Personalización de My Site (1ª Parte)

En MOSS 2007 My Site es una ubicación en la que se puede guardar, presentar, ver y administrar contenido e información. Cuando hablamos de personalización estamos incluyendo:

– Recordar las preferencias de un usuario en las aplicaciones

– Mostrar elementos como noticias sobre el departamento del usuario

– Dar una visión basada en redes sociales, informando al resto de compañeros las actualizaciones que se llevan a cabo en cada My Site de un usuario “compañero”.

My Site se encarga de recordar quienes somos, que nivel jerárquico tenemos dentro de nuestra organización y toda la información que almacenamos en nuestro Site. No ofrece una manera sencilla y rápida de organizar todos nuestros documentos, nuestra agenda, nuestras planificaciones, imágenes, presentaciones, calendario, etc.

 


En el modelo de MOSS 2007 cabe destacar tres puntos muy importantes referentes a My Sites:

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1.- User Profiles


Los perfiles de usuario contienen información personal de cada usuario y esta información queda almacenada en el almacén de perfiles de usuario. Gracias a esto podemos conectarnos y buscar a personas de nuestra organización, según la información que se haya publicado sobre esa persona o esa misma persona. Para poder realizar esta tarea tenemos un ámbito de búsqueda para buscar personas a través del servicio Index Server que lo que hace es rastrear el almacén de perfiles de usuario.

El almacén de perfiles de usuario contiene una lista de información con todas las propiedades del usuario. Esta información se puede obtener importando los datos o manualmente como explicaremos más adelante.

Propiedades que se usan:

Propiedades Multievaluadas: son propiedades que admiten múltiples valores, como el dominio de idiomas (español, inglés, francés, alemán,…), áreas de experiencia (sistemas, programación, redes,…). Para poder establecer una propiedad como multievaluada debemos usar el parámetro IsMultiValued. Los valores son devueltos como un ArrayList y el orden es el mismo.

Nota: Este tipo de propiedades WSS v3.0 no son admitidas.

Propiedades con listas tipo Choice abiertas o cerradas: con la elección de listas podemos asociar las propiedades de perfil de usuario restringiendo los posibles valores que se deban tomar y que creamos adecuados.

Las Listas pueden ser:

     o Abiertas: Los usuarios pueden agregar nuevos valores.

     o Cerradas: Los usuarios deben decidir entre los valores de la lista.

En la siguiente captura podemos observar cómo se trabaja desde código C-Sharp con estas listas:

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Como podemos observar en la captura, se cargan una serie de propiedades en una array y luego se van añadiendo a una ArrayList llamado ChoiceList que es una propiedad del objeto property. La propiedad ChoiceList nos ofrece métodos para agregar, quitar, buscar y cambiar el nombre de los términos. Excepciones posibles: cuando se busca un valor que no se encuentra en el ArrayList nos dará un Invalid Value Exception

Nota: Si la acción es la de importar los valores y nos ocurre el caso anterior, MOSS omitirá la excepción y la lista pasará a ser cerrada. Los valores no se distinguen entre mayúsculas y minúsculas.

Propiedad de asignación: MOSS nos proporciona un conjunto predeterminado de propiedades de perfil de usuario. A veces este conjunto predeterminado no contiene toda la información acerca de los usuarios que querríamos incluir. En estos casos MOSS puede personalizar estos perfiles de usuario agregando propiedades a los perfiles. Estas nuevas propiedades pueden ser escritas por el usuario o importadas desde el servicio del directorio activo.

Directivas de Privacidad: MOSS nos permite agregar directivas de privacidad predeterminadas a las propiedades para limitar los accesos a ellas y quién puede verlas. Pueden ser:

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También podemos asignar directivas de privacidad predeterminadas a las propiedades para que los accesos puedan ser:

          o Necesarios -> Mandatory

          o Opcionales-> Opt-in / Opt-out

          o Deshabilitado-> Disabled

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Como vemos en la captura de pantalla usamos la propiedad PrivacyPolicy, pero también hay otra propiedad llamada UserOverridePrivacy que se usa para ver si el usuario puede cambiar o reemplazar una directiva:

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Windows SharePoint Server v3.0 sólo admite la importación de perfiles de usuario desde el directorio activo, pero hoy MOSS 2007 nos permite obtener datos a partir de la mayoría de orígenes de datos, incluyendo directorios, servicios web, bases de datos, etc.:

– Servicios del directorio activo

– Servidores LDAP (es un protocolo de acceso ligero al directorio), están adaptados para ayudar al usuario en las búsquedas, sirven para acceder a la información almacenada en un directorio de información (Directorio LDAP).

