¿Cuántos proyectos NO gestionas?

Cuando imparto formación sobre gestión de proyectos suelo preguntar a los asistentes cuantos proyectos gestionan. Si entre la audiencia hay jefes de proyecto, inevitablemente estos responden cifras del orden de 5, 6 o incluso más proyectos. Despues de impartir el curso suelo replantear la pregunta, del siguiente modo: ¿Cuantos de vosotros seguís pensando que gestionaís 5 o 6 proyectos?. La pregunta siempre queda sin respuesta.


Hace poco surgia el tema en este blog, en un comentario a un post anterior mio, Jefe de Proyecto: ¿técnico o gestor?.


En mi opinión nadie puede gestionar más de un par de proyectos y realizar una buena gestión de proyectos. La gestión de proyectos implica un trabajo continuo desde dentro del proyecto, con una alta implicación en el mismo. Con independencia de la metodología elegida sea esta ágil o guiada por un plan para decir que realizamos gestión de un proyecto debemos abordar multitud de cuestiones que para un proyecto pequeño ya exigen plena dedicación: gestión del riesgo, del personal, de los cambios, del presupuesto, de las relaciones con el cliente, de los requisitos, de la calidad, etc…


El problema es que el rol de jefe de proyecto no tiene termino medio: o ayudas al exito del proyecto o lo entorpeces. Si un jefe de proyecto está gestionando muchos proyectos el resutado práctico no es solo que no está gestionando ninguno, sino que además esta entorpeciendo el progreso de esos proyectos. Esto generalmente supone que o alguien está haciendo la gestión de manera implicita y no explicita, lo que tiene un gran coste para la gestión efectiva del proyecto, o bien nadie está gestionando efectivamente el proyecto, situación aun peor.


El problema con gestionar un número elevado de proyectos es que el tiempo que se debe dedicar a la gestión del proyecto se pierde en ‘cambios de contexto’. Gerald Weinberg propuso la siguiente tabla:



























Número de Proyectos Tiempo disponible por proyecto Tiempo perdido en cambios de contexto
1 100% 0%
2 40% 20%
3 20% 40%
4 10% 60%
5 5% 75%

Resumiendo es imposible gestionar más de 5 proyectos y es muy ineficiente gestionar más de 2. Puesto que esto es evidente, a poco que se piense friamente: ¿Por qué se empeñan las empresas en el espejismo de tener jefes de proyecto que gestionan un alto número de proyectos? ¿Quizá ese empeño es la raiz última de que tantos proyectos fallen? ¿Quizá nadie está efectivamente gestionando los proyectos y por eso fallan? ¿Cuantos proyecto gestiona un jefe de proyecto en proyectos no informáticos?. En fin creo que es un tema sobre el que se debería reflexionar…

8 comentarios sobre “¿Cuántos proyectos NO gestionas?”

  1. Hola Rodrigo,

    Lo que hablas de la gestión de proyectos se puede extrapolar a aspectos de las ITs. Por ejemplo, esos empleados con una larga experiencia en la empresa llevan en sus espaldas todos los mantenimientos de los desarrollos y sistemas que ha realizado. Nadie sabe, o no se da cuenta de lo difícil que es acarrear con la responsabilidad de realizar en un mismo mes, tareas de desarrollo y sistemas para una misma persona para todos esos diferentes proyectos. El tema de la pirámide de desempeño es totalmente cierta, porque las personas tienen 2 manos pero nuestro único cerebro por mucho que lo desarrollemos solo puede emplearse en una tarea en un mismo instante.

    Saludos.

  2. Hola Rodrigo.

    Gran Post. Desde hace algún tiempo llevo encontrandome con gestores de proyecto que más bien parecen superhombres atados a una silla dado que deben mantener el ritmo de 6, 7, 8 e incluso 9 proyectos de una vez.

    No es lógico, dada la tabla de tiempo perdido en cambios de contexto que se les pueda exigir un mínimo éxito en ninguno de ellos, pero es así, no solo se les pide la gestión de estos proyectos, si no que también se les exige el éxito en cada uno de ellos.

    Pero mi pregunta es: ¿ en que momento debe un gestor de proyecto parar esa ruleta y decir que no, decir que no puede realizar esa gestión y asegurar el éxito del proyecto ?

    Te aseguro que en ciertos entornos, por desgracia, si un jefe de proyecto dice esto con solo 2 proyectos en sus espaldas … poco tiempo le queda en la empresa, o le asignan a la fuerza ese proyecto y se convierte en un proyecto desatendido.

