La semana pasada veíamos las posibilidades que nos ofrecía Microsoft CRM para realizar mailings (combinaciones de correspondencia) utilizando el cliente Outlook. Hoy vamos a centrarnos en cómo conseguir hacer combinaciones de correspondencia, es decir generar documentos utilizando el Cliente Web.
La verdad es que el proceso es bastante similar al que seguíamos en el Cliente Outlook. La principal diferencia está en el trabajo extra que vamos a tener que hacer para conseguir obtener los datos para realizar el proceso de combinación de correspondencia en Word.
Lo primero que tenemos que hacer es seleccionar el/los registro/s a los que vamos a enviarles una carta. Para ello podemos utilizar cualquiera de las vistas de cuentas, contactos o clientes potenciales; o utilizar una búsqueda avanzada sobre alguna de estas entidades.
Una vez que tengamos seleccionada la vista pulsaremos en exportar a Excel, y podremos utilizar la opción exportar a hoja de datos estática o a hoja dinámica. En principio nos vale cualquiera de las dos, sin embargo es más recomendable utilizar la segunda opción ya que nos permitirá seleccionar las campos que queremos incluir en la hoja Excel, independientemente de que estos no esté visibles en la vista que estamos exportando.
Además, como nuestro objetivo en este caso es realizar una generación de correspondencia para el envío a nuestros clientes. Esta funcionalidad de «Editar Columnas» nos permitirá incluir los campos relacionados con la dirección postal, lo cual seguramente no estarán visibles en el Grid.
Una vez que hayamos realizado este paso, en el navegador nos aparecerá un diálogo de descarga del fichero Excel con los datos, y en el caso dinámico con la consulta para actualizar esos datos. Lo guardamos en algún lugar de nuestro disco, y nos vamos a Microsoft Office Word.
Ahora en Microsoft Office Word vamos al menú de herramientas y seleccionamos la opción de combinación de correspondencia (versión 2003) o al ribbon de Mailing (en 2007). Ahí tenemos la opción para iniciar un nuevo asistente para combinación de correspondencia. En el tercer paso de este asistente tendremos la opción para seleccionar el origen de datos a combinar, ahí pulsaremos «browse» y seleccionaremos la hoja Excel que habíamos guardado en el paso anterior.
Una vez hecho esto ya tendremos disponible en Word el conjunto de datos a utilizar, aunque puede que se nos pregunte si queremos refrescar los datos con los últimos disponibles en el CRM. Además en word podremos filtrar la lista de registros que queremos utilizar.
Como veis, el proceso para combinar correspondencia no es que sea demasiado complejo, sólo requiere del paso intermedio por la hoja Excel. Sin embargo tenemos dos grandes inconvenientes:
- El principal es que Microsoft CRM no hará el registro automático de las actividades de envío de correo como sucedía en el cliente Outlook.
- Y otro es el relacionado con el no poder seleccionar sólo unos pocos registros en un grid de Microsoft CRM. Aunque en la combinación de correspondencia en Word podrías realizar este paso.
Bueno, espero que esto os resulte de alguna utilidad. Próximamente seguiremos viendo las posibilidades que tenemos para imprimir documentos de ofertas y algunas otras cosillas interesantes.
Un saludo