Cuando trabajamos con SharePoint utilizando las funcionalidades de gestión documental, es común encontrar escenarios en que se aprovechen las características de desprotección y protección de documentos.
Esta funcionalidad resulta muy útil pues permite evitar conflictos en el proceso de edición de documentos cuando múltiples personas tienen la posibilidad de actualizar un mismo documento, sin embargo es posible que algunas situaciones la desprotección de documentos genere problemas, pues nadie podrá editar un documento hasta que este haya vuelto a ser protegido por el usuario que originalmente lo desprotegió.
Pongamosnos en la situación en que el usuario que desprotegió el documento se fue de vacaciones o en un caso extremo, se fue de la empresa. En estos escenarios los usuarios que necesitan trabajar con el documento no podrían hacerlo.
Otro escenario podría ser la necesidad de eliminar una carpeta con documentos desprotegidos por otros usuarios.
Para estos escenarios el site collection administrator es la persona indicada para ayudarnos.
A continuación los pasos:
1. Deseamos eliminar una carpeta y se nos presenta el siguiente mensaje:
2. Damos OK y nos muestra el mensaje de que hay documentos desprotegidos por otro usuario.
3. Nos dirigimos a la configuración de la biblioteca y en la categoría Permisos y administración seleccionamos Administrar archivos que no tienen una versión protegida.
4. Podremos observar a todos los documentos desprotegidos y podremos protegerlos nuevamente.
Y listo, espero les haya sido de utilidad!