Google Sites y Microsoft Office SharePoint…

 

Veamos cómo está Google con Google Sites y Microsoft con Office SharePoint en estos temas en cuanto a los servicios de colaboración que ofrecen.

Ya tenía ganas hace tiempo de escribir este post, después de haber leído algunas noticias en Internet al respecto, las cuales comparto a continuación.

Google Sites: A Sharepoint Killer?

Google Sites hardly a SharePoint killer — but that’s not the point

Microsoft SharePoint taking business by storm 

Son interesantes puntos de vista de los cuales me gustaría también compartir mi opinión, e invito a todos ustedes a que compartan la suya de igual forma.

Bueno, Google al pasar de los años ha ofrecido distintos servicios gratuitos -aparte de su buscador incluso para escritorio con el mismo potencial de su buscador en línea, lector de rss, etc- para los usuarios que usan Internet. Ahora surge un nuevo servicio: Google Sites.

Google Sites ofrece a los usuarios un nuevo servicio para poder crear espacios de comunicación y colaboración en línea donde poder subir información y compartirla.

Google Sites Ofrece varias plantillas para comenzar la creación del espacio de trabajo web, lo cual le da opciones a los usuarios según sus necesidades.

GoogleSites 

Los servicios que ofrece Google Sites:

GoogleSites2

Finalmente Google permite también utilizar algún dominio para poderlo asignar a este sitio creado con sus propias herramientas, lo cual está muy bien, para así poder usar el propio dominio.

Que les parece si hablamos de ambos servicios, por parte de Google y por parte de Microsoft.

Por la parte de herramientas de colaboración hablaremos de Microsoft Office SharePoint.

Microsoft Office SharePoint ciertos servicios para crear espacios de trabajo colaborativos en forma de páginas web para compartir información y contenido entre sus miembros.

Si quieres saber más información puedes consultar las siguientes direcciones:

¿Qué es SharePoint?

Conoce los beneficios de SharePoint

Bien, hagamos una simple comparativa acerca de los servicios:

  • Single-click Page creation.

Este punto es interesante. Nos ofrece la posibilidad de crear páginas con un par de clics o un simple clic. Entre más sencillo sea el proceso de crear páginas de trabajo dentro de nuestro entorno será más sencillo para los usuarios, pero aún así, pueden haber ciertas consideraciones u opciones que ameritan tomar en cuenta más opciones para que los usuarios puedan generar contenido y compartirlo en web independientemente de que herramienta utilicen para publicar su información, página web o documento.

Generalmente en las empresas la gente esta acostumbrada a utilizar un editor de palabras con las opciones o herramientas básicas o necesarias para editar su información, ya sea texto simple, darle formato, o incluso funcionalidad más compleja cuando necesitan generar plantillas por ejemplo para envío de correspondencia y obtienen la información a través de una base de access por mencionar un ejemplo. Como este podríamos mencionar otros ejemplos donde también es importante considerar la opción de un editor de texto más poderoso que una simple página web, que genial sería si independientemente de donde se genere el contenido, un editor de texto o una página web yo pudiera finalmente publicar mi información a mi página de trabajo web. Más aún, pensemos en que una vez ya publicada dicha página web, necesitemos re-editar el contenido fuente para una actualización y que se volviera a sincronizar el contenido publicado con los cambios, todo bien y sencillo mientras sea una página web, pero si el usuario lo generó a partir de un editor de contenido empresarial?

Les invito a que leen este post que habla de lo que SharePoint puede hacer al respecto:

Publicación de contenido Web en MOSS 2007, y se puedan dar una mejor idea -no olviden descargar el documento anexo al artículo publicado para revisar el detalle-.

  • No HTML required.

Cuando se habla de que para crear o compartir información o contenido web es importante no tener la necesidad de programar con código html por lo menos, es un punto a favor, pues hay mucha gente que no sabe al respecto e incluso no tiene por que saber, y esto podría representar un obstáculo. Por ello es importante darle opciones a los usuarios para que puedan utilizar la tecnología sin necesidad de pasar por las piedritas como lo hacían los primeros programadores web…ya no es necesario.

Es claro también, que esto es ya un estándar, cuando hablamos de publicación de contenido en web, hay infinidad de herramientas y servicios que se nos ofrecen para no tener que programar en código HTML para poder publicar y compartir información a una página web, incluso si es necesario agregarle formato y demás monerías gráficas.

