Descubre SharePoint

Aun no sé cuándo veremos en español la estrategia de mercadotécnica que Microsoft Corp está utilizando para promover SharePoint. Lo que si es que vale la pena que des una visita a este sitio http://www.discoversharepoint.com/ en donde se nos muestra a un SharePoint en términos más digeribles “casos de uso” para personas y profesionales. Si tienes que explicar los beneficios de SharePoint, este es el primer recurso que deberías de utilizar. Adicional es te sitio presenta video demostraciones del valor de las funcionalidades principales  y también comparte dos documentos (Discover SharePoint y SharePoint Adoption Guide) que me parecen muy valiosos para ayudar a nuestros clientes.

Recientemente se publicó en Youtube un video sobre que es SharePoint que espero también pueda ser de utilidad.

Originalmente publicado en msmvps.com

Consejos para crear una Práctica de Colaboración o Centro de Excelencia SharePoint

No sé si te ha pasado pero de pronto el negocio o la empresa de TI  donde trabajas han decidido invertir en SharePoint y crear toda una estrategia comercial para ofrecer al mercado soluciones de colaboración. Sin duda SharePoint ha sido uno de los productos con una tasa de crecimiento sin precedentes en Microsoft y junto con la situación económica mundial muchas empresas que ya lo tenían incluido en sus planes de licenciante deciden ponerlo en producción. Y ahí se encuentra tu empresa recibiendo nuevas oportunidades en torno a este producto, desde la perspectiva comercial vez dinero pasar frente a ti y por no tener una práctica especializada o centro de excelencia en SharePoint dejas oportunidades que podrían representar un porcentaje interesante de margen anual. Sin duda ese y otros más serían los argumentos que justifiquen  crear una práctica de colaboración.

El tema es que ahí estas tu mi estimado lector, recibiendo nuevas oportunidades por parte de los clientes de la empresa donde trabajas, tratando de estimar y cotizar instalaciones, desarrollos y migraciones sobre SharePoint con la poca o mucha experiencia que te precede. Identificas la necesidad de contar con un experto o en estos días le llaman arquitecto SharePoint que te apoye y de certeza/confianza a los números que estas poniendo sobre la mesa así como el acercamiento de solución, así mismo y desde ya visualizas que cotización tras cotización se deja ver en el horizonte la necesidad de contar con los recursos que puedan ejecutar estos esfuerzos de venta que se han venido concretando con el tiempo.  La interrogante que surge en las reuniones comerciales es “y si se cierran al menos dos de estos proyectos, ¿cómo le vamos a hacer?” no falta quien responda, pues traemos a más personas, contratamos a nuevas gente como si los profesionales SharePoint estuviesen esperando la oportunidad de trabajo. La realidad es que el mercado no se está dando abasto y encontrar consultores, programadores y administradores SharePoint calificados es muy difícil hoy en día.

Ante este escenario real de negocio a continuación algunas consideraciones o consejos para crear una práctica de colaboración y/o centro de excelencia SharePoint.

 

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Conviértete en un Partner de Microsoft y adquiere la competencia de portales

La subsidiaria local de Microsoft puede aportar valor de muchas formas, las más comunes:

Te puede generar negocio formando parte del ecosistema de socios

Microsoft cuenta con toda una estructura jerárquica de primer nivel para gestionar nuevas y/o existentes  oportunidades que se puedan dar durante el ciclo de licenciamiento que se tiene con la mayoría de las empresas de los sectores empresarial y gubernamental. Por mencionar un ejemplo, para un cliente estratégico que está a punto de renovar su contrato de licenciamiento es de vital importancia apalancar los productos Microsoft y esto lo puede hacer mediante proyectos, pruebas de concepto y/o acuerdos de negocio, en ese sentido el socio de negocio (Partner) especializado en alguna competencia en particular es quien termina siendo integrado en la relación para atender y ejecutar con éxito cualquiera de estas estrategias. Así mismo como parte de los contratos de licenciamiento se tienen contratos de soporte donde eventualmente se requiere del apoyo del socio para atender a su cuenta en resolver problemas específicos para su cliente. En sí, mediante las certificaciones de la gente y los casos de éxito que vas logrando van consolidando la competencia en la que clasificas, existen diversas competencias y para cada una de ellas existen cuentas estratégicas. Tu trabajo es ejecutar bien cada proyecto, asegurar que esta registrado de acuerdo a tu competencia y adquirir puntos para poder aparecer en el radar de socios de negocios que Microsoft internamente utiliza para integrarte en alguna oportunidad. También, Microsoft cuenta con un equipo para ofrecer servicios de consultoría (MCS – Microsoft Consulting Services) donde eventualmente contratan a socios para la ejecución de algún proyecto que esta área pudiese haber vendido. En este sentido, MCS cuenta con los consultores que gestionan y entienden la necesidad del cliente, definen una estrategia de solución y mediante el socio de negocio ejecutan las tareas específicas del proyecto. En resumen seguro existen muchas más alternativas para que Microsoft sea tu cliente y te lleve a construir proyectos importantes que contribuyan de forma directa al margen. Personalmente los proyectos a los que Microsoft te puede llevar pueden ser muy importantes para tu desarrollo profesional y para el crecimiento de tu empresa. 

Te ayuda con recursos de asesoría y capacitación para todos los roles de una práctica SharePoint

El sistema de socios cuenta con todo un repositorio web de recursos de apoyo. Para cada tecnología y/o competencia se tiene contenido para diversas audiencias como mercadotécnica y ventas en distintos formatos como libros, guías, cuestionarios, iniciativas e incluso asesoría directa con gente de Microsoft. También, cada subsidiaria local cuenta con un área dedicada a los socios de negocio los cuales constantemente te están invitando y motivando para crecer en tu competencia. Si te haces socio puedes dar acceso a cada persona certificada de tu empresa para que ellos mismos naveguen y accedan a los recursos mencionados. El sistema de socios cuenta también con toda una plataforma de capacitación continua que te permite tomar cursos en línea para todos los roles de una práctica SharePoint como lo son ventas, arquitectura, desarrollo y administración, estos cursos cuentan con examen y diploma de tal forma que puedes medir el avance adquirido en el conocimiento. En mi opinión muchos socios de negocio ignoran el contenido y las ventajas que este portal aporta a la empresa, quizás sea que es demasiado contenido, sin embargo, en mi experiencia, cuando he tenido que capacitar a vendedores o apoyo en mercadotecnia el sitio de socios me ha ofrecido una alternativa con la que he podido solventar mi carencia.

