Para un identificación de los usuarios implicados en los flujos documentales de la emrpesa, tendríamos que responder a estas cuestiones:
¿Cómo se crean los documentos en la empresa?
¿Qué tipos de documentos se crean?
¿Cómo se revisan los documentos?
¿Cómo se editan esos documentos?
¿En que consiste el uso que se le da a esos documentos?
¿Cömo se aprueban los documentos para su publicación?
¿Cómo se diseñan los sitios web que alojan los documentos?
Descubrir las guías de estilo y políticas de la gestión documental
¿Cómo se gestionan los registros en la organización?
¿Cómo se despliegan. gestionan y mantienen los servidores que almacenan los documentos?
Con esta hoja de Excel podrémos realizar un seguimiento eficaz de nuestra investigación.
Analizar el contenido de los documentos
Es la otra cara de la investigación sobre roles y uso documental de la empresa. Te nemos que llegar a definir los siguientes parámatros.
1. Se ha de establecer como estructurar la librerias que contienen la gestión documental
2. Cuales sitios usarán plantillas
3. Cuantos sitios serán necesarios
4. Qué políticas de gestión de la información se han de aplicar a los sitios
5. Que topología de servidores es necesaria para implementar la solución.
Para ello, tnemos que investigar:
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Tipo de documentos
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Proposito de cada tipo de documentos
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Autor de cada documento
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Formato de cada documento
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Usuarios para cada tipo de documento
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Otros roles implicados en el ciclo de vida de cada documento
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Localización del documento: PC, web server o servidor de archivos, por ejemplo.
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Como son leídos los documentos por quienes son lectores autorizados.
Para realizar esta tarea podemos usar esta hoja de Excel.