SharePoint y Access (III)!

Después de los dos primeros post sobre la integración entre SharePoint y Microsoft Access 2007 (ver parte I y parte II), en esta ocasión vamos a seguir viendo que operaciones/acciones podemos realizar con los datos de una lista de SharePoint utilizando Access 2007. Una vez editado un registro de una lista desde Access 2007, además de cambiar los datos, podremos:

  • Enviar por e-mail el registro concreto (necesitamos soporte del Automation Object E-Mail).
  • Imprimir el registro editado.
  • Recoger datos vía e-mail, que iniciará un asistente para configurar como ser recogen los datos a través de un e-mail:
    • La primera pantalla del asistente nos indica los pasos necesarios para configurar la recogida de datos vía e-mail. Pulsamos Next.
    • En la siguiente pantalla se especifica el tipo de formulario a utilizar para recoger los datos (HTML vs Infopath). En nuestro caso, elegimos Infopath y pulsamos Next.
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    • En la siguiente pantalla especificaremos el tipo de acción: recoger datos de un nuevo registro o actualizar datos de un registro existente. Elegimos la segunda y pulsamos Next.
    • En la siguiente pantalla especificamos los datos que queremos recolectar. Pulsamos Next.
    • En la siguiente pantalla especificamos como vamos a procesar las réplicas vía e-mail.
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    • Además, podremos especificar propiedades para controlar el procesamiento automático de los envíos.
    • En la siguiente pantalla tendremos que especificar que columna contiene la dirección de e-mail de los destinatarios.
    • En la siguiente pantalla se especifica en que campo del e-mail se añadirán los destinatarios.
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    • En la siguiente pantalla, se nos informa de algunos warnings y posibles problemas. Pulsamos Next.
    • En la siguiente pantalla, seleccionamos la lista de destinatarios (en este caso podéis ver que en mis pruebas los destinatarios no son tales :-)). Pulsamos Send.
    • Si dispusiéramos de un campo de tipo e-mail, la cosa cambia. Abrimos el buzón de correo del usuario Administrator (Nota He vuelto a abrir con Access 2007 la lista Issues, pero con una columna e-mail adicional) y podremos comprobar que hay un e-mail relacionado con la lista Issues que incluye como attachment un formulario Infopath:
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    • Abrimos el formulario asociado al correo, lo que abrirá Microsoft Office Infopath para actualizar el Issue correspondiente.
    • Tras realizar los cambios, pulsamos Submit y se abrirá una pantalla para facilitar el envío de los datos modificados.
    • Tras enviarlo, si volvemos al buzón de correo de Administrator, veremos que en la carpeta Access Data Collection Replies aparece un nuevo mensaje con el formulario Infopath como attachment.
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    • Si abrimos el detalle del mensaje, veremos que se trata del formulario que actualizamos con anterioridad.
    • Como no tenemos la BD Access 2007 cerrada, la actualización vía e-mail no tendrá lugar pues la BD está en uso. Esta actualización ser realizará sin problemas en el caso de que la BD Access esté cerrada.
  • Enviar la información por correo electrónico en un cierto formato.
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  • Otras funcionalidades de la integración de Accesso 2007 y SharePoint son:
    • Publicar los cambios realizados en Access 2007 aparecerán en SharePoint si estamos conectados o en el momento en el que sincronicemos la información. Los cambios se reflejan de manera automática como era de esperar.
    • Crear elementos propios de Access o de SharePoint a través de la Ribbon Create.
    • Elegir la forma de trabajo con los datos: online, offline, datos de caché, etc.
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Y hasta aquí llega este tercer post sobre la integración de SharePoint y Access 2007. Espero que os haya resultado interesante.

Publicado por

Juan Carlos González

Juan Carlos es Ingeniero de Telecomunicaciones por la Universidad de Valladolid y Diplomado en Ciencias Empresariales por la Universidad Oberta de Catalunya (UOC). Cuenta con más de 12 años de experiencia en tecnologías y plataformas de Microsoft diversas (SQL Server, Visual Studio, .NET Framework, etc.), aunque su trabajo diario gira en torno a SharePoint & Office 365. Juan Carlos es MVP de Office Servers & Services desde 2015 (anteriormente fue reconocido por Microsoft como MVP de Office 365 y MVP de SharePoint Server desde 2008 hasta 2015), coordinador del grupo de usuarios .NET de Cantabria (Nuberos.Net, www.nuberos.es), co-fundador y coordinador del Grupo de Usuarios de SharePoint de España (SUGES, www.suges.es), así como co-director de la revista gratuita en castellano sobre SharePoint CompartiMOSS (www.compartimoss.com). Hasta la fecha, ha publicado 8 libros sobre SharePoint & Office 365 y varios artículos en castellano y en inglés sobre ambas plataformas.

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