– Aplicaciones registradas en el Business Data Catalog como Bases de Datos y Web Services.

– Orígenes de datos personalizados importados manualmente a través del modelo de objetos.

Index Server es un servicio de MOSS que rastrea los datos y crea índices para el motor de búsqueda.

 


 


2.- Audiences


 


Las audiencias son grupos de usuarios determinados por sus miembros en las listas de distribución de Microsoft Exchange, grupos de SharePoint o por las reglas configuradas por un administrador del portal. Estas audiencias en MOSS pueden agrupar uno o más sitios de SharePoint mientras que en WSS v3.0 solo podían agrupar un sitio.

Las reglas de audiencia pueden basarse en información del perfil de usuario, en la pertenencia a un grupo del directorio activo o de las listas de distribución de Exchange.

Las audiencias nos permiten establecer en nuestro My Site quienes pueden acceder a cierta información y quienes no dependiendo de su nivel de grupo de trabajo o dentro de la organización de su departamento.

Ejemplo: Para nuestro My Site podemos crear las audiencias que queramos para cada página, así podremos tener un tipo de audiencia de grupo de trabajo al que le mostraremos la página de seguimiento de proyectos y tareas, otro tipo para nuestro departamento para mostrar nuestro calendario y agenda, y otro para visitas de otros departamentos donde no mostraremos información alguna sobre nuestros proyectos, solo información no relevante.

2.1.- Destinar Contenido


 


Podemos destinar contenido de tres maneras diferentes:

1) Podemos destinar los elementos web de manera que diferentes audiencias puedan ver los elementos web diferentes en una página.

2) Mediante elementos web que reconocen la pertenencia a una audiencia podemos destinar elementos o vínculos en una lista a una o más audiencias, así los miembros de esa audiencia podrán ver ese elemento o vínculo.

3) Podemos destinar controles de exploración a distintas audiencias.

2.2.- Administración de Audiencias y Reglas

Las audiencias globales y las listas de distribución se administran de forma centralizada a través de uno o varios conjuntos de servidores MOSS. Se aplican a varios portales en una implementación pero no a áreas individuales, sitios o elementos.

Nota: para poder administrar las audiencias debemos tener derechos de administrador General.

¿Cómo creamos las audiencias?

Pasos:

1) Nos vamos a menú Start → Programs → Administrative Tools → SharePoint 3.0 Central Administration.

2) Nos vamos a la sección Shared Services Administration y pulsamos sobre SharedServices1.

3) Pulsamos sobre Audiences y en la siguiente página que se nos muestra pulsamos sobre la opción de Create Audience.

4) Pondremos un nombre significativo para nosotros y como propietario especificaremos éste y pulsaremos OK.

5) En la siguiente página agregaremos una regla a nuestra audiencia: ADD Audience Rule y crearemos esa regla para nuestra platilla, pulsamos Compile Audience.

Nota: las audiencias también se guardan como los perfiles de usuario sólo que en tablas separadas de éstos en un mismo almacén de datos.

3.- My Site

Como ya hemos comentado, My Site es una excelente herramienta de colaboración, trabajo en grupo y comunicación, pero carece de ciertas herramientas sociales que pueden incrementar la participación de las personas que forman la comunidad de usuarios de MOSS en una organización:

– Creación de comunidades de usuarios.

Networking.

– Nubes de etiquetas.

– Perfiles de Usuarios.

– Expertos.

– Categorías en búsquedas.

– Acceso para dispositivos móviles.

– Vista de archivos multimedia.

My Site es el punto de partida personal para ver y contribuir a la intranet a través del sitio del portal de nuestra organización.

Proporciona al usuario un lugar donde poder almacenar sus documentos, archivos de manera ordenada y así poder compartirlo con otros compañeros de trabajo. También le proporciona una forma de buscar a otros usuarios de la organización y consultar datos sobre ellos o sobre su trabajo y por último y más importante, proporciona al usuario una manera sencilla de poder controlar su documentación para que pueda establecer niveles de permisos o vistas.

