Ventajas de tener una cuenta Windows Live ID

Hoy en día prácticamente todo el mundo tiene correo electrónico, así qué ¿por qué no aprovecharlo para obtener beneficios de manera gratuita? sólo con tener una dirección de correo electrónico, independientemente del proveedor que sea, podemos crearnos una cuenta Windows Live ID (antes conocido como Microsoft Passport Network o .NET Passport). Windows Live ID es un servicio de autenticación proporcionado por Microsoft que permite a los usuarios autenticarse en múltiples sitios web usando una cuenta única. Entre estos sitios, se incluyen algunos servicios de Microsoft como son los de Windows Live, o sistemas de subscripción como MSN.

A lo largo de este mes vamos a ir viendo algunas de las aplicaciones que Microsoft ofrece dentro la nube de servicios englobados bajo el nombre de Live. 

Hoy, la aplicación que voy a tratar es Microsoft Office Live Workspace, un espacio de trabajo cuyos servicios están pensados para facilitar la colaboración y el trabajo en equipo. Aunque todavía está en su versión beta, presenta buenas condiciones para convertirse en una de las herramienta de colaboración más útil y potente, especialmente para las PYMES.

A continuación vamos cómo se puede trabajar con esta herramienta. En primer lugar, al entrar a la dirección http://workspace.office.live.com, nos va a pedir que nos suscribamos con nuestra cuenta de Windows Live (cuenta del Messenger), y luego nos crea un Workspace (espacio de trabajo) vacío. Pero ¿qué podemos hacer en este espacio de trabajo?

1. Crear nuevas áreas de trabajo. Por defecto, al arrancar la aplicación se crea un espacio de trabajo vacío, pero nosotros podemos añadir múltiples áreas de trabajo. Para ello al seleccionar la opción:

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Nos aparece una lista desplegable con todas la áreas de trabajo disponibles:

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Al crear cada una de estas áreas se añaden una serie de carpetas y documentos específicos de cada una de ellas que se pueden eliminar en función de nuestras necesidades.

2.Trabajar con documentos. Esta aplicación nos permite trabajar con el tipo de documentos (Word, Excel, y PowerPoint) más utilizados a nivel de empresa. Podemos crear documentos, editarlos, guardar versiones, cargar nuevos documentos…

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Cuando vamos a editar un documento, vemos que nos aparece la opción de instalar un add-in para Microsoft Office. Debemos decir que si a esta opción ya que que nos permitirá abrir y trabajar con los documentos que están en el workspace desde el Word de nuestro PC como si estuvieran en nuestro propio equipo.

Además todas las modificaciones que realicemos en nuestros documentos se sincronizaran dinámicamente en nuestro área de trabajo.

3. Compartir áreas de trabajo o pantalla.

Cuando vamos a compartir nuestro área de trabajo, lo que hacemos es enviar una invitación al correo de otra persona, a la que le podemos dar permisos de editor o sólo de lector.

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En el segundo caso, para compartir nuestra pantalla, debemos tener instalada la aplicación Microsoft SharedView, que nos permitirá invitar a usuarios para que compartan nuestra pantalla conectándose a este servicio.

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4. Actividad. Mediante esta opción podemos ver toda la actividad que se ha desarrollado en un espacio concreto o en un documento, y quien la ha realizado.

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5. Comentario

También es posible agregar comentarios que nos pueden servir para añadir información adicional a documentos, áreas de trabajo…

Por último os dejo una imagen de mi aplicación workspace donde se puede ver como es de manera global:

 

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Problemas al usar Import/Export en SharePoint

Al realizar una copia de seguridad de nuestro sitio SharePoint y restaurarla en otro, mediante los comandos Import/Export del stsadm, nos hemos encontrado con algunos problemas.

El primero, es que se han cambiado los IDs de algunas listas de nuestro sitio, y por lo tanto cuando intentamos acceder a ellas no podemos ya que el direccionamiento es incorrecto. Y nos da el siguiente error:

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Para solucionarlo, tal y como indica el propio error, debemos abrir está página con SharePoint Designer 2007 (vista de código y diseño). Si no está visible la biblioteca de fuentes de datos vamos al menú superior, desplegamos la opción Task Panes y seleccionamos Data Source Library, de manera que aparezca a nuestra derecha la biblioteca con todas las listas que tenemos.

A continuación, en la vista diseño, seleccionamos el elemento que nos da el error de manera que en la parte superior vemos cual es la parte de código que se corresponde con dicho elemento.

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Dentro de ese código seleccionado, copiamos la parte que se encuentra dentro del atributo <DataSources></DataSources> a un documento .txt (por si acaso!!)y a continuación la eliminamos. Después hacemos clic con el botón derecho sobre la lista que estamos trabajando y seleccionamos Insert Data Source Control.

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En el código que se nos añade vemos que realmente el ID que utiliza esa lista no se corresponde con el que nosotros teníamos, y es ahí donde reside el problema, ya que el sistema está buscando esa información en un sitio que no está.

Por lo tanto lo que tenemos que hacer es sustituir el nuevo ID en todos los elementos del Data Source donde aparece. Para ello copiamos el ID correcto, deshacemos los cambios hasta volver a la página inicial (la que nos daba el error), y sustituimos el ID erróneo.

