Buenas prácticas de uso de Outlook

Aunque pueda parecer una tontería, hay veces que no nos damos cuenta y usamos mal el correo electrónico como medio de comunicación. He visto de todo como gente que  le envia un mail al compañero de enfrente para decirle una frase de un párrafo lo cual no me parece la forma más adecuada de comunicación y de tener feedback del destinatario. Internet por su propia naturaleza es un medio frío y en ocasiones, si no se usa adecuadamente, algo inseguro. Hay que procurar en determinadas situaciones decir las cosas a la cara pues es el mejor canal de comunicación en muchos casos.

Aqui van unas buenas prácticas:

1.- Envía el mail a las menos personas posibles. No fomentes cadenas de sapm

2.- Establece prioridad de los mensajes

3.- Fija un asunto breve ,claro y conciso relacionado directamente con el contenido

4.- Escribe lo menos posible y ves directo al grano. No te enrrolles demasiado

5.- Cuida las formas y el lenguaje y piensa directamente en quien lo recibe y su estado si lo conoces.

6.- Evita la ambigüedad o posibles malentendidos. Suele pasar mas de lo que uno se imagina y hay gente muy susceptible increiblemente.

7.- Piensa si existe otro medio alternativo mejor para comunicarse

8.- Si el correo es confidencial indicalo claramente y responde en tiempo y forma si hay un compromiso claro.

9.- Usa firmas de correo para identificarte claramente e indicar tu actividad profesional.

10.- No envíes correos al de al lado, díselo de viva voz si puedes y esta presente!

11.- Separa claramente tu correo personal del profesional y no los mezcles nunca indicandolo claramente.

 Sergio

http://www.mutisdotnet.com

5 comentarios en “Buenas prácticas de uso de Outlook”

  1. Pues no es polemizar, pero fíjate que no estoy demasiado de acuerdo contigo…. Eso de separar completamente el correo personal del laboral… hay mejores formas de gestionar el correo. Normalmente, borrándolo. Respecto a las firmas, prefiero las vCards y un link a la politica de privacidad de mi empresa con la fecha de la última actualización.
    Por último, ni confidencias ni urgencias. El correo se abre dos veces al día para enviar y recibir y tras ello se procesa y te olvidas. Si alguien tiene prisa mi vCard lleva mis teléfonos y es inmediato.

    Todo se resume en no perder ni hacer perder el tiempo. Por no extenderme mucho, voy a recomendar un libro.
    [url=http://www.amazon.co.uk/Take-Back-Your-Using-Outlook/dp/0735620407/sr=8-1/qid=1160607268/ref=pd_bbs_1/026-8141195-9133245?ie=UTF8]”Take Back your life (using Outlook)[/url], de Sally McGee. Microsoft Press. Muy recomendable. Yo he tenido que hacer algunos cambios al método propuesto, pero, en general, me parece muy válido.

    En fín, sólo una visión complementaria a la tuya.

  2. Evidentemente todo se puede complementar con sistemas de mensajeria interna , intranets , extranet,CRM, y similares muy adecuados en otras ocasiones. Solo me he ceñido exclusivamente al email.

    Tu crees que a tu jefe le gustaría ver que
    tratas tus asuntos personales en el trabajo perdiendo las horas que te paga?
    Eso es motivo de polémicas y puede llevarte a un despido procedente si se lo preguntas a un abogado. El email del trabajo no es del empleado sino que pertenece por ley a la empresa como medio de trabajo y por tanto no se debe usar para asuntos estrictamente personales tuyos a no ser que lo hayas acordado ya con la dirección de la empresa por cualquier motivo.

    Evidentemente la firma de mi correo lleva la política de privacidad de acuerdo a la LOPD 😉
    No todo los gestores de correo pueden leer Vcard por eso prefiero texto plano además de que hay antispam en los servidores de correo que filtran correo html para evitar XSS e inyecciones de codigo html 🙂 o phishing

    Todo esto que comento no quita que puedas usar otras formas de comunicación que te sean más cómodas para ti y tu interlocutor obviamente.Es cuestion de poneros de acuerdo como todo.

    Hay personas que no viajan tanto . Los programadores suelen estar casi todo el día con el email abierto recibiendo instrucciones por ejemplo y leen el correo con mucha más frecuencia que por ejemplo uncomercial o director viajando.

    Todo esto son opiniones personales libres como todo que cada uno ya aplica e interpreta como quiera 🙂

    Gracias por tus comentarios complementarios , parece muy interesante el libro que mencionas 🙂

    Saludos

  3. Estoy de acuerdo contigo, tanto en la separación de correo formal e informal (ya no me meto en el mail del trabajo), yo tengo principalmente 2 cuentas de correo, la de @vbprincipiantes.com que es la que uso como programador, es una cuenta seria y otra @hotmail.com para asuntos personales, registrarme en la infinidad de sitios a los que me registro y para mi perfil en MS.

    Con referencia al correo, apoyo tu comentario de que solemos tener el correo abierto constantemente, de hecho, cuando estoy conectado a internet tengo SIEMPRE mi Outlook abierto recibiendo y envíando correos.

    Y la verdad yo no mando un mail si no tengo un metodo más directo o no es suficientemente importante.

    Por último la VCard la verdad yo no he tenido ningun problema con ella, simplemente los correos que convierten en texto plano los correos, que evidentemente no se verá, pero por el resto siempre se ven.

  4. Gracias por los consejos nunca está demás recordar algunas prácticas triviales que no deben llevarse a cabo, además sirven para aquellas personas que se están integrando al mundo laboral

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