Documentos relacionados en SharePoint 2010

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El víncular documentos en SharePoint es un requerimiento muy solicitado, ya sea como documentos anexos o referencias a otros documentos, resulta muy importante para los usuarios disponer de una vista única que consolide todas estas relaciones.

Generalmente para estos casos el uso de las columnas lookup resultan ser la solución. Las columnas lookup nos permiten inclusive poder seleccionar múltiples elementos de una lista o biblioteca, pero aún así son muy limitados. Los inconvenientes surgen cuando queremos mediante una vista filtrar los elementos relacionados, pues cuando la columna lookup tienes múltiples elementos no se puede lograr este resultado.

 Una solución alternativa es manejar las relaciones en una lista separada y para esto el uso de InfoPath Forms services ofrece varios beneficios.

El resultado esperado es el que se muestra en la siguiente imagen:

 Como podemos apreciar podemos filtrar los documentos relacionados al documento que seleccionemos.

Si damos clic en el enlace Relacionar aparecerá un formulario de infopath web como el siguiente:

El formulario captura el ID del documento de manera automática, y permite seleccionar un documento para relacionar. 

Ahora si, los pasos para lograr este resultado:

 1. Crear un InfoPath con los siguientes campos básicos: IDPadre, DocRelacionado, FormatoDoc. El formulario tendrá un botón Relacionar que enviará los datos a una biblioteca de formularios.

 2. Crear una conexión secundaria hacia la biblioteca donde esta los documentos que deseamos referenciar. Los campos a llamar: Título, CT, FormatoArchivo. Los campos CT y FormatoArchivo son automáticamente actualizados mediante un workflow.

3. Como vemos en la siguiente imagen. El CT nos permitirá identificar si el elemento es una carpeta o un documento, de tal manera que podamos filtrar y no se muestre en el drop down los elementos tipo Carpeta.

 

 4. Creamos el flujo para actualizar el campo CT con el Content Type de nuestro elemento actual.

 

 

 5. En el InfoPath, en el control Drop Down realizar el filtro para que no muestre los elementos que son carpetas.

 

 6. En el Loading Event del formulario agregar el código para capturar el ID del elemento actual y asignarlo a uno de los campos del InfoPath (El código se muestra en la imágen).

 

 7. Desde SharePoint Designer editar la vista y agregar el enlace Relacionar para automáticamente abrir el Formulario de InfoPath en el navegador y adicionalmente proporcionar el parámetro ID.

 

 8. Finalmente agregar una vista que obtenga los datos de la biblioteca de formularios con las relaciones. Que en la vista se agregue un enlace al documento real que esta en la biblioteca de documentos originales.

9. Finalmente realizar la conexión entre los WebParts, seguir las opciones que se muestran en las siguientes imágenes:

 

 

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