Implementa una plataforma de capacitación continua

Tan solo imagina que de pronto estas en el mejor de los problemas que una empresa pueda tener, tienes proyectos cerrados y no cuentas con el personal para ejecutarlos. Una plataforma de capacitación continuar podrá asegurar que al contratar a nuevos elementos para la práctica estos se alinean a las competencias y habilidades que has logrado consolidar. Una plataforma de capacitación continua es esencial para poder establecer un punto inicial de partida para los nuevos empleados.  Puedes desarrollar tú el contenido, montarlo en algún lugar, clasificarlos y actualizarlo con el tiempo. También puedes comprar contenido de terceros que sin duda aportan cierto nivel de calidad. Se que es muy caro pero los eventos como Microsoft Teched, SharePoint Conference, Professional Developer Conference, Ignite, Build, DevConnections, entre otros son un recurso invaluable. Mira si de plano no puedes mandar a tus ingenieros a estos eventos al menos compra el contenido digital que en ocasiones ponen a la venta y súbelo a tu portal de capacitación continua, básicamente ponlo a disposición de la gente. En estos eventos se da lugar a que los profesionales mas experimentados de SharePoint se junten en un mismo lugar y compartan conferencias basadas en experiencias de la vida real, en los temas mas comunes y valiosos del producto, así que,  cuando llegues a tener una necesidad para la cual tu ingeniero no tiene mucha experiencia, podría sin problema acceder a estas conferencias, buscar al consultor o al tema en cuestión, tomar la conferencia virtualmente y al terminar tener una idea mucho mas clara por donde proceder. A continuación algunas de las empresas que ofrecen cursos de capacitación virtual en SharePoint:

Invierte en la certificación de los ingenieros

Que vale más, ¿el papel o el saber? Sin duda un tema a discusión y polémico es el de las certificaciones. Quienes no están certificados dicen que no lo necesitan, quienes si están certificados lo presumen todo el tiempo, claro hay sus excepciones. En mi opinión apoyar a certificarse si debería ser parte de los objetivos de una práctica de colaboración o centro de excelencia, me ha tocado empresas que prefieren no apoyar por miedo a que se les valla el recurso, también me ha tocado empresas que te da un bono por certificarte y además te pagan el examen en caso de haber sido aprobado.

Certificarse debería ser una meta personal-profesional

Yo creo que el certificarse debe de ser una iniciativa y/o reto personal-profesional que te permita al menos en papel diferenciarte de los demás. Sabemos todos que a la hora de la hora frente a los problemas técnicos/interpersonales de un proyecto por más certificado que uno este se requiere de la astucia, sensibilidad e intuición que ningún examen de certificación podrá dar. Sin embargo, el certificarse no es algo sencillo, requiere de experiencia y de disciplina de estudio en temas técnicos con un nivel de profundidad alto. La certificación establece un marco de referencia de que tan bien conoces técnicamente algún producto y/o tecnología sobre todo que sabes por donde enfrentar técnicamente algún escenario de negocio. Estar certificado inicialmente te podrá producir un orgullo especial el cual considero sano para tu autoestima laboral y también es natural como parte de la madurez profesional. La mayoría de las empresas sienten una afinidad inexplicable por personal certificado, así que si te conviene jugar estas cartas. Adicional, tus certificados emitidos por alguna empresa internacional como Prometric o Microsoft siempre seran bien vistos por los agentes aduanales encargados de evaluar si te dan o no una visa temporal de trabajo en estados unidos :).

Certificarse ayuda en posicionar mejor con los clientes

En la mayoría de las empresas grandes con las que he trabajado hay dos palabras que siempre salen a la luz y creo que tienen una preferencia y/o afinidad intima. “Mejores Practicas” y “Certificados”. Es evidente que mencionar que tienes personal certificado en X o Y producto produce una aceptación mayor con el interlocutor y mientras mas sea el numero de tecnologías como personas certificadas, mas memorable es la reacción/impresión. Simplemente es importante desde la perspectiva de negocio poder dejar ver la realidad que se tiene en cuanto al talento y al nivel de la gente, poder concretar o respaldarlo mediante certificados es aun más impactante desde la perspectiva comercial. Por lo tanto, apoya, difunde, fomenta y contempla el desarrollo y certificación de las personas, ya que son estas las que en realidad harán realidad tus metas como empresa y merecen ser reconocidos y respaldados. Es natural que como parte del nivel de madurez profesional de las personas busquen certificarse y mantenerse certificados por lo tanto les conviene a ellos y te conviene a ti durante el tiempo que los tengas.

Educa a la gente de ventas y se claro con tu oferta SharePoint

En mi experiencia como consultor e ingeniero pre venta es aquí donde puedes experimentar el éxito y el fracaso a la velocidad de la luz. Llega la necesidad, haces una revisión del escenario, confirmas con el cliente su necesidad, validas tu escenario de solución, estimas en un plan de trabajo el tiempo que te llevara construirla,  reflejas en una propuesta la solución, entregables, supuestos y sobre todo el presupuesto y/o costo, no falta el aguafiestas que levanta la mano y critica la propuesta, lo ignoras, entregas al cliente, justificas con las personal técnico del cliente, se cierra el proyecto y llega la orden de compra. En ese momento experimentas la gloria de haber sido capaz de vender un proyecto que puede pagar el sueldo anual de 3 personas en tan solo 3 meses de esfuerzo.  De pronto, durante la ejecución del proyecto salta que no se visualizo bien que quería el cliente, que si cae o no cierto cambio de ultimo momento en el alcance del proyecto, que al mismo recurso lo tienes en 3 proyectos a la vez y apenas puede, casi casi que ya lo dejo la esposa,  que se toman decisiones técnicas que abren riesgos importantes para el cliente, el aguafiestas tienes cara de te lo dije, en fin, visualizas que el proyecto saldrá sin ningún margen o peor aun que representara un gasto poder sacar la firma de liberación del mismo. Llega la frustración, las culpas y la pregunta ¿Qué hicimos mal? Y la respuesta “vender con esos tiempos”.

Establece un pipeline de venta y oportunidades

Como parte de las oportunidades SharePoint que van llegando con el tiempo se van apilando de una forma exponencial de tal forma que dar seguimiento puntual a los compromisos de venta que vas generando se vuelve un caos dejando una impresión de informalidad. Se le dice pipeline a un simple y sencillo mecanismo de seguimiento de las oportunidades. Crear un pipeline para la práctica de colaboración permitirá visualizar y tener en el radar de forma resumida todas las oportunidades de venta y compromisos adquiridos que se han establecido para su seguimiento apropiado. Quizás un CRM y/o sistema de gestión de oportunidades seria lo mas recomendable, lo importante es que lo tendrás para que puedas gestionar mejor, cumplir mejor y sobre todo visualizar de forma instantánea la importancia, el valor y lo estratégico que se esta convirtiendo tu practica para la empresa.

