sean recuperados en el entorno de SharePoint Online.

Estos archivos están bloqueados en función de la extensión de los mismos y SharePoint Online mantiene una lista de extensiones de nombre de archivos bloqueados.

Listado de archivos bloqueados

Extensión	Tipo de archivo
.app	Application file
.bas	Microsoft Visual Basic class module
.bat	Batch file
.chm	Compiled HTML Help file
.class	Java class file
.cod	Windows NTCommand Script
.com	Microsoft MS-DOS program
.cal	Control Panel extension
.crt	Security certificate
.dll	Windows dynamic link library
.exe	Executable program
.fxp	Microsoft Visual FoxPro compiled program
.hlp	Help file
.hta	HTML application
.ins	Internet Naming Service
.isp	Internet Communication settings
.jse	JScript Encoded script file
.lnk	Shortcut
.mda	Microsoft Access add-in program
.mdb	Microsoft Access program
.mde	Microsoft Access MDE database
.mdt	Microsoft Access data file
.mdw	Microsoft Access workgroup
.mdz	Microsoft Access wizard program
.msc	Microsoft Common Console document
.msi	Windows Installer package
.msp	Windows Installer patch
.mst	Microsoft Visual Test source files
.ops	Microsoft Office profile settings file
.pcd	Photo CD image or Visual Test compiled script
.pif	Shortcut to MS-DOS program
.prf	System file
.prg	Visual FoxPro source file
.reg	Registration entries
.scf	Windows Explorer command file
.scr	Screen saver
.sct	Windows Script Component
.shb	Windows shortcut
.shs	Shell Scrap object
.url	Uniform Resource Locator (Internet shortcut)
.vb	Visual Basic script file
.vbe	Visual Basic Scripting Edition Encoded script file
.vbs	Visual Basic Scripting Edition file
.wsc	Windows Script Component
.wsf	Windows Script file
.wsh	Windows Script Host Settings file

Nota

No es posible a los administradores de las cuentas agregar extensiones a esta lista.

Apéndice B: comparación de las características de SharePoint Online y SharePoint Server

La Tabla 9 compara la disponibilidad de funciones en el producto o servicio, entre SharePoint 2010 en base local y SharePoint Online dentro de Office 365.

Tabla 9: Comparación de funciones entre SharePoint 2010 en base local y SharePoint Online

COMUNIDADES
Función	Servidor SharePoint 2010	SharePoint Online
Ask Me About	Sí	Sí
Blogs	Sí	Sí
Sugerencias de colegas	Sí	Sí
Red de colegas	Sí	Sí
Discusiones	Sí	Sí
Wikis empresariales	Sí	Sí
Sugerencias en palabras claves	Sí	Sí
Calidad de miembros	Sí	Sí
My Site: My Content	Sí	Sí
My Site: Mis noticias	Sí	Sí
My Site: Mi perfil	Sí	Sí
Panel de notas	Sí	Sí
Explorador de organización	Sí	Sí
Fotografías y presencia	Sí	Sí
Clasificaciones	Sí	Sí
Actividades recientes	Sí	Sí
Actualizaciones de estado	Sí	Sí
Nubes de etiquetas	Sí	Sí
Perfiles de etiqueta	Sí	Sí
Etiquetas	Sí	Sí
Herramienta Etiquetas y notas	Sí	Sí
Wikis	Sí	Sí

COMPUESTOS

Función	Servidor SharePoint 2010	SharePoint Online
Modelo de objeto de cliente (OM)	Sí	Sí
Panel del programador	Sí	Sí
Receptores de eventos	Sí	Sí
Language Integrated Query (LINQ) para SharePoint	Sí	Sí
Paquetes de soluciones	Sí	Sí
Fuentes de datos REST y ATOM	Sí	Sí
Listón y Marco de trabajo de cuadro de diálogo	Sí	Sí
Trabajos del temporizador de SharePoint	Sí	No
Elemento Web de Silverlight	Sí	Sí
Modelos de flujo de trabajo	Sí	Sí
Servicios de acceso	Sí	Sí
Personalizaciones basadas en explorador	Sí	Sí
Servicio de conectividad de datos comerciales	Sí	No
Columna de datos externos	Sí	No
Elementos Web de datos comerciales	Sí	No
Listas externas	Sí	No
Integración de datos comerciales con el cliente Office	Sí	No
Página de perfil de servicios de conectividad comercial	Sí	No
SharePoint Designer 2010	Sí	Sí
Formularios: Flujos de trabajo Out-of-box y personalización por medio de SharePoint Designer 2010	Sí	Sí
Servicios de formularios InfoPath	Sí	Sí
Soluciones Sandbox	Sí	Sí
Flujo de Trabajo	Sí	Sí
Herramientas de desarrollador Microsoft Visual Studio^® 2010 SharePoint	Sí	Sí
Soporte Windows 7	Sí	Sí
Plantillas de flujo de trabajo	Sí	Sí
Arquitectura de servicio SharePoint	Sí	Sí

