Access 2007. Mayor potencia como base de datos sin perder la sencillez

Son tantas las mejoras en la interfaz de usuario de Access 2007 que podría parecer que todo el cambio se ha limitado a mejoras estéticas. Sin embargo, hay algunos cambios que, sin llegar a convertir a Access en un verdadero servidor, sí que solucionan alguno de los problemas debidos precisamente a que no lo sea, es decir, Access se convierte no sólo en una base de datos más bonita, más amigable y con un entorno más rico, sino también en una base de datos más potente.

Sharepoint como “Back End” de Access

Es tan fácil, sólo unos pocos clics de ratón, que puede pasar desapercibida la profundidad del cambio: Access 2007 puede utilizar Sharepoint como “Back End”. Bueno, podemos pensar, eso no es tan importante, con Access 2003 ya podíamos tener vinculadas listas de Sharepoint; además, puede ser muy interesante para quien trabaje con Sharepoint, pero a mi aplicación no le aporta nada. Pues no. No se trata sólo de mejorar la relación con Sharepoint dentro de un entorno de mejor colaboración con el resto de las aplicaciones de Office, sino que esa colaboración es tan estrecha que suple algunas de las carencias de Access por no ser un verdadero servidor de datos. Sharepoint es una novia que le ha salido a Access y todo apunta a que acabará en feliz matrimonio.

Sharepoint ofrece mucho más a los usuarios de Office, pero en lo que nos vamos a centrar aquí es en las posibilidades que abre como “back end” de Access.

Seguridad, usuarios y seguimiento de cambios

Un clic de ratón y movemos nuestras tablas a un servidor Sharepoint (Datos Externos->Listas de Sharepoint->Mover a Sharepoint). Sólo hemos tenido que indicar la URL del sitio Sharepoint e identificarnos con nombre de usuario y contraseña, y Access se ha encargado de copiar todas nuestras tablas al sitio y vincularlas a nuestra aplicación.  Ya podemos trabajar con ellas como con cualquier tabla vinculada de Access. Muy bien, muy bonito y muy fácil, pero ¿Para qué me sirve?

Vamos a mirar las tablas vinculadas. Resulta que se han añadido nuevos campos y ahora tenemos el usuario y la fecha con la hora en que se ha creado el registro, y el usuario y la fecha con la hora en que se ha modificado en la última ocasión. Sharepoint se ha encargado del control y la gestión de los cambios, pero además, si nos vamos al “site”, vemos que Sharepoint tiene un completo sistema de gestión de usuarios y permisos, más sencillo de usar y más seguro que el que proporcionaba Access. No necesitamos andar navegando por el sitio para modificar permisos o el flujo de trabajo: en la banda de opciones de Access se han añadido unos accesos directos para ir directamente al formulario que lo gestiona.

En relación con el seguimiento de cambios, Access 2007 ha añadido otra característica muy interesante a los campos memos. La última de las propiedades en el diseño de este tipo de cambios, es “Sólo anexar”. Si “Sólo anexar” es verdadero, una vez que se ha guardado el registro ya no podremos hacerle cambios, no es que no podamos escribir nada en él, es que no lo podemos corregir, sólo escribir todo de nuevo. A primera vista, no se ve utilidad pero, pulsando con el botón derecho del ratón sobre el campo, se le ve el sentido cuando se muestra una lista con todas las modificaciones que ha sufrido, incluido el autor y la hora, e incluso tenemos la posibilidad de recuperar una versión anterior. Parece que los memos empiezan a no ser tan “memos” ;-).

Con sólo un par de clics de ratón hemos conseguido implementar a nuestra aplicación un sistema completo de gestión de cambios con identificación del usuario que los realiza. Esto es algo que, por ejemplo, para algunas bases de datos exigía la ley de protección de datos española y que Access difícilmente podía implementar, pues, por más que controláramos a los usuarios desde los formularios, de nada servían si éstos modificaban los datos directamente desde las tablas. Algunos anhelábamos “triggers” en Access sólo para poder controlar cosas de éstas.

Papelera de reciclaje para nuestros registros borrados

¿Y los datos borrados? ¿Cómo podemos hacer un seguimiento de los cambios si cualquiera puede borrar registros? ¿Quién es el guapo que recupera un registro borrado en Access?

También de eso se encarga Sharepoint que tiene algo tan familiar y tan útil como es una papelera de reciclaje. Allí van a parar todos los registros borrados a la espera de que los borremos definitivamente o los restauremos.

Trabajar desconectados del servidor

Windows Sharepoint Services es una herramienta que viene incluida en las últimas versiones de Windows Server 2003 (aunque las posibilidades de interacción con Access que estamos viendo son de la versión beta), pero también existen servicios de “hosting” que proporcionan Sharepoint, de manera que también podemos tener nuestro “Back End” en un alojamiento de Internet y trabajar con los datos con la misma facilidad que si fueran tablas de Access. Es de suponer que en una intranet la velocidad sea al menos tan rápida como si trabajáramos con tablas vinculadas de Access, pero el tráfico en internet es lento, más con una aplicación “pesada” como Access, y hay que buscar estrategias para reducirlo. Recordsets desconectados, procedimientos almacenados (SQL Server está detrás de Sharepoint) … son remedios que conocemos, pero, desde luego, están muy lejos de lo simple que es poner una tabla como origen de datos de un formulario.

