Diferencias entre tener y usar: SharePoint

En donde estamos con SharePoint? La próxima versión está tocando a la puerta, el producto tiene ya 10 años de existencia (como “SharePoint”, aunque sus orígenes son más extendidos) y la masa crítica de usuarios, es decir, el numero mínimo necesario para garantizar que seguirá existiendo por mucho más tiempo y no va a desaparecer así no mas ha sido alcanzada entre las versiones 2003 y 2007.

Hemos hablado, y lo seguiremos haciendo, muchísimo sobre la parte técnica de SharePoint: que puede hacer y que no puede, en lo que es un buen producto y en lo que es malo. Inclusive (un signo de madurez), ya tenemos el campo de los que odian a SharePoint y el campo de los que lo adoran, algo por el estilo a Windows versus Mac versus Linux. Es improbable que alguien que trabaje con una compañía de cierta envergadura no haya tenido que utilizar a SharePoint en una u otra forma, e inclusive pequeñas compañías lo tienen instalado (WSS al menos).

Pero aquí viene el dilema del título: hay una diferencia muy grande en tenerlo instalado y utilizarlo. Los ejemplos son múltiples y no los quiero aburrir con historias personales, pero toda esta especulación ha salido de conversaciones con el cliente con el que estoy trabajando en el momento: una instalación grande de SharePoint (granjas distribuidas en diferentes continentes, 50.000 usuarios en 14 países, aproximadamente dos años de trabajo) y, a pesar de hacerle propaganda internamente al proyecto de forma intensiva, el número de usuarios “reales” es realmente (preocupantemente) bajo. La discusión es muy simple: tenemos un sistema que funciona bastante bien, con una capacidad muy alta, que puede ayudar a mejorar el trabajo de mucha gente… como convencemos a esa misma gente a que lo utilice…

“Obligar” es una manera… cualquier administrador de sistemas puede hacer que los computadores utilicen una determinada versión de explorador y que siempre inicie en la misma página, la de la intranet, por ejemplo. O no aceptar agregados en emails, de tal forma que el intercambio de documentación tenga que ser hecho por medio de la intranet. Trucos por montones, pero la idea de un sistema de este tipo es que los empleados tengan más y mejores posibilidades para realizar su trabajo, no limitar las posibilidades ya existentes.

“Educación” es otra manera… darle a todo el mundo algo de entrenamiento sobre cómo usar el sistema, sus ventajas, sus imposibilidades. Identificar algunos “super-usuarios” y darles algo más de entrenamiento para que ellos motiven y ayuden a sus colegas. Esta es probablemente una manera mejor y mucho más efectiva que la primera.

“Auto-descubrimiento” o no-hacer-nada-y-dejar-que-ellos-descubran-el-sistema-por-si-mismos. Es también una estrategia… no cuesta nada, y se explota la curiosidad natural que todos tenemos por el hecho de ser homo-sapiens. Con toda seguridad mejor que la primera opción y los resultados puede que sean similares a los de la segunda, aunque tomará algo más de tiempo para ver los resultados.

“Combinaciones” de las diferentes maneras, cierta cantidad de obligación (explorador abre siempre en la primera pagina de la intranet), educación y esperar a ver qué pasa, es la estrategia que mi cliente va a utilizar. En cualquier caso, lo más importante es evitar que los usuarios “odien” el sistema, y eso puede ser un reto. En la empresa se ha utilizado Documentum, EDoc y @Work por algunos años, y los empleados están acostumbrados a utilizarlos… es inevitable que cuando comiencen a usar SharePoint comiencen a hacer comparaciones (“pero si era tan fácil de hacer con el sistema antiguo, porque es ahora tan difícil…”, “antes me costaba 37 clics para subir un documento, y ahora 38…”). O sea, un cierto grado de resistencia al uso es de esperarse, y que algunas persones terminen alineándose al lado de los “SharePoint-odiadores” es inevitable. Pero hay que tratar de mantener el daño reducido y evitar que se propague.

Probablemente la lección más interesante es que planear y diseñar un sistema de SharePoint significa mucho, mucho más que saber cuántos servidores se van a utilizar, que carga va a tener la red, escribir un montón de software… un sistema sin usuarios es un sistema que se puede tirar directamente a la basura… si el proyecto fracasa técnicamente, no hay sistema, si el proyecto fracasa humanamente, tampoco hay sistema. Si no hay sistema, tenemos que buscar otro trabajo…

Gustavo – http://www.gavd.net
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3 comentarios en “Diferencias entre tener y usar: SharePoint”

  1. “En la empresa se ha utilizado Documentum, EDoc y @Work por algunos años, y los empleados están acostumbrados a utilizarlos… es inevitable que cuando comiencen a usar SharePoint comiencen a hacer comparaciones (“pero si era tan fácil de hacer con el sistema antiguo, porque es ahora tan difícil…”, “antes me costaba 37 clics para subir un documento, y ahora 38…”).”, y los que diran que es un buen sistema? comparando entoces los otros sistemas quieres decir que sharepoint es mucho mas complicado y tedioso? Al final entonces tu sugerencia para que los anti-sharepoint sean menos cual seria?

  2. Supongo que siempre se produce una cierta resistencia contra este tipo de avances y siempre te encuentras alguno que pone pegas una veces con razón y otras sin ella.
    Yo en este tipo de casos veo un problema serio cuando se intenta migrar aplicaciones a SharePoint que no tienen sentido en la forma en que fueron concebidas y en vez de rehacerlas por completo y adaptar la forma de funcionar a SharePoint, intentan traspasar la funcionalidad tal cual, con lo que muchas veces acabas con una aplicación no demasiado usable o confusa.
    Un saludo.

  3. Bueno, en realidad comparto el comentario de Alvaro, siempre hay gente a la que algo le gusta y otra a la que no le gusta… tal vez por eso somos tan divertidos como Homo Sapiens, no hay forma de ponernos todos de acuerdo…
    Sugerencias para que los anti-SharePoint sean menos no tengo. Probablemente la mejor es decirles que usar SharePoint no es obligatorio, que continúen usando la herramienta de su preferencia y seguimos tan amigos como siempre…
    Gustavo

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