Tabs for SharePoint Forms v2

Alexander Bautz publicó una nueva versión de su solución para agrupar columnas de SharePoint en solapas (muy útil). Habíamos hablado sobre las anteriores en el artículo "Embellecimiento" de los formularios de SharePoint.

Les dejo el enlace de esta nueva versión y una imagen para que vean de que se trata.

Qué les sea útil!

https://www.nothingbutsharepoint.com/sites/eusp/Pages/Tabs-for-SharePoint-forms.aspx

2011-01-17-TabsForSPForms-01.png

CU SharePoint y Project Server 2007 y 2010 Febrero 2011

Luego de la publicación de hace dos días del CU de 2007, finalmente tenemos disponibles las versiones para 2010, noticia que me llega a través de Ariel García Sobrino y su referencia al blog The Project Admin Blog, del cual estraigo y transcribo la novedad a continuación:

Great News!  The latest Cumulative Updates (CU) for Project and Project Server 2010 and 2007 have been released.  There was a problem found in both the 2010 Server Rollup Packages which required a fix and for the patches to be rebuilt.  The current guidance is that we should see it released during the week of 3/7/2010.  Feel free to open a support case if you have any questions around this or need assistance getting these patches deployed.

Additionally, you are welcome to join us on TechNet for a webcast where we will be discussing this issues in detail and answering questions regarding the February Cumulative Update.  The information on this webcast can be found at the URL below.

TechNet Webcast: Information About Microsoft Project and Project Server Cumulative February Update (Level 200)

https://msevents.microsoft.com/CUI/WebCastEventDetails.aspx?EventID=1032455141

Project and Project Server 2010

This include a number of fixes, so Microsoft strongly recommends that you test this in a test environment based on your production environment before putting this fix live in production.

The article below provides information on how to deploy the Project Server Cumulative Update.

Updates for Project Server 2010

http://technet.microsoft.com/en-us/projectserver/gg176680.aspx

As Project Server 2010 is now based on the MOSS we strongly recommend that you install the Server Rollup Packages as there are a large number of individual server packages for MOSS.  There is a set of two rollup packages which contains all the fixes for SharePoint Foundation Server, MOSS and Project Server.  Both Server Rollup Packages should be installed to ensure that the underlying technology that Project Server depends on is up to date.

For those accustomed to Project Server 2007 Cumulative Updates, you should note that the MOSS Server Rollup Package does not contain the Project Server patches.  You will need to make sure that you install the MOSS + Project Server Rollup Package (the link is provided below).   As in Project Server 2007, the Server Rollup Packages are much larger (~150MB each) but they will greatly simplify your Project Server patch deployment.

You can read about the fixes included in the February CU from the following articles:

As Project Server 2010 is now based on the MOSS we strongly recommend that you install the Project Server 2010 Server Rollup Package as there are a large number of individual server packages for MOSS.  The Project Server 2010 Server Rollup Package contains all the patches released in this Cumulative Update for SharePoint Foundation Server 2010, SharePoint Server 2010 and Project Server 2010.

There was a problem found in the one of the Office Server packages which means that it has to be fixed and rebuilt.  You can download the individual Project Server 2010 Cumulative Update and install it so that you can start testing or have the patched deployed now.  You could then install the Office Server 2010 Server Rollup Package over the individual Project Server package to update all of the SharePoint and other Office Servers files.

You can read about the fixes included in the February CU from the following articles:

Server Rollup Package:

ETA – The week of March 7th, 2011

Description of the SharePoint Server 2010 and Project Server 2010 Cumulative Update Server Hotfix Package (MOSS server-package, Project server-package): February 22, 2011

http://support.microsoft.com/kb/2475879

Individual Project Server Package:

Description of the Project Server 2010 hotfix package (pjsrvwfe-x-none.msp): February 22, 2011

http://support.microsoft.com/kb/2479792

Project Client Package:

Description of the Office Project 2010 hotfix package (project-x-none.msp): February 22, 2011

http://support.microsoft.com/kb/2496946

Client Installation:

Installation of the client patch is straightforward and is the same as it was in Project 2007.  The instructions for installing the client patch are below.

  NOTE: Microsoft strongly recommends testing within a NON-Production environment prior to rollout.

1. Download the hotfix from the link in the KB Article.

2.  Extract the patch package by running the .exe file that you downloaded.

3.  Run the extracted .exe file to apply the patch to your Project Professional/Standard client.

Project and Project Server 2007

This include a number of fixes, so Microsoft strongly recommends that you test this in a test environment based on your production environment before putting this fix live in production.

