Office GRATIS en Educación

Hoy venimos con un artículo muy especial, y es que como muchos de vosotros sabréis, sobre todo si os dedicáis al mundo académico, Microsoft está tirando la casa por la ventana y está ofreciendo la última versión de Office de forma GRATUITA.

Se trata de un Office basado en suscripción, es decir, utiliza Office 365 para la asignación de la licencia, la descarga y la autenticación del usuario. Este Office siempre será la última versión disponible en cada plataforma, por lo que ahora mismo podremos descargar por ejemplo Office 2013 para Windows, pero el día de mañana si sacan Office 2016, tendremos la licencia incluida.

Además, como podéis intuir, Office no está disponible sólo para Windows. De hecho hace poco anunciaban que ya estaba disponible para las diferentes plataformas tanto de Escritorio como en dispositivos móviles:

More Office. Everywhere you need it: http://blogs.microsoft.com/blog/2014/11/06/office-everywhere/

La versión de Office que incluye se llama Office 365 ProPlus, y nos permite activar el Office hasta en 15 dispositivos, teniendo que ser 5 en Escritorio, 5 en tabletas y 5 en teléfonos móviles:

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Esta licencia de Office 365 ProPlus va dirigida al ámbito personal del usuario, por lo que utilizando sus credenciales de Office 365 podrá activarlo en los diferentes equipos que tenga en casa, en su iPad o su teléfono móvil.

Pero vamos a empezar por los requisitos que debe cumplir cualquier Institución Académica que quiera aprovecharse de esta oferta:

  • Debe tener licenciado Office para todo su PAS/PDI (Personal de Administración y Servicios / Personal Docente e Investigador). Estas licencias son las que normalmente se adquieren para el uso en el centro de trabajo.
  • Las licencias de Office 365 ProPlus están dirigidas para el PAS/PDI y los actuales Estudiantes. No pueden licenciarse ex-alumnos o colectivos que no se contemplen como PAS/PDI.
  • Es necesario tener una suscripción o tenantde Office 365 (GRATUITO para Educación).
  • Es recomendable que los usuarios estén también dados de alta en Office 365.

 

Una vez tengamos esto listo y cumplamos con los requisitos, vamos a ver como nos podríamos beneficiar de la oferta de la manera más rápida. Esto será gracias al sistema de auto-servicio publicado por Microsoft:

Office en el ámbito educativo: http://products.office.com/es-ES/student/office-in-education?tab=students

 

¿Cómo funciona este sistema de auto-servicio?

La verdad es que podemos encajar en distintos escenarios donde el auto-servicio nos simplifica la vida, por lo que veremos aquí el procedimiento completo, y analizaremos todos los diferentes caminos que podemos tomar:

  • En la web anterior encontramos el primer detalle importante. Si nos fijamos, para acceder al auto-servicio nos aparecen 3 pestañas, en función de si somos Alumnos, Profesores o Centros educativos:

 

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Al pinchar en el botón verde que aparece en las diferentes secciones accederemos al primer paso del auto-servicio, pero si nos fijamos en la URL, la dirección cambia indicando en cada caso el SKU correspondiente a la licencia para Alumnos o Profesores:

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Alumnos:

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Profesores:

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  • Una vez dentro, se nos presenta el cuadro de texto para introducir nuestro nombre de usuario perteneciente a una Institución Académica que pueda beneficiarse de la oferta:

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En este momento es cuando el usuario debe introducir el nombre de usuario con el que accede a los servicios de Office 365. Pongamos un ejemplo de una Universidad:

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Una vez pinche en el botón de Suscribirse, comienza el proceso de validación por parte de Microsoft, que consta de los siguientes pasos:

  • El dominio al cual pertenece el usuario debe estar dado de alta en una lista maestra que maneja Microsoft. Para hacerlo las Instituciones Académicas podéis escribir a educacion@microsoft.com o directamente a mi correo: amarcos@plainconcepts.com

En caso de no tener habilitado el auto-servicio, el usuario se encontrará un aviso de este estilo:

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  • En segundo lugar, una vez comprueba que el dominio está aprobado en la lista maestra, lo que va a hacer es comprobar si ese dominio está dado de alta en alguna suscripción o tenant de Office 365. Por ello es importante que previamente tengamos nuestra suscripción creada y los dominios añadidos. Si tenéis dudas respecto a este paso os dejo documentación:

          Centro de aprendizaje de Office 365: https://support.office.com/es-ES/learn/office365-for-business

          Trabajar con nombres de dominio en Office 365: https://support.office.com/es-es/article/Trabajar-con-nombres-de-dominio-en-Office-365-502fe172-af17-4b42-ad9c-1ab651d28796

 

  • Una vez el sistema encuentre el tenant donde está dado de alta el dominio en cuestión, lo que hará será buscar al usuario. En este caso podemos encontrarnos con 2 vertientes, que el usuario exista o que no. Si el usuario existe, le pedirá que inicie sesión para verificar que realmente es él:

 

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  • Si el usuario no está dado de alta, este es el mensaje que se encontraría:

 

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  • Podemos permitir que el sistema de auto-servicio se encargue del alta del usuario. Para ello hay que tener en cuenta una serie de cuestiones importantes:

–  Cuidado si tenemos sincronización de usuarios desde un directorio local para ese dominio.

