Seguridad en Clientes Outlook de Microsoft CRM

La seguridad de la información es algo que afecta de forma muy importante a los sistemas CRM, ya que dentro de estas herramientas tenemos unos datos muy valiosos sobre nuestros clientes. Cualquier fuga o filtración puede resultar muy perjudicial, nuestra competencia podría conseguir información muy valiosa de nuestros clientes y actividades, o incluso podríamos enfrentarnos a problemas legales motivados por las Leyes de Protección de Datos (dependiendo de los datos que tengamos en nuestro CRM).


En este sentido, la pérdida o robo de équipos portátiles es una de las cosas a tener en cuenta. La mayor parte de los sistemas CRM incluyen clientes capaces de trabajar offline para facilitar la labor comercial fuera de la oficina, como es el caso del Cliente Outlook Portátil en Microsoft Dynamics CRM. Estos clientes almacenan copias parciales de la información de nuestros sistema CRM en los equipos portátiles para permitir el trabajo offline, por lo que un extravío o substracción de un portátil puede suponer un riesgo importante.


En Microsoft Dynamics CRM tenemos la posibilidad de encriptación de la información mediante EFS (Encrypted File System), una tecnología de encriptación de ficheros incluída en Windows XP y Windows Vista. Lo que nos proporcionará una mayor protección de la información sincronizada con los Clientes Portátiles de Outlook.


Recientemente el equipo de seguridad de Microsoft CRM 3.0 ha comenzado a dar soporte a esta encriptación de los archivos sensibles mediante EFS y ha publicado un Whitepaper sobre como aplicar estas medidas. En el documento podréis encontrar los pasos detallados para aplicar la encriptación de los archivos sensibles sobre la versión v3c del cliente Outlook (la edición que utiliza SQL Express 2005 con compatibilidad par Vista y Office 2007), así como consejos, buenas prácticas e información más detallada sobre con EFS.


Aunque en el documento se comentan los pasos para Windows XP SP2, los mismos son válidos para el EFS de Windows Vista. Sin embargo este último todavía no esta soportado. Además en vista disponemos de nuevas y mejores tecnologías de seguridad como el Bitlocker (echad un vistazo al blog Vista Técnica), que también podemos utilizar para proteger la información de nuestro CRM.


Espero que os sea de utilidad ¿Alguna mala experiencia con portátiles robados?


Un saludo


Using Encrypting File System to Protect Microsoft Dynamics CRM Data on a V3c Client Running Windows XP Professional

Integración de Aplicaciones Empresariales, WCF LOB Adapters

Una de las cosas que más se repite en la implantación de una herramienta CRM, es la  necesidad de integrarla con otras aplicaciones de línea de negocio (Line Of Business – LOB) existentes en una empresa, y conseguir compartir y obtener información. De hecho, personalmente creo que es un punto fundamental el conseguir la integración del CRM con otras aplicaciones del negocio (p.e. ERP, SCM, etc.), y es que sin esto, la mayor parte de las veces no conseguiremos sacarle el máximo partido a nuestra herramienta CRM.


El principal problema de estas integraciones es el de siempre, que en esto de la informática no hay una receta milagrosa. No hay una solución única que permita la integración sin más. Cada aplicación tiene sus particularidades, su «truquillos» y sus vicios; y a veces conseguir que convivan no es trivial.


Sin embargo, hace ya tiempo que los fabricantes se dieron cuenta que una aplicación LOB necesita proporcionar posibilidades de integración de alguna forma. En el caso de Microsoft CRM esto, como sabéis, ha sido tenido bastante en cuenta y disponemos de muchas herramientas básicas: servicios web, callouts, y hasta conector para BizzTalk. Incluso disponemos de soluciones de terceros más automatizadas como Scribe.


Leyendo el blog de Cesar de la Torre (Microsoft DPE), un saludo desde aquí, me he enterado de la publicación de la beta de algo conocido como WCF LOB Adapter SDK. Se trata de una iniciativa para crear un SDK que permita construir adaptadores para aplicaciones tipo LOB basándose en Windows Communication Foundation.