The article below provides information on how to deploy the Project Server Cumulative Update.

Deploy cumulative updates (Project Server 2007)

http://technet.microsoft.com/en-us/library/dd239177.aspx

Service Pack 2 for both WSS and Office Servers 2007 are required for this Cumulative Update.  The KB articles below provide information on how to download and install SP2 if you have not already done so.

Description of Windows SharePoint Services 3.0 SP2 and of Windows SharePoint Services 3.0 Language Pack SP2

http://support.microsoft.com/kb/953338

Description of 2007 Microsoft Office servers Service Pack 2 and of 2007 Microsoft Office servers Language Pack Service Pack 2

http://support.microsoft.com/kb/953334

The Server CU is released in two different versions.  The first version is in Individual Packages specific to a particular product like WSS and Project Server.  These are smaller downloads but they do not include language packs or patches for other products so patches for those products would have to be downloaded and installed separately.

The second version is the Server Rollup Packages.  This is a set of two rollup packages which contains all the fixes for WSS, Project Server and MOSS.  These packages should be used when MOSS is part of the deployment and/or you have language packs installed.  The Server Rollup Packages are much larger (~200MB each) but they will greatly simplify MOSS patch deployment.

You can read about the fixes included in the February CU from the following articles:

Server Rollup Packages:

Description of the Windows SharePoint Services 3.0 Cumulative Update Server Hotfix Package (WSS server-package): February 22, 2011

http://support.microsoft.com/kb/2475886

Description of the Office SharePoint Server 2007 Cumulative Update server hotfix package (MOSS server-package): February 22, 2011

http://support.microsoft.com/kb/2475885

Individual Product Packages:

Description of the Windows SharePoint Services 3.0 hotfix package (sts-x-none.msp): February 22, 2011

http://support.microsoft.com/kb/2483218

Description of the Project Server 2007 hotfix package (pjsrvapp-x-none.msp, pjsrvwfe-x-none.msp): February 22, 2011

http://support.microsoft.com/kb/2475887

Description of the Office Project 2007 hotfix package (project-x-none.msp):February 22, 2011

http://support.microsoft.com/kb/2483215

Client Installation:

In order to install this hotfix, you will need to have Microsoft Project 2007 SP2 installed on the client.

Description of Office Project 2007 Service Pack 2 (SP2) and of Office Project Language Pack 2007 Service Pack 2 (SP2)

http://support.microsoft.com/kb/953326

Once we know that SP2 is installed, you will install the hotfix by performing the following steps:

  NOTE: Microsoft strongly recommends testing within a NON-Production environment prior to rollout.

1. Download the hotfix from either the KB Article or by using the information at the end of this email.

2.  Extract the patch package by running the .exe file that you downloaded.

3.  Run the extracted .exe file to apply the patch to your Project Professional/Standard SP1 client.

Feel free to open a support incident at http://support.microsoft.com if you run into any issues with the installation and we will be happy to help!

Que les sea útil!

CU SharePoint 2007 Febrero de 2011

Transcribo importante información de actualizaciones de SharePoint desde el blog de Stefan Goßner:

Yesterday the product group released the February 2011 Cumulative Update for the SharePoint 2007 product family. The Februray 2011 CU for SharePoint 2010 will be released in a couple of days.

The KB articles are not yet available (as usual it will take a couple more days to get these through the required release process) but the fixes can already be downloaded.

As soon as the KB articles are live they can be found at the following locations:

  • KB 2475886 – WSS 3.0
  • KB 2475885 – MOSS 2007
  • (delayed) – SharePoint Foundation 2010
  • (delayed) – SharePoint Server 2010
  • (delayed) – SharePoint Server 2010 with Project Server
    As you see there is a separate Full Server Package for SharePoint Server 2010 with Project Server which simplifies patching of this common installation.

The Full Server Packages for December 2010 CU can be downloaded here:

  • Download WSS 3.0 December 2010 CU
  • Download MOSS 2007 December 2010 CU
  • Download SharePoint Foundation 2010 December 2010 CU (delayed)
  • Download SharePoint Server 2010 December 2010 CU (delayed)
  • Download SharePoint Server 2010 with Project Server December 2010 CU (delayed)
    After installing the fixes you need to run the SharePoint 2010 Products Configuration Wizard on each machine in the farm.

For the 2010 Server Products it is sufficient to install the SharePoint Server 2010 package as it includes the SharePoint Foundation package.