Imaginen tener la posibilidad de editar información o texto en web con las mismas herramientas prácticamente que tendrían a través de un editor de texto instalado en su computadora y no estar limitados a unas cuantas opciones de edición de texto. Con la capacidad de reutilizar un editor de palabras y volverlas a publicar a web sin necesidad de tener que volver a subir el documento a un repositorio web o a un ftp, sin necesidad de incluir programación, genial no? Prácticamente contar con los mismos controles de un editor de texto para poder llevar a cabo la edición del contenido en línea si restricciones, y poder integrar incluso herramientas de terceros para una mejor experiencia gráfica de usuario. Pueden revisar de igual forma el documento que se recomienda en el punto anterior.

  • Make it your own.

El tener la posibilidad de aplicar cierto diseño o personalización ya es básico en la publicación de contenido dentro de un sitio de trabajo web, necesitamos tener identidad.

Algo que también ya se ha vuelto un estándar es la utilización de las hojas de estilo personalizadas (.css’s) para poderlas generar de forma institucional y aplicarlas a nuestros sitios web.

Esto es también posible a gran escala o nivel corporativo utilizando SharePoint. Para mayor referencia de cómo hacerlo, pueden consultar este post que de igual forma reúne muchas buenas ideas de otros blogs al respecto:

Personalice y aplique su propio diseño a Sitios hechos en SharePoint 2007

Para ver que es posible cualquier personalización, de un Portal colaborativo a nivel empresarial (público o privado) con la ventaja de contar con toda la información y desarrollo in-house y no tenerlo hosteado con terceros.

  • Get started with templates.

Es importante ofrecer de cajón opciones para que los usuarios puedan crear sus sitios web o espacios de trabajo de acuerdo a plantillas establecidas y no tengan que invertirle tiempo a crearlas desde cero. Para ello se ofrece un catálogo de opciones de las cuales el usuario puede elegir según mejor le convenga.

Google Sites ofrece un conjunto de opciones como son: Company Intranet para crear el sitio público de la compañía. Microsoft ofrece con SharePoint las capacidades de algo llamado Web Content Management o WCM, y con lo cual es posible crear también opciones muy interesantes como podemos revisar algunas reales en la siguiente liga, haciendo clic Aquí y si nos interesara indagar un poco más acerca de la seguridad que podemos manejar en sitios Web creados con SharePoint podemos consultar Aquí. Ofrece también el Team Project, y por otro lado tenemos también otras opciones que logran integrarse con aplicaciones empresariales como por ejemplo manejo de tareas y su sincronización entre Outlook y SharePoint, o presentación de avance y seguimiento de las mismas a través de componentes ya incluidas con vista tipo Gantt, u otras opciones como la que podemos ver Aquí. Respecto a la plantilla de Employee Profile, SharePoint ofrece la plantilla de Sitio Personal o My Site que funciona como una página personal que puede estar integrada a la información más consultada de todo el portal corporativo, sitios a los que pertenece el usuario, listas de distribución, compañeros de trabajo -social networking, visores de bandeja de entrada y calendario o tareas del correo…Incluso es posible definir que tipo de información me interesa que mi jefe visualice dentro de la que di de alta en mi sitio personal, cual quiero que vean mis colegas o compañeros, etc, lo cual permite tener un control granular de la información que quiero que vean los distintos roles de la empresa, parece una opción bastante interesante para implementar ambientes colaborativos en las empresas. Respecto al otro uso de plantillas como ClassRoom y Students Club, de igual forma SharePoint cuenta con plantillas de ese tipo: School Edition Community Kit for SharePoint, Blogs mejorados -Aqui es importante comentar que todos estos sitios cuentan con las ventajas de colaboración y administración de la información que ofrece SharePoint de manera automática, como control de versiones, manejo de aprobación de contenido, manejo de la seguridad ligada a directorios de usuarios empresariales (LDAP), etc…-, incluso plantillas para bodas!, para consultar más puedes hacer clic Aquí.

