SharePoint 2010: Novedades en los flujos de trabajo (III)!

Siguiendo con la serie de posts en torno a novedades en los flujos de trabajo en SharePoint 2010, en esta ocasión vamos a evaluar como partiendo de un flujo diseñado con Microsoft Office Visio 2010, este puede ser exportado a un archivo .vwi que posteriormente se puede importar en SharePoint Designer 2010 (SPD 2010) para implementar de forma “real” el flujo de trabajo y desplegarlo en un sitio de SharePoint. Antes de comenzar os recuerdo cuáles son los enlaces a los post previos sobre flujos de trabajo en SharePoint 2010:

Diseño del flujo de trabajo con Microsoft Office Visio 2010

  • Abrimos Visio 2010 y creamos un nuevo documento de tipo Flujo de trabajo de Microsoft SharePoint.
  • Desde la paleta de formas disponibles, arrastramos a la superficie de diseño un terminador de inicio y otro de fin disponibles en la categoría Formas rápidas. Arrastramos a continuación una forma de tipo Comparar origen…
  • Desde la categoría Acciones del flujo de trabajo de SharePoint arrastramos dos formas de tipo Registrar en historial.
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  • Configuramos las formas arrastradas de la siguiente forma:
    • Forma Comparar origen…, cambiamos el texto por defecto a ¿Es importante?
    • Primera forma Registrar en historial, cambiamos el texto por defecto a Si es importante.
    • Repetimos el proceso para la otra forma Registrar historial. En este caso el texto a añadir es No es importante.
  • Conectamos las formas de acuerdo al diagrama siguiente utilizando para ello el contector disponible en la pestaña Inicio de Visio 2010.
  • Para cada una de las dos ramas que sale de la forma de comparación, tendremos que especificar a qué resultado de la condición se refiere: se cumple vs no se cumple. Para ello, seleccionamos uno de los conectores, hacemos clic con el botón derecho y pulsamos “Sí”. Repetimos la operación para el otro conector y pulsamos “No”.
  • A través de la pestaña Proceso, comprobamos que el flujo de trabajo no tiene ningún error de diseño. Para ello utilizamos la opción Comprobar diagrama.
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Implementación del flujo con SharePoint Designer 2010
  • Exportamos el flujo de trabajo a través de la opción Exportar disponible en la pestaña Proceso. Esta acción implica que el flujo se exporte en la forma de un archivo vwi que luego importaremos en SharePoint Designer 2010 (SPD 2010).
  • Iniciamos SPD 2010 y abrimos uno de los sitios de trabajo disponibles.
  • Nos vamos a la sección Flujos de trabajo y pulsamos la opción Importar desde Visio disponible en la Ribbon.
  • En la primera ventana del asistente, especificamos la ruta dónde se encuentra el flujo de trabajo exportado.

  • En la siguiente ventana especificamos el tipo de flujo de trabajo a crear. Tenemos dos opciones:

    • De lista, es decir, el flujo se vincula desde el inicio a la lista.
    • Reutilizable, es decir, podemos elegir entre vincularlo a un tipo de contenido concreto o no.

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  • Pulsamos finalizar para concluir el asistente y a continuación se muestra el diseñador de flujos de trabajo de SPD 2010.
  • Añadimos un parámetro al flujo de trabajo a través de la opción Parámetros de formulario de inicio. Este parámetro lo configuramos de tipo Sí/No. Especificamos como valor predeterminado Sí.
  • Lo siguiente que haremos es configurar las acciones y condiciones que forman parte del flujo de trabajo. Para la condición, pulsamos sobre el enlace Valor y especificamos que vamos a utilizar para la comparación el parámetro que acabamos de crear. Añadimos como operador de comparación Es igual a y como valor Sí. 
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  • Configuramos cada una de las acciones Registrar en historial con los siguientes mensajes (Notar como podemos añadir campos de la lista o del flujo de trabajo en el mensaje):
    • Si es un anuncio importante.
    • No es un anuncio importante.
  • Finalizadas estas configuraciones, el flujo de trabajo debería tener el siguiente aspecto que se muestra más abajo.
  • A través del botón Buscar errores nos aseguramos que el flujo de trabajo está correctamente parametrizado.
  • Finalmente, publicamos el flujo de trabajo a través del botón Publicar y comprobamos que funciona como se espera.
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  • Nos vamos a nuestro sitio y navegamos hasta la lista a la que hemos vinculado el flujo de trabajo. A través del menú  contextual de uno de los elementos de la lista, pulsamos la opción Flujos de trabajo.
  • A continuación se muestra la página con los flujos de trabajo asociados a la lista. Hacemos clic en el flujo de trabajo que hemos creado desde SPD 2010.
  • Lo siguiente que se muestra es el formulario de inicio del flujo. Lo iniciamos pulsando el botón Iniciar.

Prueba del flujo de trabajo en un sitio de SharePoint 2010

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  • Después de pulsar el botón Iniciar, somos redirigidos de nuevo a la Lista inicial y veremos que dispone de una columna más en la que se visualiza el estado de ejecución del flujo de trabajo. Si pinchamos sobre el enlace relativo a ese estado, seremos redirigidos a la página de estado del flujo de trabajo en la que podremos comprobar que el mensaje esperado se ha escrito en la lista de historial.
  • En el caso de SharePoint Server, hay algunas capacidades adicionales a tener en cuenta:
    • Los formularios que se generan son de Infopath 2010 y se visualizarán en el navegador gracias a Infopath Forms Services.
    • Podemos añadir la característica de visualización de la ejecución del flujo de trabajo. En este caso os muestro como se visualizaría un workflow de sitio similar al que hemos creado con anterioridad.  
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Y hasta aquí llega este tercer post sobre las novedades en lo que a trabajo con flujos de trabajo se refiere en plataforma SharePoint 2010.

Publicado por

Juan Carlos González

Juan Carlos es Ingeniero de Telecomunicaciones por la Universidad de Valladolid y Diplomado en Ciencias Empresariales por la Universidad Oberta de Catalunya (UOC). Cuenta con más de 12 años de experiencia en tecnologías y plataformas de Microsoft diversas (SQL Server, Visual Studio, .NET Framework, etc.), aunque su trabajo diario gira en torno a SharePoint & Office 365. Juan Carlos es MVP de Office Servers & Services desde 2015 (anteriormente fue reconocido por Microsoft como MVP de Office 365 y MVP de SharePoint Server desde 2008 hasta 2015), coordinador del grupo de usuarios .NET de Cantabria (Nuberos.Net, www.nuberos.es), co-fundador y coordinador del Grupo de Usuarios de SharePoint de España (SUGES, www.suges.es), así como co-director de la revista gratuita en castellano sobre SharePoint CompartiMOSS (www.compartimoss.com). Hasta la fecha, ha publicado 8 libros sobre SharePoint & Office 365 y varios artículos en castellano y en inglés sobre ambas plataformas.

3 comentarios en “SharePoint 2010: Novedades en los flujos de trabajo (III)!”

  1. Buenos días,

    Estoy haciendo un flujo en Visio 2010 y exportandolo a Designer 2010, pero a la hora de comprobar los errores en el Designer me da un error.

    El flujo es muy sencillo, compara un campo y si no está vacío asigna unos permisos, en Visio lo compruebo y no da error, pero al pasarlo a Designer, la acción “asignar permiso a la lista” me da el error “Esta acción de flujo de trabajo no se admite en esta zona del flujo de trabajo. Sólo se puede insertar en determinados tipos de bloques.”

    ¿Os ha pasado alguna vez?

    Gracias,
    Un saludo.

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