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Office 365 Pro Plus gratis sólo por pertenecer a tu centro educativo

Varios meses atrás, mi compañero Alberto redactó un artículo muy interesante acerca de Office en el ámbito académico. En él, se detallaba cómo obtener gratis Office 365 Pro Plus mediante unos sencillos pasos, si cumplías una serie de requisitos. Pues bien, Microsoft, en aras de hacer las cosas más sencillas,  ha publicado una web para hacer más fácil la instalación de dicha suite.

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¿Cuales son los beneficios de contar con  Office 365 Pro Plus?

  • El poder tener instalado Office en hasta 15 dispositivos, es decir, en hasta  5  ordenadores personales, 5  dispositivos tablets y 5  teléfonos móviles. Pudiéndose así compartir la licencia con quién el usuario quiera.
  • Disponer de 1TB de almacenamiento en Onedrive para almacenar todo tipo de archivos.
  • Contar en todo momento con las herramientas de Office como Word, Excel y otras muchas más.
  • Estar siempre actualizado a la última versión de Office.

El único requisito para poder descargar Office de manera gratuita, es ser estudiante o pertenecer al equipo PAS/PDI (Personal de Administración y Servicios / Personal Docente e Investigador) de una serie de centros universitarios que tengan contratado el servicio. Si reúnes dicha condición, sólo tendrás que acceder a https://www.microsoft.com/spain/office365gratis/,  elegir tu universidad en el listado desplegable  y pulsar el botón Descarga Gratis Office 365 Pro Plus.  Automáticamente serás redirigido a un asistente web donde, siguiendo  los pasos que se indican, podrás descargar Office de forma gratuita y legal. No detallaré el proceso a seguir, pues es el mismo que Alberto explicó en su entrada de este blog, con lo que se anima encarecidamente a leerla con atención.

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Pero, ¿qué pasa si tu colegio o universidad no está en el listado?  Basta con comprobar si tu institución educativa dispone de tal servicio. Para ello,  sólo hay  acceder a esta página web si eres estudiante o a este enlace si perteneces al grupo PAS/PDI.  Accederás a un asistente web donde seguirás un procedimiento similar al ya explicado.

¿Y si el centro no dispone de tal servicio?  Si eres estudiante y tu centro educativo no cuenta con esta ventaja, puedes consultar otras opciones para obtener Office. Si por el contrario, perteneces al personal docente o administrativo y deseas que tu institución ofrezca dicha característica, puedes contactar con el equipo de educación de Microsoft vía email a la dirección de correo aulamicrosoft@microsoft.com.

¡Ya no hay excusa para el mundo educativo de disponer de Office 365 Pro Plus gratis!

Evento : SIMO Educación – Office 365 Híbrido: ven a la nube sin despegar los pies del suelo

Continuando con la agenda de eventos en el mes de Octubre. En esta ocasión,  Plain Concepts estará presente en  el salón de tecnología para la enseñanza SIMO Educación para poder hablar sobre una de las particularidades de Office 365 híbrido, el movimiento de buzonesde tu máquina local a Office 365 y viceversa .

¡Te esperamos en el stand de Microsoft!

  • Título: Office 365 Híbrido: ven a la nube sin despegar los pies del suelo
  • Fecha:  días 28,29 y 30 de Octubre de 2015
  • Hora:  
    • Miércoles 28 de Octubre de 16:00 a 16:20 CET
    • Jueves 29 de Octubre : 10:30 a 10:50 CET
    • Viernes 30 de Octubre : 15:30-15:50 CET
  • Ubicación: Stand de Microsoft – SIMO Educación : Parque Ferial Juan Carlos I – 28042  Madrid
  • Idioma: Español
  • Abstract: ¿Quieres moverte a la nube de forma gradual y a tu propio ritmo? ¡Te enseñamos como mediante un escenario híbrido con Exchange Server podemos mover buzones de tu máquina local a Office 365 y viceversa!
  • Registro :  Enlace de acceso
  • Ponentes:
    • Alfredo Tercero García – Enterprise Engineer

Migración de correo con Imapsync

Anteriormente, he hablado acerca de cómo migrar buzones  de correo a Office 365 utilizando las herramientas que esta plataforma nos otorgaba.  Por supuesto, mencioné que  existía más software que  nos permitían realizar migraciones IMAP.  En este artículo,  centrándome en dicho punto, hablaré de  imapsync una aplicación que  permite migrar buzones a distintas plataformas (incluyendo Office365) de forma diferente a las metodologías ya habladas.

