Para comenzar a diseñar nuestro formulario abriremos el programa haciendo clic en el botón de nuestro escritorio:
Inicio–>Todos los programas–>Microsoft Office–>Microsoft Office InfoPath 2003.
Una vez abierto se nos mostrará una ventana de inicio que nos muestra las tareas comunes.
En la parte izquierda de esta ventana haremos clic sobre "Diseñar un formulario".
Una vez realizada dicha acción haremos clic el la opción "Nuevo formulario en blanco" dentro del Panel de tareas situado a la derecha de la ventana principal de InfoPath.
En el Panel de tareas ahora se nos muestran las acciones más comunes a la hora de diseñar formularios.
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Diseño
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Controles
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Origen de datos
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Vistas
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Publicar Formularios…
Hacemos clic en Diseño. Desde el panel de tareas, iremos arrastrando tablas de diseño según sea necesario.
Estas tablas nos permiten categorizar los campos de nuestros formularios mejorando el diseño y ayudándonos en la tarea de alinear y distribuir los campos de un formulario.
Añadiremos tres tablas con título tal y como se muestra a continuación:
- Destinatario
- Remitente
- Datos Adjuntos
Una vez añadidas todas las tablas de diseño necesarias en nuestro formulario, cambiaremos al Panel de Tareas de Controles.
Como en el paso anterior, añadiremos tantos controles como sea necesario y del tipo preciso.
En nuestro caso, necesitaremos cuatro controles de tipo Cuadro de texto, un control de tipo Botón y un control de tipo Datos adjuntos del archivo.
Llegados a este punto, aplicamos una de las distintas combinaciones de colores disponibles.
Para acceder a ellas, lo haremos a través del menú:
Formato –> Combinaciones de colores.
Estas Combinaciones de colores se aplicarán por defecto a todas las tablas de nuestro formulario.
El formulario debería tener un aspecto parecido al que se muestra en la imagen.
Una vez finalicemos este paso, pasaremos a aplicar las propiedades necesarias a los controles para dar la funcionalidad deseada al formulario.
Para comenzar haremos doble clic sobre cada control de tipo Cuadro de texto y modificaremos sus propiedades dando a cada control un nombre de campo racionalizado con el contenido de dicho control. Del mismo modo debemos modificar el tipo de dato que va a contener el control.
Además en nuestro caso debemos especificar que el control no debe contener valores nulos, para ello marcamos la casilla de verificación "No puede estar en blanco" de la ventana de propiedades.
Esta acción la debemos repetir para los siguientes campos:
Este punto es de especial importancia, ya que en un paso posterior enlazaremos dichos campos a la funcionalidad de envío de correo electrónico de nuestro botón. Si no aplicamos dicho cambio en la propiedad del control podremos incurrir en un error a la hora de enviar el formulario, ya que los campos enlazados con el botón son de carácter obligatorio y no pueden estar en blanco.
Una vez aplicados los cambios necesarios en los controles especificados procederemos a modificar las propiedades del control de tipo Botón para que adquiera la funcionalidad de envío mediante correo electrónico.
En la propiedad "Acción" de la pestaña general de la ventana de propiedades del control, seleccionamos en la lista desplegable "Enviar".
En la ventana que se nos muestra modificamos sus propiedades tal y como muestra la imagen.
Pulsamos sobre el botón "Agregar" para crear la conexión de datos del envío.
Se nos abre una nueva ventana con las propiedades de la conexión de datos necesaria para el envío del formulario.
Pulsamos sobre los botones de fórmula ("fx") pertenecientes a cada campo del envío.
En la ventana que se nos muestra pulsamos sobre el botón "Insertar campo o grupo…" para enlazar los campos de la conexión de datos con los campos de nuestro formulario.
Seleccionamos el campo de nuestro formulario que corresponda en cada caso:
Al final este proceso la ventana de propiedades de la conexión de datos debería aparecer como se muestra en la imagen.
Pulsamos sobre el botón "Siguiente >".
Escogemos un nombre para la conexión de datos que hemos creado y pulsamos sobre el botón "Finalizar".
Llegados a este punto procederemos a probar nuestro formulario, para ello pulsaremos sobre el botón "Vista previa de nuestro formulario" situado en la Barra de herramientas de InfoPath.
Rellenamos sus campos, adjuntamos un archivo y pulsamos sobre el botón de "Enviar" de nuestro formulario.
Si durante el proceso de envío no se han producido errores se nos mostrará una ventana de diálogo informándonos de que el envío ha resultado satisfactorio.
Anexo: Los campos enlazados con las propiedades de una conexión de datos nunca deben permanecer en blanco, no controlar esta característica producirá errores en el envío del formulario.
En el caso de que no necesite todos los campos en su formulario, no cree un enlace de datos con un campo de su formulario, utilice solo aquellos campos de envío que le resulten necesarios. Esto le permite evitar errores innecesarios en el formulario final.
