Trabajando con listas de Múltiples tipos de contenido

Buenas.


Hace poco, José Manuel, un compañero de Avanade me comentaba las astucias que tenía que realizar para poder mezclar diferentes tipos de contenidos en una lista.


Vamos a suponer el caso en el que estamos en un proyecto en el que estamos preparando un entorno colaborativo para la empresa X. Tras tener la primera toma de requisitos con el cliente, éste nos dice ( entre otras cosas claro, por que normalmente la primera vez es la lista de los reyes magos, pero sin bicicletas [:p] ) lo siguiente:



Cliente: ‘El sistema debe permitirme almacenar los documentos de (vete tu a saber) y compartirlos entre los demás trabajadores’.


Por supuesto la primera idea que se nos aparece por la mente es



Consultor:  ‘uhmm … si son documentos le planto una Document Library y me quedo tan ancho’


pero claro, nuestro deber como consultores es indagar ( los cual nos cuesta más de un disgusto ) por que no es oro todo lo que reluce … y poco a poco te das cuenta de que no es solo eso.



‘Debe almacenar mis documentos de Word que yo subo, por que los tenemos en el ordenador de Juan y claro, cuando se va a casa y apaga el equipo no podemos acceder a ellos, y además referencias o enlaces a otros documentos existentes pero en otros sites , webs o en cualquier parte del mundo mundial, que esos los tiene Tomás que es un genio con eso de las listas de favoritos’ … pufff … ( y que te lleve el café por las mañanas … ). ‘Ahh .. por cierto, y me tiene que permitir meter todo tipo de palabras clave para las búsquedas’ … ( … Claro … como no … y que venga cuando silbes ).


Bueno, al tema. En este caso en SharePoint 2003 una ‘Document Library’ no nos da la capacidad de realizar este tipo de tareas sin tener que desmantelar la estructura inicial y montar un ser abobinable que nos atormentará de aqui al fin de los días.



Para solucionar esta petición el consultor debía cambiar la filosofía y utilizar ( por ejemplo )una ‘Custom List’ en la que permitía el anexar documentos y establecer después los campos necesarios para agregar el enlace del documento externo que quería que se mostrase en ella.


Además tendría que agregar una serie de campos que utilizaría de palabras clave para orientar las búsquedas. (Menudo carajal).


 


En Office SharePoint Server 2007, por defecto, todas las listas que nos permite crear están basadas en contenidos Tipo ( Content Types ) de forma que cuando creamos una Librería de Documentos ‘Document Library’ el documento es un Tipo de Contenido ya definido.


 


Para solucionar nuestro caso hipotético tendríamos dos soluciones ‘posibles’.


Una de ellas es la de modificar o crear un nuevo Tipo de Contenido ( que herede del Tipo Document ) y agregar los campos que comentábamos en el ejemplo de SharePoint 2003. Una vez modificado el tipo, solo tendríamos que agregarlo como tipo de contenido de una lista ‘Custom’. De esta forma tendríamos una estructura idéntica con un comportamiento similar.


Pero si estamos hablando de contenidos ‘Tipo’ la siguiente pregunta que deberíamos hacernos es … ¿como combinar diferentes contenidos Tipo en la misma lista?.



Esta es una tarea muy sencilla y potente que requiere solo modificar la configuración de nuesta ‘Doocument Library’.


Para ello nos vamos a la configuración de nuestra Document Library en la que queremos que se almacene la información como nos solicitaba nuestro cliente.


Si nos fijamos, en la sección de Content Types tenemos seleccionado un tipo llamado ‘Document’.


Este tipo es el encargado de gestionar los ficheros que se agregan a nuestras ‘Document Libraries’.


Solo tenemos que agregar el nuevo tipo que queremos que soporte la lista. Para este caso hipotético, necesitamos el tipo ‘Document Link’ que ya nos provee dentro de la lista de Tipos de finidos en la instalación base del sistema.


Una vez incluido el nuevo tipo en nuestra lista, al pulsar sobre el desplegable de ‘New’ podremos seleccionar si lo que queremos es crear un nuevo documento Word ( como comentábamos en el ejemplo ) o un enlace a un documento que puede estar en otra lista dentro de nuestro servidor, o puede hacer referencia a otro documento en cualquier otro servidor de mundo.


Solo nos quedaría extender un poco más el modelo para agregar los campos de búsqueda que nos comentaba nuestro cliente y Voilá


De esta forma podermos tener totalmente agrupada nuestra información por muy diseminada que se encuentre y tener un único punto de acceso a ella.


Espero que os sirva de ayuda.


Un Saludo!

3 comentarios en “Trabajando con listas de Múltiples tipos de contenido”

  1. Que mejor manera de entender la funcionalidad de los Tipos de Contenido con un ejemplo real y tan bien explicado!

    PD: Cuanta gente de Avanade hay por aqui…

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