SharePoint Online: Como invitar a usuarios externos a colaborar (II)!

En este artículo os comentaba el funcionamiento del mecanismo de invitación a usuarios externos para colaborar en sitios de SharePoint Online. El caso, es qué el otro día preparando una formación al realizar una invitación a un usuario externo a una de mis colecciones de sitios, me daba continuamente un aviso de error indicando qué no se podía compartir el sitio con usuarios externos por lo que me puse a indagar qué me faltaba en esa colección de sitios para tener esta funcionalidad disponible:

  • Lo primero que hay que hacer es comprobar a nivel del tenant de Office 365 qué tenemos habilitada la funcionalidad de “Uso compartido externo”. Por defecto, está habilitada como podéis ver en la correspondiente captura de pantalla.
  • Pero tener habilitada esta funcionalidad no es suficiente, porque si tratáis de compartir una colección de sitios que no sea la qué se crea por defecto veréis que se muestra el mensaje de marras indicando qué no se puede compartir el sitio con usuarios externos.
  • Tras investigar un poco, la clave está en qué es necesario indicar de forma explícita que la colección de sitios se puede compartir para poder compartir elementos de la misma. Para poder realizar esta configuración, tenemos que navegar a la administración e nuestro tenant de Office 365. En la misma, disponemos de la opción “Uso compartido” qué es la clave de todo.
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  • Seleccionamos la colección de sitios en la que queremos activar el uso compartido de manera que se muestra la correspondiente ventana de configuración. Marcamos una de las dos opciones que habilita el uso compartido y pulsamos “Guardar”. Un punto importante aquí, es que el cambio no es automático, hay que darle unos minutos para que se propague.
  • Y a partir de aquí, ya podemos compartir la colección o elementos de la misma con usuarios externos.
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Referencias:

Publicado por

Juan Carlos González

Juan Carlos es Ingeniero de Telecomunicaciones por la Universidad de Valladolid y Diplomado en Ciencias Empresariales por la Universidad Oberta de Catalunya (UOC). Cuenta con más de 12 años de experiencia en tecnologías y plataformas de Microsoft diversas (SQL Server, Visual Studio, .NET Framework, etc.), aunque su trabajo diario gira en torno a SharePoint & Office 365. Juan Carlos es MVP de Office Servers & Services desde 2015 (anteriormente fue reconocido por Microsoft como MVP de Office 365 y MVP de SharePoint Server desde 2008 hasta 2015), coordinador del grupo de usuarios .NET de Cantabria (Nuberos.Net, www.nuberos.es), co-fundador y coordinador del Grupo de Usuarios de SharePoint de España (SUGES, www.suges.es), así como co-director de la revista gratuita en castellano sobre SharePoint CompartiMOSS (www.compartimoss.com). Hasta la fecha, ha publicado 8 libros sobre SharePoint & Office 365 y varios artículos en castellano y en inglés sobre ambas plataformas.

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