SharePoint puede ayudarle a sistematizar sus procesos de gestión de calidad, y obviamente el sistema va mucho más allá del manual de calidad.
Tras haber implantado varios sistemas para la gestión de calidad usando SharePoint, permitirme unos, espero, buenos consejos.
Digo esto por que albergar el manual de calidad en formato Word en una biblioteca de documentos esta bien y puede ser un gran adelanto, si antes no se ha tenido otra cosa.
Estructura mínima del sitio de calidad.
• El manual de calidad así como los procedimientos e instrucciones se pueden mantener en páginas html dentro de una biblioteca de documentos versionada y darle un bonito formato así como usar las características del hipertexto para ir saltando desde un punto a otro del manual.
• Esto puede mejorar si incluimos los diagramas de cada procedimiento que podemos exportar desde Visio sin mucho esfuerzo e integrarlos en nuestro site de calidad.
• Lista de todo el personal y los roles de cada uno dentro del sistema de calidad. Fichas de formación etc…
• Calendarios con las auditorias (Internas / Externas) e hitos importantes. Fechas previstas para las revisiones del sistema. Fechas de los planes de inspección y ensayo. Otras fechas
• Los formatos, plantillas que se usan para documentar el sistema pueden estar en una biblioteca de documentos que debería ser única y accesible a todo el mundo para poder recoger siempre la última versión de un formato.
• Las actas de las auditorias pueden guardarse en una lista o en una biblioteca de documentos, de acceso exclusivo a los miembros de comité de calidad.
• Listas con las acciones correctivas y preventivas. Estas listas pueden estar administradas (requieren aprobación) por los miembros del comité.
• Una lista con un glosario de términos usados en el manual de calidad.
• Un Foro, para discutir temas exclusivos de calidad.
Una vez que tenemos estructurado el sitio de calidad, es muy probable que necesitemos adaptar la estructura de nuestro portal a nuestros procesos, para ello podemos crear una serie de plantillas de sitios ya predefinidas que incluyan todo lo necesario.
Por ejemplo si trabajamos con Proyectos podríamos tener tres procesos principales identificados como: OFERTA, ENCARGO, ENTREGA. De manera que tendríamos una plantilla de sitio llamada Proyectos que entre otras cosas incluirá tres bibliotecas de documentos una para cada proceso.
Cada biblioteca de documentos tendría asociada la plantilla de documentación asociada al proceso que se encuentra en el sitio de calidad (podemos usar la URL).
Otras cosas importantes como:
• La trazabilidad, puede mantenerse mediante una lista (con su vista de calendario).
• Las personas involucradas, otra lista.
• Los temas tratados y pendientes.
• Las comunicaciones (biblioteca de documentos ó lista con archivos adjuntos)
• Lista de vínculos
• Un sin fin de Etcs
Con la flexibilidad que nos da sharepoint puede que usemos varios niveles, Clientes -> Proyectos -> SubProyectos. Con lo que podemos ir agregando el contenido de aquellas listas que contienen información relevante.
• Situación de los proyectos de un cliente.
• Temas pendientes.
• Futuras citas.
• Otro sin fin de Etcs
Para esto yo suelo usar mi webpart csegRollUp con el cual se puede agregar el contenido de los subsitios en un nivel superior. En especial un tema que muchas veces nos trae de cabeza cuando hablamos de los sistemas de calidad, que es, el asegurarse de que tenemos la documentación que debemos tener.