SharePoint – Sharepoint designer workflows

Hoy he estado probando el diseñador de Workflows que trae el nuevo Microsoft Office SharePoint Designer, y me he quedado asombrado, de la facilidad de uso y de la gran cantidad de cosas que se pueden hacer con el. Para hacer unas pruebillas he creado un sencillísimo flujo de trabajo, consistente en crear un anuncio en una lista de anuncios cuando se introduce una tarea y eliminarlo cuando una tarea se completa.


Abrimos nuestro sitio con el SharePoint Designer (SD), una vez cargado, nuevo contenido de SharePoint y Flujo de Trabajo.



Un asistente nos ayudará en la tarea, le indicamos el nombre que tendrá este flujo de trabajo y sobre que lista o biblioteca de documentos actuará. También debemos indicarle como se va ha iniciar este flujo de trabajo.



Si se indica “Permitir que este flujo de trabajo se inicie manualmente desde un elemento” podremos iniciar el flujo de trabajo  estemos en sharepoint viendo un elemento de la lista a la cual esta asociado el flujo de trabajo, en este caso la lista de tareas, mediante un botón nuevo que nos permitirá examinar el estado de los flujos de trabajo. Lo veremos después.   


Usando el asistente disponemos de un botón “Comprobar flujo de trabajo” con el cual podemos comprobar la coherencia de nuestro flujo de trabajo y nos indicará si existen o no errores en el diseño.


También podemos asociar al flujo de trabajo unos parámetros internos (Inicio…) con datos sobre el estado del flujo, así como las variables que deseemos que internamente mantendrá nuestro flujo de trabajo, en el ejemplo que he realizado, el ID del anuncio creado, se guarda en una variable interna del flujo de trabajo para posteriormente poder eliminar el anuncio que se corresponde con ese ID.


Una vez completados el titulo, la lista y el modo de iniciarse, especificaremos los pasos de los que consta nuestro flujo de trabajo.



Cada paso se puede iniciar si se desea con una condición, de manera que podríamos iniciarlo solo cuando algún campo del elemento de la lista con el que estamos trabajando cumple dicha condición. Por cada condición especificaremos también las acciones que se llevarán a cabo

En mi ejemplo, no se requiere de ninguna condición especifica para que las acciones se lleven acabo, el simple hecho de crear un elemento iniciará el flujo de trabajo. Las acciones ha realizar serán las de crear una nueva entrada en la lista de anuncios, almacenar el ID del elemento creado en una variable interna del flujo de trabajo, el flujo permanecerá entonces activo hasta que el estado del elemento sea completado, en cuyo caso el flujo terminará eliminando la entrada creada anteriormente usando el ID guardado.



Una vez completado podemos comprobar que todo esta correcto y guardarlo en nuestro sitio. Podemos crear tantos flujos de trabajo como deseemos dentro de un sitio incluso podemos encadenar unos con otros.



La proxima vez que entremos en nuestro sitio el flujo de trabajo estará activo.


    


Podemos comprobar el estado del flujo de trabajo mediante el botón de “Workflows” del que hablabamos antes




También existen una serie de informes acerca de como se están desarrollando los flujos de trabajo. Si puedo los postearé mañana. Finalmente solo decir que estoy impresionado con la facilidad que ofrece el asistente que sin lugar a dudas cumplirá las espectativas. Por lo menos las mías ya que personalmente creía que los workflows habría que programarlos usando WinFX y el SDK del Workflow foundation, el cual llevaba ya algún tiempo mirando.


 


 

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