Esto se puede hacer de manera sencilla reemplazando el valor del ID erróneo por el correcto mediante Edit > Replace, de esta manera nos aseguramos de que no nos estamos dejando ninguno por cambiar.

Si hemos realizado todos los pasos correctamente, vemos en la parte de abajo, que el contenido se carga y que ya no aparece el error.¡¡Un problema menos!!

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Otro de los problemas con los que nos encontramos es que algunos de los elementos del menú lateral no apuntan al contenido que deberían y por lo tanto muestran un error, ya que no pueden acceder a él. Esto se debe a que la URL de las listas a las que apuntan, ha cambiado. Por lo tanto lo que tenemos que hacer en este caso es:

1) Asegurarnos de cuál es la URL actual de la lista en cuestión. Para ello vamos a Acciones del sitio > Ver todo el contenido del sitio, seleccionamos la lista y copiamos su URL.

2) Editamos el vínculo en el menú, para que apunte a la nueva dirección. Para ello vamos a Acciones de sitio >Configuración de sitio > Inicio rápido y en la sección concreta pegamos la URL de la lista.

Por último otro cosa que hemos visto que ocurre cuando utilizamos este tipo de “copia de seguridad”  y restauración, es que algunas páginas presentan sus web parts duplicadas. La solución a este problema es muy sencilla, lo único que tenemos que hacer es editar dichas páginas y eliminar las web parts sobrantes, para ellos vamos a Acciones de sitio > Editar página.

De esta manera quedaría correctamente restaurado nuestro sitio.

SharePoint Designer 2007 gratuito

Desde finales de marzo está disponible SharePoint Designer 2007 de manera gratuita. Para poder descargarnos este producto, que nos permite crear y personalizar sitios web de Microsoft SharePoint de manera sencilla, sólo necesitamos una cuenta de Windows Live ID.

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Si eres uno de esos que todavía no lo ha probado, te invito a que lo hagas. Y si crees que necesitas ayuda para utilizarlo,  aquí tienes un kit de entrenamiento que te guiará y te enseñará de que manera sacar provecho a este producto.

¡Ánimo!

Crear “histórico” de un blog en SharePoint

En muchas ocasiones no somos conscientes de la cantidad de contenidos que generamos en nuestros sitios web, pero es importante tener en cuenta que es muy recomendable contar con alguna estructura que nos permita navegar por ellos de manera lógica y ordenada. Esto optimiza nuestro tiempo a la hora de buscar información, pero ¿es fácil gestionar la información de esta manera? Pues sí.

Con las vistas de SharePoint podemos crear diferentes “formas” de ver nuestra información de manera sencilla, bien sea documentos, noticias o entradas de nuestro blog. Este último caso es el que vamos a ver a continuación.

Para ello, vamos a la lista de entradas de nuestro blog, y creamos 2 atributos que utilizaremos para organizar cronológicamente nuestros posts mediante Setting > Create Column. Dichos atributos o columnas, se llamarán Año (tipo numérico) y Mes (tipo elección) y tendrán las siguientes características:

 

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A continuación, dentro de la misma lista, creamos una vista llamada Histórico Blog mediante Settings > Create View, en la que seleccionaremos como elementos a mostrar, el título (Title linked to the item), y la categoría (Category) ordenadas por el año y el mes de publicación.

Para establecer este orden debemos desplegar la opción Group By, y seleccionar que atributo queremos mostrar primero, que en este caso será el año, el orden de los elementos (ascendente o descendente), y si queremos que estos se muestren expandidos o contraídos.

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Por último aplicaremos esta vista a nuestra lista de Posts a través de una web part.

Para ello, editamos la página principal de nuestro blog, que es donde queremos visualizar esta información, mediante Site Actions > Edit Page, y añadimos la web part que contiene nuestra lista Posts. A continuación modificamos sus propiedades mediante Edit > Modify Shared Web Part, seleccionando la vista creada (Histórico Blog) y escribiendo el título deseado.

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Et voilá, ya tenemos nuestro histórico de entradas del blog, que como ya he dicho, podemos reutilizar para cualquier otro tipo de listas de características similares.

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Windows Server 2008 Foundation

Microsoft anunció ayer una nueva línea de servicios de servidores conocida como Windows Server 2008 Foundation.

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Este producto va dirigido especialmente a pequeñas y medianas empresas, proporcionando un sistema de servidores de tecnología Microsoft de bajo coste. Por el “módico precio de 700 dólares” un poquito más en euros…se puede obtener este paquete de software + hardware, con una flexibilidad añadida,  podemos actualizar nuestro producto a versiones más completas de Windows Server, a medida que nuestra empresa se expande.

Windows Server 2008 Foundation está autorizado por cuentas de usuario. Cada licencia de Windows Server 2008 Foundation tiene un límite máximo de 15 cuentas, que no requieren licencias de acceso de cliente (CAL) de Windows Server, lo que hace que sea más rentable para las pequeñas empresas.

Además, su distribución se va arealizar a través de los fabricantes de equipos originales(OEM) como Dell, Acer, IBM y Hewlwtt-Packard, evitándonos de esta manera las “odiosas instalaciones” y facilitándonos el trabajo.

Estas son sólo algunas de las ventajas que presenta, pero si queremos conocer más detalles sobre este producto no tenemos más que visitar su página oficial. Y por supuesto, si somos alguna de esas pequeñas empresas ¿Por qué no nos animamos a utilizarlo?