Que les sea útil!

MAP 2011

Hace algunas horas recibí mi diploma como Microsoft Active Professional 2011 con el siguiente mensaje:

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Siempre es gratificante recibir este tipo de reconocimientos, así que agradezco a Microsoft por el mismo y espero poder seguir colaborando en todo lo que esté a mi alcance.

Muchas gracias! :-)

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Integración entre SharePoint 2010 y Project 2010

[artículo publicado originalmente en CompartiMOSS Nro. 6]

Como muchos de ustedes sabrán, Microsoft ofrece una solución de Project Server 2010 logoservidor para la administración corporativa de proyectos. Esta solución, conocida bajo el nombre de EPM (Enterprise Project Management) se implementa con la herramienta Project Server que se ejecuta sobre SharePoint. Se trata de una excelente solución que apunta a un mercado en particular… Pero hoy no hablaremos de EPM…

Los que nos dedicamos a EPM, siempre nos hemos preguntado cómo manejar algún tipo de integración entre Project Professional y SharePoint, sin tener que utilizar Project Server. ¿Por qué? Porque la práctica de administración de proyectos en las organizaciones está muy relacionada con el nivel de madurez que la organización posee en este tipo de procesos. A veces, una solución EPM es muy compleja y necesitamos algo intermedio entre el Project tradicional y Project Server.

Hasta hace poco tiempo esa posibilidad no existía, ya que las listas de tareas de proyecto de SharePoint eran bastante limitadas. Pero afortunadamente, en la versión 2010 de SharePoint, aparece una nueva funcionalidad: la sincronización entre SharePoint 2010 y Project Professional 2010 :-)

La siguiente lámina (que pueden descargar desde http://www.microsoft.com/downloads/en/details.aspx?displaylang=en&FamilyID=cd9f97c4-bb88-4b8e-b69a-62921b63fb18) muestra claramente donde se posiciona la solución de sincronización respecto al resto de las soluciones de Microsoft para la administración de proyectos:

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La idea de la sincronización bi-direccional

La idea de la sincronización bi-direccional es muy interesante. Habilita la posibilidad de sincronizar un proyecto creado con Project Professional (no con Project Standard) con una lista de tareas de proyectos de SharePoint. Esto nos permite combinar (con algunas imagelimitaciones) lo mejor de los dos mundos:

  • La potencialidad de Project Professional a la hora de planificar un proyecto.
  • La potencialidad de SharePoint como herramienta de colaboración, facilitando el acceso a las tareas, su publicación, alertas, RSS y todo lo que estarán imaginando…

¿Cómo funciona? Es simple. Se puede comenzar creando un proyecto en Project Professional y luego sincronizarlo con una lista de tareas en SharePoint, contando además con la posibilidad de mapear campos de Project Professional con columnas de la lista en SharePoint. Lo demás es terreno conocido, una vez que tenemos la lista en SharePoint, contamos con todas las ventajas propias de la herramienta como poder subscribirse, crear una vista de Gantt, crear una vista para filtrar mis tareas, crear una página con varias webparts, etc.

Además, podemos modificar las tareas en SharePoint y hacer que luego queden sincronizadas con Project Professional. Por eso es “bi-direccional”. Esto facilita la actualización de un plan en el que participan varias personas, evitando la centralización o el envío de archivos.

Pero esto no termina aquí. Es importante saber que también podríamos haber comenzado al revés, creando el proyecto en SharePoint y luego sincronizándolo con Project Professional. En fin, un abanico muy amplio de posibilidades en comparación a la versión 2007, asumiendo que por alguna razón no podemos utilizar Project Server, que por supuesto es mucho más potente.

Un dato más, funciona con SharePoint Foundation 2010, no requiere SharePoint Server 2010 (a diferencia de Project Server).

 

Mi primera sincronización

Vamos a tratar de mostrar en este artículo un ejemplo sencillo de esta característica. El primer paso será crear un proyecto en Project Professional 2010 como lo hacemos habitualmente:

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Una vez creado el proyecto, podemos acceder a la opción “Save & Send” y veremos que aparece como alternativa “Sync with Tasks List”. A partir de allí es tan sencillo como muestra la imagen, completamos la URL de nuestro sitio SharePoint y elegimos o creamos una lista antes de finalizar presionando “Sync”:

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La sincronización comienza y luego nos aparece una advertencia que tiene que ver con una de las limitaciones que posee esta característica. Sólo puede ser utilizada con la opción “Manually Scheduled”, motivo por el cual Project Professional nos informa que cambiará de automático a manual. Esta no es una limitación importante, teniendo en cuenta que luego podemos volver a cambiarlo:

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Una vez finalizada la sincronización, vamos al sitio en SharePoint y, como muestra la imagen, se ve el proyecto en una lista. A primera vista sólo vemos las tareas de tipo “summary” que en SharePoint son creadas como “carpetas”. Haciendo clic sobre una de ellas, vemos el detalle de las tareas, como muestra la segunda imagen.