El sistema puede llegar a crear un usuario duplicado, o podemos tener incongruencias entre nuestro directorio local y el Azure Active Directory de Office 365.

–  Para poder activar el alta desde el auto-servicio es necesario indicarlo explícitamente a través de un cmdlet de PowerShell a nivel de tenant: Set-MsolCompanySettings -AllowEmailVerifiedUsers $true

Una vez hecho los cambios, este es el mensaje que se encontraría el usuario:

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El usuario recibirá un correo electrónico en el buzón especificado. El detalle importante aquí es que la dirección de correo debe existir (para poder recibirlo) y debe pertenecer al dominio que hemos indicado en la lista maestra de Microsoft, que está dado de alta en Office 365, y que el usuario escribe en el primer paso del auto-servicio. Notar también que no es necesario que ese buzón esté específicamente en Office 365, puede residir en otro sistema independiente. Una vez el usuario reciba el correo y pinche en el enlace podrá rellenar los datos necesarios para darse de alta en el tenant de Office 365 donde está el dominio asociado:

 

  • Ahora que ya se han hecho todas las verificaciones pertinentes, y que el usuario está creado en Office 365, ya sólo queda que inicie sesión para que se le asigne la licencia de Office 365 ProPlus y pueda acceder a la descarga:

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  • Ya sólo nos queda descargarnos el Office para Windows del portal, el Office para Mac, el Office para iPad desde la Apple Store, el Office para Android desde la Play Store… y activarlo en el primer arranque con nuestras credenciales de Office 365. A partir de ese momento la aplicación, de forma transparente al usuario, verificará cada 30 días que el usuario sigue teniendo la licencia asignada en Office 365.

 

  • Cada usuario podrá acudir al portal de Office 365, y en la sección de Software (https://portal.microsoftonline.com/OLS/MySoftware.aspx) gestionar las activaciones realizadas en los equipos de Escritorio, con la posibilidad de liberar aquellas de las 5 disponibles que no utilicemos. En el caso de las tabletas o los dispositivos móviles, basta con desinstalar el software para liberar la activación.

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¡Ya está! Parece largo pero no es tanto, lo que pasa que hemos intentado poner las combinaciones más comunes y que todos los pasos se vieran claros con los pantallazos.

 

Vamos ahora con una sección de preguntas y respuestas un tanto atípica, ya que no sigue un hilo normal, sino que expongo las cosas que más nos han preguntado:

  • ¿Estas licencias, sólo incluyen el Office?: No, incluyen todas las licencias de Office 365 que se consideran “no administradas”, es decir, de aquellos productos que no requieren de un cambio en los DNS. Es el caso de Office 365  ProPlus, pero también de SharePoint Online con OneDrive for Business y su almacenamiento de 1TB por usuario, o el Office Online. El sistema de auto-servicio es capaz también de darse cuenta de si alguna de estas licencias ya está previamente asignada al usuario y no duplicarlas.

 

  • ¿Qué ocurre si no queremos usar el auto-servicio?: si no queréis utilizar este sistema y en cambio queréis asignar las licencias de manera granular vosotros mismos, existe otro cmldet de PowerShell para bloquear el auto-servicio:  Set-MsolCompanySettings -AllowAdHocSubscriptions $false

 

  • ¿Por qué aparecen 1M de licencias para Estudiantes y 1/2M para Faculty?: esto ocurre porque alguno de los dominios que tenéis en ese tenant ha sido aprobado por Microsoft para el auto-servicio, y dado que la provisión de las licencias en el tenant es el proceso que más tiempo requiere, en lugar de hacerlo 1 a 1 con cada usuario que llegue, se hace una vez al principio con una cantidad suficiente de licencias para que no haya problemas.

 

  • ¿Qué ocurre si mis alumnos y mis ex-alumnos comparten el mismo dominio?: en este caso lo ideal es que, siempre que sea posible, no utilicéis el auto-servicio y asignéis las licencias de manera granular según algún atributo del usuario que le distinga en un colectivo u otro.

 

  • ¿Hay alguna diferencia entre el Office 365 ProPlus para Alumnos y el de Profesores?: No, a nivel de funcionalidad es exactamente lo mismo. Sólo se distingue en el portal de acceso al auto-servicio para tenerlos controlados y regulados frente a Microsoft.

 

  • Cualquier otra consulta, hay un F.A.Q oficial donde podréis encontrar mucha más información:

Office 365 ProPlus para el ámbito educativo: preguntas técnicas más frecuentes: https://support.office.com/es-es/article/Office-365-ProPlus-para-el-%c3%a1mbito-educativo-preguntas-t%c3%a9cnicas-m%c3%a1s-frecuentes-7fb1b2f9-94c2-4cbb-b01e-a6eca34261d6?ui=en-US&rs=es-ES&ad=ES

 

Espero que os haya sido de utilidad, y ¡todo el mundo educativo a descargarse el Office!

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