¿Que ventajas  nos proporciona imapsync frente a otras herramientas ?

  • Es sencilla.  Tan sólo es necesario ejecutar un único comando para poder realizar una migración de un buzón de una plataforma a otra.
  • Permite el acceso administrativo. Útil en los casos en los que se requiera que  el administrador   sea el que realice el movimiento de buzones y no conozca las contraseñas de los usuarios para poder acceder a sus cuentas.
  • Permite migrar grandes lotes de buzones.
  • Soporta múltiples plataformas de correo como  Dovecot, Cyrus, Yahoo, Google Apps, Office 365 , etc.
  • Se puede instalar en diferentes sistemas operativos como en Mac OS X, Windows o Linux (con Perl previamente instalado).

¿Qué desventaja tiene?

  • Es una aplicación de pago, con lo que tendríamos un gasto extra frente a las herramientas de migración de Office 365 pese a que su precio no es tan caro como si lo comparamos con software similar.

Conocidas las capacidades y los defectos de la aplicación, podemos observar que la herramienta nos es muy útil cuando no deseamos que el usuario intervenga en la migración y  debemos migrar una cantidad significativa de buzones a Office 365 , pese a que ello suponga un gasto extra. Tan sólo nos quedaría la duda de cómo realizaríamos la migración con imapsync .

Como ya se ha dicho, no es una operación compleja  y requiere de un único comando para poder mover un buzón de una plataforma a otra.  Advertir que  los ejemplos que detallaré a continuación se han hecho desde una máquina con un sistema operativo basado en Unix,  existiendo pequeñas diferencias para los usuarios que utilicen la herramienta en Windows.  No se procederá a explicar todas y cada una de las opciones, por lo que se sugiere consultarlas dependiendo de cómo se desea realizar la migración de buzones.

Si se desea  mover un buzón  de una plataforma a otra basta con ejecutar el siguiente comando indicando la información de la plataforma de origen  y destino del buzón (el host IMAP y la información de logado de la cuenta correspondientes) :

Si  no se conoce la información de los usuarios, siempre podemos utilizar el acceso administrativo, permitiéndonos realizar el movimiento sin necesidad de conocer la contraseña del usuario propietario (previamente, deberemos haber otorgado permisos de acceso al administrador a los buzones que queramos migrar, tanto en origen como destino) :

A diferencia, del fragmento de código anterior, se aprecia que  en vez de indicar la contraseña de los usuarios, se indica el identificador de login del administrador y su correspondiente contraseña.

Vistas las dos formas básicas de mover un buzón,  es fácil intuir cómo resultaría la migración de múltiples lotes. De hecho el propio creador,  sugiere realizarlo mediante un sencillo script que a partir de un fichero de texto ir leyendo los datos necesarios  e ir ejecutando el comando por cada buzón a mover :

Una vez hemos comprobado la sencillez del proceso, es inevitable hacernos preguntarnos qué hubiese pasado, si en vez de utilizar el servicio de cuentas conectadas de Office 365 hubiéramos utilizado imapsync.

Como recordaréis, cuando se escribió el artículo, Google Apps no permitía el acceso administrativo, con lo que no hubiese sido factible el emplear dicha herramienta. Sin embargo,  actualmente y gracias al uso de XOAUTH para acceder a las cuentas de los usuarios de dicha plataforma, la aplicación puede  mover el buzón a Office 365 sin problema alguno. Previamente  configurado dicho mecanismo, ejecutaríamos imapsync con las siguientes opciones :

Analizando el código,  se puede ver cómo para la información de la cuenta de Google Apps,  se indica que, mediante la opción authmech1,   se va a utilizar XOAUTH como método de autenticación.  Además,  mediante las opciones ssl1 y ssl2 se indica  que se emplearán una conexión ssl para conectarse a los host y mover el correo de forma segura.