Busca automatizar el proceso de estimación

Es complejo pero para cierto tipo de proyectos SharePoint es posible. Contar con herramientas de estimación permitirá a los vendedores, arquitectos e ingenieros pre venta con una forma consistente de dimensionar proyectos lo cual puede mejorarse con el tiempo y quitar la dependencia a que solamente una persona con los conocimientos y experiencia pueda definirlo. Incluso Microsoft cuenta con frameworks de venta me parece que le llaman “Solution Acelerators” los cuales ya ofrecen un plan de trabajo, un alcance, un proceso y una estrategia de solución para escenarios muy específicos. Existe aceleradores de solución para proyectos de Search, Forms, Workflows, Portales, etc.  Como parte del nivel de competencia que tienes como socio de Microsoft pueden tu gente inclusive ejecutar estos aceleradores de solución, el caso es de que el riego de estimar baja y es repetitivo la experiencia del proyecto. Hay empresas que usando metodologías mucho mas sofisticadas mediante sesiones de consultoría consultiva pueden asesorar para la construcción de herramientas de estimación. No es un esfuerzo fácil y sencillo de lograr, sin embargo es factible poder racionalizar la estimación.

Crea una presentación plantilla que muestre las capacidades SharePoint de tu empresa

Esto es esencial, tener una presentación de Power Point que describa la oferta SharePonit que como empresa tienes y promueva ante los clientes un mensaje consistente. En esta presentación regularmente se promueve el porque SharePoint es un producto tan importante para Microsoft y para las empresas que lo adoptan, se menciona tu enfoque de valor que ofreces como proveedor para el cliente en el producto particularmente y para terminar mencionar los tipos de servicios que ofreces, el equipo certificado que tienes “aquí es donde tiene impacto este tema” y los casos de éxito que has consolidado con el tiempo. Lo importante es que esta presentación sea la única que manejas para promover tus servicios, en ocasiones, el cliente a quien  vas a presentar ya ofrece una serie de necesidades y ese sentido podrías personalizar la presentación solo para el cliente en cuestión incluyendo por cada necesidad que el ha puesto sobre la mesa, las características que el producto tiene para resolverlas.

Apóyate y aprende de consultores externos

Todos tenemos que aprender y perfeccionar con el tiempo lo que hemos aprendido para llegar a desarrollar una maestría en la habilidad. Los consultores externos y/o asesores a pesar de ser caros si pueden aportar valor fomentando en tu equipo valores, practicas y herramientas que permitan darle oxigeno el carbón y hacer que esos talentos que tienes bajo tu empresa puedan arder y alcanzar el nivel que necesitas para cumplir tus metas. Para cada problema, proyecto o reto tecnológico podrías apoyarte de un consultor externo para que de manera presencial o remota, aplique su filosofía de trabajo. La que yo utilizo y ha dado resultados para mis clientes es:

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Análisis

En esta parte nos aseguramos de entender claramente el contexto técnico y de negocio que nos permita encontrar la mejor alternativa de solución. Una vez entendiendo todos los ángulos de un mismo problema procedemos a realizar una prueba de concepto para asegurar los pros y contras de nuestra alternativa y tomar una decisión.

Demostrar

Durante esta etapa reforzamos la capacitación de tus ingenieros a través de compartir las experiencias de campo que nuestros consultores han adquirido mediante la aplicación de las tecnologías y métodos en otras organizaciones. En un escenario concreto se presenta y de muestra la alternativa de decisión planteada.

Asesorar

Para asegurar la exitosa y correcta implementación de las técnicas y métodos sobre un proyecto en particular, trabajamos directamente con el personal responsable de la construcción de la solución, establecemos de manera conjunta el plan de trabajo, damos seguimiento a sus avances y retroalimentamos oportunamente sobre cualquier condición que pueda afectar el éxito del proyecto.

Auditar

Finalmente en esta etapa aseguramos la efectividad y eficiencia de la práctica de trabajo implementada a través de mecanismos de retroalimentación que permiten la identificación e implementación de oportunidades de mejora.

Originalmente publicado en msmvps.com

La productividad por las nubes

Microsoft Office 365 lleva la productividad al alcance de empresas de todos los tamaños, mediante el modelo de software como servicio, combina el poder de cómputo de “Office cliente” y de internet “Office en la nube” para fortalecer la colaboración y comunicación organizacional.

  • Si eres una organización que necesita apoyarse de la informática para mejorar procesos donde actualmente te encuentras limitado, Office 365 es una opción viable.
  • Si deseas invertir en informática mas no quieres incurrir a los costos asociados por poseer la propiedad de hardware y de software por temas de licenciamiento o depreciación, Office 365 es para ti.
  • Si requieres que trabajadores del conocimiento accedan a la información de tu empresa de forma segura, cualquier hora, en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo, Office 365 es para ti.

En un modelo de software como servicio, Office 365 renta el uso de un conjunto de productos de la familia Office instalables y accesibles vía web que configurados e interconectados entre sí, ofrecen una propuesta sólida y robusta para fortalecer la productividad de los empleados mediante la colaboración y comunicación.

Los productos de Office 365 son:

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La herramienta de productividad líder en la industria, totalmente conectado y accesible, permitiendo a los empleados trabajar desde su equipo local Office o desde internet mediante Office Web Apps

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Gestor de correo electrónico, calendarios y contactos conectados, accesible a través de los servicios de la nube, permitiendo a los empleados comunicarse desde cualquier parte entre ellos y con terceros usando su equipo local o Office Web Access.

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La herramienta de colaboración que pone a los documentos de tu empresa en el centro de todo, permitiendo a los empleados compartir, colaborar y consolidar el conocimiento expresado en documentos, presentaciones, hojas de cálculo entre otros.

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Experiencias de mensajería instantánea, presencia virtual, reuniones en línea y conferencias de audio y video que eliminan barreras geográficas en el trabajo y acercan a las personas.

Los beneficios de Office 365 son:

  • Acceso a correo electrónico, documentos, contactos y calendario desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo
  • Seguir trabajando con Office y con los programas que los usuarios conocen.
  • Esquema de costo predecible y flexible con modelos de uso por licencia o pago fijo.
  • No gestión técnica que asegure la disponibilidad, escalabilidad, seguridad, redundancia y restauración del servicio y los datos ante cualquier eventualidad

Originalmente publicado en msmvps.com

Microsoft adquiere a Skype

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Hoy nos despertamos con la noticia de que Microsoft adquiere a Skype para fortalecer su plataforma de comunicación.

Skype cuenta con millones de usuarios y su servicio de comunicación instantánea por internet es el mas utilizado en el mundo.

 

Combined companies will benefit consumers, businesses and increase market opportunity

http://www.microsoft.com/Presspass/press/2011/may11/05-10CorpNewsPR.mspx

Más tarde en rueda de prensa se presentaran los detalles de esta adquisición, aquí podrás ver http://www.microsoft.com/Presspass/presskits/corpnews/ .

Personalmente a mí me gustaría:

  • Programar aplicaciones Skype con .NET
  • Hacer una llamada Skype con solo dar clic a la presencia de un usuario en un portal SharePoint
  • Integrar Skype con Silverlight
  • Etc.

Como reflexión:

  • Hay que tener sensibilidad al contexto de negocio que motiva a cualquier empresa a tomar decisiones que de primera mano parecieran contradictorias.
  • Si no te gusta la adquisición entonces has tu propia empresa.
  • ¿a caso no ves oportunidades?

