Office 365: ¿Cómo invitar a usuarios externos a mis sitios de SharePoint Online?

SharePoint Online en Office 365 permite que podamos invitar a usuarios externos a nuestro sitio de manera que podamos modelar escenarios Extranet como parte de las capacidades disponibles de serie. Para poder invitar a estos usuarios externos tenemos que activar previamente la característica “Invitación a usuarios externos”:

  • Nos vamos a nuestro sito de SharePoint Online en Office 365 y a continuación navegamos a la página de configuración del sitio: “Acciones del sitio –> Configuración del sitio”.
  • Pulsamos sobre el link “Características de la colección de sitios” disponible bajo la sección “Administración de la colección de sitios”.
  • Buscamos la característica comentada y la activamos.
  • Para invitar a un usuario externo, no tenemos más que ir a “Acciones del sitio –> Compartir sitio”.
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  • En la ventana que se abre, especificamos la dirección de correo del usuario externo en el grupo en el que queramos añadirle.
  • Por supuesto, SharePoint Online nos indica que la invitación se ha enviado de manera exitosa.
  • En cuanto el usuario reciba el correo electrónico de invitación, podrá acceder al sitio a través del enlace que se le envía en el mismo.
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  • Pulsamos sobre la invitación en el correo que se nos ha enviado.
  • De esta forma se muestra la página de SignIn en la que podemos especificar un Live ID o un Microsoft Online Services ID. En nuestro caso es un LIVE ID.
  • Tras especificar las credenciales, accederemos al sitio al que se ha invitado a la cuenta de usuario externo
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Finalmente, comentaros que la invitación a usuarios externos presenta las siguientes limitaciones:

  • De momento sólo está disponible de momento para usuarios con un Live ID y qué además esté vinculado a una cuenta de Hotmail. A futuro, se abrirá a Live IDs con cuentas no Hotmail y posiblemente a otros proveedores que no sean Live ID.
  • El número de invitaciones a usuarios externos es limitado y viene dado por el tipo de plan de Office 365 que tengamos. Para un plan E3, y si no recuerdo mal, este límite se fijaba en 50 usuarios.

Publicado por

Juan Carlos González

Juan Carlos es Ingeniero de Telecomunicaciones por la Universidad de Valladolid y Diplomado en Ciencias Empresariales por la Universidad Oberta de Catalunya (UOC). Cuenta con más de 12 años de experiencia en tecnologías y plataformas de Microsoft diversas (SQL Server, Visual Studio, .NET Framework, etc.), aunque su trabajo diario gira en torno a SharePoint & Office 365. Juan Carlos es MVP de Office Servers & Services desde 2015 (anteriormente fue reconocido por Microsoft como MVP de Office 365 y MVP de SharePoint Server desde 2008 hasta 2015), coordinador del grupo de usuarios .NET de Cantabria (Nuberos.Net, www.nuberos.es), co-fundador y coordinador del Grupo de Usuarios de SharePoint de España (SUGES, www.suges.es), así como co-director de la revista gratuita en castellano sobre SharePoint CompartiMOSS (www.compartimoss.com). Hasta la fecha, ha publicado 8 libros sobre SharePoint & Office 365 y varios artículos en castellano y en inglés sobre ambas plataformas.

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