En conclusión, con imapsync se tardaría menos tiempo en ejecutar el proceso de migración, pero requeriría una preparación previa por parte del administrador para que esta migración sea efectiva. Queda en manos de los lectores, elegir el mejor mecanismo que mejor se adapta a sus propósitos a la hora de mover los buzones desde cualquier plataforma de correo a Office 365.

Skype meeting broadcast

Una de las funcionalidades más demandas en Lync Online, sobre todo en entornos educativos, era una forma sencilla y rápida de poder ofrecer clases o eventos por Internet, muchas veces con una asistencia abierta a cualquier persona. Imaginar una jornada de puertas abiertas virtual, una graduación, una fiesta de fin de curso o una clase magistral sobre cualquier tema en la que la institución sea referencia.

En Lync Online (y ahora con Skype for Business Online) contamos con una limitación de un máximo de 250 personas en una misma sesión, además que hacerles llegar una URL de acceso compleja a todos los destinatarios puede ser un poco tedioso.

Pero sobre todo el principal problema era el número de asistentes, muy corto en numerosos casos como los que veíamos antes, y esto es lo que viene a solucionar Skype Meeting Broadcast.

Skype Broadcast es una funcionalidad de Skype for Business Online, la que viene con Office 365, y permite programar una reunión que se emitirá por Internet y donde podrán unirse hasta 10.000 personas.

Este servicio está en Preview, por lo que para poder utilizarlo a día de hoy es necesario 2 cosas:

    1. Lógicamente tener una suscripción de Office 365 con Skype for Business Online.
    2. Tener activada la opción de “First release”, lo que nos convierte en early adopters como veíamos en este artículo.

Una vez lo tengamos disponible, usarlo es muy sencillo:

    • Entramos en la web para programar este tipo de reuniones: https://sched.services.skype.net/. Supongo que en el futuro contaremos con el botón correspondiente en Outlook y OWA.
    • Iniciamos sesión con nuestra cuenta corporativa:

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  • Una vez dentro, podremos ver un calendario con las reuniones que hemos programado:

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  • Pinchamos en “New meeting” para crear una nueva reunión y esto es lo que nos aparece:

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Como veis, podemos editar las propiedades de nuestra reunión, añadir moderadores, asistentes, e incluso configurar la URL de acceso o las Apps con las que podrán interactuar los asistentes:

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  • Una vez creada nuestra reunión, desde el mismo panel podemos copiar el enlace con la invitación para hacérsela llegar a nuestros contactos:

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  • Y podremos ver la reunión para acceder a los detalles desde el panel principal:

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  • Cuando llegue el momento de la retransmisión, podremos acceder a través del enlace, iniciar sesión como moderadores o como invitados, y disfrutar directamente desde la web de nuestro evento:

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¡Y esto ha sido todo! Como veis no paran de salir nuevas funcionalidades para Office 365, pero esta en concreto creemos que especialmente importante, sobre todo para entornos de formación.

¡Un abrazo y hasta la próxima!

Integración server-side de Microsoft Dynamics CRM Online con Microsoft Exchange Server híbrido

¿Tienes en tu organización Dynamics CRM y Exchange ya sean on-premises u online? Entonces estarás al tanto de que hay una característica de integración entre ambos llamada server-side synchronization. Como bien dice la palabra, permite que se realice una sincronización de mensajes de email, citas de calendario, contactos y tareas entre Dynamics CRM y Exchange, de forma que trabajemos con los mismos elementos en ambos sistemas.

El problema

Hay una guía muy completa en Technet sobre como establecer esta sincronización, por lo que no va a ser el menester de este artículo. ¿De qué quiero hablaros entonces? Imaginad que tenemos el siguiente escenario:

  • Dynamics CRM Online
  • Exchange Server 2010 ó 2013 hibridizado con Exchange Online (Office 365), donde todos los usuarios de CRM Online tienen su buzón en Exchange Online.