Originalmente publicado en msmvps.com

Como ayudar a que programadores SharePoint dejen de pensar como programadores .NET

Es natural esta situación y todos aquellos programadores ASP.NET en algún momento hemos pasado por aquí:

  • Las listas de SharePoint no son tablas de SQL
  • No te inventes problemas que demuestren tu superioridad ingenieril
  • Piensa en el usuario y su experiencia
  • También existe Office cliente como parte de la solución
  • Conoce las funcionalidades OOB (Out of the box) de SharePoint
  • No pierdas tiempo diseñando lo que ya existe
  • No instales el Office en los WFE
  • XML, XPath y XSLT son amigos
  • Aléjate del web.config y global.asax
  • No hagas Web Services para invocar Web Services de SharePoint
  • Conoce los roles de SharePoint y la arquitectura en general
  • Consulta el User Profile programáticamente en vez del Active Directory
  • No todo son Event o Feature Receivers ni Site Definitions
  • Existen comandos en el stsadm.exe o PowerShell considéralos antes de abrir Visual Studio
  • Conoce lo que significa ensamblados Partial Trust y Full Trust en SharePoint
  • Abre tu mente a temas de infraestructura como SSL, DNS, FQDN, NLB, etc.
  • Crear desarrollo ASP.NET con SQL y mediante Page Viewer WebParts simular y creerse que es SharePoint
  • Sobre todo, no minimices el problema
  • Cuando le eches la culpa a SharePoint y la frustración suba de nivel, es tiempo de comprarse un libro y leerlo Sonrisa

Bienvenido cualquier escenario o consejo.

HG

NOTA: Este post no pretende incomodar, ofender o comparar absolutamente a ninguna clase de programador, lenguaje de programación o tecnología. Gracias.

Originalmente publicado en msmvps.com

Importando los eventos de un calendario compartido de Exchange a una lista de calendario de SharePoint 2010

La semana pasada me pidieron que diera respuesta a la pregunta de como importar los eventos de un calendario compartido de exchange a SharePoint. Esta técnica requiere del uso de Outlook 2007 o 2010. Abrimos Outlook 2010 y nos vamos a ver las carpetas publicas de exchange y en este caso seleccionamos la de Shared Calendars y después el calendario que estamos interesados en importar.

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Del Ribbon seleccione el botón de Change View y después seleccione la opción de vista de Lista.

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Esto nos muestra todo el listado de eventos almacenados en el calendario de Exchange. Con semejante gracia y estilo procedemos a seleccionar todo el contenido con Ctrl-A y después Ctrl-C.

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A continuación navegamos a SharePoint 2010 y nos ubicamos justo en el nuevo calendario donde depositaremos los eventos copiados en el portapapeles. Seleccionamos nuestra calendario y desde el menú contextual del Ribbon seleccionamos la opción de Calendar y después damos clic sobre el botón de Connect to Outlook.

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Esto creara una conexión en nuestra instancia de Outloook 2010 la cual permite una sincronización bi direccional entre SharePoint y Outlook. Igual como lo hicimos en el calendario de exchange seleccionamos el

botón Change View y después elegimos ver por Lista.

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Y solo pegamos con Cntrl-V, esto copia todos los elementos del calendario compartido de exchange al calendario de SharePoint 2010 conectado al Outlook. El resultado

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Si deseas verlo en acción a continuación dejo el video del mismo ejemplo solo que esta en idioma ingles por razones de trabajo.

How to import exchange shared calendar events to SharePoint 2010 Calendar

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Consideraciones para acercamos al tomador de decisiones de un proyecto SharePoint

Hoy quiero platicar de algo un tanto distinto de lo que acostumbro publicar en mi blog. Para aquellas personas que son consultores SharePoint o ingenieros de Pre Venta de soluciones de colaboración en algún momento del ciclo de vida de venta se requiere de nuestra intervención para identificar las necesidades de negocio y dimensionamiento técnico necesario para poder plasmar en una propuesta comercial nuestro alcance técnico y enfoque humano que será necesario constituir para auxiliar a nuestro cliente.

Sin duda, existen muchas formas de hacer el acercamiento sin embargo aquí dejo algunas de las preguntas que acostumbro hacer cuando estoy en reunión con el cliente final, esto no es una guía simplemente es lo que he probado con el tiempo.