Volvemos a solucionar un problema complejo con un solo clic. Junto al icono que pulsamos para mover nuestros datos a Access, tenemos ahora otro que dice “desconectar todo”, lo pulsamos, esperamos un ratito mientras la aplicación trabaja, y ya tenemos nuestras tablas en una copia local y podemos trabajar a la velocidad a la que se trabaja con datos locales. Cuando hayamos terminado o queramos refrescar los datos, pulsamos el botón “Sincronizar” y nuestros datos se sincronizan con los del sitio, resolviéndose los conflictos de una forma muy clara y sencilla. Si lo preferimos, podemos pulsar “Volver a conectar todo” y trabajaremos de nuevo directamente con las listas de Sharepoint.

Sharepoint almacena sus datos en SQL Server y si no tenemos instalado SQL Server, al instalar Sharepoint éste instalará la versión Express.  Por tanto, podemos contar con la seguridad y fiabilidad de SQL Server, pero si tenemos la versión Express (MSDE con 2003) también tendremos sus limitaciones en cuanto a concurrencia de usuarios, etc. , así que no es ninguna idea descabellada trabajar de manera desconectada incluso en una intranet, pues reduciremos no sólo el tráfico, sino también el número de usuarios conectados simultáneamente y eso nos permitirá trabajar con muchos más puestos.

Colaboración con Outlook

Ahora la comunicación entre todas las aplicaciones de Office 2007 es mucho más estrecha, pero, desde mi punto de vista, destaca en especial la que hay entre Access y Outlook, primero, porque la facilidad de uso que se proporciona ahora responde a una demanda que no estaba bien satisfecha y, segundo, porque Microsoft se ha sacado de la manga la posibilidad de recopilar datos a través del correo electrónico, lo que nos abre un mundo que parecía reservado al desarrollo web.

Ahora es mucho más fácil importar o exportar contactos de correo electrónico, o enviar mensajes desde Access, pero eso podríamos verlo como parte de las mejoras de la interfaz de usuario y lo que ahora nos interesan son las nuevas potencialidades como base de datos.

Recopilación de datos a través del correo electrónico

Seleccionamos una tabla, vamos a la banda de opciones y pinchamos en Datos Externos->Recopilar Datos->Crear correo electrónico. Unos pocos pasos más siguiendo el asistente y ¡Magia! De nuevo con unos pocos clics de ratón, Access 2007 nos ha proporcionado una herramienta extraordinaria que hace nada era casi impensable o, al menos, muy, muy complicada de llevar a cabo. Nos ha creado un formulario web (o Infopath) a partir de la tabla seleccionada y lo ha enviado automáticamente a los contactos que hemos seleccionado directamente o bien a todos los contactos de una tabla que le hemos indicado.

A la vuelta de correo, con esos formularios cumplimentados, Outlook se encarga de ir anexando esos datos a nuestra tabla, de manera más o menos automática según hayamos elegido la opción en el asistente que creó el formulario. Si se trataba de un formulario web, el remitente necesitará un correo distinto para cada registro, pero si hemos utilizado un formulario Infopath (es necesario que el destinatario de correo tenga instalado Infopath) se pueden ir añadiendo múltiples registros en un solo formulario.

Esta posibilidad no dirá mucho a quien no la haya necesitado hasta ahora, pero para los que nos hemos visto copiando “a mano” lo que nos llegaba por correo electrónico o recurriendo a triquiñuelas tipo convertir texto a tabla, copiar y pegar, etc., esto sabe a miel sobre hojuelas.

Conclusión

Access 2007 no sólo ha creado un entorno de usuario mucho más rico, también incorpora características que le hacen mucho más potente como base de datos.

Es cierto que en versiones anteriores ya existía, por ejemplo, la posibilidad de utilizar Access como “Front End” de SQL Server y esto le dotaba de una potencia enorme, pero también es cierto que era a cambio de una complejidad que desvirtuaba un tanto la naturaleza de Access, caracterizada por la facilidad de uso.

Ahora, Access 2007 proporciona alguna de las posibilidades de bases de datos de servidor pero acompañadas de una facilidad de uso extraordinaria; de la misma manera que con unos pocos clics de ratón podemos mejorar el aspecto de nuestra aplicación, o añadirle calendarios,  memos RTF, etiquetas inteligentes… , también con unos pocos clics podemos añadirle cosas como trabajar desconectado, seguimiento de cambios, gestión de usuarios… que antes sólo eran posibles con servidores de datos y a cambio de un desarrollo complejo.

(Este artículo se ha publicado previamente, dividido en tres entregas, en «El rincón del experto» )