Si queremos configurar esta integración, nos llevaremos un bajón cuando verifiquemos la documentación de escenarios no soportados y descubramos lo siguiente:

Server-side synchronization doesn’t support the following scenarios:

  • Hybrid deployments:
    • CRM Online with Exchange (on-premises).
    • Microsoft Dynamics CRM (on-premises) with Exchange Online.
  • Mix of Exchange/SMTP and POP3/Exchange.
  • Creation of mass email marketing campaigns.
  • Extensibility scenarios like extending EWS/POP3/SMTP protocols and creating custom email providers.
  • Exchange Server 2003 and Exchange Server 2007.
  • Server-side synchronization in CRM Online, or in a Microsoft Dynamics CRM (on premises) deployment that is configured for FIPS 140-2 compliancy, requires a POP3/SMTP email server that is also FIPS 140-2 compliant. Some email servers are not FIPS 140-2 compliant, such as MSN, Outlook.com, or Windows Live Mail.

For most situations not supported by server-side synchronization, you can use the Microsoft Dynamics CRM Email Router. More information: Choose a method for message synchronization

Efectivamente parece que si realizamos implementaciones híbridas no va a funcionar la integración. Sin embargo, y dado el detalle de que en Plain Concepts, todos los usuarios que hacen uso de Dynamics CRM Online también tienen su buzón en Exchange Online, me llevó a preguntarme si no había forma de hacerlo funcionar en nuestra casuística concreta.

Para habilitar la integración, como es habitual, tenemos que crear un nuevo Email Server Profile, tal como se muestra en la siguiente imagen:

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Como veréis, llama la atención de que no hay ningún parametro de configuración de Exchange, por lo que parece que se retira esta configuración automáticamente mediante Autodiscover. Si intentamos continuar con la configuración de Dynamics CRM Online con nuestro entorno híbrido y utilizamos Autodiscover, la configuración fallará sin remedio.

Autodiscover es un servicio disponible desde Exchange Server 2007 en adelante que permite mediante una consulta HTTP con nombre de usuario y contraseña retirar los detalles de configuración del buzón del usuario autenticado.

En una implementación híbrida de Exchange Server, el registro de Autodiscover siempre apunta a on-premises, ya que así puede facilitar la información de configuración de buzones almacenados en nuestro Exchange local; y en caso de que el buzón se encuentre en la nube realizará una redirección HTTP 302 hacia el Autodiscover de Exchange Online. Este HTTP 302 es el que parece no estar soportado por la configuración de Dynamics CRM Online.

Como este servicio lo único que hace es facilitarnos automáticamente parámetros de configuración, ¿por qué no intentamos especificarlos manualmente? Así pues nos enfrentamos a dos problemas:

  • Usar Autodiscover no es una opción puesto que Dynamics CRM Online no parece llevarse bien con las redirecciones HTTP.
  • En el formulario de configuración no se nos dá opción a especificarla de forma manual.

La solución

Si abris la ventana de configuración de Email Server Profile y vuestra vista es lo suficientemente rápida veréis algo raro: hay opciones de configuración que están mientras carga la interfaz y que tras terminar desaparecen. ¡¡Y entre ellas está la configuración manual de la conexión con Exchange!! Por lo visto Microsoft decidió deshabilitar esta opción y forzar el uso de Autodiscover en la actualización de Dynamics CRM Online de diciembre de 2014, alegando que se evitarían errores de configuración por parte del usuario.

Más allá de valorar si esta decisión fue acertada o no… la realidad es que las opciones han sido sólo deshabilitadas a nivel de interfaz de usuario. Hablando más técnicamente, los controles HTML se encuentran en la interfaz sólo que están ocultos para que no podamos manipularlos. Si sólo están ocultos… un poquito de Javascript en la interfaz podría rehabilitarlos fácilmente. ¡Vamos a ello!

  1. En Dynamics CRM Online ve a Settings –> Email Configuration –> Email Server Profile –> New
  2. Observarás el curioso efecto que he comentado antes.
  3. Abre la consola de depuración de tu navegador, F12 en Internet Explorer.
  4. Introduce el siguiente código:

Tras ello –y si Microsoft no ha cambiado nada desde el momento de escribir estas líneas- deberíais ver las opciones de configuración ocultas:

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Ahora sólo nos queda configurar las URLs de Exchange Web Services para que apunten directamente a Exchange Online y no se toque nuestro servidor on-premises para nada. La configuración para Office 365 sería:

Guardamos la configuración y aunque ya no introduzcamos el código podremos ver que esta queda siempre visible, pero ya no se podrá modificar. Y con esto conseguimos que todos los usuarios de Dynamics CRM Online que tengan su buzón Exchange Online disfruten de la integración aunque nuestro entorno de Exchange sea híbrido. Espero que os haya sido útil.