La idea es muy interesante y tiene muy buena pinta, ya que proponen un framework para desarrollar estos conectores que utilice intensivamente los metadatos de las aplicaciones. Es decir, que el adaptador permitirá consultar los metadatos y los datos de la aplicación. De esta forma, cada vez que se produzcan cambios en los metadatos por personalizaciones, los clientes del conector podrán verlos y consultarlos sin tener que ser recompilados. La idea es que la construcción del contrato de interfaz entre el cliente y el servicio sea dinámica (basada en los metadatos).


Además, por lo que parece, estos conectores podrían ser utilizados directamente con distintos tipos de canales de comunicación soportados por WCF (servicios web, net tcp, etc.). Por lo que tendríamos la ventaja de que construyendo un adaptador, este podría ser consultado desde distintos tipos de clientes. Incluso se podrán utilizar estos adaptadores desde Bizztalk.


Por otra parte, se prevee la construcción de adaptores para SAP, Oracle, y Siebel. Y como nos comenta Cesar, es probable que también para Dynamics CRM, AX y NAV. Con lo cual facilitarán enormemente la tarea de realizar integraciones con las aplicaciones LOB más comunes.


Bueno, habrá que echarle un vistazo a esto con calma y ver como avanza. Pero tiene una pinta muy prometedora.


Un saludo


 Más Información sobre WCF LOB Adapters SDK

Upate Rollup 2 de Microsoft CRM 3.0

El Update Rollup 2 de Microsoft CRM ha sido publicado.  Los enlaces:

Artículo de la KB: Update Rollup 2 for Microsoft Dynamics CRM 3.0

Descarga de Instaladores

Cosas Importantes a tener en cuenta antes de instalar el Update Rollup 2

Realizar primero una copia de seguridad de las BBDD de Microsoft CRM. Una vez instalado el Update Rollup 2 no puede ser desinstalado.

Cuidado con los ficheros de exportación de personalizaciones. Al instalar el Update Rollup se producirá un cambio de versión en la aplicación, con lo que los ficheros de personalizaciones que se exporten a partir de ese momento no serán compatibles con instalaciones de CRM que no dispongan del Update Rollup. Lo mismo pasa al querer importar ficheros de personalización procedentes de un CRM sin Update Rollup a otro que lo tenga.

Este Update Rollup supone una nueva línea base de código. A partir de ahora todos los hotfixes que se publiquen tendrán como pre-requisito el tener instalado el Update Rollup 2.

Además, el Update Rollup 2 incluye todas las actualizaciones que se encontraban en el Update Rollup 1. Por lo que en una nueva instalaciónd de Microsoft CRM 3.0 bastará con aplicar el Update Rollup 2.

El Update Rollup 2 no incluye la versión del cliente con compatibilidad con Outlook 2007 y Vista. Sin embargo, si que contiene actualizaciones para el paquete de compatibilidad con Outlook 2007 y Vista, que se aplicarán si tenemos instalada esta versión. Por lo tanto, si planeamos utilizar Outlook 2007 y/o Windows Vista y queremos tener aplicado el Update Rollup 2 es necesario tener instalado la Actualización de Compatibilidad previamente a instalar el Update Rollup 2 en los clientes.

Por último, mencionar que hay ciertos hotfix que requieren de configuración manual igual que ocurría con el Update Rollup 1. Hay mucha más información en el artículo de la KB sobre el Update Rollup 2.

Un saludo

¿Cúando empezaremos a saber más sobre CRM 4.0 "Titan"?

Pues la respuesta es pronto. Ayer Philip Richardson  (Program Manager) hacía una pequeña reflexión sobre la trayectoría del blog del equipo del CRM, sobre algunos fallos que han cometido y sobre que harán en el futuro. En este sentido comentaba que el equipo está pensando en hacer un cambio de estrategia y empezar a comentar nuevas características de CRM 4.0 «Titan».