ÍNDICE
Función	Servidor SharePoint 2010	SharePoint Online
Centro de registros	Sí	No
Retenciones legales en el lugar	Sí	Sí
Conjuntos de documentos	Sí	Sí
Navegación dirigida por metadatos	Sí	Sí
Disposición multi etapas	Sí	Sí
Administración enriquecida de medios	Sí	Sí
Tipos de contenido compartido	Sí	Sí
Soporte para estándares de accesibilidad	Sí	Sí
Organizador de contenido	Sí	Sí
ID únicos de documento	Sí	Sí
Word Automation Services	Sí	No
Servicio de metadatos administrados	Sí	Sí
ENFOQUES
Función	Servidor SharePoint 2010	SharePoint Online
Centro de inteligencia comercial	Sí	No
Elementos Web de gráficos	Sí	No
Biblioteca de conexiones de datos	Sí	No
Servicios Excel	Sí	Sí
Servicios PerformancePoint™	Sí	No
Servicios Visio	Sí	Sí
KPI (Indicadores de rendimiento clave)calculados	Sí	Sí
Paneles	Sí	No
Árbol de descomposición	Sí	No
Servicios Excel y PowerPivot para SharePoint	Sí	No

BÚSQUEDA
Función	Servidor SharePoint 2010	SharePoint Online
Procesamiento de contenido avanzado	Sí	No
Más probables (Best Bets)	Sí	Sí
Relevancia de optimización con Perfiles de jerarquía múltiples	Sí	No
Escala de búsqueda extensible	Sí	Sí
Conector de indexación de Inteligencia comercial	Sí	No
Marco de conector de búsqueda de SharePoint 2010	Sí	No
Búsqueda contextual	Sí	No
Refinación profunda	Sí	No
Detección duplicada	Sí	Sí
Búsqueda federada	Sí	No
Refinación dirigida por metadatos	Sí	Sí
Experiencia de búsqueda móvil	Sí	Sí
Búsqueda de personas y conocimientos	Sí	Sí
Búsqueda fonética y de alias	Sí	Sí
Sugestiones de búsqueda “¿quiso decir?” y Búsquedas relacionadas	Sí	No
Contenido reciente de autor	Sí	Sí
Puesta a punto de relevancia	Sí	No
Indexación Web enriquecida	Sí	No
Búsqueda a escala empresarial	Sí	No
Búsqueda en Windows 7	Sí	No
Ámbitos de búsqueda	Sí	Sí
Resultados similares	Sí	No
Búsqueda de colección de sitios únicos	No	Sí
Búsqueda de sitios	Sí	Sí
Relevancia mediante clic	Sí	Sí
Miniaturas y Vistas previas	Sí	No
Vista en explorador	Sí	Sí
Más probables (Best Bets) visuales	Sí	No
Clasificación básica	Sí	Sí
Clasificación avanzada	Sí	No
SITIOS
Función	Servidor SharePoint 2010	SharePoint Online
Lista de SharePoint	Sí	Sí
Elementos Web	Sí	Sí
Forma de gobierno mejorada	Sí	Sí
Escalabilidad y administración de lista amplia	Sí	Sí
Interfaz del usuario multilingüe (MUI)	Sí	Sí
Administración de permisos	Sí	Sí
Plantillas de cuota	Sí	Sí
Servicio de almacenamiento seguro	Sí	No
Conexiones a Clientes Microsoft Office	Sí	Sí
Web Analytics	Sí	No
Sitio de peso liviano dedicado al público	No	Sí
Identificación de audiencia	Sí	Sí
Soporte de explorador cruzado	Sí	Sí
Modo compartido externo	No	Sí
Listón de SharePoint	Sí	Sí
Conectividad móvil	Sí	Sí
Integración Office Web Apps	Sí, instalación separada	Sí, se entrega preconfigurada
SharePoint Workspace 2010	Sí	Sí
Elementos Web out of the box	Sí	Sí
Escalabilidad	Sí	Sí
Plantillas	Sí	Sí
Accesibilidad	Sí	Sí
Asistentes de configuración	Sí	Sí

Mauricio Grimberg (@mgrimber) : Azure, Word

Office 365: ¿Qué hay en la caja? Parte 3: Microsoft Sharepoint Online

Trabajar juntos con eficacia

My Sites

Team Sites

Intranet Sites

Public Website

Custom Sites

Co-authoring

SharePoint Workspace 2010 y SharePoint Workplace para dispositivos móviles

Compartir información con otros de manera más eficiente con los wikis mejorados, sitios de equipo, bibliotecas de documentos y calendarios

Encontrar y ayudar a otros a encontrar información interesante y conocimientos

Posibilidades colaborativas claves:

Colecciones de sitios

Microsoft Office y SharePoint Online

Vista Backstage

Co-autoría

Outlook

SharePoint Workspace

Navegadores habilitados

Soporte para dispositivos móviles

Recuperación de items eliminados

Backup de datos

Continuidad del servicio

Filtrado de virus

Interfaz de usuario

Fluent UI y tecnología de Cinta

Sitios más fáciles de personalizar

Capacidades de SharePoint Online

My Sites

Wikis y blogs

Marca de contenido (Tagging)

Trabajando juntos

Business Connectivity Services (BCS)

Característica de Sandbox Solutions

Edición de bases de datos Access utilizando un explorador Web

Diseño de flujo de trabajo personalizado con SharePoint Designer 2010

Creación de formularios utilizando InfoPath 2010

Content

Edición de documentos basada en explorador con Office Web Apps

Administración de metadatos

Administración de conjuntos de documentos

ID únicos de documento

Visualización de datos

Compartir y ver diagramas Visio

Búsqueda contextual

Búsqueda fonética

Búsqueda de personas y habilidades

Vista en explorador

Plantillas

Listas de SharePoint

Interfaz del usuario multilingüe (MUI)

Administración de permisos

Tipos de archivo bloqueados

Listado de archivos bloqueados