Happy CRMing!

Configurar Thunderbird para un buzón compartido de Office 365

Anteriormente,  dábamos instrucciones  en un artículo de cómo configurar el cliente de correo Thunderbird para que pudiéramos añadir una cuenta de correo de Office 365, contando así con todas las ventajas y particularidades que Exchange Online nos ofrece. Pues bien, a raíz de dicho post, muchos han sido los que nos  han preguntado si también se podían agregar cuentas de buzones compartidos de Office 365.  Ello es posible gracias a una serie de sencillos pasos que nos permitirán añadir la cuenta asociada al buzón y disfrutemos de las mismas características de una cuenta de correo convencional de Office 365.

¿Qué requisitos necesitaríamos?

  1. Mozilla Thunderbird
  2. Haber instalado los add-on tal y como indicamos en el anterior artículo relacionado
  3. Tener permisos de acceso al buzón compartido de Office 365 pues de otra forma no podremos añadir la cuenta a nuestro cliente de correo.

Nota : Pese a que la configuración la realizaremos en Windows 8.1,  volvemos a indicar  que es válida también en  Mac y Linux.

Descargado, instalado y configurado Thunderbird, procederemos a agregar y configurar la cuenta asociada al buzón compartido.  Para ello, basta con ir desde el menú de herramientas, seleccionar la opción  de Configuración de cuenta.  Dentro del menú de Operaciones sobre la cuenta , elegimos la opción de Añadir cuenta de correo para iniciar el asistente de configuración.

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Con dicho asistente, introducimos el nombre del buzón compartido, la dirección de correo asociada y la contraseña de nuestra cuenta de Office 365.  Una vez metidos los datos,  haremos clic en Continuar  para que Thunderbird localice la cuenta. Sabiendo que este cliente de correo tiene problemas a la hora de acceder a la información de una cuenta de Exchange  , siendo imposible continuar con el proceso , deberemos optar por añadir la información manualmente haciendo clic en el botón Config. Manual, donde deberemos indicar los valores de configuración de entrada y salida.

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Para la configuración de entrada,  debido a que los buzones compartidos no poseen acceso POP,   deberemos elegir el protocolo  IMAP e introducir los siguientes valores :

Servidor Puerto SSL Identificación
IMAP outlook.office365.com 993 SSL/TSL Autodetectar

Para la configuración de salida, rellenaremos el formulario con  los valores que vienen a continuación :

Servidor Puerto SSL Identificación
SMTP smtp.office365.com 587 STARTTLS Contraseña Normal
En  Nombre de Usuario, donde facilitamos la identificación para acceder a la cuenta,  tanto para la configuración de entrada como en la de salida deberemos escribir  nuestro identificador de login de Office 365  siguiendo el formato usuario@dominio.comaliasdelbuzóncompartido  (Ejemplo : atercero@plainconcepts.compruebasupport) .
Finalizando  el proceso, tendremos la cuenta ya agregada al cliente de correo . Como veis es un proceso similar a la configuración de una cuenta normal de Office 365 con el que lograremos que con Thunderbird podamos leer  y enviar correo de un buzón compartido de Office 365.
¡Gracias por leernos!

Conexión a Office 365 por PowerShell

Como muchos de vosotros sabéis, PowerShell es imprescindible para la administración de Office 365. Sin ir más lejos, se estima que casi un 40% de las funcionalidades no están visibles en el panel de administración web y para las cuales se requiere del uso del lenguaje de scripting de Microsoft. Es lógico pensando en mantener el portal web lo más sencillo y usable posible para la mayoría de las tareas, mientras que para temas más complejos o repetitivos, PowerShell nos sirve como extensión para configurar nuestro entorno Cloud.