  1. Cuál es el problema actual que desea resolver. La intención de esta pregunta es identificar que es lo que el cliente considera problema a resolver. La idea es ponernos en los zapatos del cliente y entender en primera instancia el problema en general y aquellas razones subyacentes que lo justifican. En ocasiones es importante preguntar él porque considera que con SharePoint podría obtener la solución.
  2. Cuál es la situación deseada. Es importante identificar de manera preliminar la visión final que tiene el cliente de lo que considera puede ser la solución que podríamos plantear. Es muy importante separar el tema técnico del tema de negocio. Lo que hay que indagar aquí es desde el punto de vista de negocio cuales son los entregables, métricas y por qué no las fechas en las que el cliente desea verse avante respecto a la solución requerida. No hay que perder de vista lo que el cliente cree que necesita y que considera una situación ideal, al final del día, buscamos satisfacer y exceder las necesidades de nuestro cliente y quien mejor que nos pueda dar una visión de lo que se considera satisfactorio.
  3. Cuál es la prioridad para la organización o departamento de implementar la solución. Es crítico desde el punto de vista comercial identificar que esta oportunidad tiene una alta probabilidad de concretarse. Así mismo desde el punto de vista dimensionamiento hay que tener en cuenta las implicaciones positivas y negativas de alinearnos a las fechas idóneas para el cliente y como estas tienen nos impactan.
  4. Nombre de las áreas involucradas en la solución. En el afán de poder visualizar a quien estaría tocando nuestra solución es importante desde una primera etapa identificar que otras áreas de la organización infieren en el proceso que se busca automatizar. En cierta medida el valor que una solución aporta al negocio deja un precedente importante de evaluar. También nunca hay que dejar de ver si la solución que estamos entendiendo es de misión crítica para el negocio y/o de alto impacto. Por misión critica nos referimos a lo estratégico y operativo de la solución, lo crucial que esta es para el proceso y para el negocio. Por alto impacto, lo entendemos como el grado en que la gente estará expuesta a la solución y que tanto esta influirá en la cultura de la organización de forma positiva “cuando esta sea innovadora y funcional” y negativa “cuando esta falle”.
  5. Un aproximado de usuarios finales que estarían usando la solución. En estos tiempos donde tenemos una gran necesidad de procesamiento de datos y donde ahora tenemos arquitectos de software es necesario dimensionar el posible nivel de demanda de procesamiento que la solución potencialmente requerirá con el objeto tener en cuenta y hacerle ver al cliente las implicaciones de hardware y de software que tendrá que contemplar como parte de la solución que estaremos planteando. El tema de la conectividad, trafico, disponibilidad, seguridad, escalabilidad, desempeño y crecimiento exponencial de los datos entre otros son aspectos que se tienen que contemplar desde la etapa comercial para poder establecer y acordar los supuestos para la optima implementación de nuestra solución. Además, cuando construimos una solución tenemos que anticiparnos y ver los costos aproximados de carga y mantenimiento a corto, mediano y largo plazo. Personalmente creo que un cliente aprecia el poder decirle como vemos a 2 o 4 años que se comportara nuestra solución.
  6. Que esfuerzos se han realizado en el pasado para resolver el problema. Uno nunca sabe que cosas puedes encontrar y que ideas valiosas se pueden re utilizar de aquellos esfuerzos o experiencias pasadas respecto a la solución. En cierta forma hay que ser afines a la inversión en tiempo y dinero que nuestro cliente ha hecho en el pasado para poder re utilizar lo que se pueda en todos los sentidos cuando esto coadyuva y aporta. Así mismo, identificar si es posible con que otros proveedores o colegas han colaborado con la finalidad de encontrar alguna relación positiva o visualizar alguna amenaza potencial. En mi experiencia me he encontrado con empresas y colegas que recomiendan los servicios.
  7. Actualmente en cuanto tiempo se realiza el proceso en cuestión y en cuanto tiempo seria lo óptimo. Sinceramente esta pregunta personalmente me parece importante. El poder detectar como opera hoy un proceso y cuantificarlo en tiempo, dinero o esfuerzo deja un indicador contra el cual podremos evaluarnos en el futuro para poder afirmar con datos concretos que fue un éxito nuestra intervención. Parte del orgullo del trabajo que hacemos se sustenta en el indicador. Proveedores de tecnología como Microsoft está siempre muy sensible a estos temas ya que dejan un antecedente favorable que en términos de mercadotécnica tiene un valor e impacto. Sin duda entender lo que considera éxito nuestro cliente nos dará la pauta de cómo proceder. Otro punto que en ocasiones he aplicado es acerca uno o dos años después justamente para ver indicadores y ahorros, en alguna ocasión en un proyecto fueron millones de pesos que se ahorraron en papel y el cambio cultural vino a elevar el nivel de calidad de los trabajadores del conocimiento. De verdad, este punto es un indicador estratégico.
  8. Cuenta con plataforma Microsoft y porque la usa. Esta pregunta nos permite saber la postura de nuestro cliente respecto a las propuestas de Microsoft lo cual es importante ya que con esto podremos compartir libremente como algunas tecnologías y productos podrían integrarse para resolver distintas necesidades. Por ello, si la posición es a favor sabemos que podemos aportar mucho más, si la posición es neutral o no a favor nos mantenemos al margen y alerta para posicionar productos o tecnologías cuando sea pertinente o nos pregunten.
  9. Cuenta con esquema de licenciamiento Microsoft. El tema de licenciamiento siempre ha sido algo crítico y delicado. Si nuestro cliente cuanto con algún acuerdo empresarial o esquema de licenciamiento buscamos nosotros tratar de utilizar donde haga sentido aquellos productos que se tengan licenciados como OCS, RMS, Exchange, Office, etc. Además, siempre es de vital importancia para el presupuesto de un proyecto el contemplar el licenciamiento desde una etapa temprana. En ciertas ocasiones cuando el esquema de licenciamiento esta por expirar aquí podría ser conveniente integrar a la subsidiaria local de Microsoft en el proceso para apalancar una renovación de contrato y por parte de Microsoft en ocasiones financiar nuestra solución. Todos ganamos.
  10. Cuenta con directorio activo y que tanto representa su jerarquía organizacional. Para proyectos de colaboración con SharePoint el tema del uso de directorio activo toma relevancia ya que aporta parte del esquema de seguridad que podríamos manejar en nuestra solución. Además de la integración de otras tecnologías. En alguna ocasión un representante de ventas “account manager” de la subsidiaria local de Microsoft especializado en Information Worker me dijo, aportamos valor para este cliente solo si tiene directorio activo y Exchange.
  11. Cuenta con equipo de desarrollo de software, en caso de que si, en que tecnología desarrollan. En el caso de nuestro cliente tenga algún programador o algún equipo de desarrollo es importante identificar que plataforma de desarrollo utilizan y ese sentido cual es su visión. La idea aquí es el poder alinear nuestra solución a desarrollar con el estándar o metodología de nuestro cliente en caso de existir, si no se cuenta, entonces involucrarlos y transferir nuestro proceso a ellos. Así mismo, dado el contexto del equipo de desarrollo en ocasiones conviene incluir en nuestra propuesta servicios u horas de capacitación técnica o transferencia de conocimiento para que el equipo de desarrollo de nuestro cliente pueda recibir y certificar nuestro trabajo. Además de que es parte de nuestra naturaleza influir o divulgar lo nuevo en tecnología de desarrollo Microsoft.
  12. Que versión de Office System usan los usuarios finales. Office 2007 aporta una gran capacidad de conectividad con SharePoint 2007, la sincronización que actualmente se tiene es una fundación con la cual podemos construir soluciones personalizadas usando de capa de presentación los mismos productos cliente de la familia Office. Si nuestro nos indica que se usa Office 2000 y Office 2003, es importante tomar en cuenta en nuestro dimensionamiento y diseño general de nuestra solución este punto ya que  Office 2003 no cuenta con tantas características de sincronización con SharePoint y hay que asegurarnos de comunicar a nuestro las expectativas y posibilidades de las tecnologías con las que cuenta. Uno nunca sabe y quizás seamos el detonador para actualizar los escritorios por nuevas versiones de Office.
  13. Se cuenta con presupuesto. En mi experiencia dependiendo de la región en donde hagas negocio esta pregunta puede incomodar, así que toma en cuenta eso. Desde el punto de vista comercial es muy importante poder sentir al cliente en este tema. El saber que se cuenta con presupuesto asignado o que se está en pláticas de asignarlo nos da un alto nivel de probabilidad de cierre del proyecto y por ello podemos entonces empezar con un alto nivel de certeza a coordinar la logística y agenda de los consultores que estarán involucrados. Sin mencionar lo que representa financieramente.
  14. Cuando se ve arrancando este proyecto. Esta pregunta también nos deja ver cómo y cuándo debemos empezar a coordinar con el área de operación de nuestra empresa la logística y asignación de recursos humanos, técnicos y físicos. Empezamos a ponerle fechas a nuestros planes generales de venta y hacer nuestra planeación de la operación.
  15. Hay algún procedimiento requerido para darnos de alta como proveedor. Esta pregunta nos permite saber cómo podemos iniciar con el procedimiento de alta como proveedor para que el tema de las políticas de pago nos impacte tanto. No hay nada mejor que estar debidamente registrado y alineados con nuestro cliente para que al momento de cerrar los compromisos contractuales estemos preparados.

Bueno, estas fueron algunas de las preguntas que se dan en los primeros acercamientos y que considero importante hacer durante algún proceso de visita con el cliente tomador de decisiones. Sin duda, hay muchas mas que seria valioso compartas en este espacio. Estas preguntas, NO son una guía sino lo que a mí bajo ciertos contextos de negocio me ha funcionado y hoy quiero compartir con la comunidad SharePoint.