Además en el mismo post Philip pedía feedback sobre lo que nos gustaría ver publicado en el blog del equipo. Así que si tenéis una sugerencia no dudéis en dejarle un comentario, estoy seguro que lo tendrán en cuenta.


Bueno, espero que empiezen pronto a contar cosillas,  mientras siga bajo acuerdos de confidencialidad no se puede contar nada.  Habrá que permanecer atentos al blog del equipo, además es probable que pronto haya novedades sobre el Update Rollup 2 de CRM 3.0.


Un saludo

Mailings desde el cliente web de Microsft CRM

La semana pasada veíamos las posibilidades que nos ofrecía Microsoft CRM para realizar mailings (combinaciones de correspondencia) utilizando el cliente Outlook. Hoy vamos a centrarnos en cómo conseguir hacer combinaciones de correspondencia, es decir generar documentos utilizando el Cliente Web.


La verdad es que el proceso es bastante similar al que seguíamos en el Cliente Outlook. La principal diferencia está en el trabajo extra que vamos a tener que hacer para conseguir obtener los datos para realizar el proceso de combinación de correspondencia en Word.

Lo primero que tenemos que hacer es seleccionar el/los registro/s a los que vamos a enviarles una carta. Para ello podemos utilizar cualquiera de las vistas de cuentas, contactos o clientes potenciales; o utilizar una búsqueda avanzada sobre alguna de estas entidades.

Una vez que tengamos seleccionada la vista pulsaremos en exportar a Excel, y podremos utilizar la opción exportar a hoja de datos estática o a hoja dinámica. En principio nos vale cualquiera de las dos, sin embargo es más recomendable utilizar la segunda opción ya que nos permitirá seleccionar las campos que queremos incluir en la hoja Excel, independientemente de que estos no esté visibles en la vista que estamos exportando.


Además, como nuestro objetivo en este caso es realizar una generación de correspondencia para el envío a nuestros clientes. Esta funcionalidad de «Editar Columnas» nos permitirá incluir los campos relacionados con la dirección postal, lo cual seguramente no estarán visibles en el Grid.


Una vez que hayamos realizado este paso, en el navegador nos aparecerá un diálogo de descarga del fichero Excel con los datos, y en el caso dinámico con la consulta para actualizar esos datos. Lo guardamos en algún lugar de nuestro disco, y nos vamos a Microsoft Office Word.

Ahora en Microsoft Office Word vamos al menú de herramientas y seleccionamos la opción de combinación de correspondencia (versión 2003) o al ribbon de Mailing (en 2007). Ahí tenemos la opción para iniciar un nuevo asistente para combinación de correspondencia. En el tercer paso de este asistente tendremos la opción para seleccionar el origen de datos a combinar, ahí pulsaremos «browse» y seleccionaremos la hoja Excel que habíamos guardado en el paso anterior. 

Una vez hecho esto ya tendremos disponible en Word el conjunto de datos a utilizar, aunque puede que se nos pregunte si queremos refrescar los datos con los últimos disponibles en el CRM. Además en word podremos filtrar la lista de registros que queremos utilizar.

Como veis, el proceso para combinar correspondencia no es que sea demasiado complejo, sólo requiere del paso intermedio por la hoja Excel. Sin embargo tenemos dos grandes inconvenientes:


  • El principal es que Microsoft CRM no hará el registro automático de las actividades de envío de correo como sucedía en el cliente Outlook.
  • Y otro es el relacionado con el no poder seleccionar sólo unos pocos registros en un grid de Microsoft CRM. Aunque en la combinación de correspondencia en Word podrías realizar este paso.

Bueno, espero que esto os resulte de alguna utilidad. Próximamente seguiremos viendo las posibilidades que tenemos para imprimir documentos de ofertas y algunas otras cosillas interesantes.

