Control de cambios con Word 2007 y SharePoint Services

Continuando con el post sobre versionado de documentos en SharePoint, cuando alguien tiene que revisar un documento, previo a su aprobación, necesita herramientas para conocer qué es lo que ha cambiado en el documento.


La opción de añadir una nota descriptiva en cada versión es una buena práctica para saber cuál es el motivo de un cambio, pero se necesita la posibilidad de controlar cuáles son realmente los cambios.


Para ello, tenemos la ayuda de Word 2007, sus nuevas funciones de comparación de documentos y su capacidad de dialogar directamente con SharePoint.


Cuando se abre un documento Word desde SharePoint, el menú Revisión –> Comparar se activa con un desplegable que nos permite comparar el documento abierto con otras versiones del mismo almacenadas en SharePoint.


menu_revision


Una vez hecho (en este caso comparamos entre las versiones 2.0 y 1.0 del documento) se abre una ventana con los siguientes elementos:



  • Documento original (el que abrimos en primer lugar)
  • Documento revisado
  • Documento comparado: la vista tradicional de word de control de cambios
  • Resumen de revisiones: una vista rápida de los cambios introducidos

Resulta muy útil para descubrir los cambios de un vistazo, sin tener que preocuparse de abrir manualmente los archivos de las diferentes versiones.


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