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Habrán podido ver cómo aparecen las flechas que indican las precedencias, y ésta es una de las novedades de la vista de Gantt en SharePoint 2010. Estas precedencias se almacenan como columnas en SharePoint, tal como muestra la siguiente imagen:

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La segunda de las novedades de la vista de Gantt de SharePoint 2010 es que ahora refleja el porcentaje de completitud en forma gráfica:

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A partir de aquí, pueden realizar cambios en SharePoint y luego volver a sincronizarlos con Project Professional. En Project Professional, la opción de sincronización nos informará la última vez que se realizó la sincronización dándonos la posibilidad de ejecutarla cuando lo consideremos:

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¿Cómo sigue? Creo que sabiendo lo que permite esta sincronización, ahora es cuestión de imaginarnos cómo podemos explotar en SharePoint la información de Project…

Pero antes de terminar, un último tema:

 

Empezando desde SharePoint

Un punto adicional a tener en cuenta es que la sincronización puede ser iniciada desde SharePoint. El primer paso es crear una lista de tipo “Project Tasks”. A diferencia de la que creamos anteriormente, esta no posee la leyenda “Created by Microsoft Project”.

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Luego comenzamos a crear las tareas, agregar precedencias y completar porcentajes de avance. Observen en la imagen la similitud entre el estilo gráfico de SharePoint 2010 y Project Professional 2010 :-)

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Finalmente utilizamos el botón con el icono de Project cuya leyenda nos dice: Open Schedule (Export tasks in this list to Microsoft Project). Y listo, ya pueden ver en la siguiente imagen nuestro Gantt dentro de Project Professional. Muy simple!

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Bonus

Dos comentarios finales. El primero: es posible sincronizar campos de Project Professional con columnas de listas de SharePoint. Esto nos permite agregar “metadata” muy útil para la creación de vistas, entre otras cosas. Esta acción se lleva adelante a partir de la opción “Manage Fields”:

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En la siguiente imagen se ve como le solicité a Project Professional que cree en SharePoint el campo WBS de Project Professional con un sólo clic. Muy simple y muy útil!

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Pueden ver en esta pantalla como el campo WBS se ve como una columna de la lista de tareas de SharePoint, y todo esto ha sido automático :-)

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Por último, (y no por eso menos importante) existe la posibilidad de que los recursos de Project Professional sean reconocidos como usuarios en SharePoint. Sí! Muy importante para establecer filtros como “Mis tareas”. Alcanza con completar el nombre del recurso con el mismo valor que se encuentra en SharePoint. Esta acción la pueden ejecutar con la asignación estándar de recursos de Project Professional, tal como muestra la imagen:

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Y luego verán como el recurso aparece en SharePoint en el campo “Assigned To”, resaltado en azul, lo cual indica que SharePoint lo ha reconocido como un usuario del sistema! Impresionante!

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Conclusiones

En lo personal, creo que esta es una de las características que más me sorprendió de Project Professional 2010, quizá porque no la esperaba. Ahora tenemos una alternativa de solución para la problemática de Gestión de Proyectos, que puede ser utilizada en aquellos casos en donde la solución EPM con Project Server, por alguna razón, no puede ser implementada.

Imaginen, sólo por nombrar algunas aplicaciones, lo que podríamos hacer:

  • Publicar tareas de Project Professional en un sitio de SharePoint.
  • Solicitar actualización de tareas en forma descentralizada.
  • Crear una webpart para que los usuarios vean sus asignaciones.
  • Aprovechar las subscripción por mail, SMS o RSS de SharePoint.
  • Crear una webpart para ver tareas de varios proyectos.

Y más, mucho más. Creo que una vez que experimentemos un poco la característica ofrecida “out of the box”, nacerán ideas que la complementen. Sólo es cuestión de tiempo para que las mentes creativas comiencen a llevar a la práctica ideas que aún no surgieron…

En fin, nada más por hoy, como siempre, espero que les haya sido útil!

 

Juan Pablo Pussacq Laborde / @jpussacq

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