A modo de resumen, estás son las 6 ventajas principales y diferenciadoras a la hora de utilizar PowerShell para administrar Office 365:

  1. PowerShell puede revelar información “oculta” no disponible en el centro de administración
  2. Office 365 tiene características que solo se pueden configurar con PowerShell
  3. PowerShell es insuperable en las operaciones masivas
  4. PowerShell es excelente en el filtrado de datos
  5. PowerShell facilita la impresión o el guardado de datos
  6. PowerShell permite la administración de “productos cruzados”

Ahora que ya sabemos lo importante que es aprender sobre PowerShell para ser unos buenos administradores de Office 365, ¿por dónde empezamos?

Lo primero que hay que saber es que en la nube cada producto que conforma Office 365 se comporta como un elemento independiente para ciertas tareas. Esto viene derivado de que el directorio de usuarios que utilizan Exchange Online o Skype for Business por ejemplo, no es directamente Azure Active Directory, sino que es un directorio propio que de manera transparente al usuario de mantiene sincronizado y federado con Azure Active Directory.

A la hora de administrar Office 365 con PowerShell este punto es importante ya que nos encontraremos con que cada servicio tiene su propio extremo o “endpoint” de conexión, tal como se puede apreciar en este dibujo:

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Esto quiere decir que configuraciones de throttling, segmentación de usuarios, creación de grupos, o gestión de políticas, no se aplican por defecto a la vez para todos los servicios. La idea de Microsoft es simplificar este tipo de acciones para que sean uniformes y comunes a todos los sevicios, tal como estamos viendo con los nuevos Grupos.

Teniendo en cuenta el dibujo, debemos pensar a qué servicio nos queremos conectar para administrar. Vamos a ver los pasos necesarios para acceder a cada uno de ellos:

Azure Active Directory:

  1. Instalar el módulo de Windows Azure AD para Windows PowerShell

Exchange Online:

SharePoint Online:

  1. Instalar el módulo de SharePoint Online para PowerShell

Skype for Business:

  1. Instalar el módulo de Skype for Business para PowerShell

 

De esta manera, y en función de la operación que vayamos a realizar, podremos conectarnos al servicio correspondiente y hacer las operaciones que necesitemos.

Nuestra recomendación es que carguéis todo el script en vuestro perfil y de una manera rápida podáis conectaros a todos los servicios de Office 365, de cara a realizar todas las operaciones sobre cualquiera de los servicios de forma transparente, aunque no debeis perder nunca de vista sobre lo que estáis operando:

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Happy scripting!

Creación de buzones compartidos en entornos híbridos: Exchange y Office 365

Esta semana me gustaría hablar de cómo crear buzones compartidos cuando nos encontramos en un entorno híbrido formado por un Exchange 2010 onpremise y Office 365, pero antes de nada veamos en qué consiste este tipo de buzón. Un buzón compartido es un buzón especial en el que a varios usuarios se les concede acceso sobre el mismo. Este recurso se crea en AD como un usuario deshabilitado que carece de contraseña y no tiene asociado ningún tipo de licenciamiento, sí lo tendrán los usuarios que accedan a él. Por tanto, se trata de una herramienta colaborativa bastante versátil.

Cuando nos encontramos en un entorno híbrido (por ejemplo una infractuctura con Exchange onpremise y Office 365) la creación del buzón no es directa, hay algunos parámetros asociados que si intentamos crear el buzón en Office 365 no van a aparecer. Así, el proceso tendrá varias fases: creación del buzón compartido on premise, añadir permisos sobre él y migrar el buzón a Office 365.

Creación del buzón en Exchange onpremise

Para crear el buzón debemos ir al servidor donde tengamos alojado el servicio de Exchange y darlo de alta a través de la shell de Exchange, ya que la creación de buzones de tipo compartido está deshabilitado en la interfaz gráfica.

En este ejemplo, solamente se han empleado solamente el nombre y el UPN pero podremos encontrar más parámetros para personalizarlo correctamente como la unidad organizativa donde ubicarlo, la base de datos, etc.

Asignación de permisos

Una vez creado, comprobaríamos que nos aparece en la EMC como shared Mailbox y podríamos agregarle los permisos apropiados a los usuarios.

