Office para iPad en detalle I

El pasado 25 de Marzo se anunció la disponibilidad de Office para iPad para descarga desde Apple Store. En concreto disponemos de las nuevas aplicaciones de Word, Excel y PowerPoint (También podemos utilizar OneNote pero ya estaba disponible anteriormente). Office para iPad consiste en una versión mucho más avanzada de Office mobile pensada para trabajar con documentos en un entorno iPad (iOs7) de forma conectada tanto para visualizar documentos como para editarlos/crearlos.

 

Licenciamiento

La versión de Office para iPad se ofrece de forma gratuita para visualización de documentos y para los usuarios que dispongan de una cuenta de Office365 dispondrán de la posibilidad de editar y crear documentos desde iPad.

Desde el App Store encontraremos tres apps distintas para Word, Excel y PowerPoint que podremos descargar de forma gratuita.

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Al abrirlas nos preguntará si deseamos utilizarla de forma gratuita o comprar Office 365 Home. Si seleccionamos la opción de compra podremos adquirirla con nuestro usuario de App store o bien utilizar una subscripción Office365 Home que hayamos adquirido previamente. En este caso si seleccionamos la opción “ya tengo una subscripción” nos preguntará por nuestro usuario de App Store y no por el de Office365.

Para activar Office para iPad con cuenta de Office365 accederemos a la aplicación desde la opción gratuita, a continuación seleccionaremos el icono del “carrito de compra” que encontraremos en la parte inferior de la aplicación y pulsaremos en “Activar iniciando sesión”. Aparecerá entonces una ventana donde tendremos que introducir las credenciales de una cuenta de Office365.

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Podemos utilizar con los planes de Office365: Office 365 Home, Office 365 Small Business Premium, Office 365 Midsize Business, Office 365 E3 and E4 , Office 365 Education A3 and A4, Office 365 ProPlus, y Office 365 University.

 

Características

Entre las características de Office para iPad destacan:

  • Experiencia de usuario similar a la de escritorio: disponemos de una misma experiencia desde el Ribbon aunque siempre guardando la apariencia de un app de iPad.
  • Integración con OneDrive y OneDrive empresarial: Podemos iniciar sesión en One Drive y seguir trabajando con los documentos que tuviéramos almacenados o guardarlos directamente sobre nuestro espacio de OneDrive.
  • Compartir documentos por email o mediante un enlace.
  • Edición simultánea de un documento: varios usuarios pueden editar sobre el mismo documento al mismo tiempo ( yo lo he probado desde iPad y Word Online).
  • Disponibilidad de muchas de las funcionalidades de escritorio: como imágenes, tablas, SmartArt, fórmulas, gráficos, formatos condicionales, filtros, …

 

Word para iPad

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Power Point para iPad

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Compartir ficheros desde OneDrive

El almacenamiento de OneDrive nos ofrece la capacidad de disponer de almacenamiento de documentos de trabajo desde cualquiera de nuestros dispositivos a través de Office365.

OneDrive nos proporciona un espacio de almacenamiento al que podemos acceder directamente desde la barra de Office365 o desde el cliente de sincronización de OneDrive que nos permite sincronizar el contenido de una carpeta local con OneDrive.

Una de las funcionalidades añadidas recientemente es la de poder compartir documentos de forma sencilla con compañeros dentro del mismo tenant o con usuarios externos que no tengan una suscripción a nuestro Office365.

 

OneDrive por debajo se basa en la funcionalidad de biblioteca de documentos de SharePoint sobre los perfiles de SharePoint, de manera que la funcionalidad de compartir se basará en la funcionalidad “Share documents” de SharePoint 2013 que permite compartir un documento o una carpeta de forma rápida sin necesidad de configurar permisos.

La funcionalidad de compartir aporta una gran ventaja respecto a versiones anteriores ya que no será necesaria la intervención de un administrador para compartir y dispondremos de una vista desde la que ver los usuarios con los que estamos compartiendo.

Desde el panel emergente encontraremos la opción “Share” o “Compartir” que mostrará un panel en el que podremos indicar los usuarios que queremos que tengan acceso para visualizar o editar (los permisos en este caso dependerán de si nosotros podemos editar el documento).

 

 

Los usuarios que podemos utilizar en Office365 podrán ser usuarios de nuestro tenant de Office365 o usuarios externos o invitados. Es importante diferenciar entre los tipos de usuarios ya que de momento los usuarios tendrán todas las funcionalidades de nuestro Office365 y los usuarios invitados los indicaremos a través de su email y solo podrán acceder a los documentos para consulta o edición.

Cuando compartimos un documento por defecto recibirá un correo con un enlace al documento. Al acceder al enlace se solicitará que indique el tipo de usuario:

  • Microsoft, para usuarios de Hotmail, Outlook.com o Xbox.
  • Corporativo, para usuarios con cuentas de Office365.

Para aquellas cuentas que no sean de tipo Microsoft (aka Gmail) tendrán que asociarla a una cuenta Microsoft.

 

 

 

 

Desde la opción “Compartido con” o “Shared with” podremos consultar qué usuarios tienen acceso y en qué nivel.

Dispondremos además de una vista en la que poder ver los usuarios pendientes de aceptar la invitación, las solicitudes de acceso y un histórico de solicitudes realizadas.

 

Otra de las funcionalidades interesantes solo para los usuarios de Office365 es la de “Compartidos conmigo” o “Shared with me“. Esta funcionalidad nos muestra todos los documentos que nos hayan sido compartidos.

Lo más interesante de esta funcionalidad es que esta vista utiliza el WebPart “SharedWithMeViewWebPart” que encontraremos en el namespace “Microsoft.SharePoint.Portal.WebControls”. Este WebPart muestra con un aspecto similar al de una biblioteca los documentos que se han compartido con el usuario utilizando el motor de búsqueda para calcular los elementos.

De modo que si nos acaban de compartir un documento, es posible que durante unos minutos no veamos ese documento en esta opción ya que habrá que esperar hasta que se haya realizado la siguiente indexación.