FACTORES DE ROI EN SHAREPOINT 2010 #1: DESKTOP CORPORATIVO

Sharepoint 2010 tiene un ángulo de visión tan abarcativo que cada implementación o relevamiento puede ver una herramienta enteramente diferente.

Lo mismo pasa con sus motivaciones de uso.

No hay caos y hay un núcleo común: un ecosistema, una plataforma, un meccano, un cuchillo suizo o como se quiera conceptualizar a un mecanismo vasto orientable a diversos fines.

Recordaba hoy cuando mi madre me envió por primera vez de compras.

Profesionalmente necesito poder explicar el beneficio de implementar Sharepoint Server 2010 con la misma simplicidad con la que comprendía para qué mi madre requería de azúcar y jamón.

Intentaré explicitar sus beneficios sin utilizar adjetivos de más, tratando de simplificar lo complejo y utilizando la información técnica para solidificar cómo se llega a esos beneficios.

Un desafío.

Debemos hablar de Retorno de la Inversión – claro -pero un cálculo verdadero de ROI es un asunto del día después, cuando uno tiene la posibilidad de comparar la incidencia de Sharepoint 2010 en la vida de la gente y los procesos.

Por eso prefiero hablar de factores de ROI, soluciones a problemas existentes u oportunidad de nuevos beneficios que resulten de una implementación adecuada.

Sharepoint 2010 es una herramienta productora de soluciones y no una solución en sí.

Magia cero: «Pensar Sharepoint» y «Sharepoint es una herramienta de pensar antes» son 2 frases que suelo repetir.

En el afán de simplificar he aislado patrones de uso a los cuales llamé Panoramas.

Son, como todo patrón, modelos lógicos que habitualmente operan combinados.

Lo bueno que tienen es que encierran un modo inteligible de presentar factores de ROI.

Al primero de ellos – motivo de esta nota – lo he llamado Desktop Corporativo, un ámbito Intranet en la empresa, de formato web, organizador, centralizado.

Cuestiones generales (de entorno)

Se basa en una estructura de sitios y páginas altamente segura y flexiblemente administrable.

Esto es:

• Interfaz de usuario única
• Ámbito de almacenamiento
• Infraestructura de gobierno

El hecho de una Intranet consistente en su operación habilita la posibilidad de manejar políticas de un modo centralizado en el ámbito total de la empresa, de disponer de paneles informativos como canales unificados de visión de negocio y facilita el aprendizaje en todos los niveles.

1. Unificación
2. Integración
3. Centralización
4. Cero pérdida de esfuerzos
5. Todo a la vista (salvo lo que tal vez no debas ver)
6. Comodidad de uso

¿Cómo lo hace Sharepoint 2010?

• Todo sucede dentro de Sitios y Páginas de Sharepoint 2010
• La estética y la operación están unificadas por defecto
• El Desktop Corporativo es el Portal a la información de la empresa
• Las herramientas de Gobernabilidad controlan y vertebran el conjunto

El modelo de seguridad es altamente gobernable y se extiende a cada átomo de la plataforma

• El modelo implica la delegación, todo usuario puede delegar y ser destino de delegación de permisos
• No hay límites en cuanto a modelos de autenticación: Windows, FBA, cadena de SSO, LDAP, etc.
• La seguridad puede ser múltiple y a la vez aislada: una misma Intranet puede ser accedida con permisos distintos y modelos de autorización diferentes y aislados

1. Permisos específicos de un modo libre y flexible
2. Previsibilidad
3. Granularidad de autorización
4. Atomicidad
5. Diferentes estructuras de autenticación
6. Diferentes accesos con diferentes modelos de seguridad

¿Cómo lo hace Sharepoint 2010?

• Diferentes modelos de autenticación
  • Windows
• Notificaciones (extensible)
  • SSO mediante un servicio de almacenamiento seguro de credenciales que permite un cache de integración
• Doble juego de configuración de permisos
  • Modelos por defecto (como administradores, o editores)
  • Posibilidad de componer juegos de permisos asignables a grupos o individuos
• Seguridad por ítem, cada elemento puede romper la herencia de seguridad y tener un modelo propio
• Extensión de los Web Sites mediante accesos diferenciados que habilitan diferentes direcciones con diferentes modelos de seguridad al mismo Web Site

La información está siempre disponible, encontrable y puede conversar con usted

• Integración del conocimiento
• Modelos reconocibles de manejo de información
• Todo a mano
• Modelos de acceso push y pull

1. La integración del Desktop Corporativo permite el incremento de la capacidad de acceso y por ende del conocimiento activo
2. La naturalidad de uso facilita la aceleración de los procesos
3. Los problemas se resuelven más rápidamente con la información a mano
4. Sharepoint 2010 tiene mecanismos de notificación lo cual incrementa la productividad

¿Cómo lo hace Sharepoint 2010?