 

Mover buzón a la nube

Después de realizar los pasos anteriores debemos esperar el tiempo necesario para que se repliquen los cambios; iniciamos sesión en nuestro Tenant de Office 365, ya que todo el movimiento se tiene que realizar desde allí. (Si intentaramos realizar el proceso desde la EMC no recibiríamos ningún tipo de feedback del proceso, tanto si se hubiera realizado como sino).

Realizamos el movimiento del buzón con el comando new-moverequest.

Una vez completado podremos observar que nos figurará en Office 365 y podremos emplearlo.

Errores que nos podemos encontrar

A la hora de realizar el movimiento del buzón nos podremos encontrar con varios errores, aquí voy a mencionar 2:

El destino tiene ya este mailbox primario. Esto se produce porque estamos ejecutando el comando desde el entorno on premise y no desde Office 365.

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El buzón no puede ser encontrado. Este error puede producirse por algún error con dirsync. Entre otros: que no haya pasado el tiempo necesario de replicación, que nuestro buzón esté ubicada en una OU no sincronizada o un posible fallo en la sincronización.

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Y hasta aquí el post de hoy. Un saludo y , ¡¡hasta el próximo !!!

Cómo migrar CORREO de Google Apps Gmail a Office 365

 

Una de las muchas tareas que se realizan al cambiar de Google Apps  a  Office 365 es la migración de correo.  Esto es una buena idea si planteas dejar de utilizar tu vieja cuenta y centrarte en la nueva . De esta forma, es posible tener todo tu correo en un único sitio.

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Por supuesto, existen múltiples formas de mover tus buzón de correo. Podemos contar con las herramientas propias de Office 365 , utilizar aplicaciones de  terceros que realizan migraciones IMAP o software diseñado para servicios de migración de la nube (si quisiéramos migrar nuestros contactos o el calendario) .

Aparte de lo ofrecido, Office 365 da  a cada usuario la posibilidad de conectar su cuenta de Gmail a su cuenta de Exchange Online desde OWA. Pero,  ¿qué ventajas nos ofrece este método frente a  las otras herramientas mencionadas?

  • Es fácil y rápido. El proceso se puede hacer en cuestión de pocos minutos.
  • No es necesario el acceso administrativo.  Es el usuario quien hace todo el proceso librando carga de trabajo al administrador.
  • Coste cero frente al pago por obtener herramientas de terceros.

Estas ventajas son muy útiles si queremos migrar nuestra correo de Google Apps a Office 365,  dado que el servicio de Google no ofrece acceso administrativo para este tipo de migraciones y la única forma es resetear la contraseñas de todas las cuentas a una clave común tal y como indica Microsoft aquí.

Entonces, ¿cómo puedo  conectar mi cuenta de correo de Google Apps a la de Office 365 para migrar todos mis mensajes?

Antes de iniciar la conexión hay que tener en cuenta lo siguiente :

  1. Debes habilitar el acceso POP en tu cuenta de Google Apps  ya que es el  único acceso soportado si queremos conectar la cuenta de este servicio.
  2. Cuando agreguéis la cuenta de Gmail como cuenta conectada, todo mensaje proveniente será almacenado en la carpeta de Bandeja de Entrada , incluyendo los mensajes enviados. Esto sucede por que Google usa etiquetas para clasificar los mensajes y no carpetas como en Exchange Online.  Es recomendable crear alguna regla que os permita reordenar todo el correo que vais a descargar si queréis que quede almacenado en las carpetas que tengáis.
  3. Sólo puedes conectar hasta cinco cuentas adicionales en Office 365. Con lo que una vez completado el proceso de migración , es recomendable eliminar la conexión si el número de cuentas a migrar supera el límite establecido.

Dicho esto,  para agregar la cuenta de correo de Google Apps como cuenta conectada, basta con acceder mediante OWA a nuestro buzón de Office 365.  Desde ahí, deberemos desplegar el menú de configuración y seleccionar el apartado de Opciones. Dentro de la sección de Cuentas , seleccionamos Cuentas Conectadas.

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En la página de Cuentas Conectadas, agregamos (haciendo click en el símbolo ‘+’) la cuenta de correo que deseamos conectar e indicamos sus credenciales.

