SharePoint y Microsoft Office Access 2007 (I)!

Aprovechando que el jueves de la semana pasada realizamos un evento en Santander muy interesante sobre Mejora de Aplicaciones Access con SQL Server y SharePoint, voy a iniciar una serie de artículos sobre la integración de SharePoint (WSS 3.0 & MOSS) y Microsoft Office Access 2007. Empecemos.

Alternativas para la integración de SharePoint y Microsoft Access 2007

A la hora de integrar SharePoint y Microsoft Office Access 2007 tenemos varias alternativas:

  • Podemos mover una base de datos (BD) de Access 2007 a SharePoint a través del asistente Mover a SharePoint (Move to SharePoint Site). Este asistente crea listas de SharePoint en nuestro sitio, que además podremos vincular de la misma forma como se vinculan las tablas en nuestra BD. Además, Access 200 va a crear una nueva aplicación front-end que incluye formularios, informes y las nuevas tablas vinculadas que acabamos de exportar. La idea es que una vez que se han creado las listas de SharePoint, los usuarios pueden trabajar del mismo modo desde un sitio de SharePoint o desde tablas vinculadas en SharePoint.
  • Los usuarios pueden también abrir formularios de Access desde un sitio SharePoint así como listas en vistas tipo Access.
  • Se pueden crear BD’s desde listas de SharePoint abriéndolas en Access 2007. Si la BD no existe, Access 2007 la creará, así como un conjunto de formularios en informes basados en las listas.
  • Finalmente, Access 2007 proporciona acceso offline a lista de SharePoint, lo que permite trabajar en datos de Access 2007 de manera offline y sincronizar los datos posteriormente en SharePoint.

En este primer post vamos a ver la primera de las opciones comentadas para la integración entre SharePoint y Access 2007.

Mover los datos de una BD de Access 2007 a SharePoint

Para comprobar como se pueden mover de manera efectiva los datos de una BD de Access 2007 a SharePoint he creado una BD sencilla constituida por dos tablas relacionadas entre sí, y les he añadido una serie de registros para llevarlos a un entorno de SharePoint. A continuación, para exportar los datos de Access 2007 a SharePoint, no tenemos más que pulsar sobre la opción Mover a SharePoint que aparece en el ribbond de Datos Externos de Access 2007.

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Se iniciará un asistente de exportación de la BD de Access a SharePoint en el que tendremos que realizar los siguientes pasos:
  • Especificar la url del sitio destino.
  • Especificar la biblioteca de documentos del sitio de SharePoint dónde se va a guardar la copia de la BD Access que estamos exportando a SharePoint.
  • Especificado el sitio de SharePoint destino y la biblioteca de SharePoint dónde se guardará la copia de la BD Acces, pulsamos Siguiente.
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  • Como tenemos dos tablas vinculadas en Access, el proceso de exportación va a crear estas tablas vinculadas, pero en SharePoint.
  • Una vez acabado el proceso de exportación, se habrán creado las dos tablas en SharePoint y se guardará una copia de la BD de Access en la biblioteca de documentos.
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  • Si nos visualizamos todo el contenido de nuestro sitio de SharePoint, veremos que la sección Listas contiene dos nuevas listas cuyo nombre coincide con el de las tablas de la BD de Access que exportamos y que además estas listas contienen el mismo número de elementos que registros contienen las tablas de la BD Access origen.
  • Si abrimos una de las listas creadas, podremos comprobar como esta contiene los mismos datos que la tabla correspondiente en la BD.
  • Sin embargo, uno de los problemas que tiene la exportación de Access 2007 a SharePoint es que de primeras se puede perder las relaciones entre las tablas de la BD de Access 2007. En mi caso, ocurrió exactamente esto y la solución pasa por recrear las relaciones entre las tablas creadas en el proceso de exportación y publicar los cambios en el sitio de SharePoint.
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Y hasta aquí llega el primer post de la serie sobre Access 2007 y SharePoint. Espero que el post os haya resultado interesante.

Publicado por

Juan Carlos González

Juan Carlos es Ingeniero de Telecomunicaciones por la Universidad de Valladolid y Diplomado en Ciencias Empresariales por la Universidad Oberta de Catalunya (UOC). Cuenta con más de 12 años de experiencia en tecnologías y plataformas de Microsoft diversas (SQL Server, Visual Studio, .NET Framework, etc.), aunque su trabajo diario gira en torno a SharePoint & Office 365. Juan Carlos es MVP de Office Servers & Services desde 2015 (anteriormente fue reconocido por Microsoft como MVP de Office 365 y MVP de SharePoint Server desde 2008 hasta 2015), coordinador del grupo de usuarios .NET de Cantabria (Nuberos.Net, www.nuberos.es), co-fundador y coordinador del Grupo de Usuarios de SharePoint de España (SUGES, www.suges.es), así como co-director de la revista gratuita en castellano sobre SharePoint CompartiMOSS (www.compartimoss.com). Hasta la fecha, ha publicado 8 libros sobre SharePoint & Office 365 y varios artículos en castellano y en inglés sobre ambas plataformas.

