Columnas calculadas para la obtención de Fechas y Duraciones en Sharepoint 2007

En  un cliente se presentó la siguiente problemática: Se requiere de una lista en la cual se registre la Fecha de inicio y Fecha final de la ejecución de un proyecto. Estos hitos son importantes puesto que en base a estos se requiere establecer un mecanismo de alertas automáticas (el cual comentaré en un post siguiente), de tal manera que al 50%, 75% y 100% del proyecto se envíen correos a roles establecidos dentro del proceso.

Para poder generar alertas automáticas en los porcentajes de avance definidos, se requiere obtener las fechas de vencimiento para los mismos. Para esto, se ha realizado la siguiente lógica:
1. Obtener la Duración total basado en la Fecha de Inicio y la Fecha de Fin
2. Obtener la cantidad de días (Factor días) que deben pasar para encontrarse al 50% y 75% del proyecto respectivamente (el 100% es la Fecha de Fin)
3. Sumar la cantidad de días obtenida a la Fecha de Inicio, para obtener la Fecha de Vencimiento del Proyecto al porcentaje establecido.



Todas estas columnas son parte de una lista de nombre Duración Total del Proyecto.Para cumplir con esta lógica, se requiere generar Columnas Calculadas dentro de la lista; a continuación se detalla los cálculos requeridos:



Columna calculada Duración: La fórmula establecida no incluye fines de semana:


=IF(AND((WEEKDAY([Fecha de Fin];2))<(WEEKDAY([Fecha de Inicio];2));((WEEKDAY([Fecha de Inicio];2))-(WEEKDAY([Fecha de Fin];2)))>1);(((DATEDIF([Fecha de Inicio];[Fecha de Fin];”D”)+1))-(FLOOR((DATEDIF([Fecha de Inicio];[Fecha de Fin];”D”)+1)/7;1)*2)-2);(((DATEDIF([Fecha de Inicio];[Fecha de Fin];”D”)+1))-(FLOOR((DATEDIF([Fecha de Inicio];[Fecha de Fin];”D”)+1)/7;1)*2)))


Notas.-
• En muchos escenarios, es recomendable consultar el formato de formula utilizado en algunas funciones de Excel para establecer la columna calculada, pero esto no se da en todos los casos (en la columna calculada de Duración, no se pudo hacer uso de la formula común de Excel para obtener duración entre 2 fechas)


• Tener siempre cuidado en el delimitador utilizado para las formulas(el uso de la “,” o “;” dependen de la configuración regional del servidor)

 Columna calculada Factor días(al 50):
= (0,5*Duración)/1


Columna calculada FechaVenc.(al 50%):
= [Fecha de Inicio]+ [Factor días(al 50)]



De la misma manera, las columnas de Factor días y Fecha de Vencimiento se deben definir para el 75% de la ejecución de la obra.



Ej. Formula para el Cálculo de  Duración


Ej. Formula para el Cálculo de  Duración


Para mayor detalle sobre la columna calculada de duración, revisar los siguientes enlaces:


http://forums.microsoft.com/MSDN/ShowPost.aspx?PostID=1685473&SiteID=1
http://www.sharepointu.com/forums/t/2429.aspx


Esta lógica me ayudó a definir los hitos del Proyecto de forma automática; de cambiar la fecha de fin del proyecto, éstos hitos se alteran de la misma forma. En un post siguiente les comentaré cómo complementé ésta acción con un workflows de alertas automáticas, el cual enviaba alertas bajo estos hitos. Oh Yeah!

2 comentarios en “Columnas calculadas para la obtención de Fechas y Duraciones en Sharepoint 2007”

  1. tengo una columna en sharepoint con una fecha_ultima_Actualziacion y necesito que si esa fecha de actualizacion es mayor a 5 años entonces enviar un mail.
    Como puedo resolver este problema??

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