Suerte y tu que preguntas haces?

Originalmente publicado en msmvps.com

Tantas cosas, poco tiempo…

Si te encuentras interesado en aprender a programar con .NET 3.0 te recomiendo descargues el Training Kit que se ha puesto a disposición en el sitio comunitario oficial de .NET Framework 3.0. Estoy impresionado ya que el material tiene la leyenda “Microsoft Confidential” y sin embargo ha sido publicado en este sitio oficial para su descarga abierta, vienen presentaciones de 4 días de entrenamiento y sus laboratorios. Por otro lado, uno de los ejemplos interesantes de ver son los de WPF, en este caso aquí te dejo uno capaz de interactuar con modelos Autocad, los amigos de http://interknowlogy.com/ han desarrollado un visualizador WPF llamado 3D Collaborator.


En varios blogs he visto la referencia a un video publicado en youtube.com sobre web 2.0 muy recomendable ya que nos hace pensar en cómo y porque la web ha transformado la forma en que colaboramos y concebimos diversos aspectos de la realidad.


Ya por último adquirir una suscripción a Office Live Premium y de verdad que me ha dejado impresionado ya que ofrece todos aquellos servicios que cualquier empresa chica o mediana necesita contemplar para ser competitivos en estos tiempos.


Por ejemplo, esta suscripción te da acceso a reservar tu dominio, 50 cuentas de correo electrónico con todos los servicios que esperarías como calendario, contactos y conectividad con Outlook, además, todas con la posibilidad de trabajar con MSN Messenger.


También con Office Live Premium puedes crear, mantener y diseñar tu Sitio Web ofreciéndote la funcionalidad que esperas de un sitio web, plantillas para contactar, newsletter, FAQ, descargas, calendario empresarial, biografía de empleados, información legal, servicios y mapa de sitios. Cada página soporta diversos layouts y algunos módulos que puedes integrar como mapas, clima, envío de email, etc. Eso sí, falta agregarle un modulo para desplegar RSS.


Ya por último se cuenta con aplicaciones empresariales disponibles para tu negocio. Hablamos de un mini CRM llamado Business Contact Manager ahora vía Web en donde puedes controlar tus cuentas, contactos, oportunidades, productos y documentos. Se cuenta con un Time Tracker para el control y manejo de los tiempos de empleados. Se cuenta con aplicaciones para la administración de proyectos, administración de documentos e imágenes, una aplicación de ventas en donde puedes rastrear a tu competencia, dar soporte a clientes y realizar estimados. Ya por último se cuenta con WorksPaces de SharePoint v3 en donde puedes crear blogs, wikis, portales de colaboración internos y externos, áreas de trabajo para equipos, de reuniones, etc. Etc. Etc. Todo esto trabaja fenomenal con la familia Office 2007.


En fin, altamente recomendable mas detalles aqui.

Content Types de Microsoft Windows SharePoint Services V3 y Office 2007

Introducción
En la nueva versión de Windows SharePoint Services v3 contamos con un nuevo mecanismo para mejorar la administración del contenido de nuestra información digital. Content Types es un mecanismo que refuerza tanto del lado del cliente como del lado servidor el establecimiento de propiedades adicionales que describan el tipo de contenido que tenemos almacenado. En este articulo veremos el valor que este mecanismo ofrece para organizaciones que requieren controlar desde el principio la generación del contenido y que además se encuentren geográficamente distribuidas.


Problemáticas de hoy
En un sistema de administración de documentos, es muy común que para efectos de categorización y organización del contenido, hagamos uso de metadatos o propiedades adicionales que representen de mejor manera la información almacenada.  En ambientes donde contamos con oficinas geográficamente distribuidas para una misma organización es común que la generación de contenido digital como archivos de documentos, presentaciones, proyectos, propuestas no se mantenga  organizada  o estructura acorde a una política de plantillas de contenido base generando con esto un descontrol en la forma de estructurar, ordenas y categorizar el contenido. Además es muy probable que cada oficina decida como organizar, almacenar y controlar la información que los empleados generan y desafortunadamente existen usuarios que con la intención de terminar rápidamente su trabajo, no le toman importancia al llenado de la información o metadatos que califiquen a un contenido para organizarlo mejor incluso hay usuario que en ocasiones capturando valores ficticios para terminar pronto y esto a la larga puede causar importantes inconsistencias de la información pero en el peor de los casos desorden en la forma que la gente trabaja, colabora y comparte información. 


Que son los Content Types
En la nueva versión de Windows SharePoint Services V3 se maneja un nuevo enfoque para reforzar el llenado de estas propiedades o metadatos, esto se debe a que cuando se inicia la creación de un nuevo documento proveniente de una biblioteca de documentos, este viaja conteniendo todas las propiedades especificadas en la plantilla y ya sea que estemos en línea conectados en nuestra intranet o fuera de línea, el documento siempre los mantiene y solicitara el llenado de dichas propiedades reforzando con ello el establecimiento de una política organizacional para controlar el contenido digital generado por los empleados de la organización.


Estas propiedades son mostradas en un panel de propiedades llamado ”Property Editor” que se muestra en la parte superior del documento cada vez que el documento es cargado en Office este panel se abre con la intención de facilitar y reforzar la captura de la información.


Los tipos de contenido o “Content Types” son una colección de características o propiedades que representan y se comportan como un objeto de tipo plantilla que puede existir en un servidor Windows SharePoint Services V3 para su asociación/utilización en las bibliotecas de documentos y calificar así cualquier documento de cualquier sub sitio de una colección de sitios. Cuando tenemos una implementación de WSS V3 y contamos con una colección de sitios en donde por cada departamento, área o incluso oficina geográficamente distribuida habilitamos sub sitios y a su vez bibliotecas de documentos públicas, es muy común que se inicie una exorbitante, desmedida y descontrolada creación de documentos, estos pueden ser de cualquier tipo como manuales de entrenamiento, descripciones de puesto, documentos legales, presentaciones, propuestas, etc. y definitivamente nos conviene promover el uso de Content Types para re forzar el establecimiento de las propiedades que califiquen de una manera estructurada cada documento creado en toda la organización, permitiéndonos controlar desde el principio el orden en que el contenido se genera. Está demás decir que con base en esta estructura de propiedades podemos entonces realizar consultas de información cada vez más interesantes.


Puedes pensar en Content Types como:



  • Una mejora importante en la infraestructura SharePoint
  • Permite un manejo de datos heterogéneos para describir y clasificar nuestro contenido
  • Permite el rehúso campos o columnas de información a través de su agrupación y asociación
  • Su administración está basado en herencia permitiendo propagar modificaciones rápidamente
  • Es aplicable a elementos, documentos y carpetas
  • Refuerza validaciones basadas en esquemas y metadatos
  • Nos permite crear políticas de generación de contenido

Un ejemplo practico
Tenemos una colección de sitios de una empresa de servicios de consultoría en donde contamos con una biblioteca de documentos llamada propuesta y es el repositorio principal que los vendedores de esta organización utilizan para almacenar toda la información relacionada con el proceso de creación propuesta.