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3.1.- Perfil de la Página


My Site tiene una página pública llamada My Profile que contiene información que comparte con los usuarios.

¿Qué nos muestra esta página?

Muestra las propiedades públicas de su perfil de usuario:

– Con vínculos

– Sitios que se decida que otros usuarios podrían desear ver

– Documentos más recientes

– Colegas / compañeros

– Lo que es más común entre usuario y visitante.

Desde My Site podemos administrar de manera sencilla la forma en que otras personas de nuestra organización pueden ver nuestro perfil y documentación.

3.2.- Página Principal

Desde la página principal podemos hacer multitud de de cosas como:

– Crear bibliotecas de documentos, imágenes, y todo tipo de archivos.

– Crear Calendarios.

– Crear Encuestas.

– Crear Tareas.

– Crear listas.

– Crear Páginas de búsquedas.

– Crear Wikis.

– Crear Sitios.

– Crear su Propio Blog.

También podemos conectarnos a Outlook para recibir correos. Administrar alertas, etc.

Además de todas las herramientas que nos ofrece MOSS también contamos con una serie de Sitios de Personalización (plantillas) que son vistas ya personalizadas de portales las cuales se pueden aplicar dependiendo del rol que el usuario tenga en su organización. Estas plantillas además de ser totalmente gratuitas se pueden configurar a gusto del usuario y pueden tener configuradas los tipos de audiencias o ser accesibles mediante un control de niveles de permisos de usuarios.

La página principal como los subsitios que podamos ir creando son totalmente personalizables, podemos ir agregando o quitando elementos web, cambiar el diseño y la apariencia de los elementos web en la vista privada de My Site y agregar vínculos a ciertos tipos de información.

También podemos personalizar usando el modelo de objetos. Con el objeto UserProfile podemos crear My Sites, recuperar usuarios o la URL de un sitio gracias a sus métodos:

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3.3.- La Pertenencia a…

El modelo de objetos de perfiles de usuario agrega clases y métodos para admitir las nuevas características de los miembros. Las nuevas clases y métodos admiten las siguientes operaciones:

– Recuperar pertenencias del usuario.

– Establecer pertenencia del usuario a la configuración de privacidad.

– Obtener pertenencias comunes entre dos usuarios.

– Enumerar grupos miembro.

– Extender nuevo tipo de suscriptores (y así poder agregar nuevos miembros a través del modelo de objetos):

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El objeto membership es un objeto de primera clase.

El objeto membergroup define una lista de distribución o un sitio SharePoint.

Propiedades:

URL->ubicación de almacenamiento

SourceReference-> devuelve el DirectoryEntry de la lista de distribución del directorio activo que sería SPWeb o SPSite dependiendo del MemberGroup.

 


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Continuará…


Un saludo

3 comentarios en “Personalización de My Site (1ª Parte)”

  1. Buenas Risketo,
    Perdona por contestar tan tarde, espero que aún te sirva de ayuda. Vamos a ello:
    My Site puede ser configurado por cada usuario, el usuario, si el administrador le da permisos, puede cambiar las Web Parts, moverlas, añadir nuevas, etc. Lo que el usuario no puede tocar es la página de Mi Profile; me explico, puede acceder a su perfil de usuario y modificar sus propiedades, hacer que se muestren o no y a quién, pero hay ciertas propiedades que no se pueden ocultar y siempre van a salir.
    En cuanto a configurar My Site a nivel general, un administrador general puede hacerlo, y si quiere que el resto de usuarios no puedan tocar el formato de su Site, puede establecer los permisos desde la administración central de sharePoint -> Shared Services -> sección User Profiles and My Sites -> Personalization services permissions.
    Desde aquí puedes dar los permisos que quieras sobre My Site a los usuarios o grupos de usuarios.
    De todos modos, hay otro articulo sobre la administración de My Site que te va ser de más ayuda ya que viene todo explicado al detalle:
    http://geeks.ms/blogs/ciin/archive/2008/08/07/administraci-243-n-de-my-sites.aspx
    Espero que te sirva de ayuda, sino, no dudes en contactar conmigo.
    Un saludo,
    Patricia

  2. Buenas, si instalo MySite, si o si, todo usuario que acceda a SharePoint tiene acceso a MySite?, necesito implementarlo en una empresa pero no tendrian que poder entrar los usuarios del CallCenter.

    Saludos

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