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Gestión documental

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Gestión documental

En este artículo definiremos los elementos para la creación de un proyecto ganador sobre la Gestión Documental con Officer Sharepoint Server 2010.

Los pasos para el análisis de las necesidades documentales de una empresa pasan por los siguientes puntos:

  1. Identificar los roles en la gestión documental. Descubrir los implicados en los procesos de gestión documental. La identificación clara de los usuarios es vital para definir el alcance real del proyecto.
  2. Analizar el uso de los documentos. En esta parte definimos los tipos de documentos y como se usan. 
  3. Planificar la organización de los documentos. Hay que tener en cuenta colecciones de sitios, sitios y librerias para ello.
  4.  Planificar cómo los contenidos se mueven entre localizaciones. Hay que planificar el ciclo de vida de la documentación y está determinado por su publicación en diferentes entornos de acceso.
  5. Planificar los tipos de contenidos. Tipos, metadatos, plantillas, políticas y flujos de trabajo.
  6. Planificar los flujos de trabajo. Los ciclos de vida documentales pueden depender de los usos y necesidades que los procesos internos demandan. Estos procesos se podrían automatizar por medio de flujos de trabajo. 
  7.   Planificar el control del contenido.   Algunos contenidos poseen gran carga de actualizaciones y de trabajo en equipo. Esos procesos de edición hay que controlarlos ya por su tipo ya por su almacenamiento.
  8.  Planificar las políticas. Para cada tipo de contenido, se han de establecer políticas de gestión de la información. Esto nos ayuda a la realización de auditorias, políticas de retención, calificación legal o interna y cualquier otra política debida a la gestión documental.

En los siguientes artículos destacaremos los hitos de cada elemento del proyecto sobre Gestión documental

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