Hay que organizarse!!

Ya lo decía le chiste… “Hay que organizarse!!”  Y cuanta razón tenía… como no te organices bien….  ^^’

Como muchos sabréis, hay numerosos métodos de organización, productividad personal, seguimiento de proyectos,… que proponen una serie de acciones que ‘se supone’ te hacen ser más productivo. Por mi trabajo o por mi falta de organización, he tenido la oportunidad de experimentar varios de estos métodos y ver como algunos se estrellaban contra la realidad de mi inbox y otros contra mi falta de disciplina. Obviamente no todo ha sido malo, el hecho de experimentar me ha valido  para crear mi propio batiburrillo de técnicas / prácticas que me ayudan para organizarme y no perderme en el día a día.

Quería compartir alguna de estas ‘ayudas’ por si estáis en la misma situación que yo y os pueden servir de referencia.

Proyectos, historias y tareas

He dividido mi trabajo en proyectos ( grandes bloques ), cada uno de estos proyectos en historias ( las diferentes partes del proyecto que tienen que llevarse a cabo ) y cada historia en tareas.

Una tarea es una acción… y como tal, estimo el esfuerzo que me va a requerir ( S, M ó XL ), la prioridad, pongo la fecha límite para empezarla, mantengo actualizado el estado y registro el ‘accountability’ de la acción.

Todo esto lo llevo en una hoja de excel, donde semanalmente decido las tareas a las que me voy a dedicar esa semana. ( pocas de nivel XL, algunas de M y algunas más de S).

Según las voy acabando o van apareciendo, las tareas de la lista cambian dinámicamente. Lo de mirarlas una vez  a la semana es para ver el global, en que proyecto avanzo, en cuales no, los stoppers, etcétera…

Planear el unplanned

Los fuegos y las urgencias son un hecho, hay que acometerlas y resolverlas cuanto antes, en mi caso lo fundamental es… no perder de vista los objetivos iniciales y acordarme de registrar esas acciones unplanned. Así, cuando veo que no he acabado una tarea planeada, al menos tengo la justificación de qué otras cosas han acabado mi tiempo.

Es importane ser realista en cuanto a las acciones que se planean para una semana… miro las reuniones, los compromisos, el volumen de mail, los marrones que sobrevuelan… Prefiero quedarme corto y añadir nuevas tareas que sentir siempre que no acabo nada.

A primera hora… lo que más cuesta

Las 2 o 3 primeras horas del día las dedico a la tarea más importante en base al peso y la por prioridad, cuando puedo uso intervalos de 25 minutos para centrarme (pomodoro) y ser más productivo. Cuando he dedicado ese tiempo, cambio el tercio y me dedico a otras tareas.

Es difícil dedicarte tanto rato a una tarea y normalmente, a no ser que se trabaje desde casa es casi imposible evitar las interrupciones… sobre todo por parte de los perfiles no-técnicos ( hay mucha gente que no entiende porqué los perfiles técnicos podemos necesitar concentración y ratos sin interrupciones )

un segundo, tienes 5 minutos, oye no me funciona nosequé, puedes mirarmelo?…

…intento no desesperarme, hay que vivir con ello, intento emplazar las interrupciones para otro momento, pedir que me lo envien por mail, pero como hemos dicho… plan the unplanned!

El mail, el twitter, … las interrupciones

Cerrado. Lo abro durante 5-10 minutos cada X tiempo y lo vuelvo a cerrar. SI no no avanzo. No se si os pasará, pero personalmente he llegado a un punto en el que se me hace mucho más dificil cerrar el twitter que el mail.

Las reuniones las considero interrupciones. Son necesarias, pero creo que con un tercio de las que tenemos sería suficiente. A las reuniones se llega preparado, con un tema a tratar trabajado previamente, se discute, se toman acciones y vuelta al trabajo. Con ese formato se consideran acciones, si son el tipico rato de 50 minutos donde los participantes miran el mail, no se sabe muy bien que se va a tratar, hay muchos ratos muertos… planteate que igual deberías estar discutiendo en la máquina de café o en la comida en lugar de en una sala de reuiones 🙂

El inbox … la falsa lista de tareas pendientes

Mis tareas están en el excel, no en el inbox. Ver tanto mail te hace llegar a pensar que tienes que tomar acciones en todo, y nada más lejos de la realidad.

Mi regla de oro… si voy en el To… el correo cambia de color. Si no… en los ratos que abro el mail lo voy procesando. Archivando en carpetas por proyecto, respondiendo lo inmediato o creando una tarea unplanned para lo que me va a llevar más de 2 minutos tiempo.

Luego claro que tengo otras reglas… mails de los managers a una carpeta, del equipo a otro, de las listas de distribución a otra… así de una pasada veo donde tengo acciones pendientes.

 

Personalmente, con estos 4 puntos alcanzo un nivel de productividad con el que me siento contento, me voy a casa satisfecho con el trabajo. Y en cierta manera… se pueden asimilar al desarrollo de software: declara, prioriza, ejecuta, espera el cambio e itera

Happy hacking!

~ds

PD1 –> Al final va a pasar lo mismo con el “things done” que con el “Driven Design”, solo tienes que ponerle una letra cualquiera delante para crear tu marca y diferenciarte 🙂

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5 comentarios en “Hay que organizarse!!”

  1. Gestión de tiempo! Te voy a mandar a un curso de estos típicos subvencionados que parece que no valen para mucho…para que veas cómo detectar los ladrones del tiempo :-))

    El teléfono, por ejemplo, otro gran ladrón del tiempo. Eres de los que coges el tfno siempre que suena, estés haciendo lo que estés haciendo???

  2. Excelente post !!!
    Otro punto importante es el tema de las prioridades y el orden en el que atacamos a las tareas. Me explico, si tengo una tarea “Finalizar la definicion de la Build XYZ” que tiene prioridad 1 y fecha de fin NOW, pues me pongo con ella. Pero si me piden para NOW el estado de las pruebas en el proyecto para el director de la estrella de la muerte, pues la tarea tiene que esperar; tengo q disminuir su prioridad, ya que el estado es más importante. Pero claro, si me llaman del cole y me dicen que el Valentino está enfermo, pues todas las tareas pasan a tener prioridad QLD (q les den) y salgo a ver a mi niño.
    Como siempre, creo que ningún método es 100% efectivo, pero dejan buenas experiencias (como comentas) y lo mejor es llevarlos adelante con sentido común 😀
    Salu2

  3. Buen post David. Realmente como comentas y como dicen en los comentarios no hay un metodo efectivo sobre todo, cuando se tienen constantemente tareas entrando en nuestro inbox. A parte de eso hay que intentar llevar todas estas practicas a la sencillez maxima, ya que podemos caer en que organizar nuestras tareas, priorizarlas, categorizarlas nos puede llevar mas tiempo que realmente hacerlas.

    Yo como contribucion, siguo bastante a Berto Pena, un tio que sabe de esto bastante pero que como el bien dice cada uno debemos de buscarnos nuestro metodo, el tuyo es bastante similar a GTD, utilizando pomodoro para la realizacion de tareas de tiempos cortos, me gusta.

    De todas formas creo que no hay metodo eficad ni al 40%, cada cual debe de buscarse las cosas a su manera.

  4. thanks por las aportaciones!

    @Rafa, me apunto lo de Berto 😉

    @Ibon totalmente de acuerdo, el teléfono es horrible! Async rlz 😛

    @Rodrigo, sip… me encanta ^^

    y @Bruno … genial tu comentario… lo primero es lo primero y punto 🙂

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