Un saludo

Imprimir Documentos en Microsoft CRM

En los foros ya he visto varias veces preguntas relacionadas con cómo conseguir generar un documento de oferta para un cliente, hacer un mailing y similares. Así que me he decido a hacer una pequeña serie de post que traten el tema. El objetivo es tratar estos temas, aunque se acepta sugerencias:

  • Hacer Mailings desde el Cliente Outlook
  • Hacer Mailings desde el Cliente Web
  • Como podemos imprimir documentos de Ofertas/Presupuestos y otros
  • Utilizar el add-in de Business Data Lookup (mi favorito)

En el primero vamos como podemos aprovechar la integración con Microsoft Office Outlook y Microsoft Office Word para conseguir generar cartas y etiquetas para campañas de marketing a nuestros clientes, ya sean: cuentas, contactos o clientes potenciales.

Hacer un Mailing a Clientes desde el Cliente Outlook

Nota: Esto sólo es válido desde el Cliente Outlook

Esta es una de las funcionalidades que más me gusta de Microsoft CRM dado la relativa sencillez con la que nos permite generar correspondencia para nuestros clientes. Además de que al hacerlo mediante esta opción Microsoft CRM se encargará de crear el correspondiente registro de actividad en nuestros contactos, cuentas o clientes potenciales.

Lo primero que tenemos que hacer es decidir a qué clientes vamos a enviar las cartas. Aquí tenemos varias opciones dependiendo se si vamos a utilizar campañas express o simplemente seleccionar registros. Vamos a verlas.

Opción 1 – Mediante menú combinación de Correspondencia

Seleccionar directamente uno varios cuentas/contactos/clientes potenciales en un grid de Microsoft CRM, incluso podemos seleccionar todos los registros del grid (checkbox en la esquina superior izda).  Y luego seleccionar el menú «Más Acciones…» del grid y pulsar sobre combinación de correspondencia.

Al hacer esto nos aparecerá un diálogo en el que podremos seleccionar el tipo de combinación de correspondencia que queremos utilizar.

  • La primera opción nos permite crear una carta utilizando una plantilla de Word que ya tengamos creada. Esto es muy útil para agilizar este tipo de tareas.
  • La segunda opción nos permite crear una combinación de correspondencia que se enviará como correo electrónico, utilizando una plantilla como en el caso anterior. Esto nos permite utilizar Word como editor de correo electrónico.
  • La tercera nos permite crear una carta empezando en un documento en blanco, donde añadiremos los textos que necesitemos y los campos de los registros del CRM que queramos utilizar.
  • La cuarta realiza la misma funcionalidad que la anterior, sólo que el resultado se enviará mediante correo electrónico como en la segunda opción.
  • Las opciones quinta y sexta no necesitan mucha explicación. Nos permitira crear etiquetas y sobres para los registros seleccionada.
  • Finalmente, la última opción nos permite crear una combinación de correspondencia a partir de un documento existente, al que añadiremos los campos de los registro de CRM que queramos utilizar para personalizar el documento.

Una vez terminemos la combinación, imprimiendo las cartas o enviando los emails, Microsoft CRM creará la correspondiente actividad en los registros utilizados. Aunque no adjuntará a la actividad el email o el documento creado.

Opción 2 – Mediante Campañas de Marketing

Para combinar correspondencia podemos utilizar la funcionalidad de Campañas Express. Podemos seleccionar una lista de marketing y lanzar una campaña express que consista en una actividad de correo mediante combinación de correspondencia. O también podemos utilizar una vista, o realizar una búsqueda avanzada y desde ahí pulsar el botón del grid «Crear Campaña Express».

En el asistente de creación de Campaña Express se nos preguntará qué tipo de actividad queremos utilizar. Ahí seleccionamos Carta mediante Combinación de Correspondencia. Fijaos que también existe la opción de crear Faxes (que si disponemos de Small Business podrán enviarse automáticamente), aunque las opciones de correo electrónico que aparecían antes no están disponibles para Campañas.

En el siguiente paso se nos pedirá que elijamos alguna de las formas de combinar correspondencia tal y como se muestra en la imagen.