Para mayor información acerca de las distintas opciones que tenemos en SharePoint para crear sitios de colaboración basados en distintas plantillas pre-existentes podemos revisar este artículo: Plantillas para crear sitios en SharePoint, version 2003 y version 2007

Más información: Diversas plantillas para crear sitios en SharePoint, aproximadamente más de 60 distintas opciones (plantillas de aplicación para ofrecer diversos servicios empresariales, plantillas de sitios personales, para los individuos de la compañía, plantilla de comunidad, plantillas de diversos diseños y opciones).

  • Upload files and attachments.

Que sería de un ambiente de colaboración sin poder subir información y contenido. Los servicios de Google Sites ofrecen entre 10 MB y 10 GB lo cual no está nada más.

Pensemos ahora en cuanto tiempo requeriríamos para obtener un respaldo de nuestra información, ya sea de toda una biblioteca de documentos almacenada en un sitio de este tipo o para recuperar algún documento eliminado, si cuenta con alguna papelera de reciclaje, compartamos el tip los que ya los estén usando, sería muy bueno. Si contáramos con toda esta infraestructura en la empresa podríamos llevar a cabo planes de mantenimiento que nos permitan respaldar y restaurar la información según lo necesitemos, incluso manejar distintos niveles de papeleras de reciclaje web, un concepto muy parecido a como lo usamos hoy en día en nuestros equipos, imaginen esto en su ambiente de trabajo web, en SharePoint es una realidad y también es configurable.

Pensemos en como administrar la cuota para poder subir contenido, si contáramos con la posibilidad de modificar la cuota de almacenamiento de información por sitios de trabajo, manejar cuotas automáticamente cuando se cree un nuevo sitio, incluso manejar un limite de tamaño de archivo cuando se suba un documento, o restringir ciertos tipos de extensiones de archivo, mejor aún, escanear los documentos al momento que se estén subiendo para revisar que no tengan virus, o controlar a nivel impresión, envío de documento por correo (junto con herramientas como IRM), etc…sobre los documentos almacenados en nuestro ambiente de trabajo, esto hoy en día es una realidad con SharePoint.

  • Embed rich content.

En cuanto a lo que tiene que ver con presentación multimedia en web cada vez es más importante presentar la información de forma dinámica, y agradable de tal forma que se le ofrezca a los usuarios distintas formas atractivas de acceder al contenido.

Videos, documentos, presentaciones, fotos y calendarios web son algunas de las posibles opciones para mostrarle a los usuarios formas de interactuar de manera dinámica a interactiva con el contenido.

Microsoft ahora está presentando otras formas de incluir contenido multimedia en sitios de colaboración de SharePoint con una nueva plataforma llamada Silverlight.

Para más información puedes consultar Aquí o Aquí

Pero la más interesante, más allá de una página web que concentre el acceso a videos en internet para su reproducción en línea, fotos y/o presentaciones para su visualización o descarga, es la implementación de una aplicación real de contenido multimedia a nivel corporativo, utilizando tecnología SharePoint. Esta solución es algo conocido como Interactive Media Manager o IIM. Utilizando como fuente de contenido multimedia a SharePoint (con sus características de colaboración, seguimiento, control de la información, flujos y procesos de aprobación de contenido para su clasificación, clasificación mediante metadatos y propiedades definidos por el usuario…). Esta solución no solo utiliza SharePoint sino también Silverlight y Ajax para una experiencia interactiva única por parte del usuario. Vale la pena mucho echarle un vistazo al video que se publico al respecto del caso de éxito Aquí -800kb- o Aquí -300kb-.

MIMM

  • Work together and share.

La capacidad de poder trabajar en equipo, implica también tener un control y llevar a cabo una administración de acceso a la información que se comparte y con la que se trabaja.

Google Sites ofrece la capacidad de poder crear distintos, podríamos decir, permisos de usuarios o roles, como el owner o propietario, el contribuidor y el lector.  Con los cuales es posible manipular, editar y agregar nuevas páginas de información y contenido a los sitios de trabajo. En estos sitios se puede contar con la edición de texto, compartir archivos, y algunas cosas más, hasta donde tengo entendido, si alguien ya lo probó, sería muy bueno nos compartiera sus experiencias.

Todo esto con la capacidad de hacerlo online, siempre conectado, y siempre disponible para los usuarios de una organización, público en general, o algunas cuantas personas.