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En WSS V3 bajo el contexto que estamos hablando tenemos dos conceptos importantes, Site Columns y Content Type Template.


Site Column Templates son columnas que podemos crear a nivel colección de sitio y que por esa razón pueden ser reutilizadas en cualquier sub sitio en diversas bibliotecas de documentos. Estas columnas las puedes entender como una columna plantilla que en cualquier momento la puedes integrar a cualquier biblioteca de documentos para poder asociar información adicional. En este ejemplo hemos creado tres columnas de tipo Site Column Templates como se ve a continuación:


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Dos de estas columnas son de tipo Lookup lo cual nos permite hacer que su valor provengan de cualquier lista personalizada creada en este sitio, de tal forma que la columna Cliente representa una lista de clientes que tengo registrados en una lista personalizada de sharepoint y que por crear una columna que provenga de esta lista entonces podremos usar esta columna como un cuadro desplegable que nos permita seleccionar cualquier cliente de esta lista. La lista de clientes la presento a continuación:


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Los Content Type Templates simplemente son grupos de Site Columns que podemos asociar a cualquier objeto de sharepoint como a una biblioteca de documentos o a un flujo de trabajo.  Esta capacidad realmente nos permite estandarizar el contenido que las personas generan. Veamos a detalle uno de los tres Content Templates que tengo creados.


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El Content Template ”Documento Propuesta” hereda de otro Content Template llamado “Document” que contiene una propiedad básica llamada “Title”. En otras palabras nuestro “Documento Propuesta” contendrá nuestras columnas y el campo “Title”.


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Como vemos tenemos que nuestro Content Template “Documento Propuesta” tiene una lista de columnas asociadas a él. Al seleccionar una columna podemos especificar reglas adicionales como columna requerida u opcional como vemos a continuación:


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En las propiedades avanzadas “Advanced Settings” de nuestro Content Template podemos especificar una plantilla de archivo para que una determinada biblioteca de documentos nos permita utilizar dicha plantilla cuando deseamos crear un nuevo documento de este tipo, en este caso un nuevo documento de tipo Word 2007 ya que tenemos una plantilla *.dotx.


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Contamos con una interesante opción llamada “Document Information Panel Settings” que nos permite especificar qué tipo de panel de propiedades queremos utilizar.


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Como vemos, podemos utilizar la plantilla predeterminada para aplicaciones de Microsoft Office en la opción “Use the template for Microsoft Office applications” la cual genera un panel de propiedades base y se presenta en cualquier producto de la familia office.  Sin embargo podemos utilizar un formulario InfoPath para extender la funcionalidad de este panel de propiedades y enriquecer su funcionalidad, reglas e incluso presentación visual, como lo vemos a continuación:


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Entonces, podemos especificar una plantilla base con el contenido genérico que deseamos tener para crear nuestro contenido, pero, además, podemos asociarle un panel de propiedades basado en nuestro Content Template para extender drásticamente las propiedades que representen o identifiquen a nuestro documento. Funcionalidad interesante ya que con InfoPath podemos programar o configurar reglas, validaciones, vistas adicionales de los datos, consultas, etc. etc. 


Ahora, podemos crear Content Template que heredan el contenido de otros Content Templates así que he decido crear un nuevo Content Template llamado “Documento de Presentación” que hereda las columnas de nuestro Content Template “Documento de Propuesta” y claro podemos sobre escribir algunas de sus propiedades de configuración.


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Modificaremos las propiedades “Advanced Settings” para asociarle una plantilla de presentación de tipo *.potx en otras palabras una plantilla de presentación Power Point y en la sección de “Document Information Panel Settings” especificaremos el mismo formulario InfoPath para manipulación de las propiedades del documento.


Ya para terminar, lo que vamos a hacer a continuación es asociar estos dos Content Types a nuestra biblioteca de documentos llamada “Propuestas” de tal manera que esta misma biblioteca nos servirá para crear y almacenar contenido de tipo Word y Power Point que aparte de utilizar una plantilla para cada tipo de contenido también contienen las propiedades especificadas en nuestro formulario InfoPath para reforzar la captura de información adicional del lado del cliente y del lado servidor.


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El resultado que tenemos producto de configurar Content Types en nuestra biblioteca de documentos es el siguiente:


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Así es,  toda una biblioteca de documento con dos tipos de contenido habilitados, cada uno de ellos con su propia plantilla base y además ambos utilizando el mismo panel de propiedades.


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Es cuestión tan solo de configurar nuestros nuevos Content Templates para soportar los paquetes adicionales de la familia Office, claro todos con una propia plantilla de documento especializada y compartiendo el mismo panel de propiedades:


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Es importante mencionar de nuevo que nuestro panel de propiedades funciona también del lado del servidor como lo muestro a continuación:


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Ya teniendo estas propiedades de cada archivo podemos crear vistas personalizadas que nos permitan mostrar la información de una forma interesante y valiosa para la organización. A continuación vemos a nuestra biblioteca de documentos de “Propuestas” agrupada por el Proyecto y Cliente ofreciéndonos rápidamente identificar nuestro contenido generado.


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Si por alguna razón deseamos guardar nuestro contenido desde el lado del cliente con Office 2007 sin especificar las propiedades que son requeridas no nos permitirá agregarlos:


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Yéndonos un paso más allá vamos a guardar como plantilla a nuestra biblioteca de documentos “Propuestas” con la intención de crear sub sitios y reutilizar toda esta funcionalidad configurada. Así que en las propiedades de nuestra biblioteca de documento solamente guardamos como plantilla nuestra biblioteca en la opción “Save document library as a template” y ya con esto tendremos disponible esta plantilla de biblioteca de documentos en cualquier sub sitio de nuestra colección de sitios.


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O también es factible crear una plantilla de sitio para distribuir nuestra estructura de sitio incluyendo esta biblioteca de documentos para “propuestas”.


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Ya con nuestra estructura de sitio establecida podemos crear sitios que respetan las reglas y la funcionalidad del sitio base heredándola a nuestros sub sitios. De verdad que es muy poderosa esta capacidad ya que ahora tengo tres sub sitios con la misma funcionalidad de nuestra biblioteca de documentos de propuestas y de esta manera puedo mantener  y reforzar el control de todo el contenido digital generado por la fuerza de ventas de toda la organización y los más interesante es que esta empresa tiene tres oficinas regionales distribuidas geográficamente y con esta funcionalidad en WSS v3 hemos habilitando el uso de las plantillas oficiales establecidas para establecer una política de contenido para el proceso de creación de propuestas de toda esta organización.


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Firma digital en documentos Office 2007

Introducción
Es un cambio radical el pensar que es factible darle valor y autenticidad a documentos electrónicos a través de la firma digital. Imagina como drásticamente pudiesen agilizar un proceso dándole validez legal al flujo y contenido digital de la información de un sistema. En este articulo hablaremos sobre como la familia de Office 2007 en sus productos Microsoft Word 2007, Microsoft Excel 2007 y Microsoft Power Point 2007 integra el uso de firmas digitales ofreciendo nuevas e interesantes capacidades al respecto.


