SharePoint 2010 & SharePoint Online: Integración con Dyncamics CRM 2011 Online!

Con todo el movimiento a la nube que estamos teniendo últimamente en muchas de las plataformas de Microsoft, hacía tiempo que pendiente de publicar este post sobre la integración de dos de esas plataformas: SharePoint 2010 On-Premise / SharePoint Online y Microsoft Dynamics CRM 2011 Online. Aunque el grado de integración que se ha conseguido es bastante amplio, creo que todavía queda mucho trabajo por hacer en especial cuando lo que queremos es integrar datos del CRM en SharePoint, lo que en el caso de SharePoint Online ahora mismo no es posible a pesar de disponer de los Business Connectivity Services (BCS) desde hace unas semanas. Empecemos.

Algunas cosas a tener en cuenta con respecto a la integración

Lo primero que tenemos que tener en cuenta es que desde el punto de vista de plataforma base, Dynamics CRM 2011 presenta alguna diferencia con respecto a SharePoint 4.0 que dificulta su integración a la vez que para Dynamics supone ciertas ventajas:

  • Está construido sobre .NET Framework 4.0, de manera que tendremos las últimas versiones de WF y WCF en la plataforma…y aquí llega un primer inconveniente: SharePoint 2010 está construido sobre .NET Fx 3.5.
  • CRM cuenta con una serie de servicios WCF pensados para facilitar la integración desde otras aplicaciones…el problema es que si no estamos con .NET Fx 4.0 tendremos que hacer trabajo extra para hacer posible la integración y esto afecta lógicamente al caso de SharePoint 2010.
  • Se soporta autenticación basado en Claims.
  • Se incorpora el concepto de soluciones sandbox a CRM.

Puntos de integración entre SharePoint y Dynamics CRM 2011 Online

Vistas estas consideraciones, los puntos de integración entre ambas plataformas tienen una doble perspectiva:

  • Desde Dynamics CRM 2011 Online a SharePoint (On-Premise u Online), dónde tendremos un par de posibilidades:
    • Utilizar el componente de listas de Microsoft Dynamics CRM 2011 en SharePoint que permite asociar desde CRM documentos almacenados en SharePoint con registros del CRM.
    • No estoy familiarizado con las opciones de extensibilidad de Dynamics CRM 2011 Online, pero seguramente algún componente se pueda crear para hacer otro tipos de integraciones siguiendo la filosofía del propio componente creado por Microsoft.
  • Desde SharePoint 2010 On-Premise a Dynamics CRM 2011 Online:
    • Necesariamente tenemos que pasar por los servicios WCF que expone Dynamics, pero tendremos que lidiar con las diferencias en las versiones de .NET Fx. En este sentido, tendremos que recurrir a crear un proxy que nos permita dialogar con estos servicios.
    • A partir de saber esto, las posibilidades de integración son múltiples:
      • A través de WebParts.
      • Mediante un conector de BCS que desarrollemos (se supone que Microsoft está implementando uno que debería facilitar la integración). Lógicamente este tipo de integración es la más interesante por la integración de datos del CRM mediante listas externas.
      • ..
    • Si hacemos la integración vía una aplicación Silverlight que despleguemos en SharePoint, seguramente el condicionante del proxy nos lo podamos ahorrar.
    • Finalmente, y sobre todo por cuestiones de compatibilidad hacía atrás, tenemos disponible la List CRM WebPart.
  • Desde SharePoint Online hacía Dynamics CRM 2011 Online:
    • Ahora mismo, y tras alguna prueba, la única posibilidad que le veo es a través de aplicaciones Silverlight integradas en SharePoint.
    • Vía WebParts no es posible, ya que no se pueden llamar a servicios desde soluciones Sandbox puras y aparte tenemos el problema del Proxy.
    • Vía BCS tampoco es posible porque por más que he buscado, no he encontrado una forma de hacer llamadas SOAP desde conexiones creadas a nivel de BCS en SharePoint Online.

Y más o menos, este sería el resumen de las posibilidades de integración. Para concluir este primer post, vamos a ver como funciona la integración desde Dynamics CRM 2011 Online a SharePoint On-Premise / Online:

  • Lo primero que haremos es acceder a nuestra organización de Microsoft Dynamics CRM 2011 Online y nos vamos a la sección “Configuración” y luego a “Administración de documentación”. En la página que se muestra pulsamos sobre “Instalar el componente de lista”, de manera que se abrirá un enlace de descarga del mismo. Se trata de un .exe que tras ejecutarlo nos descomprime la correspondiente solución .wsp.
  • Subimos el .wsp a la galería de soluciones de nuestro sitio y la activamos, de esta forma estamos habilitando que CRM Online se pueda conectar con nuestro sitio de SharePoint.
  • Una vez instalado el componente, de vuelta a la página de configuración en el CRM pulsamos sobre “Configuración de administración de documentos” de manera que se abre una ventana dónde podremos especificar las entidades para las que queremos habilitar la gestión de documentos y el sitio de SharePoint dónde se realizará dicha gestión.
  • Pulsamos “Siguiente” y de nuevo “Siguiente” en la nueva ventana que se muestra.
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  • A continuación, CRM se conectará con el sitio de SharePoint definido y procederá a crear tantas bibliotecas de documentos como entidades se han seleccionado.
  • Concluido el proceso, el sitio de SharePoint aparecerá en el listado de sitios de SharePoint vinculados al CRM.
  • Si nos vamos al sitio de SharePoint (en este caso es un SharePoint Online), veremos que se han creado las bibliotecas comentadas.
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  • Y a partir de aquí, podemos incluir en nuestro trabajo habitual con el CRM la posibilidad de “enganchar” documentos que estén almacenados en el sitio de SharePoint vinculado a los distintos tipos de entidad indicados en la configuración.
  • Por ejemplo, si pulsamos sobre la gestión documental de una oportunidad podremos comprobar que en la correspondiente biblioteca de documentos se crea una carpeta asociada a la oportunidad.
  • En dicha carpeta iremos guardando los documentos asociados.
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Finalmente, os dejo una serie de recursos de interés en torno a la integración de Dynamics CRM Online y SharePoint 2010:

Publicado por

Juan Carlos González

Juan Carlos es Ingeniero de Telecomunicaciones por la Universidad de Valladolid y Diplomado en Ciencias Empresariales por la Universidad Oberta de Catalunya (UOC). Cuenta con más de 12 años de experiencia en tecnologías y plataformas de Microsoft diversas (SQL Server, Visual Studio, .NET Framework, etc.), aunque su trabajo diario gira en torno a SharePoint & Office 365. Juan Carlos es MVP de Office Servers & Services desde 2015 (anteriormente fue reconocido por Microsoft como MVP de Office 365 y MVP de SharePoint Server desde 2008 hasta 2015), coordinador del grupo de usuarios .NET de Cantabria (Nuberos.Net, www.nuberos.es), co-fundador y coordinador del Grupo de Usuarios de SharePoint de España (SUGES, www.suges.es), así como co-director de la revista gratuita en castellano sobre SharePoint CompartiMOSS (www.compartimoss.com). Hasta la fecha, ha publicado 8 libros sobre SharePoint & Office 365 y varios artículos en castellano y en inglés sobre ambas plataformas.

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