  • La primera opción nos permitirá abrir un documento que ya tengamos creado, para que luego mediante la funcionalidad de combinar correspondencia de Word, ir añadiendo los campos que nos interesen de los registros seleccionados (los campos serán todos los disponibles en Cuentas, Contactos y Clientes Potenciales).
  • La segunda opción nos dejará empezar desde cero en un documento en blanco, donde podremos ir añadiendo el texto que necesitemos así como los campos procedentes de los registros del CRM.
  • Y la tercera opción es para mi gusto una de las mejores. Ya que nos permite tener una plantilla con todo ya preparado y utilizarla para hacer la combinación de correspondencia.

Una vez seleccionemos una de las tres opciones se nos abrirá Microsoft Word y podremos empezar a preparar la combinación de correspondencia mediante el asistente de Word.

Una vez terminemos e imprimamos las cartas, podremos volver al CRM y ver como en las cuentas/contactos/clientes potenciales seleccionados aparece creada la actividad de envío de carta indicando, si el caso, la plantilla utilizada. La única «pega» que puede tener esto es la misma de antes, que no permite guardar como adjunto a la actividad el documento de Word.

Bueno espero que esto os sirva de algo, aunque estoy seguro de que la mayoría ya conocíais estas capacidades 😉

En el próximo post veremos cómo hacer «algo parecido» desde el cliente web. Aunque ya os adelanto que no es ni igual de sencillo, ni permite obtener la misma funcionalidad.

Un saludo

Depurando JavaScript

Como bien sabéis en Microsoft CRM tenemos la capacidad de incluir código JScript en los  formularios para que se ejecute en función de varios eventos del propio formulario (OnLoad y OnSave) y de los campos del formulario (OnChange). En este y otros blogs sobre Microsoft CRM 3.0 podéis encontrar multitud de ejemplos.


Pero claro, como siempre que escribimos código, tarde o temprano vamos a necesitar depurarlo para encontrar esos malditos bichos que andan por ahí perdidos. Muchas veces con utilizar el depurador clásico nos vale ¿Sabéis a cual me refiero no? Sí, el alert(‘Llegué’), writeln(«Pasé por aquí»), println(«hola»)… o cualquiera de sus formas en los distintos lenguajes. Pero en otras ocasiones necesitamos más, un depurado más potente o, por lo menos, más cómodo. Personalmente, creo que con IDEs como Visual Studio o similares el depurador clásico pasa (o debería pasar) al baúl de los recuerdos.


Vale, y… ¿Cómo podemos utilizar el depurador de VisualStudio para depurar el código JavaScript del CRM? Pues la respuesta es bastante sencilla, incluyendo la sentencia debugger; al principio del código que queramos depurar, como en la página html de ejemplo:


<html xmlns=»http://www.w3.org/1999/xhtml»>
<head>
<title>Prueba</title>
</head>
<body onload=»onLoad();»>
<script type=»text/javascript»>
function onLoad()
{
debugger;
var i = 20;
document.title = «Probado»
}

</script>
</body>
</html>

Ahora debemos tener en cuenta una cosa. Por defecto en Internet Explorer 6 y 7, la opción de depurar código de script está deshabilitada. Para habilitarla vamos al menú opciones de internet, pestaña opciones avanzadas y en la sección exploración desmarcamos los 2 checkbox  desabilitar depuración de secuencias de comandos.

Con esto, si abrimos la página (o un formulario del CRM) que contenga código JavaScript que ejecute la sentencia debugger, se nos mostrará un diálogo ofreciéndonos inicar la depuración. Si tenemos instalado Visual Studio nos dará la opción de utilizarlo como depurador para esa web, obteniendo toda la potencia del depurador de este IDE.


Bueno, espero que esto os resulte útil.