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No os preocupéis si Office 365 os muestra un mensaje avisando  que no es posible establecer una conexión segura.  Aunque Google no reúne los requisitos de Microsoft para establecer una conexión automática de forma segura, se nos dará la posibilidad de utilizar un asistente de configuración para establecer la conexión de forma manual.

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Al inicio del asistente,  deberemos indicar que la conexión será POP por los motivos que ya hablábamos al principio del artículo.

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En el siguiente paso,  rellenamos la información de nuestra cuenta con los siguientes datos para que Office 365 pueda acceder a la cuenta a conectar y descargar el correo :

    • Nombre :  el nombre que queremos que se asigne a la cuenta a conectar.
    • Dirección de correo electrónico :  nuestra dirección de correo de Gmail
    • Nombre de Usuario :  el usuario con el que accedemos a nuestra cuenta.
    • Contraseña : la clave con la que nos logamos para acceder al buzón de correo de Gmail.
    • Servidor entrante : pop.gmail.com
    • Tipo de autenticación : Básica
    • Cifrado : SSL

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Introducidos  dichos datos, el asistente empezará a importar correo a nuestro buzón de Office 365. Podremos seguir el estado del proceso de migración en la página principal de  Cuentas Conectadas. Una vez finalizado,  (el estado de la conexión mostrará el mensaje   ACEPTAR  u OK)  todo el correo descargado podrá ser consultado en nuestro buzón.

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¡Feliz Migración!

¿Cómo estar al día en Office 365?

La gente que trabaja a menudo con la suite de productividad por excelencia de Microsoft, seguro que se habrá hecho esta pregunta en innumerables ocasiones.

La nube avanza a velocidades de vértigo, cambiando completamente el paradigma de estudio necesario para estar al día de las novedades y cambios importantes que nos puedan afectar a nuestro entorno. Office 365 como conglomerado de varios productos, cada uno de ellos con unas posibilidades enormes y con su propia línea de desarrollo, hace que la actualización de la información relativa a los mismos fluya constantemente y sea difícil de seguir.

En este artículo, y derivado tanto de nuestra experiencia con clientes como de la formación interna, os planteamos los recursos que consideramos más importantes para estar al día en Office 365:

  • Grupo mundial de Yammer:

    Otra manera muy práctica de estar al día de las novedades es suscribirnos al grupo oficial de Yammer. De esta manera estaremos en contacto directo con el grupo de producto, MVPs (Microsoft Most Value Proffesionals), y personas de todo el planeta con las que compartir información, problemas y experiencias

    Yammer Office 365 Network: https://www.yammer.com/itpronetwork

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  • User voice:

    Durante los últimos años Microsoft ha proporcionado a los usuarios una plataforma llamada User Voice para poder dar feedback sobre cualquiera de sus productos. De esta forma el grupo de producto tiene una fuente importante de sugerencias, proveniente directamente de las necesidades de los usuarios, para poder orientar el desarrollo de las novedades.

    Office 365 User Voice: http://office365.uservoice.com/

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  • Centro de mensajes:

    Dentro de la administración de Office 365, existe un panel de información básico para que estemos al día. Se trata del Centro de Mensajes, y en él podremos encontrar advertencias sobre incidencias, información sobre novedades, etc.

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    También tenemos el panel inicial con el estado de salud de los servicios, para tener en un vistazo rápido la situación de cada uno de ellos:

    More controls for you to stay informed and manage change in Office 365 4

  • Office 365 Roadmap:

    Parada absolutamente obligatoria para conocer qué novedades están al caer, qué está en desarrollo, e incluso qué cosas han sido descartadas.

    Roadmap: http://roadmap.office.com/en-us

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  • Blog de Office 365:

    El blog es otra de las maneras de estar enterados de las novedades y además poder profundizar en aquellos temas que nos interesen. Con contenidos muy variados y de muy alta calidad, suscribirnos al RSS, seguir a la cuenta de Twitter o guardarlo entre nuestros favoritos es una tarea muy recomendable.

    Office Blogs: http://blogs.office.com/

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Esperamos que toda esta información os sea de utilidad y no volváis a tener problemas en estar actualizados con todo lo que rodea Office 365.

Happy studying!