• Infraestructura de organización del contenido
• Posibilidad de etiquetado
• Herramental de alertas vía e-mail
• Navegación flexible
• Infraestructura de Taxonomías

Repositorio documental

Definición de modelos de información

• Almacenamiento de modelos de información (Tipos de Contenido) propagables a toda la granja
• Reutilización de los modelos para ser adaptados a diferentes contextos
• Infraestructura de datos inclusiva de los modelos de información
• Áreas documentales asociadas a modelos de información
• Acoplamiento de modelos de información a documentos

1. Asignación de propiedades a documentos
   1. Modelable
   2. Posibilidad de propiedades obligatorias
   3. Integración perfecta con Office
2. Infraestructura integrada que permite localizar documentos por sus propiedades
   1. Filtros
   2. Navegación
   3. Búsqueda
3. Infraestructura de modelado de información
   1. Herencia
   2. Modelos personalizados
   3. Reutilización total
   4. Ámbitos de uso de los modelos
4. Bibliotecas de documentos con múltiples plantillas de base
5. Liberación de conocimiento mediante formatos documentales

¿Cómo lo hace Sharepoint 2010?

• Plantillas de documento asociables a bibliotecas
• Tipos de contenido publicables
• Metadatos de documentos integrados a la plataforma
• Vistas de biblioteca
• Navegación orientada

Tener a mano la información necesaria

Toda la infraestructura disponible para definir e identificar se luce a la hora de buscar, filtrar o navegar por la información.

1. Única información, múltiple exposición
2. Estructurar lo inestructurable
3. Reducción de E-Mail y papel
4. Acceso a información embebida
5. Exponer u ocultar información según usuarios o roles

¿Cómo lo hace Sharepoint 2010?

• Carpetas de biblioteca
• E-Mail a biblioteca
• Permisos por Ítem
• Permisos por rol
• Administración de biblioteca
• Vistas
• Utilizar documentos Office

Fortalecer administrativamente la solidez de la información

Más allá del almacenamiento y la posibilidad de poner a mano la información Sharepoint 2010 provee sofisticadas herramientas destinadas al ciclo de vida de la misma.

1. Configuración administrativa de las bibliotecas
2. Borradores de documentos
3. Autorizaciones generales
4. Centralización del mantenimiento
5. Backup
6. Versionado
7. Check – In / Check – Out

¿Cómo lo hace Sharepoint 2010?

• Completa infraestructura de biblioteca
• Integración a la administración general

Almacenamiento centralizado destinado a compartir información de la mejor manera

1. Todo va a la base de datos SQL Server
   1. Mejoras enormes ya citadas en cuanto a ciclo de vida de la información
   2. Prevenciones a tener en cuenta, reemplazar un sistema de archivos desorganizado – sin análisis previo – por Sharepoint producirá una implementación tan desorganizada como la anterior.
2. La centralización y unicidad unidas a la seguridad producen que la información siempre tenga dueño y que las políticas aplicadas sean eficientes.
3. Automáticamente surgen posibilidades y necesidades de alto valor
   1. Gobernabilidad
   2. Clasificación
   3. Navegabilidad

¿Cómo lo hace Sharepoint 2010?

• SQL Server Back End
• Modelo de seguridad
• Infraestructura de políticas
• RBS
• Tipos de contenido

Adopción

Plataforma de integración, compromiso y participación del usuario

1. Participación sin caos
   1. Incremento de la productividad
   2. Apoyo al compromiso
   3. Granularidad en las áreas de acción
2. Posibilidad de Web Sites específicos para usuarios o grupos de usuarios (Proyectos de área, sitios de equipo de trabajo, áreas destinadas a eventos, sitios de exposición de información)
3. Acceso a otras aplicaciones u orígenes de datos desde la plataforma
4. Liberación al equipo de IT mediante infraestructuras destinadas a la delegación

¿Cómo lo hace Sharepoint 2010?

1. Adaptabilidad de la IDE
2. Creación de sitios
   1. Plantillas ricas de sitios
   2. Creación de páginas
   3. Plantillas de página
3. Infraestructura de Web Parts

Es todo para la primera parte, he definido más de una docena de panoramas apoyado en el mundo real de las implementaciones y casos.

Esperen la segunda parte para muy pronto.