Un saludo

Presentaciónen .NUGG: CRM como plataforma de desarrollo

El viernes pasado en el Grupo de Usuarios de .NET de Galicia tuve la oportunidad de hablar un rato sobre Microsoft Dynamics CRM 3.0. La verdad es que la charla tuvo unos pequeños problemas técnicos, y quiero pedir disculpas a los asistentes, ya que por cosas de la informática (ley de murphy y meigas incluidas) mi ppt se esfumó. 


Como lo prometido es deuda, la he vuelto a hacer y os la dejo en los siguientes enlaces para que os la podáis descagar:


CRM como plataforma de Negocio (Office 2007).


CRM como plataforma de Negocio (Office 2003).


Un saludo.

Evento sobre Microsoft CRM en Coruña


El próximo Viernes (día 25) por la tarde, el .Net Users Group Galicia (NUGG) organiza un  evento en el que hablaremos sobre dos temas muy interesantes AJAX y Microsoft Dynamics CRM.


Por la parte de AJAX tendremos a Eugenio Estrada que nos mostrará los grandes beneficios que AJAX nos brinda para el desarrollo de aplicaciones con ASP.NET. Estoy seguro que será una sesión muy interesante y en la que aprenderemos un montón de cosas.


Por la parte de Microsoft Dynamics CRM intentaré mostraros las grandes posibilidades que tiene esta gran herramienta CRM desde el punto de vista de la personalización y extensión. Será una charla enfocada a descubrir las posibilidades que Microsoft CRM tiene como plataforma de desarrollo de aplicaciones de línea de negocio, y cómo podemos aprovechar la plataforma de Microsoft Dynamics CRM para agilizar la construcción de nuevas aplicaciones o integrar aplicaciones ya existentes en nuestra empresa.


El evento, como todos los de .NUGG, es gratúito y estáis todos invitados. Esta vez realizaremos las charlas en el Salón de Actos (Planta -4) del Edificio de Servicios Centrales de Investigación (Mapa Google MapsMapa Windows Live!).


El enlace para registrarse para el evento: Registro Evento .NUGG


Agenda

16:45 Registro
17:00 Bienvenida
17:30 ASP.NET AJAX Extension
19:00 Microsoft CRM


Bueno, sabéis que estáis todos invitados a participar y exponer vuestras dudas y experiencias. Sé que hay bastantes seguidores de este blog que les queda un poco a desmano este evento, os prometo que después del evento dejaré las ppts colgadas aquí. Para los que os podáis acercar, espero conoceros allí.


Un saludo


Nota: En la página de registro, a día de hoy, aparece como dirección del evento el edificio Xoana Capdeville en el mismo campus de Elviña. Esa dirección es incorrecta, la charla es en el edificio de Servicios Centrales de Investigación (frente a la Facultad de Económicas)

Nuevo List Web part de CRM para Sharepoint 2007

En el bog del equipo de Microsoft CRM anuncian la disponibilidad del List Web Part, del que ya habíamos comentado en este blog, compatible con la nueva versión de Microsoft Office Sharepoint Server (MOSS) 2007 y para Windows Sharepoint Services 3.0.

Este WebPart permite crear dashboards en Sharepoint que incluyan cierta integración con Microsoft CRM, ya que con el conseguiremos mostrar listas (grids) de registros de CRM en las páginas de sharepoint. Además permite acceder directamente a la ficha del registro en el propio CRM o a crear nuevos registros.

Además esta nueva edición del WebPart sigue siendo compatible con la versión anterior de Sharepoint. Os recomiendo que la probéis, estoy seguro de que enseguida le veréis la utilidad a la hora de crear sitios para la intranet de la empresa y la comodidad que puede ofrecerle a los usuarios.

Os recuerdo los requisitos:

· Microsoft Dynamics CRM 3.0

· Microsoft Windows® SharePoint® Services (WSS) 2.0

· Microsoft® Office SharePoint® Server (MOSS) 2007 32 bit version

· Microsoft® Windows® SharePoint® Services (WSS) 3.0 32 bit version

Podéis descargar el List Web Part en Microsoft Downloads

Un saludo