SharePoint por su parte es una plataforma de colaboración empresarial, que permite manejar distintos roles de usuarios por default (Owner, Web Designer, Contribuidor, Rea, o Lector y Limited Acces), incluso es posible crear permisos y perfiles personalizados dependiendo de las necesidades de la empresa. Lo interesante de SharePoint es que puede manejar distintos proveedores de autenticación basados en los que ofrece .NET (Membership Provider y Rol Provider) -NTML, Windows Authentication, Basic Authentication, Kerberos, y Formas Web-, incluso integrándolo con el sistema de autenticación de la propia empresa, ya sea un Directorio Activo, LDAP o incluso base de datos. Esto le da mucha flexibilidad y robustez a la herramienta para poderse incorporar a la infraestructura de la compañía a integrar la autenticación y acceso a información con aplicaciones corporativas de igual forma.

SharePoint esta orientado mucho a la parte corporativa, pensado para poderse integrar con aplicaciones empresariales (Conozca mas de sus ofrecimientos como servicios: Servicios de Excel, Servicios de Formularios y Catálogo de Datos Empresariales, para ver la funcionalidad del Catálogo de Datos Empresariales o de Negocios -BDC- por sus siglas en inglés, pueden consultar un video en SoapBox Aquí), y manejar una única autenticación para los usuarios, aunque ya vimos en puntos anteriores que no nada mas es posible utilizarlo a nivel empresarial sino que es posible utilizarlo a distintos niveles, como grupos de usuarios en general para compartir información usando distintas plantillas existentes, comunidades, grupos de trabajo genéricos no únicamente corporativos, Lo interesante es que SharePoint puede acoplar sus servicios para cualquier nivel de empresa, sea pequeña, mediana o grande, contando siempre con la confianza de la robustez por los productos que maneja e integra en tu implementación.

Finalmente, no todo es online. Que sucede cuando queremos o necesitamos trabajar fuera de línea, o desconectados y queremos posteriormente sincronizar nuestros cambios. Con SharePoint podemos hacer esto. Podemos sincronizar información usando el cliente de Outlook, la recomendación es usar la versión 2007. Podemos también utilizar para colaboración offline el cliente de Microsoft Office Groove 2007 que de igual forma se integra con Microsoft Office SharePoint 2007, e incluso hay empresas en el mercado que ofrecen distintas soluciones como lo es el Colligo Reader.

Ahora, el proceso de colaboración con la información, no únicamente incluye subir archivos a un repositorio compartido, sino que es necesario también en pensar en procesos o flujos empresariales que nos permiten interactuar con la información a través de su lógica de negocio particular. Podemos pensar en algo muy sencillo como contar la posibilidad de interactuar con nuestra información y a través de flujos de trabajo empresariales, irla maquilando. Con SharePoint es posible crear de una menara muy sencilla incluso sin programación si no se requiere, diseñar, y crear distintos flujos de información para poder procesarla y generar valor a la institución. Existe una herramienta llamada SharePoint Designer, que es parte de la familia de aplicativos de Microsoft Office con la cual podemos construir flujos en cuestión de minutos, y aplicarlos de una manera muy sencilla a nuestros sitios de trabajo, para que los usuarios interactúen con ellos.

Por último me gustaría compartirles unos puntos interesantes para los que aún no lo conozcan o no lo han probado. Microsoft ofrece otro tipo de servicios online: Exchange y SharePoint hostados utilizando los recursos y la infraestructura de Microsoft con su soporte y confianza, de esta forma las empresas no se tienen ya que preocupar por estimar costos de administración. Para saber más información puedes consultar el Sitio de Microsoft Online Services beta.

Interesante no?, habría que evaluarlos!

  • Search with Google.

Dejemos claro antes que nada que en efecto: Quien no usa Google para hacer búsquedas en Internet? Es correcto, por que negarlo. Bueno, pues por que no utilizar el excelente motor de búsquedas que provee Google, para Internet o en su versión desktop o escritorio, en otro tipos de aplicaciones que también pueden ofrecer beneficios o valor a la empresa.

SharePoint puede utilizar directamente el engine de búsquedas de Google (o cualquier otro motor de búsquedas que deseemos) para buscar en Internet.