Problemática de negocio
He tenido la oportunidad de experimentar procesos legales donde una serie de entidades geográficamente distribuidas tienen que colaborar en tiempo real para integrar todo un expediente a través de dictámenes, estudios y oficios. La mayoría de estos procesos fluyen de forma manual y su validez legal está sustentada con el uso de firmas físicas y sellos oficiales emitidos por instituciones. Imagina entonces como las tecnologías de información pudiesen mantener todo ese respaldo legal pero de manera digital, estoy seguro que tendríamos un avance importante en la rapidez y eficiencia. Aquí es donde entra el concepto de firma digital. Ahora, no es nuevo el concepto, pero hasta ahora y debido a su naturaleza ha sido complejo materializarlo ya que para darle validez legal a la firma digital se requiere modificar la ley y además el cambio cultural de lo que significa firmar digitalmente por su naturaleza no es del todo aceptado. Hoy con la familia de productos de Office 2007 este concepto tomara vuelo y gran relevancia en la industria y esperamos impulse esta tendencia en nuestro país, pero sobre todo, mejore dramáticamente a cualquier entidad que lo implemente.


¿Qué es una firma digital?
El concepto de firma digital se refiere a que un documento electrónico lo puedes firmar digitalmente tal como firmas un documento impreso. La firma digital la utilizamos para autentificar información digital, al decir autentificar hablamos del proceso que verifica que realmente eres quien dices ser y gracias a ello podemos confirmar el origen y la integridad de la información.  Las firmas digitales nos permiten garantizar la:



  • Autenticidad: que la persona que firma es quien dice ser.
  • Integridad: que el contenido no se ha cambiado y manipulado desde que se firmo digitalmente.
  • Evidencia: ayuda a probar el origen del contenido firmado. Por “evidencia” me refiero al hecho de que una persona que firmo ya no puede negar que él lo hizo o deslindarse de esa responsabilidad.

Entonces, simplemente imagina estas capacidades para mejorar tus procesos. Verdaderamente valioso.


Veamos un ejemplo
Veamos un ejemplo, en un sistema de calidad como ISO 9000 cada documento generado requiere de la firma de las personas que revisan, aprueban y autorizan una versión controlada de un documento.  Uno de los principales documentos de esta norma y que disparan su arranque es el documento de Objetivos de Calidad. Este documento resume en si el compromiso con la calidad del equipo gerencial por esa razón requiere ser firmado por ellos.


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En este caso Microsoft Word 2007 contiene un nuevo objeto llamado Línea de Firma. Este objeto inserta una línea de firma que especifique el nombre de la persona que firma un documento. Este objeto usa el certificado digital para emitido por una autoridad certificadora. Enel Ribbon “Insertar” seleccionamos la opción “Linea de Firma” ubicado en la sección “Texto”.


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Lo que haremos a continuación es agregar tres líneas de firma en las celdas de la tabla. Al dar clic sobre la opción nos aparece el siguiente cuadro de dialogo:


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Al capturar esta información nuestro documento tendrá una línea de firma configurada. 


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Agregamos dos líneas de firma en las celdas adicionales y realizamos el proceso de firmado del documento. Solo damos clic derecho sobre la línea de firma y nos aparecerá el menú contextual con la opción de Firmar.


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Al seleccionar esta opción nos aparece otro cuadro de dialogo que nos permitirá hacer varias cosas interesantes.


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Podemos cambiar la firma digital que vamos a utilizar para firmar el documento. Simplemente seleccionamos el botón Cambiar y nos aparecerá el cuadro de dialogo de Windows que muestra las firmas instaladas en nuestro equipo.


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Podemos consultar la información de nuestro certificado para ver qué entidad certificadora lo emitió y algunos metadatos adicionales como la fecha de vencimiento. 


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Además podemos seleccionar una imagen para representar nuestra firma. 


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Al dar clic en el botón firmar se crea y asocia la primer firma en el documento:


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Se notifica que la firma ha sido agregada correctamente al documento. Además se da una advertencia adicional como vemos a continuación:


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Justo al aceptar este cuadro de dialogo, Microsoft Word 2007 se encarga de mostrar un panel de propiedades con la información de las firmas que faltan de realizarse y las que ya se efectuaron:


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Al cerrar el documento y volverlo a cargar Microsoft Word 2007 se encarga de verificar todas las firmas del documento.

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Cabe mencionar que todas  las opciones de Word 2007 se bloquean impidiendo que se modifique el contenido. Cada persona encargada de plasmar su firma deberá acceder al mismo documento y utilizando su certificado digital podrá realizar el proceso de autentificación y es por ello que entonces podrá firmar. 


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Aparece la fecha de cuando se firmó el documento y en este caso las personas que faltan de firmar. Con este sencillo ejemplo vemos cómo integrar firmas digitales. En cualquier momento puedes enviar por correo electrónico este documento solicitando que la persona correspondiente. La información de las firmas viaja con el documento.


Para habilitar este tipo de funcionalidad requerimos contar con diversas tecnologías de la familia Microsoft pero resumiendo necesitamos levantar uno de los servicios de Windows Server 2003 y manejar el concepto de PKI (Public Key Infrastructure) lo cual nos permite el intercambio de información con seguridad reforzada sobre Internet, extranet y aplicaciones.


Si quires conocer como Windows Server 2003 y Windows XP puede implementar estos conceptos te recomiendo que veas este articulo llamado PKI Enhancements in Windows XP Professional and Windows Server 2003. Windows Server 2003 cuenta con el servicio llamado “Certificate Authority” el cual es un emisor de certificados digitales integrado en el sistema operativo que en conjunto con el servidor tu dominio puedes emitir para cada usuario en especifico un certificado digital el cual él puede utilizar para firmar documentos y ejecutar otras operaciones que necesiten reforzar la seguridad del intercambio de información.


Así como tu cuentas con una credencial de plástico que representa tu identidad y que otras instituciones la reconocen como una credencial oficial, en el mundo de las autoridades de certificados existe el concepto de relaciones de confianza donde un emisor de certificados puede reconocer y confiar en certificados de otras instituciones. Dado esto, imagínate el mundo de soluciones que puedes habilitar. Cabe mencionar que sobre la versión de Office System 2003 ya podemos contar con estas capacidades también.


Sabemos también que una de las tendencias del software es la adopción  y uso de la identidad digital, lo que en la actualidad tenemos ha sido un considerable esfuerzo del cual organizaciones especialmente gobiernos se han beneficiado drásticamente al agilizar procesos mediante el uso de certificados digitales y tecnologías que los soportan. En la nueva versión del sistema operativo Windows “Windows Vista” y del servidor “Windows Longhorn Server” contamos con una propuesta que indudablemente se alinea al concepto de la firma digital, hablo de “CardSpace” y te dejo el link http://cardspace.netfx3.com/