SharePoint 2010: ¿Cómo puedo evitar que los usuarios editen los attachments de un elemento de lista?

Esta pregunta es la que planteaban en el foro de MSDN ante un inconveniente que presenta SharePoint cuando trabajas con adjuntos en elementos de lista. Básicamente, cuando editas un elemento de una lista que tiene vinculado al menos un adjunto, puedes ver dicho adjunto e incluso editarlo si es un documento Office…y aquí es dónde aparece el problema: si editas el documento, realizas modificaciones y guardas cambios cuando vuelvas a la pantalla de edición del documento y pulses “Guardar” te encontraras con un bonito error indicando que se ha producido un conflicto al guardar el elemento ya que otro usuario lo ha modificado. Por lo tanto, SharePoint está separando lo que es la edición del documento de la edición del adjunto tratándolo como dos operaciones de edición del elemento y resultando en este conflicto…La pregunta es: ¿Se puede solucionar esto de alguna forma? La respuesta es que de forma sencilla, no al 100 %, pero algo se puede hacer.

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Una posible solución al problema pasa por impedir de alguna forma que el usuario pueda modificar el archivo adjunto cuando se edita el elemento, y precisamente de esto va este post. Vamos a ver como personalizando el formulario de edición del formulario con SharePoint Designer 2010 (SPD 2010) podemos llegar a eliminar la posibilidad de que el usuario pueda editar los adjuntos del elemento de lista:

  • Nos vamos a SPD 2010 y editamos la lista a modificar. En la página de resumen nos vamos a la sección Forms y pulsamos New, lo que nos permite crear un nuevo formulario asociado a la lista ya sea para crear, editar o visualizar un elemento. Como sabéis, con SharePoint 2010 podemos tener múltiples formularios de cada tipo para una lista, aunque sólo podemos tener uno por defecto de cada tipo.
  • En la ventana que se abre, especificamos un nombre para el formulario, elegimos que sea de tipo “Edit item form” y marcamos la opción de que sea el formulario de edición por defecto.
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  • Una vez añadido el formulario, pulsamos sobre el mismo para proceder a su edición.
  • Es precisamente en el modo edición de este formulario personalizado donde empezamos a ver cosas interesantes y una posible solución al problema planteado. Lo interesante es que la iteración con el elemento de lista se realizada a través de una DataFormWebPart en lugar de una ListFormWebPart que es la que se utiliza en el formulario de edición por defecto. Esta DataFormWebPart se puede personalizar campo a campo del elemento de lista, incluyendo los adjuntos que son un elemento de tipo <SharePoint:FormField>.
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  • Este control tiene una propiedad ControMode que admite los valores “New”,”Edit”, “Display” o “Invalid”. Por defecto, el valor es “Edit” por lo que para impedir que se pueda editar el adjunto, deberemos coger alguno de los otros valores disponible. En este caso, la opción “New” es la que nos permite que cuando se edita un elemento no se muestren los adjuntos de manera que sólo es posible añadir nuevos adjuntos. La pega es que si quiero borrar adjuntos existentes, no voy a poder hacerlo. El valor “Display” nos muestra los adjuntos, por lo que no nos soluciona tampoco la necesidad planteada.

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Publicado por

Juan Carlos González

Juan Carlos es Ingeniero de Telecomunicaciones por la Universidad de Valladolid y Diplomado en Ciencias Empresariales por la Universidad Oberta de Catalunya (UOC). Cuenta con más de 12 años de experiencia en tecnologías y plataformas de Microsoft diversas (SQL Server, Visual Studio, .NET Framework, etc.), aunque su trabajo diario gira en torno a SharePoint & Office 365. Juan Carlos es MVP de Office Servers & Services desde 2015 (anteriormente fue reconocido por Microsoft como MVP de Office 365 y MVP de SharePoint Server desde 2008 hasta 2015), coordinador del grupo de usuarios .NET de Cantabria (Nuberos.Net, www.nuberos.es), co-fundador y coordinador del Grupo de Usuarios de SharePoint de España (SUGES, www.suges.es), así como co-director de la revista gratuita en castellano sobre SharePoint CompartiMOSS (www.compartimoss.com). Hasta la fecha, ha publicado 8 libros sobre SharePoint & Office 365 y varios artículos en castellano y en inglés sobre ambas plataformas.

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