De igual forma Microsoft Office SharePoint ofrece también la capacidad de definir distintas fuentes de contenido sobre las cuales los usuarios puedan hacer búsquedas, y esto es interesante pues, utilizando el engine de búsquedas, es posible indexar cualquier tipo me contenido (todos los generados con la suite de Office, incluso archivos tipo pdf, y demás extensiones). A esto a que nos referimos, pues a la posibilidad de no únicamente hacer búsquedas sobre la información y/o contenido almacenado en nuestros sitios de colaboración, pues no todo tiene que estar ahi contenido o almacenado. Las empresas pueden tener muchos tipos de información como ERPs, CRMs, aplicaciones propias, que no necesariamente tengan que migrar la información a sus sitios de trabajo colaborativos web, pero con SharePoint lo que si es posible, es hacer búsquedas sin tener que salir de su sitio de trabajo a una nueva página de búsqueda o aplicación, hacer búsquedas a servidores de archivos, carpetas compartidas en la red, correos electrónicos, Exchange, Lotus por ejemplo, e incluso una opción muy interesante que se integra con uno de los nuevos servicios que ya habíamos comentado en el punto anterior el BDC. Con SharePoint podemos integrar la funcionalidad de búsqueda a bases de datos, entiéndase ERPs, CRMs, etc, y poder consultar información que resida físicamente en fuentes de datos externas a SharePoint, incluso que no estén en Microsoft SQL Server, con la posibilidad de consultar los resultados de la búsqueda directamente en SharePoint, sin necesidad de desarrollo, interesante no?

Finalmente los invito a darle una revisada a las nuevas ofertas que Microsoft tiene en el sector de búsqueda empresarial como lo que es Microsoft Enterprise Search Server. De hecho Microsoft también ofrece otras variaciones de SharePoint con otras finalidades como Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) for Internet o for Search, con dichas especialidades como su ofrecimiento.

Que mas está haciendo Microsoft con otras compañías:

FAST Works With Microsoft, Embraces Microsoft Office SharePoint Server 2007

Duet for Microsoft Office and SAP

Light Up Your Oracle Applications with the 2007 Microsoft Office System Platform

SharePoint Server 2007 Document: Microsoft and EMC – Managing Content Across an Enterprise

Iron Mountain and Microsoft Collaborate to Solve Companies’ E-Records Management Challenges

EMC and Microsoft Form New Enterprise Content Management Alliance, Extend Microsoft Office SharePoint Server With Content, Compliance and Archive Solutions

Content Services para SharePoint – DOCUMENTUM. Administración de contenido a través de la interfaz de Microsoft SharePoint

Integration Solutions for SharePoint – VorSite

Bueno, creo que en este artículo se ha dado mucha información. Solo quería compartir mi punto de vista dejando claro dos puntos:

 

  • Hay mucho movimiento y cada vez más en el mundo de las herramientas de colaboración, y es claro que la competencia de Microsoft esta dandole su lugar a SharePoint por todas las herramientas u opciones de integración que han salido al mercado; es claro que es un producto importante y sobre todo a nivel empresarial, como toda la estrategia de Software de Microsoft.
  • Mientras que haya competencia en el mercado, finalmente los beneficiados somos los usuarios pues mientras uno siempre quiera mejores servicios y herramientas más eficientes, las empresas lucharan por darlo primero, por lo cual siempre la competencia es buena, el cliente o la empresa, decidirá al final por que producto, compañía o solución se va según muchos factores claro, pero la recomendación siempre es tratar de tener la mayor información posible de todas las opciones para tratar de tomar la mejor decisión.

 

7 comentarios en “Google Sites y Microsoft Office SharePoint…”

  1. Perdonar mi desconocimiento de la materia, pero el otro gran “jugador” en la materia no es IBM con su línea Lotus?

    Microsoft ya fué a pesacr por esos rios, no lo olvidemos… 😉

  2. Buenas Toni,
    Pues sí, se podría considerar a Lotus como el otro gran jugador, lo que pasa es que ahora mismo está muy por detrás de Google Sites y de MOSS (sobre todo de este último que es mucho más intuitivo y sencillo de utilizar frente a Lotus Notes).

    JC’s

  3. Muchas gracias por tus comentarios Andres, desafortunadamente me quede sin tiempo al momento de hacer el articulo y no pude incluir la tabla, pero bueno de todas formas gracias por leerlo y por compartir sus opiniones.

    Saludos!

    Luis.

  4. Luis, me parece un articulo muy completo y profesional, nos dio una idea bastante completa de ambos productos, sus pro y contras
    muchas gracias por tu colaboracion

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