19 comentarios en “SharePoint y Microsoft Office Access 2007 (I)!”

  1. Hola…NO estoy muy empapado en tecnologías de SharePoint, pero, creo que SQL forma parte de una base de datos integrada en SharePoint. Access 2007 puede funcionar como base de atos principal????

  2. saludos

    me gustaria saber, si despues que suba la base de datos de access 2007 a sharepoint, mis usuarios podran ver la base de datos de access en sharepoint sin tener office instalado en su pc, osea despues que se suba a sharepoint no nesecito access para trabajar en ella?

  3. Hola Robert,
    No podrán. Esa BD de Access en SharePoint será tratada como cualquier otro documento de SharePoint…de momento para trabajar de la forma que comentas necesitas tener instalado Access en los PC clientes.

    Un saludo

    JC’s

  4. Hol a todos!

    Me gustaria saber mas acerca de este tema.. soy nuevo y me gustaria saber de ligas o paginas donde pueda encontrar ejemplos con los mostrados en esta página.

    ¡Saludos!

  5. Hola. Después de que la base de datos entra en SharePoint y varios empleados modifican localmente las tablas introduciendo nueva información, cuando se publican los registros nuevos en SharePoint. Cómo funciona o como se reasigna el id único de cada registro cuando el tipo de dato es autonumérico asignado directamente por Access?

    Ejemplo, el empleado A introduce localmente un nuevo registro en una tabla cualquiera, Access asigna un id=27, pero el empleado B introduce tambien localmente un nuevo registro al que access tambien asigna B? Como funciona SharePoint cuando ambos empleados publican sus nuevos registros teniendo en cuenta que el id es único?

  6. necesito un base de datos de una biblioteca en donde indique tablas con tipos de libros y diferentes niveles o sub sectores si me opudieran ayudar se los agradeceria

  7. Hola

    estoy intentando sincronizar una aplicación de Access 2007 con WSS 3.0. me pide la identificación de la url pero luego me dice que no puede conectar: no serían incompatibles WSS 3.0 con Access 2007?
    Si es el caso, que me aconsejaís instalar: MOSS 2007 standard, entreprise o la version 2010?

    de antemano, gracias por la respuesta.

    Olivier.

  8. ¿Es posible desarrollar una aplicacion web con manejo de base de datos y montarla en algún lugar de un sharepoint?

    ¿O qué otras opciones tengo?
    Ya ví que puedes subir una base de datos de MS Access, pero no sé con que la podría manejar.

    Gracias! ^^

  9. Hola Ralex,
    Más que una aplicación web, yo pensaría en una solución que te permita manejar datos de una BD en SharePoint. En el caso de SharePoint 2007, tienes el BDC que te permite conectarte a un sistema de BD y mostrar datos en modo lectura de tu BD…con desarrollo propio o productos de terceros puedes hacer la parte de escritura.

    En SharePoint 2010, el BDC ha evolucionado y te permite tanto visualizar como modificar datos de tu BD de forma nativa en SharePoint.

    Aparte de esto, puedes desarrollarte tus propios componentes que desde SharePoint te permitan trabajar con las BD’s.

    Saludos!

  10. ¿Es posible subir al sharepoint las forms que hacemos en access?

    ¿O que me recomiendan para crear una interfaz de uso muy fácil para los ususarios que maneje la base de datos?

    gracias

  11. Hola Raúl,
    Con SharePoint 2007 y Access 2007 no…con SharePoint 2010 y Access 2010 si, gracias a los servicios de Access que vienen como parte de la plataforma. Lo que no puedes es subir sólo los formularios, sino toda la aplicación que tiene que ser compatible para ser publicada en los servicios de Access.

    Saludos!

  12. Hola.
    Muy buen aporte el post. Pero tengo una pregunta:
    ¿Es posible tener la lista generada en SharePoint a partir de la base de datos de Access actualizada de manera automatica?

    Es decir cuando se introduzca un nuevo elemento en alguna de las tablas, este elemento se vea reflejado en la lista de Sharepoint automáticamente. Trabajo con SharePoint 2010 y access 2010

    Gracias!

  13. Hola,

    Tengo un servidor sharepoint 2007 instalado y estoy intentado abrir las listas desde access 2007 y me dice que no encuentra la dirección del sitio. La url esta bien escrita porque lo he comprobado en el navegador.

    ¿Qué servicio tiene que estar arrancado? o simplemente con la instalación se queda todo preparado para que se abra desde access 2007

    Un saludo,

    Raúl

  14. Sharepoint es exxcelente. el offcie 365 trabajo con sharepoint. me cree un sitio gratis de prueba por un mes en la nube para ver como trabajaba, es un poco mas lento pero funciona. ahora solo conecte las tablas y funciona de la misma manera que conectarla a la que tengo en el servidor local.

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