    Desde mi punto de vista, no es tan importante la calidad de cada uno de los developers involucrados en un desarrollo como la calidad de la persona que los dirije.

    Un Saludo

  3. Estoy completamente de acuerdo con esa tabla … tanto con otros gestores de proyecto que he conocido, como yo mismo.

    Por poner un ejemplo concreto, en estos momentos vamos a comenzar con 3 proyectos simultáneos, que se supone que debo gestionar yo. Menos mal que, gracias a Dios, estoy en una empresa donde mis jefes tienen algo de cabeza (lo que por desgracia no es habitual) y es mas que probable que me permitan delegar la gestión de uno de ellos, para centrarme en los otros dos.

    Como bien dices, aqui no hay termino medio: o ayudas o entorpeces.

    Saludos!

  4. o ¿cuántos proyectos realmente no lo son? o ¿realmente eres el jefe de proyecto?. ¿No convendría que en esas empresas se aclarasen ambos términos? o:
    – El problema es que llamamos a cosas distintas de la misma manera
    – El problema es que aún no se valora suficientemente la labor del jefe de proyecto
    – Seguimos pensando que las cosas sales por «cojones»
    – Nos importa un carajo cuántas horas se tengan que trabajar al día…

    ¿Cuántas obras puede un arquitecto gestionar a la vez? ¿Dependen del tamaño de la obra? ¿Cuándos desarrollos puede gestionar un IT project manager? ¿de qué depende?

    Mil disculpas por tantas preguntas. ¡FELIZ AÑO NUEVO! Enhorabuena por tu blog y por hacernos pensar.

  5. Mi experiencia me dice también lo mismo. Cuando los proyectos se acumulan en una sola persona, éstos suelen perder el control de todo, con lo que o se delega o simplemente se cruzan los dedos esperando que todo vaya bien.

    Siempre me ha parecido que aquí, si eres un jefe de proyecto, debes de ser todopoderoso y llevar a cabo un ingente número de tareas. Y parece que eso es lo mínimo que se te puede pedir…

  6. Hola,

    Otro problema es el término «jefe de proyecto». En muchas ocasiones se aplica este término a personas que no desempeñan esas labores.

    Por ejemplo, tengo el caso de una persona que me comentó que él era jefe de proyecto y que llevaba 15-20 proyectos, cosa que me extrañó enormemente….indagando un poco más, era la persona que solía tener la relaciones con los clientes, prácticamente un comercial técnico o algo por el estilo, pero nada de hacer sgto de los proyectos. Luego había otra sería de gente que era el que llevaba el día a día. Pero él se auto-denominaba jefe de proyectos.

    Más de 2 proyectos me parece excesivo, incluso hasta más de 1 puede ser ya mucho. SI alguien lleva más, o no se hace gestión o la hace otro de manera implícita. Por la experiencia que he tenido normalmente no se realiza la gestión…De ahí la calidad de lo que se entrega.

    y qué pasa si tus jefes no lo entienden?cedes y callas? Yo creo que NUNCA hay que callarse y siempre hay que exponer lo que se piensa, dando argumentos y si estos argumentos los puedes llevar a dinero mejor que mejor.
    Eso sí, mano izquierda!!! Que la primera reacción suele ser de rechazo y los cambios poco a poco. Si aún así no se entiende, te exigen, te exprimen, te….igual es el momento de buscar otras cosas.

    Ibon.

  7. Hola de nuevo.

    La verdad es que estoy de acuerdo con Angel y con Ibon en que el nombre ‘Jefe de Proyecto’ o ‘Project Manager’ se ha malutilizado o puede incluso que mi definición no sea tan correcta como he pensado siempre.

    La idea de que las cosas salen ‘si o si’, ‘por cojones’, está muy generalizada, y la verdad es que eso normalmente solo genera mal estar en los proyectos, la gente se quema y es normal.

    En mi ejemplo que comentaba en la anterior opinión hablaba de un caso que conozco que ha estado ‘gestionando’ nueve ( señores!! 9 proyectos!!! ) al mismo tiempo. Por supuesto el caso del que nos habla Ibon … se aleja mucho de mi ejemplo. pero … ?

    Estár en esa cantidad de proyectos significa claramente que no se está alcanzando ni un mínimo de atención a ninguno de ellos…
    ¿ es eso gestionar un proyecto ? …

    Desde mi punto de vista … NO.

    Un Saludo

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